王素容，謝新偉，劉海蘋

（北京信息科技大學 財務(wù)處，北京 100101）

近年來，由于國家政策的支持，高校招生規(guī)模不斷擴大，各高校的招生人數(shù)逐年增加，學校的經(jīng)費也隨著學生人數(shù)的增加而增加。此外，高?？蒲薪?jīng)費項目投入也在逐年加大，多種原因都使得高校財務(wù)部門的工作量急劇增加。為緩解報銷壓力，提高財務(wù)的工作效率，隨著財務(wù)信息化及網(wǎng)絡(luò)平臺的快速發(fā)展，各高校開始逐步實施網(wǎng)上預(yù)約報銷系統(tǒng)。

高校網(wǎng)上報銷的基本流程為：報銷人登錄網(wǎng)上自助報銷系統(tǒng)；根據(jù)經(jīng)濟業(yè)務(wù)分類，選擇相應(yīng)的報銷類型，并按規(guī)定填寫報銷單據(jù)，選擇報銷項目編號、報銷內(nèi)容以及結(jié)算方式等信息，填報相關(guān)信息；核對無誤后保存并送審；同時打印網(wǎng)上報銷單，履行相應(yīng)的簽字審批手續(xù)，隨后同原始票據(jù)一同送至財務(wù)部門審核窗口進行審核；審核通過后，財務(wù)工作人員對報銷人填寫的網(wǎng)上報銷單辦理入賬，生成記賬憑證[1]。

那么，高校實施網(wǎng)上預(yù)約模式與傳統(tǒng)的報銷模式相比，有什么優(yōu)點？正如“一枚硬幣有兩個面”的道理一樣，網(wǎng)上預(yù)約報銷模式又存在什么問題？以及如何解決這些問題？本文分析如下。

1 高校網(wǎng)上核算報銷模式的優(yōu)點

1.1 提高報銷的效率

在網(wǎng)上核算報銷模式下，預(yù)約環(huán)節(jié)可以設(shè)置超預(yù)算、超范圍的審核規(guī)則、預(yù)算額度、預(yù)算指標與經(jīng)濟科目的匹配等系統(tǒng)指標，并且由預(yù)約系統(tǒng)實時控制經(jīng)費的支出；而且，在預(yù)約完成后，可以打印出預(yù)約報銷單，這個單子上基本涵蓋了報銷業(yè)務(wù)的主要信息點。財務(wù)工作人員只需審核相關(guān)票據(jù)，對無法順利報銷的票據(jù)，按照提示補辦相關(guān)手續(xù)即可完成報賬，這樣既減少了報銷人的等待時間，也降低了財務(wù)工作人員面對報銷人的緊張感和壓力，使會計核算的差錯率減少，提高了報銷效率[2]。

1.2 提高經(jīng)費使用的效率

在預(yù)約核算報銷模式下，報銷人所報銷的金額如果超過項目經(jīng)費的可用額度，則網(wǎng)上報銷系統(tǒng)會自動提示出錯或中斷預(yù)約報銷程序。因此，報銷金額必須限制在項目經(jīng)費所允許的范圍內(nèi)；此外，報銷人可登錄網(wǎng)上報銷系統(tǒng)隨時隨地查看報銷進度、項目經(jīng)費的使用明細以及可用額度，并通過合理規(guī)劃，使用剩余經(jīng)費，進而提高經(jīng)費的使用效率；同時，報銷人需要取得項目負責人同意后才能進行網(wǎng)上報銷，這在一定程度上避免了項目經(jīng)費被他人盜用或錯用的風險。這些網(wǎng)上預(yù)約報銷的獨特功能，可以有效提高經(jīng)費的使用效率[3]。

1.3 提升財務(wù)部門的服務(wù)水平

網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的實施使報銷人不再花費大量時間及精力排隊等待報賬，減少了報銷人時間及精力的浪費。同時，對財務(wù)工作人員來講，預(yù)約報銷模式提供了一個相對安靜的工作環(huán)境，財務(wù)工作人員可以將更多的精力放在提升工作上，這樣不僅可以提高廣大師生對財務(wù)工作人員的滿意度，也可以提升財務(wù)工作人員的服務(wù)水平[4]。

1.4 提升報銷過程的透明度

傳統(tǒng)報銷模式下，報銷人持審核好的報銷單到財務(wù)報銷，現(xiàn)場等候會計人員做賬，然后領(lǐng)取報銷款，對于入賬之后的其他環(huán)節(jié)，如憑證審核、復(fù)核等無法獲取相關(guān)信息。網(wǎng)上預(yù)約模式下，報銷人從登錄網(wǎng)上報銷系統(tǒng)填寫報銷單、到相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)審核簽字、再到財務(wù)部門受理報銷單、審核、復(fù)核、付款等一系列報銷環(huán)節(jié)，都可以通過預(yù)約系統(tǒng)隨時隨地查看進度，可全程追蹤報銷的進程。另一方面，部分高校財務(wù)信息發(fā)布管理平臺還可將報銷完成及款項支付等信息實時發(fā)送到報銷人的手機上，使報銷人能夠及時掌控報銷完成情況。因此，實施網(wǎng)上預(yù)約提升了報銷過程的透明度。

