商素芳，曾奇峰，楊亞紅，魏學(xué)麗，尹 茶，余黨會(huì)，孫 巖

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醫(yī)學(xué)科技論文作者自校清樣表單的設(shè)計(jì)與應(yīng)用——以《第二軍醫(yī)大學(xué)學(xué)報(bào)》為例

商素芳，曾奇峰，楊亞紅，魏學(xué)麗，尹 茶，余黨會(huì)，孫 巖

(《第二軍醫(yī)大學(xué)學(xué)報(bào)》編輯部，上海 200433)

作者自校清樣是科技期刊編輯部遵章守法、保護(hù)作者權(quán)益的體現(xiàn)，同時(shí)也是提升科技期刊編校質(zhì)量和學(xué)術(shù)質(zhì)量的重要保障。然而，在工作實(shí)踐中，為數(shù)不少的作者對(duì)作者自校清樣重視不足，不能認(rèn)真履行自校職責(zé)。為了讓作者知曉清樣自校的重要性，明確校對(duì)目標(biāo)，提高校對(duì)質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)作者自校清樣的真正落實(shí)，筆者結(jié)合在《第二軍醫(yī)大學(xué)學(xué)報(bào)》編輯部的工作經(jīng)驗(yàn)，設(shè)計(jì)了“作者自校清樣表單”并予以應(yīng)用，效果良好。本文對(duì)《第二軍醫(yī)大學(xué)學(xué)報(bào)》作者自校清樣表單的組成內(nèi)容和應(yīng)用情況作一介紹。

醫(yī)學(xué)論文；期刊；作者；校對(duì)

作者自校清樣是科技期刊印前審校的必需環(huán)節(jié)，是論文編輯出版過程的重要組成部分。從宏觀上講，科技期刊編輯部設(shè)立的論文印前作者自校清樣環(huán)節(jié)符合我國《著作權(quán)法》的規(guī)定，依法維護(hù)了作者的人身權(quán)益(“修改權(quán)和保護(hù)作品完整權(quán)”)[1]。在如今強(qiáng)調(diào)“依法行事” “權(quán)益保護(hù)”的時(shí)代，作者自校清樣是“尊重和保護(hù)作者的權(quán)利”，是一種遵法、守法行為，能有效避免科技期刊編輯部與作者之間可能的法律糾紛[2]。從微觀上講，作者自校清樣可以糾正論文中因編輯加工造成的錯(cuò)誤或修改不當(dāng)之處，或者自我修補(bǔ)完善原稿的不足或疏漏[3]，從而提高刊出論文的質(zhì)量。作者通過認(rèn)真自校清樣，可以塑造自身嚴(yán)謹(jǐn)治學(xué)的形象，培育良好的科研態(tài)度；編輯部通過衡量作者自校清樣的態(tài)度和質(zhì)量，可以判斷、挖掘優(yōu)質(zhì)目標(biāo)作者群。因此，作者自校清樣既是科技期刊編輯部遵章守法、保護(hù)作者權(quán)益的體現(xiàn)，又是提升科技期刊編校質(zhì)量和學(xué)術(shù)質(zhì)量的重要保障[4]。然而，在工作實(shí)踐中，我們發(fā)現(xiàn)為數(shù)不少的作者對(duì)清樣自校重視不足，不能認(rèn)真履行自校職責(zé)。這是對(duì)自己的不負(fù)責(zé)任，也是對(duì)編輯老師辛勤付出的不尊重。作者的敷衍校對(duì)可能會(huì)給期刊聲譽(yù)造成負(fù)面影響。為了讓作者知曉清校自校的重要性，明確校對(duì)目標(biāo)，提高校對(duì)質(zhì)量，抓好清樣自校的真正落實(shí)，筆者結(jié)合在《第二軍醫(yī)大學(xué)學(xué)報(bào)》編輯部的工作經(jīng)驗(yàn)，設(shè)計(jì)了“作者自校清樣表單”并予以應(yīng)用，效果良好，供相關(guān)工作者借鑒。

