袁志芳

（北京語言大學(xué) 檔案館，北京 100083）

一、引言

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展和高校信息化建設(shè)水平的不斷提高，檔案資源的載體也隨之發(fā)生了很大變化。高校在教學(xué)、科研、管理等各環(huán)節(jié)和工作中產(chǎn)生了大量結(jié)構(gòu)各異、形式多樣、分布存放的具有檔案保存價值的電子數(shù)據(jù)和文件，它們不斷累積，亟待歸檔，傳統(tǒng)的實體檔案管理模式已不能適應(yīng)當(dāng)前多種載體形式的檔案管理需要，亟需新的管理方式。同時，信息時代對檔案信息資源服務(wù)的高效性、便捷性、多樣性也提出了更高要求，數(shù)字檔案館建設(shè)是檔案事業(yè)不斷發(fā)展的必然需求，也是教育信息化建設(shè)的重要組成部分。

高校檔案館是學(xué)校內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，主要服務(wù)學(xué)校本身，具有相對的獨(dú)立性，其管理的檔案內(nèi)容繁雜，包括黨政、教學(xué)、科研、財會、基建、設(shè)備、外事、實物、聲像、出版、人事等諸多檔案材料，由于各校檔案館之間在功能職能上存在個性差異，在系統(tǒng)平臺建設(shè)時常常需要一些個性化定制來滿足需求，因此在數(shù)字檔案館系統(tǒng)平臺建設(shè)時，各校多采用項目開發(fā)的建設(shè)模式。當(dāng)前，高校建成、在建、籌建的數(shù)字檔案館均有一定規(guī)模，探索積累了一定經(jīng)驗，但發(fā)展水平還不夠均衡。

北京語言大學(xué)數(shù)字檔案館項目 （一期）已于2017年完成驗收，功能基本涵蓋高校檔案業(yè)務(wù)的全部流程，主要功能模塊包括檔案業(yè)務(wù)系統(tǒng)、聲像管理模塊、遠(yuǎn)程借閱服務(wù)系統(tǒng)、信息采集系統(tǒng)、翻譯系統(tǒng)、編研模塊、OA電子文書歸檔、統(tǒng)一身份認(rèn)證及數(shù)據(jù)平臺接口等。本文將從數(shù)字檔案館建設(shè)實踐出發(fā)，就高校數(shù)字檔案館建設(shè)中的關(guān)鍵節(jié)點和主要風(fēng)險進(jìn)行探討和分析。

二、遵循行業(yè)法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)是數(shù)字檔案館建設(shè)的關(guān)鍵前提

數(shù)字檔案館是指各級各類檔案館為適應(yīng)信息社會日益增長的對檔案信息資源管理、利用需求，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對數(shù)字檔案信息進(jìn)行采集、加工、存儲、管理，并通過各種網(wǎng)絡(luò)平臺提供公共檔案信息服務(wù)和共享利用的檔案信息集成管理系統(tǒng)[1]。數(shù)字檔案館實現(xiàn)了對不同載體、不同地理位置的檔案資源以數(shù)字化方式存儲、以網(wǎng)絡(luò)化方式服務(wù)，提高檔案資源的開發(fā)利用與共享的效率[2]，實現(xiàn)檔案資源的全生命周期及環(huán)節(jié)的管理，全面提升檔案的管理效率、檔案資源信息服務(wù)水平。

數(shù)字檔案館建設(shè)中要做到嚴(yán)格遵循檔案行業(yè)國家法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，在檔案的采集、加工、存儲、管理和各類檔案資源建設(shè)中，遵守法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)是數(shù)字檔案館實現(xiàn)體系結(jié)構(gòu)開放、易擴(kuò)充、易維護(hù)的建設(shè)目標(biāo)的基本保障和途徑。到目前為止，國家檔案局和有關(guān)部門已經(jīng)出臺了一系列國家法規(guī)和檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，如《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》（國家檔案局檔辦 [2010]116號）、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》(DA/T 31-2017)、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016），《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T46-2009）、《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T 50-2014）、《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/T 54-2014）、《錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/T 63-2017），《檔案信息系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)規(guī)范》（DA/T 56-2014）、《檔案信息系統(tǒng)安全等級保護(hù)定級工作指南》（檔辦發(fā) [2013]5號）、《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》、《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》等；此外，還要遵循本校的信息編碼標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，以便于系統(tǒng)擴(kuò)充與數(shù)據(jù)交換。

