李志杰

[摘 要]信息技術(shù)在多領(lǐng)域的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)和價(jià)值已經(jīng)被得到充分肯定，如今信息技術(shù)開始應(yīng)用在單位檔案管理實(shí)踐中。檔案是單位各項(xiàng)事務(wù)發(fā)展以及制定科學(xué)化決策的重要根據(jù)，做好檔案管理有助于單位實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。因此，單位在檔案管理實(shí)踐中要改進(jìn)思想認(rèn)識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，在此基礎(chǔ)上對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用方法進(jìn)行改革，使其更適應(yīng)單位的檔案處理要求，促進(jìn)檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化與智能化。

[關(guān)鍵詞]信息技術(shù);檔案管理工作;應(yīng)用

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.20.080

[中圖分類號(hào)]G270.7[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A[文章編號(hào)]1673-0194（2018）20-0-02

檔案管理是單位管理系統(tǒng)中不可忽視的一部分，關(guān)系到單位的運(yùn)營和發(fā)展，影響著單位的決策科學(xué)性和有效性，因而得到了單位的廣泛重視。為了有效適應(yīng)信息化時(shí)代的要求，促進(jìn)信息技術(shù)全面應(yīng)用在檔案管理實(shí)踐中，單位要從實(shí)際出發(fā)，將信息技術(shù)靈活地與檔案管理進(jìn)行整合，走辦公無紙化的發(fā)展道路，提升檔案管理的效率和質(zhì)量，有效解決傳統(tǒng)檔案管理中的誤差問題?；诖?，本文重點(diǎn)分析了信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值與方法。

1? ? ?信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)

1.1? ?保證數(shù)據(jù)共享

信息技術(shù)最為明顯的特征是能夠在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的支撐下保證信息的無障礙傳輸，實(shí)現(xiàn)信息資源的高度共享和有序流動(dòng)，這樣的技術(shù)優(yōu)勢(shì)對(duì)單位檔案管理來說同樣重要。單位可以在信息技術(shù)的支持下將檔案信息進(jìn)行電子化處理，為信息有效運(yùn)用和共享流動(dòng)提供便利。檔案管理最為核心的任務(wù)是將多元化的信息資料進(jìn)行整理、儲(chǔ)存與運(yùn)用，而信息技術(shù)在企業(yè)中發(fā)揮著不可替代的作用，可以為這些工作的推進(jìn)實(shí)施提供可靠支撐，讓信息共享成為可能。在現(xiàn)代化的檔案管理實(shí)踐中，檔案數(shù)據(jù)信息在單位中的應(yīng)用價(jià)值開始顯現(xiàn)出來，只有充分發(fā)揮這些數(shù)據(jù)檔案的價(jià)值，才能夠進(jìn)行讀取共享，因而將信息技術(shù)應(yīng)用在單位檔案管理中至關(guān)重要，也是一種必然趨勢(shì)。

1.2? ?提升管理效率

單位的檔案管理實(shí)踐工作量較大，工作任務(wù)十分繁重，要處理多種多樣的數(shù)據(jù)信息，而處理這些信息時(shí)需要實(shí)施有效的分類與整理，同時(shí)需要高效率地完成信息查詢讀取，滿足信息整理存儲(chǔ)以及運(yùn)用的要求。但是在傳統(tǒng)檔案管理模式中，檔案管理操作都是由人工完成，在信息處理運(yùn)用過程中的效率極低，同時(shí)也無法保障質(zhì)量，出現(xiàn)了很多由人為因素造成的誤差，在一定程度上影響了檔案管理的效率和質(zhì)量。應(yīng)用信息技術(shù)能夠明顯提升檔案管理的效率，同時(shí)還能提升準(zhǔn)確度以及智能化水平。信息技術(shù)借助網(wǎng)絡(luò)科技與計(jì)算機(jī)技術(shù)可以完成大量無法通過人工操作完成的檔案處理任務(wù)，同時(shí)在效率方面明顯優(yōu)于人工處理，從而能夠節(jié)省大量的時(shí)間。