1 作者自校清樣的實(shí)施要求

1.1 作者自校清樣時(shí)間要靈活

國家新聞出版管理部門規(guī)定期刊和圖書等出版單位要嚴(yán)格執(zhí)行“三審三?！敝贫萚5]，為了保證本刊的學(xué)術(shù)質(zhì)量和編校質(zhì)量，本刊實(shí)行“三審三校一讀”制度，除此之外，在期刊付印前還增加了論文作者自校清樣環(huán)節(jié)。作者自校清樣并非只能在“三審三校一讀”完成之后進(jìn)行，自校清樣的時(shí)間可根據(jù)論文質(zhì)量靈活設(shè)定[6]。如果論文質(zhì)量較高，數(shù)據(jù)無錯(cuò)誤、圖表正確、語句通順、表述準(zhǔn)確，一校后就可以發(fā)給作者自校，待作者反饋?zhàn)孕＝Y(jié)果且經(jīng)改樣后，再繼續(xù)編輯部的二校、三校和交叉審讀；由于改動(dòng)少、不影響校讀和出版流程，也可交叉審讀后再發(fā)作者自校。如果論文質(zhì)量較差、問題多，同時(shí)為了避免影響后續(xù)校讀和出版流程，必須經(jīng)多次校對(duì)、改樣后方可發(fā)給作者以解決問題；且經(jīng)交叉審讀后再次將清樣稿發(fā)給作者校對(duì)。

1.2 作者自校清樣原則要明確

本刊對(duì)作者自校清樣的總體原則是“必須通讀校對(duì)，且在規(guī)定期限內(nèi)?；亍薄＞庉嫴砍尸F(xiàn)給作者的校對(duì)清樣會(huì)影響作者自校的態(tài)度，為了提高作者自校清樣的積極性，達(dá)到讓作者“通讀校對(duì)”的目的，編輯部首先要做好自身工作，即發(fā)給作者的校對(duì)清樣稿應(yīng)版面清晰，不能存在明顯的漏改、錯(cuò)改、版面錯(cuò)亂等情況。否則，當(dāng)作者發(fā)現(xiàn)校對(duì)清樣稿中有多處問題或錯(cuò)誤時(shí)，一是會(huì)造成作者對(duì)編輯部“工作粗糙” “水平一般”的誤解，從而導(dǎo)致今后對(duì)編輯、編輯部及編輯行業(yè)的輕視；二是作者一看這么多問題，可能會(huì)認(rèn)為編輯部要求不高，因而也就敷衍校對(duì)。為了約束作者自校清樣的期限，可備注說明：“如不能在規(guī)定期限內(nèi)校回，請(qǐng)及時(shí)聯(lián)系編輯部說明原因，否則稿件將延期出版或取消刊發(fā)”，督促作者及時(shí)處理。另外，作者自校清樣的期限不可太短，筆者認(rèn)為2~5日內(nèi)完成校對(duì)較合適。如果今天給作者發(fā)送校對(duì)清樣稿，要求作者第2天就?；氐脑挘髡邽榱思庇谠诰庉嫴肯薅ǖ臅r(shí)間內(nèi)?；?，勢(shì)必匆忙校對(duì)，導(dǎo)致本該發(fā)現(xiàn)的問題而未校對(duì)出，進(jìn)而影響了自校質(zhì)量。

1.3 作者自校清樣內(nèi)容有重點(diǎn)

作者自校清樣時(shí)，除了逐條回復(fù)責(zé)任編輯提出的疑問，或按要求進(jìn)行相應(yīng)核實(shí)或補(bǔ)充部分內(nèi)容外，作者應(yīng)對(duì)除編排格式之外的全部內(nèi)容予以通讀校對(duì)，其中校對(duì)內(nèi)容也有側(cè)重。通常對(duì)于一篇醫(yī)學(xué)科技論文來說，有些錯(cuò)誤是零容忍的，這些錯(cuò)誤往往涉及科學(xué)性和真實(shí)性，比如研究的“材料和方法”“結(jié)果”的主要內(nèi)容，文中所有的數(shù)據(jù)、圖和表，以及“討論”部分的主要結(jié)論。因此，這些內(nèi)容在發(fā)作者自校清樣時(shí)需要給予提示，提醒作者重點(diǎn)校對(duì)。此外，作者信息、基金支持內(nèi)容等雖不影響論文本身的質(zhì)量，但是對(duì)于作者來說非常重要，也應(yīng)提醒作者注意核實(shí)。

