高曉峰

(隧道股份上海市地下空間設(shè)計研究總院有限公司，上海 200020)

1 企業(yè)合同管理風(fēng)險概述

(1)企業(yè)合同管理的概念。企業(yè)在管理合同時，解決由于無法完全確認(rèn)預(yù)期決定所引發(fā)的后果或是因此可能與預(yù)期效果產(chǎn)生偏差的現(xiàn)象被稱為合同管理。合同管理不單是為了應(yīng)對某一合同中所存有的風(fēng)險，更是為了幫助我們建立相應(yīng)的管理體系。合同管理包含了對合同進(jìn)行系統(tǒng)管理的整個過程，如簽訂、履行、變動、終止和違約后的處置等。企業(yè)合同管理除了具有長期性外，還具有管理方式多樣、人員復(fù)雜等特征。

(2)企業(yè)合同管理的風(fēng)險組成。合同管理風(fēng)險與合同法律風(fēng)險共同構(gòu)成了企業(yè)合同風(fēng)險。其中，合同管理風(fēng)險是一種戰(zhàn)略型風(fēng)險，而合同法律風(fēng)險則是一種流程型風(fēng)險。合同管理風(fēng)險的主體是部門負(fù)責(zé)人與高層決策者，旨在確保各項管理工作的順利進(jìn)行，為其提供確切辦法和具體措施；合同法律風(fēng)險主要強(qiáng)調(diào)合同操作時所產(chǎn)生的風(fēng)險，更加凸出合同中與法律相關(guān)的部分，注重法律形式上相關(guān)程序的實際執(zhí)行過程，即與具體操作有關(guān)的事項。進(jìn)一步劃分，合同法律風(fēng)險又可以劃分成客觀風(fēng)險和主觀風(fēng)險。由不可控制或無法抗拒的因素造成的，只可分擔(dān)而不可規(guī)避的風(fēng)險被稱為客觀風(fēng)險；由合同簽訂雙方主觀問題形成的、能夠借助特定方式進(jìn)行防范的風(fēng)險被稱為主觀風(fēng)險。合同管理風(fēng)險與合同法律風(fēng)險的最大區(qū)別在于：合同法律風(fēng)險直接體現(xiàn)風(fēng)險，合同管理風(fēng)險間接造成風(fēng)險。也就是說，合同法律風(fēng)險是顯示型，合同管理風(fēng)險是屬于解釋說明型的。

2 當(dāng)前企業(yè)合同管理存在的財務(wù)風(fēng)險問題

(1)合同管理制度不完善。在現(xiàn)代企業(yè)中，合同管理制度起著相當(dāng)關(guān)鍵的作用。企業(yè)擁有完善的合同管理體系能夠提供明確的參照。明確分配各部門的責(zé)任，能夠避免重復(fù)和爭議的發(fā)生，確保各項工作的順利開展。此外，部分企業(yè)的合同管理工作只是單純地進(jìn)行核查，并不包含前期的談判工作及日后的監(jiān)管任務(wù)，這也是企業(yè)合同管理制度不完善的一種表現(xiàn)。

(2)合同管理人員財務(wù)風(fēng)險和法律意識不高。合同管理人員的財務(wù)風(fēng)險和法律意識不高、對工作的關(guān)鍵性認(rèn)識不足等，都會導(dǎo)致合同管理部門逐漸被上層領(lǐng)導(dǎo)忽視，無法發(fā)揮其應(yīng)有的作用。部分合同管理人員文化素養(yǎng)較低，未接受過高等教育，在正式工作前也沒有參加專業(yè)課程，而入職后就直接參與了合同管理工作。這類員工缺少專業(yè)的法律培訓(xùn)，相關(guān)法律知識匱乏，反映到工作當(dāng)中就會表現(xiàn)為不能遵照章程及規(guī)范開展工作，只能勝任基礎(chǔ)工作，不能準(zhǔn)確判定潛在的財務(wù)風(fēng)險。

(3)合同管理部門與企業(yè)管理部門缺乏溝通。合同管理部門同企業(yè)管理部門缺乏有效溝通，或在工作中沒能充分考慮到其他部門，無法統(tǒng)一意見，就會逐漸走向孤立。這種孤立狀態(tài)會導(dǎo)致冗員冗務(wù)的出現(xiàn)，不利于合同審批流程的簡化，拉低了企業(yè)整體的辦公效率，誘發(fā)財務(wù)風(fēng)險。例如：部門間缺乏有效溝通會致使某些需要聯(lián)系企業(yè)實際情況制定的條目出現(xiàn)差錯，增加合同管理的財務(wù)風(fēng)險，形成阻礙企業(yè)發(fā)展的因素。

3 合同管理中財務(wù)風(fēng)險的控制措施

(1)立項前合同管理中的財務(wù)風(fēng)險控制。項目收支情況、風(fēng)險水平、執(zhí)行時效等都是立項前合同管理中財務(wù)風(fēng)險控制需要考慮的因素。項目收支情況預(yù)測的出發(fā)點是整合客觀真實的財務(wù)數(shù)據(jù)，為合同簽訂服務(wù)。例如，單位在進(jìn)行合同管理時應(yīng)當(dāng)做好項目支出預(yù)測，即關(guān)于項目成本情況的預(yù)測。在技術(shù)服務(wù)項目中，應(yīng)當(dāng)以“收入減去利潤等于成本”為根據(jù)，結(jié)合工程的實際開展情況，給出準(zhǔn)確恰當(dāng)?shù)膱髢r。報價工作的開展直接影響到財務(wù)風(fēng)險控制的成效。財務(wù)風(fēng)險控制以保證合同的順利履行為目的，其中的財務(wù)風(fēng)險主要是指訂立風(fēng)險(包括文件格式同文本要求不符、承發(fā)包模式選擇不恰當(dāng)、索賠管理工作協(xié)商不合理等)。若想對上述風(fēng)險實現(xiàn)合理的控制，就一定要嚴(yán)格審查合同中的各項條款，特別注意合約方的資歷、信用情況和執(zhí)行能力等。