三、加強(qiáng)數(shù)字資源建設(shè)是數(shù)字檔案館建設(shè)的關(guān)鍵基礎(chǔ)

高校檔案館的數(shù)字資源主要來源于四部分：一是紙質(zhì)檔案的數(shù)字化；二是和業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接得到的電子數(shù)據(jù)，如OA電子公文數(shù)據(jù)；三是進(jìn)入到校園數(shù)據(jù)中心的各單位歷史業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)；四是檔案部門自行建立或抓取的專門資源庫，如聲像資源庫等。一定規(guī)模的數(shù)字檔案資源是數(shù)字檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)，建立各類數(shù)字檔案資源庫群是數(shù)字檔案館建設(shè)的關(guān)鍵基礎(chǔ)和核心內(nèi)容，包括傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件歸檔及專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)[3]，避免數(shù)字檔案館空殼化。數(shù)字檔案應(yīng)和傳統(tǒng)檔案一樣具有原始性、憑證性和長期可讀性，因此，在對傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化加工及業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的電子文件歸檔時，除了要遵守各類載體數(shù)字化規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，還應(yīng)重視保存各類數(shù)字化檔案的元數(shù)據(jù)采集問題，電子檔案其內(nèi)容數(shù)據(jù)應(yīng)與其元數(shù)據(jù)建立持久有效的聯(lián)系，防止非法篡改，確保數(shù)字資源的安全可靠。檔案資源建設(shè)是一個長期的工程，可按照“重要性、常用性、急用性、搶救性、珍貴性”的原則，并結(jié)合實際分步推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作，將重要的、常用的、急用的、自然損壞老化嚴(yán)重的和珍貴的檔案優(yōu)先數(shù)字化[3]。

四、統(tǒng)籌規(guī)劃、分段推進(jìn)、注重實效是數(shù)字檔案館實施的關(guān)鍵原則

數(shù)字檔案館建設(shè)涵蓋數(shù)字資源、業(yè)務(wù)系統(tǒng)、用戶服務(wù)、數(shù)據(jù)整合、系統(tǒng)集成等方面，在資金和人員不充分的情況下，可采用分階段推進(jìn)、有步驟實現(xiàn)的方法來達(dá)到最終的建設(shè)目標(biāo)。初期，可優(yōu)先保證檔案管理系統(tǒng)中基本功能模塊的實現(xiàn)，后續(xù)可進(jìn)行功能擴(kuò)展，采用模塊化開發(fā)模式，擴(kuò)展平臺功能。數(shù)字化尤其是數(shù)據(jù)交換、系統(tǒng)集成對接方面，受制于資金、人力、資源等多方面條件約束，可通過項目分期，在條件具備時分步實施，從而保障項目建設(shè)的實際效果。

五、全面系統(tǒng)梳理檔案工作業(yè)務(wù)流程是數(shù)字檔案館建設(shè)的關(guān)鍵步驟

數(shù)字檔案館功能基本涵蓋了高校檔案管理工作的全部業(yè)務(wù)流程，能實現(xiàn)對不同載體及類別檔案的收集、整理、鑒定、保管、編目、歸檔、存儲、檢索、發(fā)布、利用、編研、銷毀及數(shù)字資源管理的全過程集中管理，同時還應(yīng)實現(xiàn)與校園共享數(shù)據(jù)平臺（中心）、數(shù)字校園統(tǒng)一身份認(rèn)證、辦公自動化（OA）等系統(tǒng)的集成與數(shù)據(jù)共享。通過集成、歸檔并利用這些結(jié)構(gòu)各異、分布存放的“電子檔案”，實現(xiàn)提升檔案管理與服務(wù)水平。通過對現(xiàn)有檔案業(yè)務(wù)的全面梳理，得到盡量詳盡的功能需求，最終形成《數(shù)字檔案館系統(tǒng)需求說明書》，確?；A(chǔ)業(yè)務(wù)流程化，檔案管理與服務(wù)的規(guī)范化、流程化的管理目標(biāo)。通過檔案業(yè)務(wù)流程化，使檔案業(yè)務(wù)工作規(guī)范可操作，檔案管理業(yè)務(wù)流程化是后期業(yè)務(wù)和服務(wù)系統(tǒng)成功實施的關(guān)鍵步驟。

