文/哈爾濱市兒童福利院 蔡玲玲

一、 現(xiàn)代人事檔案管理工作的價(jià)值

在現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營(yíng)中，針對(duì)工作人員的能力以及興趣的不同安排合適的崗位是提升企業(yè)經(jīng)營(yíng)質(zhì)量、提高員工工作積極性的有效措施。在經(jīng)營(yíng)中，人事檔案管理工作的主要作用包括如下的兩個(gè)方面：第一，人事檔案是工作人員信息的可靠載體，在招聘以及管理過(guò)程中，企業(yè)可以通過(guò)完善的人事檔案對(duì)于工作人員的工作經(jīng)歷以及實(shí)際能力等有充分的了解，幫助招聘人員和管理人員更高質(zhì)量地完成對(duì)員工的了解。在管理中合理使用人事檔案可以幫助企業(yè)管理人員完成對(duì)人才的選擇，可以根據(jù)員工能力選擇更合適的崗位，提升企業(yè)對(duì)優(yōu)秀員工的發(fā)掘力度，提升企業(yè)的管理質(zhì)量。第二，人事檔案也是企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理中保證員工利益的法律性文件，工作人員在就職、離職以及退休過(guò)程中都需要依據(jù)人事檔案的記錄來(lái)進(jìn)行，其作為工作過(guò)程的原始性憑證，在實(shí)際使用過(guò)程中具備一定的法律效力。

二、現(xiàn)代人事檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題

（一）人事檔案管理工作中的不規(guī)范現(xiàn)象。當(dāng)前企業(yè)在建設(shè)過(guò)程中對(duì)于人事檔案管理工作缺乏重視。高質(zhì)量的人事檔案管理工作離不開硬件的支持，網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)等管理工具可以幫助管理人員更為高效且快速完成人事檔案的搜索以及查閱，是現(xiàn)代人事檔案管理工作進(jìn)行的重要手段。但是，在當(dāng)前一些用人企業(yè)的硬件設(shè)施不完善，檔案管理人員只能通過(guò)傳統(tǒng)的文件查閱和儲(chǔ)存手段完成對(duì)人事檔案的尋找，且在檔案儲(chǔ)存環(huán)境的建設(shè)過(guò)程中，部分企業(yè)為了降低建設(shè)費(fèi)用，檔案管理環(huán)境中存在潮濕、狹窄以及缺乏防火防水設(shè)施，影響了人事檔案的儲(chǔ)存完整性。假如出現(xiàn)意外事故就可能造成檔案的損壞缺失，影響管理工作的進(jìn)行。在儲(chǔ)藏環(huán)境之外，當(dāng)前存在于人事檔案管理工作中的一個(gè)問(wèn)題是企業(yè)管理人員沒(méi)有使用科學(xué)的分類和管理方式對(duì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，導(dǎo)致檔案的查閱和使用效率極低，給檔案管理工作帶來(lái)了多方面的問(wèn)題。

（二）人事檔案管理人員能力不足。當(dāng)前很大一部分的企業(yè)缺乏對(duì)人事檔案管理工作的重視性，其對(duì)于人事檔案管理工作的價(jià)值沒(méi)有正確認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致其檔案管理人員配置不佳。在部分企業(yè)中，人事檔案管理人員數(shù)量不足，檔案管理工作量的巨大使得管理質(zhì)量無(wú)法得到提升。部分企業(yè)使用臨時(shí)工或是沒(méi)有工作經(jīng)驗(yàn)的工作人員進(jìn)行檔案管理，其管理知識(shí)的缺乏和管理技術(shù)的不足使得檔案管理工作人員對(duì)自身職責(zé)的認(rèn)識(shí)不足，管理責(zé)任感不足，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的高質(zhì)量進(jìn)行。部分企業(yè)為了降低員工工作支出，將檔案管理工作交由部分管理人員兼任，管理人員專業(yè)能力的不足嚴(yán)重降低了檔案管理工作的價(jià)值和質(zhì)量，影響了企業(yè)的發(fā)展和管理質(zhì)量。

（三）人事檔案管理工作的信息化水平不高。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)當(dāng)前在各個(gè)領(lǐng)域之中進(jìn)行使用，將網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用在人事檔案管理工作之中可以更為高效地完成對(duì)檔案的分類管理和查閱，提升了管理工作的效率。當(dāng)前的部分企業(yè)對(duì)于信息技術(shù)在人事檔案管理工作中的價(jià)值認(rèn)識(shí)不足，影響了管理工作的信息化發(fā)展。除此之外，企業(yè)管理人員的技術(shù)素質(zhì)不足也影響了企業(yè)管理的信息化發(fā)展，操作人員的技術(shù)水平較低使得現(xiàn)代信息化管理設(shè)備無(wú)法發(fā)揮其應(yīng)有的作用，使得信息化程度無(wú)法得到提升。目前部門企業(yè)使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料和手工分類管理的手段來(lái)完成檔案管理工作，計(jì)算機(jī)在管理中的應(yīng)用較少，造成了資源浪費(fèi)的同時(shí)也降低了人事檔案管理工作的效率，使得企業(yè)的建設(shè)投入價(jià)值降低，影響了人事檔案管理工作的效率。

三、現(xiàn)代人事檔案管理工作的優(yōu)化措施

（一）推行責(zé)任管理制度。想要規(guī)范人事檔案管理工作，首先應(yīng)該全面推行并落實(shí)責(zé)任追究制，將人事檔案管理的責(zé)任落實(shí)到具體的部門和個(gè)人，同時(shí)用人單位一定要設(shè)立專門的檔案室，并且要確保檔案室的大小、環(huán)境能夠符合使用要求，還應(yīng)該合理設(shè)置防盜、防火等設(shè)備，保證人事檔案的安全和完整。

（二）推進(jìn)管理工作的信息化進(jìn)程。用人單位應(yīng)該大力推廣信息化建設(shè)，努力實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的信息化，在配備計(jì)算機(jī)等信息化設(shè)備的基礎(chǔ)上，還應(yīng)該加強(qiáng)操作人員的計(jì)算機(jī)操作能力培訓(xùn)，盡可能避免使用手工操作的方式來(lái)開展檔案管理工作，促使工作人員能夠及時(shí)掌握新設(shè)備的使用技巧，這樣就可以大大提高人事檔案管理工作的效率和水平。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著社會(huì)的進(jìn)步和企業(yè)的發(fā)展，管理人員對(duì)于人事檔案管理工作的價(jià)值有了更為科學(xué)的認(rèn)識(shí)，固守傳統(tǒng)管理手段對(duì)于管理質(zhì)量的提升和企業(yè)發(fā)展都有著不利影響。企業(yè)應(yīng)當(dāng)在對(duì)其有科學(xué)認(rèn)識(shí)的同時(shí)強(qiáng)化管理工作的人員和設(shè)施建設(shè)，使其更為有效地推動(dòng)企業(yè)發(fā)展。