2 作者自校清樣表單的設(shè)計(jì)

科技期刊編輯部一般均有印前作者自校清樣環(huán)節(jié)，通常編輯部會(huì)就此列出作者自校清樣須知或校對(duì)要求，如：保證作者姓名、單位、科室、地點(diǎn)、郵編、簡介及通信地址正確無誤(含英文部分)，保證正文及圖表中數(shù)據(jù)、計(jì)量單位、縮略語、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)及參考文獻(xiàn)正確無誤等[7]，但這些均屬于“告知書”性質(zhì)，不能對(duì)作者起到“警醒”作用。在實(shí)際工作中，我們有很深的體會(huì)，有些作者由于工作、科研壓力大，在寫論文和校對(duì)時(shí)往往心態(tài)浮躁、不夠認(rèn)真，即使你明確列出了需要他解決的問題，作者也只會(huì)“就事論事”，僅就編輯提出的問題解答一下，然后再加一句留言：校對(duì)完畢，未發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤。但在后續(xù)的編校過程中，我們?nèi)钥赡軙?huì)發(fā)現(xiàn)作者論文中之前疏忽的數(shù)據(jù)問題或文字錯(cuò)誤，這足以說明該作者當(dāng)初未認(rèn)真校對(duì)。編輯部該如何應(yīng)對(duì)那些對(duì)自己不負(fù)責(zé)、對(duì)期刊不負(fù)責(zé)的作者，如何約束他們認(rèn)真履行清樣自校呢？筆者結(jié)合工作實(shí)際，擬定了一份作者自校清樣表單，引導(dǎo)作者按項(xiàng)校對(duì)，完成一項(xiàng)勾選一項(xiàng)。

2.1 作者自校清樣表單的構(gòu)成

作者自校清樣表單由兩部分組成：第一部分是導(dǎo)語，簡要地向作者說明此自校表單的作用，認(rèn)真履行校對(duì)職責(zé)的意義，以及如何填寫；第二部分是自校清樣表單主體，詳細(xì)列出作者需重點(diǎn)自校的項(xiàng)目，共8項(xiàng)30條，涵蓋了除醫(yī)學(xué)科技論文出版專項(xiàng)(頁眉、中圖分類號(hào)、文獻(xiàn)標(biāo)志碼、中英文文章編號(hào)、DOI號(hào)等)外的所有論文主體內(nèi)容。

2.2 作者自校清樣表單的設(shè)計(jì)原則

①實(shí)用性。我們通常要求作者“務(wù)必全面通讀校對(duì)”，然而多年的實(shí)踐告訴我們“全面通讀校對(duì)”對(duì)作者起不到“重視校對(duì)”的“強(qiáng)制”作用。即使有個(gè)別認(rèn)真的作者確實(shí)做到了全面通讀校對(duì)，但因?yàn)樾?duì)重點(diǎn)不明確，校對(duì)時(shí)還可能有疏漏。因此，為了應(yīng)對(duì)此情況，督促作者真正地“全面通讀校對(duì)”，我們?cè)O(shè)想在校對(duì)表單中采取問答的形式，一步步引導(dǎo)作者逐項(xiàng)完成校對(duì)。②易填寫，操作簡便。為了不增加作者的困擾，在每條校對(duì)項(xiàng)目列出后，只需要作者對(duì)此作“正確/有誤”或“有/無”單選，必要時(shí)可在右側(cè)劃線處進(jìn)行文字闡述，即給編輯留言。③項(xiàng)目表述簡潔、清晰。校對(duì)項(xiàng)目力求言簡意賅，表述明確、直接，讓作者一讀即明白校對(duì)內(nèi)容。④設(shè)計(jì)工具無特殊性。我們最初采用PDF軟件設(shè)計(jì)自校清校表單，但發(fā)現(xiàn)PDF表單在處理較長文字轉(zhuǎn)行時(shí)不是很方便。我們理想的作者自校清樣過程是作者能夠輕松地完成表單填寫，不會(huì)因操作問題而不悅。幾經(jīng)嘗試，最終選用Word的窗體功能來設(shè)計(jì)校對(duì)清樣表單。這樣作者對(duì)校對(duì)清樣表單的填寫與平時(shí)操作Word文檔的體驗(yàn)完全一樣，熟悉且順暢。