1.5 支付方式靈活

一般情況下，預(yù)約報銷模式通過網(wǎng)上銀行直接把報銷款轉(zhuǎn)入報銷人指定的銀行卡內(nèi)，對公轉(zhuǎn)賬的支付也不再使用紙質(zhì)支票和匯票，而是通過“銀企直聯(lián)”系統(tǒng)直接支付給對方單位。與傳統(tǒng)報銷模式相比，支付方式變得更加多樣和便捷[5]。

2 高校網(wǎng)上核算報銷模式存在的問題

高校實施網(wǎng)上預(yù)約模式與傳統(tǒng)的報銷模式相比，有很多優(yōu)點。但是在具體的實施過程中，還是存在各種各樣的問題[6-7]。

2.1 部分報賬人員不適應(yīng)網(wǎng)上報銷系統(tǒng)

網(wǎng)上報銷需要報銷人登錄系統(tǒng)預(yù)約后，自己選擇輸或輸入相應(yīng)的報銷信息，這一系列的操作需要報銷人熟悉報銷業(yè)務(wù)并能熟練操作，才能順利進行報銷。而部分報銷人并不十分清楚自己要辦理的業(yè)務(wù)，對網(wǎng)上預(yù)約報銷的具體操作流程也不熟悉，在實際操作過程中不適應(yīng)網(wǎng)上報銷系統(tǒng)，會出現(xiàn)一些問題。

2.2 網(wǎng)上報銷返工率高，信息反饋不暢通

報銷人預(yù)約網(wǎng)上報銷后，無需在財務(wù)大廳排隊等候報賬。而財務(wù)工作人員在審核的過程中可能會遇到報銷人粘貼的票據(jù)不規(guī)范、審批手續(xù)不全或指標與經(jīng)濟科目選擇不符等問題。如果存在上述問題，財務(wù)工作人員通常會通過電話通知報銷人重新填寫報銷單并遞交到審核窗口。但在通過電話溝通的過程中，會出現(xiàn)教師們忙于教學與科研沒有及時聯(lián)系到或是報銷人填寫的聯(lián)系方式錯誤等問題，從而減慢報銷進程。隨著網(wǎng)上報銷業(yè)務(wù)量的增加，網(wǎng)上報銷單的返工量也隨之增加，需要財務(wù)工作人員花費大量的時間及精力去與報銷人進行溝通，這是預(yù)約模式下存在的另一個問題。

2.3 網(wǎng)上報銷的財務(wù)審批功能不完備

報銷人采用網(wǎng)上報銷后，需要在網(wǎng)上填寫報銷單，但簽字審批這一流程還是按照傳統(tǒng)方式進行。為了保證高校財務(wù)管理質(zhì)量，各大高校往往會建立起較為嚴格的審批機制，經(jīng)費報銷就需要經(jīng)過多個部門審批、核實。只有報銷單全部審批通過后，才能完成整個票據(jù)的填報工作，如果中間某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯或延誤，則可能導(dǎo)致整個審批的過程延長。高校網(wǎng)上報銷系統(tǒng)因沒有設(shè)置經(jīng)費審批功能，將制約整個財務(wù)報銷的進程，進而阻礙了網(wǎng)上預(yù)約報銷系統(tǒng)的推廣。

2.4 系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性存在風險

網(wǎng)上預(yù)約報銷模式下，網(wǎng)絡(luò)安全是十分重要的。實行網(wǎng)上預(yù)約報銷，大量的財務(wù)數(shù)據(jù)在網(wǎng)上傳遞，對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性提出了更高的要求。一旦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)遭遇病毒攻擊，導(dǎo)致網(wǎng)上自助預(yù)約系統(tǒng)的崩潰，將會造成財務(wù)數(shù)據(jù)丟失和外泄，如果支付信息被惡意篡改，可能造成巨大的經(jīng)濟損失。在期末以及開學階段，報銷業(yè)務(wù)量會集中增加，容易出現(xiàn)報賬系統(tǒng)癱瘓的情況。因此，網(wǎng)絡(luò)安全是網(wǎng)上預(yù)約報銷系統(tǒng)的重要環(huán)節(jié)，需進一步提高高校網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。