1.3? ?延長檔案保存時(shí)間

以往單位在存儲(chǔ)檔案資料時(shí)，運(yùn)用的是紙質(zhì)版本，會(huì)將大量的數(shù)據(jù)資料用紙質(zhì)形式保存下來，存儲(chǔ)難度大，同時(shí)也會(huì)造成時(shí)間和空間浪費(fèi)。再加上紙質(zhì)材料在保管方面難度較大，容易受自然存儲(chǔ)環(huán)境和條件的影響，很容易造成檔案破損，特別是當(dāng)發(fā)生嚴(yán)重的自然與人為事故時(shí)，會(huì)嚴(yán)重破壞寶貴的檔案資料，給單位發(fā)展帶來不可逆轉(zhuǎn)的損失。而在信息化技術(shù)的支持下，單位可以構(gòu)建電子化的檔案管理系統(tǒng)，用電子化的形式把檔案資料存儲(chǔ)起來，同時(shí)還能夠?qū)?shù)據(jù)進(jìn)行有效保存與備份，不僅延長了檔案的保存時(shí)間，還避免了占用過多的空間，提高了適應(yīng)不良環(huán)境的能力，讓檔案信息能夠長久保存和應(yīng)用。另外，除了實(shí)施電子存儲(chǔ)之外，單位還可以運(yùn)用電子掃描、光盤存儲(chǔ)等方法，保存特殊數(shù)據(jù)，保證檔案的持久使用。

2? ? ?信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用方法

2.1? ?有效開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)

檔案管理和單位常規(guī)意義上的信息管理有著非常顯著的差異，以往的信息系統(tǒng)只能夠用于信息存儲(chǔ)等基礎(chǔ)工作，對(duì)于專業(yè)性的檔案信息分類、整理、運(yùn)用、開發(fā)等則不能夠滿足實(shí)際要求，所以需要有強(qiáng)大的信息系統(tǒng)作為支撐。為了更好地發(fā)揮信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值，促進(jìn)信息化處理手段在單位檔案管理實(shí)踐中的普及應(yīng)用，從根本上保證檔案處理的效率與質(zhì)量，需要開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)。單位在信息技術(shù)應(yīng)用中要注意在現(xiàn)有檔案管理信息技術(shù)基礎(chǔ)上開發(fā)專業(yè)化的管理信息系統(tǒng)，滿足檔案管理的綜合需求。第一，在硬件建設(shè)方面，單位要注重對(duì)檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)所需的網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)設(shè)備等進(jìn)行全面改造升級(jí)，落實(shí)需要安裝監(jiān)控設(shè)備的房間，奠定專業(yè)系統(tǒng)建設(shè)的根基。第二，在軟件系統(tǒng)建設(shè)方面，要重視軟件的購買、調(diào)試、維護(hù)等多個(gè)方面，配備專門的人員負(fù)責(zé)軟件的管理和操作。第三，在專業(yè)化系統(tǒng)建設(shè)的過程中，一定要注意安全性，尤其是在系統(tǒng)建設(shè)后要采取完善的安全保障措施，有效運(yùn)用信息技術(shù)的安全手段保護(hù)檔案的完整性，同時(shí)做好系統(tǒng)故障的處理預(yù)案，避免檔案丟失。

2.2? ?積極完善檔案信息管理制度

單位以往的檔案管理制度適應(yīng)的是傳統(tǒng)檔案管理模式，各項(xiàng)工作流程、標(biāo)準(zhǔn)與任務(wù)等的制度安排都只適用于傳統(tǒng)檔案管理。如今要將信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中，促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，就不能沿用傳統(tǒng)的檔案管理制度，而是要結(jié)合當(dāng)前工作的變化進(jìn)行制度變革，充分滿足信息技術(shù)應(yīng)用條件下的制度實(shí)現(xiàn)對(duì)信息化檔案處理的監(jiān)管與規(guī)范，讓各項(xiàng)檔案處理工作有法可依、有據(jù)可循。在新制度的制定過程中，首先需要整理信息化檔案管理的工作流程，在技術(shù)操作、計(jì)算機(jī)設(shè)備應(yīng)用、信息上傳等方面給出規(guī)范化的制度規(guī)定，確保工作人員在檔案整理時(shí)嚴(yán)格依照制度進(jìn)行操作，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤與問題。其次，要在檔案室與調(diào)閱室等安裝有關(guān)的監(jiān)控設(shè)備，用于督促和鞭策檔案管理者嚴(yán)格根據(jù)制度流程和制度規(guī)范進(jìn)行檔案管理的一系列操作，充分發(fā)揮制度價(jià)值。最后，合理設(shè)計(jì)調(diào)閱檔案的信息化操作制度，及時(shí)修復(fù)調(diào)閱過程中的泄密漏洞，處理可能會(huì)出現(xiàn)的安全問題，制定嚴(yán)格的調(diào)閱制度，保證信息調(diào)取便利的同時(shí)要保障安全。