2.3 作者自校清樣表單的設(shè)計(jì)

我們?cè)O(shè)計(jì)的自校清樣表單(見圖1)共8項(xiàng)30條，按論文結(jié)構(gòu)的順序排列，每條均為“正確/有誤”或“有/無”二選一作答，如果校對(duì)時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，則直接寫在橫線處予以更正并說明?？萍颊撐牡膱D表是研究結(jié)果的最直觀、最有效的展示方式，讀者可以通過圖表快速地獲取論文的結(jié)果[8]，因此圖表在科研論文的寫作中占重要地位。為了保證論文圖表的正確，我們?cè)O(shè)計(jì)的校對(duì)清樣表單中關(guān)于圖表的校對(duì)提示占很大比例，且對(duì)圖表的校對(duì)要求列得較為詳細(xì)。

3 作者自校清樣表單的應(yīng)用

3.1 作者自校清樣表單有助于提高校對(duì)質(zhì)量

校對(duì)清樣表單設(shè)計(jì)、修改完畢后即試用于2017年第5和10期的作者自校清樣，通過這兩期清樣校對(duì)結(jié)果的反饋，校對(duì)效果明顯好于未應(yīng)用之前，既有作者發(fā)現(xiàn)原稿錯(cuò)誤和編輯失誤，也有作者精益求精，校對(duì)時(shí)對(duì)部分內(nèi)容重新闡述，力求更完美。下面列舉3個(gè)典型實(shí)例。

3.1.1 作者自校清樣發(fā)現(xiàn)原稿錯(cuò)誤

2017年第5期1位作者自校清樣時(shí)校對(duì)出第二作者的姓名有誤，該文第二作者“沈陽”應(yīng)為“沈洋”(見圖2)。對(duì)于編輯部來講，論文的署名均以作者提交的原稿為準(zhǔn)，編輯一般不會(huì)對(duì)該文所有貢獻(xiàn)者姓名的正確與否提出異議，除非對(duì)某位作者比較熟悉，但又感覺該人的名字可能不對(duì)時(shí)才會(huì)去核查。該作者校對(duì)清樣時(shí)能發(fā)現(xiàn)這樣的錯(cuò)誤，既說明校對(duì)清樣表單的提示起了作用，也說明該作者嚴(yán)格遵照了編輯部的要求，認(rèn)真且逐字完成了校對(duì)。

3.1.2 作者自校清樣發(fā)現(xiàn)編輯失誤

作者自校清樣時(shí)校對(duì)出頁眉中作者姓名錯(cuò)誤。2017年第5期的1位作者校對(duì)清樣時(shí)發(fā)現(xiàn)校樣頁眉上的作者姓名“于建全”錯(cuò)打成了“于健全”(見圖2)。這一錯(cuò)誤是由編輯部排版校對(duì)的失誤所致，該作者的細(xì)致校對(duì)幫助編輯部減少了一處期刊編校質(zhì)量方面的差錯(cuò)。

圖 1《第二軍醫(yī)大學(xué)學(xué)報(bào)》作者自校清樣表單

作者自校清樣時(shí)發(fā)現(xiàn)參考文獻(xiàn)錯(cuò)誤。本刊參考文獻(xiàn)采用的是順序編碼制，按正文中引用文獻(xiàn)出現(xiàn)的先后順序連續(xù)編碼，2017年第10期1位作者校對(duì)清樣時(shí)發(fā)現(xiàn)參考文獻(xiàn)出現(xiàn)跳引的情況，造成正文中參考文獻(xiàn)序號(hào)不連續(xù)。該作者不僅發(fā)現(xiàn)了錯(cuò)誤，而且還在自校清樣表單中詳細(xì)寫明了錯(cuò)在哪兒，以及如何正確調(diào)整文獻(xiàn)順序(見圖3)。作者自校修正了編輯在編輯加工時(shí)對(duì)內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整時(shí)忘記修改參考文獻(xiàn)編號(hào)的錯(cuò)誤，提升了清樣質(zhì)量。

