王勝紅

【摘要】近年來，我國的科學技術(shù)水平得到了快速的發(fā)展，信息化已經(jīng)融入了人們生活、工作的方方面面，我國已經(jīng)全面進入了信息化時代，信息化時代對辦公室檔案管理工作也提出了更高的要求。企業(yè)的辦公室檔案管理面臨著一定的挑戰(zhàn)，如何做好檔案管理工作創(chuàng)新是人們非常關(guān)注的課題。本文就信息化時代辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新進行探析：首先分析了現(xiàn)階段辦公室檔案管理工作中存在的問題，然后提出了辦公室檔案管理創(chuàng)新措施，旨在為人們提供一定的參考。

【關(guān)鍵詞】信息化時代；檔案管理；工作創(chuàng)新

辦公室檔案管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容，加強檔案管理能夠為人事管理提供可靠的信息支持。在信息化時代，辦公室檔案管理工作內(nèi)容更加繁多，要想適應人事管理的需求，就一定要采取有效的措施來創(chuàng)新檔案管理工作，要充分利用信息化手段來進行改革，讓辦公室檔案管理能夠適應時代的發(fā)展。

一、現(xiàn)階段辦公室檔案管理工作存在的問題

（一）辦公室檔案管理工作與信息化社會不相適應。在信息化時代，辦公室檔案管理工作的范圍越來越大，工作內(nèi)容越來越多，整個部門面臨著更大的工作壓力，信息化的發(fā)展給辦公室的檔案管理工作帶來了一定的挑戰(zhàn)，只有充分利用信息技術(shù)和信息手段才能夠提高辦公室檔案管理工作的效率和質(zhì)量。但是從實際的情況來看，很多企業(yè)在辦公室檔案管理工作中并沒有充分利用各種信息技術(shù)和信息手段，檔案管理的信息化程度較低，導致檔案管理工作的整體水平偏低，和現(xiàn)代社會不相適應。

（二）辦公室檔案管理工作人員具備的信息技術(shù)能力不足。信息化時代要想充分利用信息技術(shù)和信息手段來創(chuàng)新辦公室檔案的管理工作，就要求辦公室檔案管理具備高素質(zhì)的信息人才，充分利用信息化手段來促進檔案管理的發(fā)展。但是從實際的情況來看，很多企業(yè)對辦公室的檔案管理工作不夠重視，認為現(xiàn)有的辦公室檔案管理已經(jīng)具有完善的體系，所以不需要引入專業(yè)的人才來進行管理創(chuàng)新，這種不正確的思想嚴重影響了檔案管理的信息化發(fā)展，缺乏專業(yè)人才，檔案管理工作人員的信息化技術(shù)能力普遍偏低，嚴重影響了檔案管理的效率。

二、信息化時代辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新措施

（一）提高檔案管理人員的創(chuàng)新意識和信息化技術(shù)水平。信息化時代要創(chuàng)新辦公室檔案管理工作，首先要提高檔案管理人員的創(chuàng)新意識和信息化技術(shù)水平。信息化時代辦公室檔案管理工作需要高素質(zhì)的人才，所以要轉(zhuǎn)變檔案管理人員的思想觀念，讓所有的工作人員都能夠認識到檔案管理工作的重要性，增強工作人員對檔案管理工作的認知水平和敏感程度，這樣才能全身心投入到檔案管理的工作中。另外，還要不斷提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，尤其是信息化技術(shù)水平，信息化時代辦公室檔案管理也應當與時俱進，加強檔案管理的信息化程度，這就要求相關(guān)的管理人員具備良好的信息化技術(shù)能力，因此需要加強對檔案管理人員的培訓，樹立終身學習意識，隨著時代的發(fā)展來不斷提升自身的專業(yè)知識以及專業(yè)技能，這樣才有能力積極參與到信息化檔案管理中。

（二）加強辦公室電子檔案管理。信息化時代辦公室檔案管理要改變傳統(tǒng)的服務方式，要轉(zhuǎn)變以往以紙質(zhì)檔案為主的服務方式，加強電子檔案管理。因此，可以建立檔案管網(wǎng)站，及時收集相關(guān)的檔案信息和數(shù)據(jù)，實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡化和電子化。創(chuàng)建電子檔案數(shù)據(jù)中心，對所有部門的電子檔案進行統(tǒng)一管理，實現(xiàn)信息的共享，通過網(wǎng)站就能夠快速、高效地查詢相關(guān)的信息。和紙質(zhì)檔案相比，電子檔案的保存更為長久，不會像紙質(zhì)檔案一樣因紙質(zhì)損壞而丟失信息。此外，電子信息在信息采集、整理和歸檔等方面的工作也更加便捷，能夠真正實現(xiàn)檔案管理的高效率，減輕管理人員的工作量。此外，可以在線采集各種數(shù)據(jù)信息和資料，并開展在線服務，這樣就能夠讓檔案的作用得到充分發(fā)揮，讓檔案管理發(fā)揮真正的用途，提高檔案資源的利用率，實現(xiàn)其應有的價值。

（三）建立檔案管理信息共享系統(tǒng)。信息化時代辦公室檔案管理工作要擴大管理的范圍，建立檔案管理信息的共享系統(tǒng)。信息化時代的檔案管理并不是簡單地將檔案收集保管起來，還要加強對檔案的利用，所以需要適當擴大檔案管理的范圍。辦公室檔案管理要建立信息共享系統(tǒng)，充分利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)來管理檔案，創(chuàng)建有效的反饋機制，讓檔案信息的利用更加便捷，改善信息檔案的利用方式。在檔案管理信息共享系統(tǒng)中，對于特殊部門可以提供一些在線服務，讓這些部門能夠足不出戶就得到想要的信息，非常便捷，以此來更好促進部門的發(fā)展。建立檔案管理信息共享系統(tǒng)也要求創(chuàng)新工作環(huán)節(jié)，在檔案的收集、整理和利用的全過程都要充分利用信息化的技術(shù)。

三、結(jié)語

信息化時代辦公室檔案管理工作要實現(xiàn)創(chuàng)新，就要提高檔案管理人員的創(chuàng)新意識和信息化技術(shù)水平，加強辦公室電子檔案管理，建立檔案管理信息共享系統(tǒng)，才能促進辦公室檔案管理的信息化發(fā)展，順應時代的發(fā)展。

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