2.3? ?加強(qiáng)多元技術(shù)檔案管理應(yīng)用

信息技術(shù)是一種現(xiàn)代化的技術(shù)手段，將其應(yīng)用在檔案管理中應(yīng)該與檔案處理的要求相適應(yīng)，而不是為了應(yīng)用技術(shù)而應(yīng)用。信息技術(shù)手段多種多樣，檔案管理者需要有效區(qū)分不同信息技術(shù)在檔案處理中的應(yīng)用范圍，確保技術(shù)應(yīng)用合理而規(guī)范。第一，合理運(yùn)用多媒體技術(shù)。在檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)踐中，多媒體技術(shù)可以應(yīng)用在處理檔案信息的圖片、文字、聲音等資料方面，為信息查詢提供人性化服務(wù)，尤其是通過發(fā)揮多媒體技術(shù)的價(jià)值實(shí)現(xiàn)全文檢索、音像檔案資料檢索等等。第二，恰當(dāng)應(yīng)用信息存儲(chǔ)技術(shù)手段。信息存儲(chǔ)技術(shù)在信息技術(shù)的推動(dòng)下有了長足進(jìn)步，大量的存儲(chǔ)技術(shù)層出不窮，如縮微技術(shù)、光盤技術(shù)、磁儲(chǔ)存技術(shù)等。這些技術(shù)手段可以有效維護(hù)信息存儲(chǔ)安全，提高信息儲(chǔ)存的效率，最大化地滿足多媒體交互信息存儲(chǔ)需要。第三，科學(xué)利用條碼技術(shù)。條碼技術(shù)是檔案管理實(shí)踐中可以廣泛應(yīng)用的一種信息技術(shù)方法，在讀取數(shù)據(jù)方面具有重要的優(yōu)勢(shì)，只需借助采集器掃描檔案條碼，就能夠在計(jì)算機(jī)當(dāng)中顯示出檔案里的資料，比如簡介、時(shí)間、保管期限等，能夠有效減少缺檔、擺放不合理等方面的問題。

2.4? ?提升檔案管理人員的信息素養(yǎng)

將信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作中是必然趨勢(shì)，更是現(xiàn)代化檔案管理的內(nèi)在要求，能夠有效解放人力，提升檔案處理的效率與質(zhì)量。但是不論如何，檔案管理最終還是落實(shí)在人身上。單位檔案管理人員是否具備較高的信息素養(yǎng)，能否靈活恰當(dāng)?shù)剡M(jìn)行計(jì)算機(jī)技術(shù)的操作與運(yùn)用，將會(huì)直接關(guān)系檔案信息化建設(shè)的進(jìn)步。因此，提高檔案管理者的信息素養(yǎng)至關(guān)重要，加強(qiáng)信息技術(shù)實(shí)踐操作培訓(xùn)刻不容緩。單位要從實(shí)際出發(fā)，考慮人的因素，提升檔案管理者的專業(yè)素養(yǎng)，特別是專業(yè)技能與職業(yè)道德，建立完善的培訓(xùn)機(jī)制，增強(qiáng)他們的終身學(xué)習(xí)意識(shí)。另外，單位要邀請(qǐng)信息技術(shù)操作運(yùn)用方面的專家給單位的檔案管理者提供示范指導(dǎo)，讓他們明確如何將信息技術(shù)和檔案管理結(jié)合起來，掌握怎樣進(jìn)行信息化系統(tǒng)的操作和科學(xué)規(guī)范的處理。

3? ? ?結(jié) 語

將信息技術(shù)應(yīng)用在單位檔案管理中是時(shí)代發(fā)展的要求，更是單位現(xiàn)代化管理的根本趨勢(shì)。信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理實(shí)踐中，能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)共享，節(jié)約檔案管理的時(shí)間，提升工作效率，延長檔案的保存時(shí)間，保證檔案信息的完整性。為了促進(jìn)信息技術(shù)的有效運(yùn)用，單位要積極創(chuàng)造信息化檔案管理的條件，建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，優(yōu)化系統(tǒng)的運(yùn)行功能，健全保障措施，有效滿足單位現(xiàn)代化檔案處理的要求，從根本上提高檔案管理的實(shí)效性。

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