該論文是當(dāng)期重點(diǎn)推出的文章，排在當(dāng)期的第 1 篇，如果該文作者沒有認(rèn)真自校，沒有發(fā)現(xiàn)參考文獻(xiàn)編碼錯(cuò)誤，在紙版印出、電子版?zhèn)鞑コ鋈ズ?，不僅會(huì)出現(xiàn)編輯質(zhì)量問題，也會(huì)給期刊的聲譽(yù)造成負(fù)面影響。

圖3 作者校對(duì)清樣發(fā)現(xiàn)參考文獻(xiàn)序號(hào)錯(cuò)誤

3.1.3 作者對(duì)部分內(nèi)容重寫潤色

有些作者自校清樣除發(fā)現(xiàn)校對(duì)稿錯(cuò)誤外，還會(huì)進(jìn)一步對(duì)文字重寫潤色，精益求精，力求更完美。2017年第5期有1位作者除校對(duì)出參考文獻(xiàn)的錯(cuò)誤外，還對(duì)中英文摘要、關(guān)鍵詞及正文中的文字表述提出進(jìn)一步修改要求，修改后的文字更符合中文科技語言的表達(dá)習(xí)慣，也更加通順、簡潔(見圖4)。

上述實(shí)例充分說明自校清樣表單對(duì)作者起到了提醒和警示作用，達(dá)到了作者自校清樣環(huán)節(jié)的預(yù)期目的。作者按照自校清樣表單的指引通讀校對(duì)，并逐條核實(shí)重點(diǎn)內(nèi)容，有助于發(fā)現(xiàn)并修正一些重要內(nèi)容的錯(cuò)誤，提高自校質(zhì)量，進(jìn)而提高期刊的編校質(zhì)量。

3.2 作者自校清樣表單幫助篩選重點(diǎn)作者群

讓作者填寫“作者自校清樣表單”，除了提高作者自校清樣質(zhì)量外，編輯部還可以通過作者自校清樣表單衡量作者的治學(xué)態(tài)度。我們根據(jù)作者對(duì)自校清樣表單的填寫情況，發(fā)現(xiàn)有三類作者：極不認(rèn)真、一般、認(rèn)真?！皹O不認(rèn)真”的作者屬于未認(rèn)真讀“校對(duì)清樣表單說明”，返回空表格，或未返回表格；經(jīng)編輯部電話催要后，就發(fā)回一個(gè)全部是勾選“正確”/“無”項(xiàng)的表格。這類作者雖是極少數(shù)，但每期都會(huì)遇到。“態(tài)度一般”的作者占大多數(shù)，他們雖然也對(duì)文章進(jìn)行了校對(duì)并返回校對(duì)清樣表單，但未校對(duì)出問題或僅發(fā)現(xiàn)個(gè)別問題，仍有一些錯(cuò)誤未校出。“認(rèn)真”的作者僅占少數(shù)，他們會(huì)校對(duì)出一些編輯未發(fā)現(xiàn)的錯(cuò)誤，比如前文所舉實(shí)例中的作者。

圖4 作者對(duì)部分文字內(nèi)容重寫潤色

對(duì)于認(rèn)真的作者，編輯部應(yīng)將其列入重點(diǎn)作者名單，歡迎其繼續(xù)投稿，作為對(duì)該類作者的獎(jiǎng)勵(lì)和鼓勵(lì)，可以對(duì)該作者今后的稿件開放綠色通道，給予快速審稿、快速發(fā)表。對(duì)于極不認(rèn)真的作者，再次收到其投稿時(shí)應(yīng)采取更加嚴(yán)格的審稿措施，甚至加入黑名單，不再接受其投稿。這一方面有利于編輯部篩選重點(diǎn)作者群，另一方面也有利于提高作者自校清樣的積極性，進(jìn)一步提高自校質(zhì)量。