圖1 檔案歸檔流程

對業(yè)務(wù)分模塊、分類別進(jìn)行梳理，通常檔案業(yè)務(wù)流程主要包括：檔案的歸檔流程（見圖1）、檔案的借閱申請審批流程、檔案的歸檔接收流程、OA電子文檔的歸檔流程、檔案銷毀審批流程、用戶權(quán)限審核流程、機(jī)構(gòu)認(rèn)證服務(wù)流程、照片檔案社會征集流程等。

六、對風(fēng)險和不確定性提前預(yù)案是數(shù)字檔案館的實施保障

高校數(shù)字檔案館建設(shè)主要風(fēng)險點與不確定性包括：數(shù)字檔案館系統(tǒng)與學(xué)校數(shù)字校園平臺的應(yīng)用集成、數(shù)據(jù)集成、認(rèn)證集成工作；和學(xué)校其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對接工作，如辦公自動化系統(tǒng)（以下簡稱OA系統(tǒng)）、人力資源管理信息系統(tǒng)等其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)。高校數(shù)字檔案館的建設(shè)僅依靠檔案部門力量是無法推動和完成的，需要協(xié)調(diào)整合各業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。

許多高校都成功地實施了數(shù)字化校園和辦公自動化系統(tǒng)（OA）項目，遵循了統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一平臺、統(tǒng)一管理的建設(shè)原則，實現(xiàn)了應(yīng)用整合、數(shù)據(jù)集中以及網(wǎng)上公文審批流轉(zhuǎn)等建設(shè)目標(biāo)，為數(shù)字檔案館建設(shè)奠定了基礎(chǔ)，但由于對檔案歸檔與檔案信息化認(rèn)識的局限性或是檔案信息化發(fā)展工作滯后，造成不少高校在數(shù)字化校園規(guī)劃中涉及檔案信息化部分的缺位與缺失[4]。以O(shè)A系統(tǒng)為例，只有少數(shù)高校在OA系統(tǒng)規(guī)劃時就有檔案部門參與規(guī)劃OA文檔的歸檔流程設(shè)計，從前端實現(xiàn)了對電子文件歸檔的控制，而多數(shù)高校數(shù)字化檔案館建設(shè)時不得不面對學(xué)校各業(yè)務(wù)系統(tǒng)缺乏前端控制歸檔的現(xiàn)狀，后期數(shù)字檔案館建設(shè)時只能盡量適應(yīng)和遷就其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的流程和數(shù)據(jù)的被動局面，這構(gòu)成了數(shù)字檔案館建設(shè)的不確定因素。平臺集成與系統(tǒng)對接工作涉及學(xué)校信息化部門、業(yè)務(wù)部門和各軟件開發(fā)公司，需要協(xié)調(diào)多單位從技術(shù)、人力、資源和資金等方面進(jìn)行配合，是數(shù)字檔案館建設(shè)的主要不確定因素和風(fēng)險點。為保證項目順利實施，需要積極與各方溝通協(xié)調(diào)，前期對相關(guān)業(yè)務(wù)部門通過走訪、調(diào)研進(jìn)行溝通，充分了解業(yè)務(wù)需要，取得校領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門的支持，就數(shù)據(jù)共享和項目實施達(dá)成共識；嚴(yán)格項目管理，保證進(jìn)度，主要措施包括項目開發(fā)采用駐場開發(fā)形式，便于掌控進(jìn)度和及時溝通；成立項目領(lǐng)導(dǎo)小組，通過項目啟動會、項目進(jìn)展周報、問題協(xié)調(diào)會等形式及時跟進(jìn)解決問題；嚴(yán)格督促實施公司按照合同約定時限，完成系統(tǒng)需求分析、概要設(shè)計、詳細(xì)設(shè)計、實現(xiàn)、集成測試、數(shù)據(jù)遷移、試運(yùn)行、驗收等步驟，不得隨意變更項目負(fù)責(zé)人，杜絕因工期拖延、人員變動等原因造成項目失控甚至失敗。此外，為保證系統(tǒng)的開放性，以便以后能和其他系統(tǒng)對接，應(yīng)提前合同約定提供自定義接口（API），并且后臺可管理可自行定制，以便以后進(jìn)行接口開發(fā)或與其他系統(tǒng)的集成；在檔案業(yè)務(wù)系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接時，如對方公司提供免費(fèi)API接口，可要求開發(fā)商應(yīng)免費(fèi)進(jìn)行接口開發(fā)，以保障集成對接工作的成功。