3 優(yōu)化高校網(wǎng)上核算報銷的對策和建議

從長遠來看，信息技術(shù)和人工智能的不斷發(fā)展，都表明網(wǎng)上預(yù)約核算報銷模式是未來報銷模式。因此，針對網(wǎng)上預(yù)約報銷存在的問題，提出以下的對策和建議[8-9]。

3.1 加大網(wǎng)上報銷的宣傳力度，做好相應(yīng)的培訓(xùn)工作

為了讓廣大報銷人更快地熟悉和適應(yīng)網(wǎng)上報銷，高校財務(wù)部門可以加大網(wǎng)上報銷的宣傳力度，通過學校的官網(wǎng)、微信公眾號等多種渠道進行宣傳，并印發(fā)網(wǎng)上報銷系統(tǒng)使用手冊等相關(guān)資料，使報銷人充分了解網(wǎng)上報銷的程序和方法。同時，做好相應(yīng)的培訓(xùn)工作，通過對高校報銷人員進行科學培訓(xùn)，強化相關(guān)工作技能，使其能高效、快速地解決網(wǎng)上報銷工作中出現(xiàn)的問題，減少報銷所花費的時間，以提升報銷效率。

3.2 構(gòu)建信息化互動平臺，增強雙方的溝通

網(wǎng)上預(yù)約模式下，通過信息傳遞平臺，財務(wù)工作人員將審核過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時反饋給報銷人，也可以將報銷相關(guān)規(guī)定、網(wǎng)上報銷的具體操作流程、常見問題等發(fā)送到信息平臺供師生進行查看學習。此外，報銷人也可通過該平臺對網(wǎng)上報銷過程中所遇到的問題進行咨詢?；悠脚_的構(gòu)建可以加強財務(wù)工作人員與報銷人之間的溝通與交流，有利于雙方的溝通。

3.3 完善網(wǎng)上報銷的審批功能

在實際應(yīng)用中，一些大型的企業(yè)，如微軟等以ERP系統(tǒng)為基礎(chǔ)，將報賬系統(tǒng)與審批系統(tǒng)有效連接，成功實現(xiàn)了財務(wù)信息與審批信息的共享，有效提升了財務(wù)工作的效率。但這種連接方式通常只在企業(yè)內(nèi)部實施，沒有對外推廣。高?？梢越Y(jié)合高校審批流程以及審批權(quán)限，借鑒這些企業(yè)的成功經(jīng)驗，開發(fā)相應(yīng)的審批管理系統(tǒng)，實現(xiàn)審批、報賬一體化的管理模式，進一步提高報銷效率。

3.4 增強系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性

財務(wù)部門應(yīng)當從以下幾個方面加強網(wǎng)絡(luò)安全管理。一方面是加強網(wǎng)路安全基礎(chǔ)設(shè)施的投入，避免因硬件崩潰造成的網(wǎng)絡(luò)病毒攻擊；另一方面，建立嚴格的安全制度，并由專門的技術(shù)管理人員來監(jiān)督執(zhí)行，定期檢查系統(tǒng)的安全性，防患于未然；最后，還需做好銀行系統(tǒng)和網(wǎng)上報銷系統(tǒng)間的對接情況監(jiān)測，不斷完善學校資金與銀行對接的接口，采取必要的技術(shù)手段來保護財務(wù)信息，增強系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性[10]。

3.5 構(gòu)建系統(tǒng)監(jiān)督機制

網(wǎng)上預(yù)約報銷模式，不是簡單地把手工填寫報銷單改為網(wǎng)上填寫報銷單的變化。它是一個系統(tǒng)的工程，涉及高校自身、銀行和國庫等多個部門，包含預(yù)約、查詢、監(jiān)控等多個環(huán)節(jié)的財務(wù)管理模式。為保證系統(tǒng)運行質(zhì)量，高校應(yīng)建立健全的相應(yīng)的監(jiān)督管理機制。選擇合適的安全監(jiān)督防范軟件，監(jiān)督各個操作過程，防止發(fā)生非法操作；制定出適用的報賬規(guī)范制度，并及時發(fā)布和培訓(xùn)，以幫助廣大教師形成良好的操作習慣，保證實際報賬操作質(zhì)量。有效的監(jiān)督措施是網(wǎng)上預(yù)約銷模式不斷完善的保障。

4 結(jié)語

網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)在高校中的運用，可以提高財務(wù)人員的工作效率，節(jié)約報銷人員的排隊時間，有效提升報銷效率。它的優(yōu)勢顯而易見，但也難免有局限性。各高校應(yīng)客觀分析學校自身的特點，通過監(jiān)管制度的建立、人員操作培訓(xùn)的強化以及其他手段，使網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)符合高校自身的特點，能夠為高校師生提供更加便利、優(yōu)質(zhì)的報賬服務(wù)，達到理想的報賬管理模式。