4 使用自校清樣表單進(jìn)行作者自校清樣時(shí)應(yīng)注意的問題

4.1 及時(shí)檢查、整理作者自校清樣稿件和自校清樣表單并存檔

作者完成自校并返回校樣和自校清樣表單后，責(zé)任編輯應(yīng)細(xì)心檢查作者自校清樣是否有遺漏，認(rèn)真查看作者填寫的自校清樣表單是否完整。對(duì)于作者的修改要核實(shí)確認(rèn)，仍有問題，應(yīng)盡快再與作者聯(lián)系、溝通后予以解決，最后需及時(shí)將作者校樣、自校清樣表單等文件存檔，以備日后出現(xiàn)糾紛時(shí)核查。

4.2 與作者建立順暢的溝通渠道

微信等即時(shí)通訊工具改變了人們的生活方式及與親朋的 聯(lián)系方式，科技期刊編輯要善于將這種科技帶來的便捷性引入日常工作。編輯部給作者發(fā)校對(duì)清樣稿，基本上是通過郵箱發(fā)送，作者如果不及時(shí)查看郵箱，很有可能不知道編輯部已經(jīng)發(fā)郵件通知他校對(duì)，從而延誤了校對(duì)時(shí)間。為了能讓作者及時(shí)?；?，責(zé)任編輯要與當(dāng)期的每位作者建立微信聯(lián)系，一旦給作者發(fā)了校對(duì)清樣稿，即刻通過微信通知作者查收郵件，且校對(duì)回來之后，與作者的再次聯(lián)系也可以通過微信進(jìn)行，與微信應(yīng)用之前相比，大大節(jié)省了與作者聯(lián)系的等待時(shí)間。與作者建立微信聯(lián)系，也無形中擴(kuò)大了編輯部自建公眾號(hào)的推送目標(biāo)群。

4.3 發(fā)送作者自校清樣稿時(shí)同時(shí)強(qiáng)調(diào)作者自校清樣的重要性

我們?cè)O(shè)計(jì)的作者自校清樣表單雖在導(dǎo)語部分說明了作者自校清樣的重要性，但在給作者發(fā)送自校清樣稿時(shí)，最好再重申一下，強(qiáng)調(diào)自校清樣表單的填寫質(zhì)量及最終的校對(duì)質(zhì)量會(huì)影響作者在本刊的信譽(yù)，對(duì)于認(rèn)真自校的作者在今后的投稿中可以給予一定形式的照顧，如快速審稿、快速發(fā)表等。這可在郵件中申明，也可以在微信通知作者時(shí)告之，以提高作者對(duì)自校清樣的重視。

5 結(jié)束語

作者自校清樣是期刊編輯部踐行我國《著作權(quán)法》，維護(hù)作者權(quán)益的體現(xiàn)，作者自校清樣表單的應(yīng)用是期刊的學(xué)術(shù)質(zhì)量、編輯質(zhì)量和出版質(zhì)量的重要保證。通過作者自校清樣表單的填寫，提醒和警示作者通讀校對(duì)并對(duì)重要內(nèi)容進(jìn)行重點(diǎn)校對(duì)，保證作者自校質(zhì)量，從而提高期刊的編校質(zhì)量；同時(shí)還可以篩選出科研態(tài)度嚴(yán)謹(jǐn)?shù)淖髡撸鳛槠诳窈竽繕?biāo)作者群，提高稿源質(zhì)量，進(jìn)而提高期刊的學(xué)術(shù)質(zhì)量。我們?cè)O(shè)計(jì)的作者自校清樣表單的應(yīng)用雖取得一定效果，但還屬于一種靜默地文字對(duì)話，隨著富媒體的快速發(fā)展和計(jì)算機(jī)新技術(shù)的不斷推出，今后在作者自校清樣表單中可以增加音頻和視頻，這樣對(duì)于難以一兩句話描述的問題，作者可以在自校清樣表單中音頻留言或添加視頻證據(jù)，使得清樣自校過程更加便捷和人性化。

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孫 巖，E-mail: sunrain7797@sina.com