數(shù)據(jù)遷移也是數(shù)字檔案館建設(shè)的一個風(fēng)險點。如果數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)差異大，數(shù)據(jù)遷移將是一項艱巨的工作。對遷移數(shù)據(jù)首先要進(jìn)行清洗規(guī)范，確保每一條數(shù)據(jù)都符合規(guī)范要求，檔號、日期等數(shù)據(jù)符合著錄規(guī)范要求。為保證數(shù)據(jù)遷移的穩(wěn)妥推進(jìn)，要進(jìn)行多次數(shù)據(jù)試遷移，可先嘗試遷移少部分?jǐn)?shù)據(jù)，用來測試遷移策略，根據(jù)發(fā)現(xiàn)問題及時調(diào)整；再遷移部分?jǐn)?shù)據(jù)，加以驗證之前修正；然后試著遷移全部數(shù)據(jù)，對發(fā)現(xiàn)的一些問題進(jìn)一步修正；最后，對數(shù)據(jù)進(jìn)行正式遷移操作。數(shù)據(jù)遷移完成后，還要采用多種方式進(jìn)行數(shù)據(jù)核對，檢查數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性和有效性。

七、建立安全防護(hù)體系是數(shù)字檔案館安全運(yùn)行的關(guān)鍵保障

嚴(yán)峻的網(wǎng)絡(luò)安全現(xiàn)狀，使得數(shù)字檔案館項目建設(shè)之初就需提前籌劃安全問題，數(shù)字檔案館安全主要包括信息安全、系統(tǒng)安全及網(wǎng)絡(luò)平臺的安全。

從系統(tǒng)自身上，軟件企業(yè)要通過ISO質(zhì)量體系認(rèn)證；軟件須通過CMM（能力成熟度模型）認(rèn)證；軟件產(chǎn)品須通過公安部認(rèn)可的軟件安全測評機(jī)構(gòu)安全測評，并出具測評報告；按照《檔案信息系統(tǒng)安全等級保護(hù)定級工作指南》（檔辦發(fā)[2013]5號）的要求對系統(tǒng)進(jìn)行定級和評測。

在系統(tǒng)使用上，嚴(yán)格限定訪問范圍，對業(yè)務(wù)系統(tǒng)、服務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行分離；建立在線、離線、異地、異質(zhì)和分級存儲等多重數(shù)據(jù)備份機(jī)制；對所有的操作進(jìn)行詳細(xì)日志記錄；建立嚴(yán)格的權(quán)限管理安全體系，根據(jù)用戶類別、用戶角色、數(shù)據(jù)項權(quán)限、菜單項權(quán)限等對用戶實現(xiàn)精準(zhǔn)授權(quán)；檔案元數(shù)據(jù)安全是數(shù)字檔案可靠和可用的保證，有效防止檔案元數(shù)據(jù)篡改，確保電子檔案信息資源的真實性、完整性和持久有效性。此外，建立和建全崗位職責(zé)及制度規(guī)范，如《安全與保密管理制度》《系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)管理制度》《數(shù)字化加工場所管理制度》等，在制度上加強(qiáng)安全防護(hù)體系。

數(shù)字檔案館建設(shè)涉及標(biāo)準(zhǔn)體系、系統(tǒng)平臺建設(shè)（業(yè)務(wù)、服務(wù)）、檔案數(shù)字資源庫建設(shè)、檔案門戶系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)據(jù)部署、存儲備份、信息安全等多個方面，是一個系統(tǒng)工程，需進(jìn)行長期建設(shè)并在實踐中不斷探索和發(fā)展完善相關(guān)理論，數(shù)字檔案館的成功建設(shè)將成為下一步智慧檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)。