文/中國石油管道局工程有限公司天津設計院 杜惠芳

一、大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案管理的機遇

大數(shù)據(jù)，就是“海量資料”“巨量資料”，是數(shù)據(jù)規(guī)模的爆炸式增長和數(shù)據(jù)模式的高度復雜化所而引發(fā)的一種現(xiàn)象。大數(shù)據(jù)時代，企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)資料急劇增加已成必然，為企業(yè)檔案管理工作帶來了新的發(fā)展機遇。

（一）檔案數(shù)字化管理得以實現(xiàn)。傳統(tǒng)檔案管理模式的檔案收集、整理、鑒定，對于紙質(zhì)檔案多以手工逐頁翻檢、注冊裝訂整編完成檔案整理。大數(shù)據(jù)時代，面對海量的、結(jié)構(gòu)復雜的大數(shù)據(jù)檔案資源，僅靠檔案管理人員人工操作模式，顯然不能適應。在檔案信息資源收集、分類整編、鑒定、保存、管理以及檔案資源的開發(fā)利用和服務等各個環(huán)節(jié)，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，提高檔案數(shù)據(jù)處理分析效率，降低數(shù)據(jù)處理成本。

（二）企業(yè)檔案集約化管理。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以實現(xiàn)企業(yè)尤其是集團企業(yè)，按照統(tǒng)一的檔案管理規(guī)范，開發(fā)集中統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，使檔案收集整編、數(shù)據(jù)管理、檢索瀏覽、借閱管理、統(tǒng)計匯總都在系統(tǒng)內(nèi)完成。按照企業(yè)檔案形成的規(guī)律，實現(xiàn)檔案全過程統(tǒng)一規(guī)范管理、檔案資源深度開發(fā)、檔案資源遠程共享等。

（三）檔案信息資源的深度開發(fā)和資源共享。應用大數(shù)據(jù)技術(shù)和信息技術(shù)的企業(yè)檔案管理系統(tǒng)包括許多數(shù)字資源庫，館藏檔案信息數(shù)字化，檔案信息組織標準化，檔案信息存儲海量化，檔案管理自動化，檔案信息傳遞網(wǎng)絡化。使得信息存儲和獲得檔案信息不受空間、時間的限制，直接面對信息源，直接檢索信息，從而實現(xiàn)檔案信息資源共享，最大限度地開發(fā)利用檔案信息資源。

二、大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案管理面臨的問題

（一）明確的目標和標準。面對大數(shù)據(jù)時代的來臨，在企業(yè)規(guī)劃中，要充分考慮到大數(shù)據(jù)對于企業(yè)發(fā)展所帶來的機遇與挑戰(zhàn)。由于企業(yè)傳統(tǒng)檔案保存的歷史檔案信息量十分巨大，不同檔案信息利用價值不同，如果沒有明確的目標，將館藏檔案全部信息化不切實際。企業(yè)檔案管理規(guī)劃，尤其是歷史檔案遷移中，首先要根據(jù)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的功能、類型、服務對象，服務特色等各種目標因素，確定應用大數(shù)據(jù)的目標和標準之后，有選擇地將價值較高的、有特色的、利用率高的、需求大的檔案優(yōu)先數(shù)字化。

（二）檔案安全問題。檔案信息資源的開發(fā)利用涉及檔案信息的泄密、檔案信息的丟失和篡改、隱私權(quán)的侵犯等。大數(shù)據(jù)給企業(yè)核心信息的保存和防止破壞、丟失、盜取帶來了技術(shù)上的難題。大數(shù)據(jù)時代信息傳播的速度極快，微博等移動媒體在任何時間都能夠?qū)⑦@些信息發(fā)布到世界各個角落，短時間內(nèi)就能給企業(yè)造成巨大影響。因此，如何通過正當?shù)?、合法的手段積極保護企業(yè)的核心信息，將成為大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案管理面臨的新問題。

三、企業(yè)檔案管理應采取的措施

（一）加強檔案人員的培訓，提高檔案人員的素質(zhì)。企業(yè)檔案管理大數(shù)據(jù)技術(shù)的實施，需對檔案管理人員在目前傳統(tǒng)檔案管理專業(yè)技能的基礎(chǔ)上，加強計算機操作、數(shù)據(jù)處理判斷、創(chuàng)新思維、新的檔案保護的政策法規(guī)與制度以及不同學科知識的相互融合與滲透等綜合能力的培訓。學會分析并懂得如何控制和維護檔案信息資源的有效性、可靠性和實時性，提高綜合業(yè)務素養(yǎng)。使之掌握與數(shù)字化信息資源開發(fā)利用相關(guān)的理論、技術(shù)。

（二）建立基于網(wǎng)絡的檔案管理信息系統(tǒng)。有了基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的數(shù)據(jù)庫，可以實現(xiàn)及時方便的檔案信息處理及數(shù)據(jù)庫補充，而與之相配套的基于網(wǎng)絡的檔案管理信息系統(tǒng)的開發(fā)，以實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)上發(fā)布，開展咨詢服務，提供利用服務等，使檔案信息資源更好地為企業(yè)服務就成為必需。例如，專門為檔案管理設計開發(fā)的“中國石油檔案管理系統(tǒng)”。中石油檔案管理系統(tǒng)在集團公司內(nèi)各單位檔案管理中已全面推廣應用，為集團公司檔案信息系統(tǒng)性、真實性、有價值性和檔案提供利用更方便等提供了技術(shù)保障。

（三）制定新的檔案管理制度。根據(jù)企業(yè)自身的檔案管理系統(tǒng)，按照《檔案法》《檔案法實施辦法》《檔案著錄規(guī)則》等檔案相關(guān)國家政策、法規(guī)的要求，制定符合企業(yè)實際的檔案管理制度規(guī)范。例如，中石油集團公司把握檔案服務企業(yè)的宗旨，為實現(xiàn)集團公司檔案集約化、專業(yè)化、一體化管理，制定了新版的《中國石油天然氣集團公司檔案管理手冊》。對集團公司檔案工作、檔案業(yè)務和檔案信息化分別作出了規(guī)定。形成了檔案工作的綱領(lǐng)性文件，規(guī)范了企業(yè)及檔案管理者應遵循的檔案工作準則和基本原則。

（四）加強檔案保護。企業(yè)檔案包含了企業(yè)科研、生產(chǎn)經(jīng)營以及行政管理等全面的信息內(nèi)容，既涉及知識產(chǎn)權(quán)又涉及企業(yè)專有技術(shù)或商業(yè)秘密，大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案管理要盡快適應新形勢，除制定相適應的檔案保護政策、法規(guī)與制度外，企業(yè)檔案管理還要采取設備故障安全防范、數(shù)據(jù)異地備份、檔案信息加密、檔案訪問控制、防病毒等措施，避免檔案管理給企業(yè)造成不必要的損失。

四、結(jié)束語

大數(shù)據(jù)時代信息技術(shù)的廣泛應用，檔案信息標準化的全面推進，為企業(yè)檔案管理帶來了新的機遇，提出了新的要求。企業(yè)檔案管理依托大數(shù)據(jù)技術(shù)，創(chuàng)新企業(yè)檔案管理模式和管理機制，在做好紙質(zhì)等實體檔案管理的同時采取措施建設專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，提高檔案數(shù)據(jù)處理效率，是大數(shù)據(jù)時代的必然要求。