黎麗華

摘 要：目前國內(nèi)事業(yè)單位不斷加強信息化建設(shè)，改革轉(zhuǎn)型基本完成，其中檔案管理工作改革關(guān)系著事業(yè)單位的整體發(fā)展，應(yīng)當給予高度重視。本文先對現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理工作中存在的主要問題進行分析，并在此基礎(chǔ)上就如何加強管理和促進改革創(chuàng)新，談一下個人的觀點與認識，以供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；新形勢下；檔案管理；問題；對策

隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)科技逐漸向大眾生活領(lǐng)域深入。在當前信息化時代背景下，檔案管理工作的信息化建設(shè)已成主流之勢?，F(xiàn)階段國內(nèi)很多事業(yè)單位的檔案數(shù)據(jù)管理工作，基本上都實現(xiàn)信息化、數(shù)字化，有效促進了事業(yè)單位的快速發(fā)展。

1 現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理問題分析

在當前社會轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時期，雖然事業(yè)單位整體保持著良好的發(fā)展態(tài)勢，但是檔案管理工作中卻暴露出一些問題，具體分析如下：

1.1 對檔案管理重視度不夠

對于事業(yè)單位而言，其發(fā)展過程中會產(chǎn)生大量的檔案資料，而且其中很多信息數(shù)據(jù)都是直接關(guān)乎本單位的重大決策是否能夠準確做出。然而，對于純數(shù)字性的資料很少有人給予高度的重視，事業(yè)單位的工作人員甚至是檔案管理人員也不重視本職工作。實踐中可以看到，他們對于本單位的檔案管理認知也只是局限于相關(guān)資料和信息數(shù)據(jù)的收集以及管存等方面，甚至片面地認為檔案管理人員的工作只是負責資料的整理，屬于文職或者后勤類工作，沒有技術(shù)含量，也不能直接為單位創(chuàng)造效益，簡直不值一提。在這種思想觀念的影響下，事業(yè)單位的安全管理工作難見實效，其中一個很大的原因是單位領(lǐng)導以及管理層對此不重視，未能將其放在一個相對較高的位置對待。在該種情況下，事業(yè)單位的領(lǐng)導對檔案管理工作不予過問，因此投入也就不足，以致于檔案管理必須的硬件設(shè)施和基礎(chǔ)條件相對較差，影響檔案管理工作質(zhì)量和效率。

1.2 檔案管理者的綜合素養(yǎng)有待提高

在部分人的眼中，檔案管理是非常簡單的工作，主要負責相關(guān)資料和信息的收集整理以及存儲等工作，這種觀念是片面的、錯誤的。事實上，事業(yè)單位的檔案管理工作非常的復雜，對工作的專業(yè)性要求非常的高，因此對檔案管理人員的綜合素養(yǎng)也有較高的要求，技能、經(jīng)驗等都非常的重要。然而，從目前國內(nèi)事業(yè)單位發(fā)展現(xiàn)狀來看，檔案管理部門的從業(yè)人員主要有兩種，一種是剛剛畢業(yè)的學生，沒有工作經(jīng)驗，很多工作都需要摸索，同時部分年輕人沒有耐心，不能從大量的檔案資料中總結(jié)有價值的信息為事業(yè)單位的發(fā)展服務(wù)；另一種則是臨退休的老同志，雖然他們比較有耐心，但是不甘于從原來的崗位上調(diào)離，加之對檔案管理工作不甚了解，而且對現(xiàn)代先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段掌握不到位，因此很大程度上難以勝任當前的崗位職務(wù)。

2 加強事業(yè)單位檔案管理的有效策略

目前國內(nèi)為數(shù)不少的事業(yè)單位在檔案管理工作中經(jīng)常會出現(xiàn)問題，在該種情況下需要提高人員素質(zhì)以及采取先進的檔案管理模式和手段，突出創(chuàng)新的重要性?；谝陨蠈ΜF(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理工作中存在的主要問題分析，筆者認為要想加強檔案管理和提高管理效率，應(yīng)當從以下幾個方面著手：

2.1 提高思想重視度，強化人員培養(yǎng)

思想是行動的指南，要求加強事業(yè)單位檔案管理，就必須先從思想上真正重視起來，而根據(jù)事業(yè)單位的特點來不斷提高檔案管理重視度。在當前的形勢下，事業(yè)單位應(yīng)當不斷提高對檔案管理人員的教育與培訓，采取先進的經(jīng)驗和理念來提高管理人員的積極性與主動性，對檔案管理人員加強培訓。同時，還要立足實際，建立健全管理體系，以此來確保能夠有效滿足事業(yè)單位檔案管理標準與要求。值得一提的是，事業(yè)單位若想進一步加強對檔案管理人員的專業(yè)能力培養(yǎng)，就必須定期開展專項培訓活動，準確把握檔案管理流程，以此來提高事業(yè)單位檔案管理工作效率。 建立多渠道、多層次以及重實效的檔案人才培訓與考核機制，并以此為基礎(chǔ)來逐步提高人員綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能。同時，檔案管理部門應(yīng)當對檔案管理形式優(yōu)化改進，保證其能夠有效滿足時代要求，促進事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展。