(2)執(zhí)行中的財務(wù)風(fēng)險控制。合同履行步驟中的財務(wù)控制是風(fēng)險防范的中心環(huán)節(jié)，而財務(wù)支出控制在合同收益被確認(rèn)后即成為財務(wù)風(fēng)險防范的重點部分。第一，收入是按章履行合約的基本條件。一般而言，會采用分期付款的形式來履行合同條款。應(yīng)將預(yù)收款項納入合同與收款當(dāng)中，遵照正規(guī)核算方法進(jìn)行核算，并依據(jù)提前確認(rèn)的時限進(jìn)行催收。訂立合同時普遍都會采用先履約后支付的形式，因此事先墊付就成為一個關(guān)鍵性的問題。從財務(wù)管理部門角度出發(fā)，應(yīng)當(dāng)先根據(jù)項目的實際規(guī)模初步確定資金數(shù)額，然后進(jìn)行相應(yīng)的審查批示，最后再預(yù)付所需資金。合約項目竣工后，應(yīng)當(dāng)及時督促并收回所墊付的資金款項。第二，嚴(yán)格執(zhí)行對應(yīng)支付制度。審核工作是企業(yè)合同管理中財務(wù)風(fēng)險防范的必要環(huán)節(jié)，特別應(yīng)當(dāng)注意有關(guān)手續(xù)的辦理是否齊全。對應(yīng)支付指的是：在財務(wù)支出同合同款項相吻合的前提下進(jìn)行支付資金。若實際金額與合同規(guī)定數(shù)額不同，則不可進(jìn)行支付。墊付前應(yīng)當(dāng)嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致地對每筆支出進(jìn)行審查，保證其以合法的審批程序為前提。第三，嚴(yán)格管理分包合同。在確保分包合同符合各項法律規(guī)定的情況下，審核支付情況同合同條款規(guī)定是否相符。第四，注重合同變更管理工作。在合同有效期內(nèi)，如果合同條款所涉內(nèi)容產(chǎn)生了改變，就應(yīng)當(dāng)及時更正合同中的對應(yīng)條款，令二者始終保持一致。相應(yīng)的合同臺賬也應(yīng)及時更改，始終以最新的合同款項為標(biāo)準(zhǔn)。

(3)合同管理應(yīng)強(qiáng)化的工作。合同管理工作應(yīng)當(dāng)重點強(qiáng)化兩項工作：第一，有效提升財務(wù)管理人員的業(yè)務(wù)能力。組織開展與專業(yè)知識相關(guān)的培訓(xùn)課程，提升企業(yè)合同管理人員的科學(xué)文化素養(yǎng)和實際操作水平。在開展經(jīng)濟(jì)合同專題課程時，應(yīng)當(dāng)采用有效方式提升其對合同管理細(xì)節(jié)的把握，按期組織員工進(jìn)行交流學(xué)習(xí)，最大限度地為財務(wù)風(fēng)險防范工作提供前提保障。另外，還應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)員工的責(zé)任意識與服務(wù)意識，使員工能夠在遵紀(jì)守法的基礎(chǔ)上更好地履行個人職責(zé)。員工應(yīng)當(dāng)明確區(qū)分個人情感與工作需要，拒絕一切違法違規(guī)的支付要求，互相監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)類似情況立刻報告給有關(guān)部門。第二，構(gòu)建合同管理體系。其一，在合同款項、執(zhí)行情況等方面落實審查環(huán)節(jié)，同時也要注意合同簽訂方的信用情況及合同的合法性。其二，謹(jǐn)慎進(jìn)行授權(quán)委托。除法定代表人及負(fù)責(zé)人外，其余人員都必須持有授權(quán)委托書才能代表企業(yè)簽訂合同。其三，重視重大合同的管理。對涉及方面廣、影響企業(yè)利益的合同依照規(guī)章制度進(jìn)行存檔。其四，落實存檔情況。合同簽訂后應(yīng)確定專屬編號并及時進(jìn)行存檔，存檔資料同時還應(yīng)包括與合同相關(guān)的交流信息及重要文獻(xiàn)。其五，按時審查。對合同的執(zhí)行情況及有關(guān)事項進(jìn)行定期審查。其六，落實員工的獎勵與懲處制度。

4 結(jié) 語

綜上所述，合同是市場經(jīng)濟(jì)中，在法律允許及雙方意見統(tǒng)一情況下，由交易雙方簽訂的一種約定憑據(jù)。進(jìn)行合同管理的過程當(dāng)中，包括訂立、履行、變更、解除及后續(xù)工作在內(nèi)的一系列活動都存有一定的財務(wù)風(fēng)險，不利于企業(yè)的經(jīng)營管理與可持續(xù)性發(fā)展。就現(xiàn)階段情況而言，企業(yè)雖然已經(jīng)對合同管理中的財務(wù)風(fēng)險形成了一定的防范意識，但是并沒有構(gòu)建完善的應(yīng)對體系。同時，包括有關(guān)人員缺少專業(yè)培訓(xùn)在內(nèi)的一系列問題，也會增加合同管理的財務(wù)風(fēng)險。所以說，對企業(yè)在合同管理中的財務(wù)風(fēng)險進(jìn)行科學(xué)防范，是提升企業(yè)管理水平、經(jīng)營能力的重要舉措，更是企業(yè)穩(wěn)步發(fā)展的重要保障。