2.2 創(chuàng)新管理機制和優(yōu)化提升檔案管理能力

針對現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理中的問題，檔案資源應(yīng)用效益非常的差，新形勢下對管理人員提出了更高的要求。正所謂無規(guī)矩不成方圓，在事業(yè)單位檔案管理工作中應(yīng)當不斷創(chuàng)新和改進管理機制，并且通過管理制度的切實執(zhí)行來提高檔案管理水平。檔案管理人員應(yīng)當采用標準化的檔案管理流程和方案，嚴格按照“三嚴三實”的要求，結(jié)合實際情況，由領(lǐng)導干部組織并建立標準化檔案資料錄入標準以及日常管理規(guī)章，各方面應(yīng)當合理分工，并且加強協(xié)作，將檔案管理工作目標進行科學的分解，采取階段性實施方法；同時，還要對檔案資源進行優(yōu)化整合與共建共享，即檔案資料的網(wǎng)上查詢便捷、人性化，管理制度必須覆蓋技術(shù)體系、資源構(gòu)建以及重要檔案資料的查詢權(quán)限和無紙化運用等多個方面。同時，還要制定切實可行的配套措施和機制，為事業(yè)單位檔案管理工作的標準化以及規(guī)范化發(fā)展創(chuàng)造有利條件。

2.3 健全和改進事業(yè)單位檔案管理方式和方法

在新的歷史形勢下，應(yīng)當不斷加快檔案管理現(xiàn)代化、信息化建設(shè)。基于以上建立的檔案管理制度，應(yīng)當嚴格落實這些機制，這是提高檔案管理水平根本，為此需創(chuàng)新和改進方式方法，加強現(xiàn)代化建設(shè)。實踐中，我們應(yīng)當根據(jù)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)要求，制定管理標準和方法，并在此基礎(chǔ)上確定信息化系統(tǒng)平臺搭建的功能要求以及相關(guān)技術(shù)規(guī)范。同時，還應(yīng)當立足實際，制定信息和網(wǎng)絡(luò)安全管理機制，本著依法治檔原則，為基礎(chǔ)項目檔案管理工作的信息化建設(shè)提供制度保障。比如，制定電子案卷質(zhì)量以及數(shù)字檔案接收標準，這有利于保證電子檔案歸檔質(zhì)量。同時，還要制定網(wǎng)絡(luò)整理、著錄、標引以及檢索和利用標準，從而使檔案管理信息化統(tǒng)一、規(guī)范。事業(yè)單位檔案自動化以及館藏數(shù)字化建設(shè)過程中，應(yīng)當合理而又充分地利用檔案資料。

事業(yè)單位在利用電子檔案時應(yīng)當注意以下事項。首先，安全可靠性。由于電子檔案涉及范圍非常的廣泛，而且擴展也非常的迅速，因此近年來事業(yè)單位信息數(shù)據(jù)量不斷增多。由于網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展非常的快，因此如何在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下防范事業(yè)單位檔案系統(tǒng)病毒、黑客，確保檔案安全可靠性。其次，真實客觀性。在事業(yè)單位檔案管理工作中，因從電子文件生成到歸檔缺少規(guī)范化管理，大量的草稿性文件自生自滅，事業(yè)單位檔案管理工作中多數(shù)電子檔案與紙質(zhì)檔案間沒有建立統(tǒng)一管理方法，影響了電子檔案的可靠性和完整性，從而嚴重影響了其真實性。數(shù)據(jù)質(zhì)量是管理平臺成敗關(guān)鍵的所在，應(yīng)當嚴把數(shù)據(jù)關(guān)，確保輸入的所有數(shù)據(jù)的準確性和完整性，否則無法保證該系統(tǒng)的運行。為此，我們應(yīng)當建立嚴格的事業(yè)單位檔案資料應(yīng)用審核制度，在信息數(shù)據(jù)輸入過程中，應(yīng)當先對數(shù)據(jù)信息進行嚴格的審核，輸入數(shù)據(jù)后需認真校對。最后，提高事業(yè)單位檔案資料應(yīng)用效力。這是由載體性質(zhì)決定的，電子檔案載體不固定，實踐中必須制定嚴格的制度，確保事業(yè)單位檔案資料管理工作實現(xiàn)信息化、制度化以及數(shù)據(jù)化，以此來提高檔案資料的應(yīng)用價值。

3 結(jié)束語

總而言之，在當前信息時代背景下，事業(yè)單位的檔案管理理念、模式創(chuàng)新改革已成定勢。實踐中應(yīng)當從思想觀念的轉(zhuǎn)變、檔案管理制度的創(chuàng)新以及落實方式和方法的改進等方面入手，多管齊下、形成合力，這樣才能提高檔案管理效率，才能為事業(yè)單位的發(fā)展提供服務(wù)。

參考文獻

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