沈亞端

（漳州市保障性住房管理中心，福建 漳州 363000）

住房保障檔案，一般是指在保障性住房管理工作中獲得的價(jià)值可證數(shù)據(jù)。 如文本、表格、圖像、音頻和視頻等，主要包含其房源檔案以及保障對象的檔案信息內(nèi)容等[1]。 近年來，在各級政府的共同努力下，保障性住房建設(shè)不斷加強(qiáng)，規(guī)模逐漸擴(kuò)大，百姓獲得感逐步增強(qiáng)。 在這樣的背景下，巧妙地運(yùn)用信息技術(shù)管理住房保障檔案，推動住房保障檔案規(guī)范化、科學(xué)化、高效化管理，具有十分重要的意義。

一、提升保障性住房檔案管理信息化水平的重要性

習(xí)近平總書記在中國共產(chǎn)黨第十九次全國代表大會上提出：要加快建立多利益相關(guān)者供應(yīng)、多渠道提供保障、租購并舉發(fā)力的住房制度，使全體人民都能生活在其中。 未來，政府在住房保障上的投入將進(jìn)一步加大，其體系將主要包括經(jīng)濟(jì)適用房、公共租賃住房和廉租住房，生活配套將逐步改善，規(guī)模將繼續(xù)擴(kuò)大。 可以預(yù)見，未來的住房保障檔案將在一段時(shí)間內(nèi)爆發(fā)性增多。 傳統(tǒng)的檔案以紙質(zhì)為主，這種管理模式將無法滿足當(dāng)前及今后檔案信息劇增的需求。 因此，提升檔案管理信息化水平，對進(jìn)一步做好保障性住房工作尤為重要。

（一）住房保障檔案信息化，符合檔案隨變性特征

人的收入、工作等信息是動態(tài)變化的，住房保障對象也是如此，檔案管理顯著特征之一就是動態(tài)性。 涉及民生領(lǐng)域的檔案必須具有高度完整性。 為更加有效地加強(qiáng)監(jiān)督，住房保障管理監(jiān)督機(jī)構(gòu)需要定期對相關(guān)人員的各項(xiàng)狀況進(jìn)行年度審查，更新相應(yīng)的住房檔案。 與此同時(shí)，隨著經(jīng)濟(jì)條件的不斷提高，我國保障性住房申請標(biāo)準(zhǔn)變化速度也比較快，保障房的形式和機(jī)制持續(xù)完善。 因此，隨變性特征讓檔案信息管理面臨更嚴(yán)峻的考驗(yàn)。 加快住房保障檔案信息化，已經(jīng)是迫在眉睫的任務(wù)。

（二）住房保障檔案信息化，符合檔案的相關(guān)性特征

在保障性住房檔案管理實(shí)踐中，會出現(xiàn)一些情況，比如一起建造的保障住房里，有多套房屋共用保障者的信息資料；相同的一個(gè)保障對象，他的信息資料可能出現(xiàn)在多套保障住房檔案里，這就是相關(guān)性特征。 為了確保信息準(zhǔn)確、公平公正，避免重復(fù)申請，就需要對這些檔案進(jìn)行相關(guān)性篩選，而電子信息技術(shù)無疑是最簡便、準(zhǔn)確和高效的方法。 加快住房保障檔案信息化水平，可以提高管理的效率。

（三）住房保障檔案信息化，符合檔案的實(shí)用性特征

保障性住房工作中，檔案數(shù)據(jù)是制定準(zhǔn)入條件、審查資格條件、制定退出機(jī)制必不可少的。 特別是當(dāng)經(jīng)濟(jì)適用房的產(chǎn)權(quán)關(guān)系進(jìn)行變更時(shí)，更是必須以原始檔案為重要副證。 保障住房檔案需要經(jīng)常調(diào)閱進(jìn)行核對信息，如果是紙質(zhì)版本的材料，就很容易出現(xiàn)部分紙張?jiān)诓殚喼匦職w檔后亂碼的現(xiàn)象，甚至是丟失部分頁碼，而且由于頻繁翻閱，紙質(zhì)會不同程度地留下痕跡甚至是破損，影響了檔案的完整性。如果能夠進(jìn)行信息化管理，那么檔案查閱等工作可以在電腦上完成，不但效率更高，且更具有可持續(xù)性和科學(xué)性。

（四）住房保障檔案信息化，符合檔案的雙軌性特征

住房保障工作十分復(fù)雜，每換屆一次都可能留下信息，需要加以整理成完成的檔案。 我國實(shí)行住房保障檔案雙軌制管理模式，也就要求每個(gè)保障住房既有紙質(zhì)檔案，還要有配套的電子版檔案[2]。 實(shí)現(xiàn)信息化，可以通過電子版檔案，快速處理申請材料，快速分配廉租房，并自動統(tǒng)計(jì)分析當(dāng)前保障住房的使用情況，不僅使數(shù)據(jù)管理更加安全，而且能夠提高報(bào)表生產(chǎn)速度，提高管理效率。

綜上所述，必須抓緊推進(jìn)住房保障檔案管理信息化，這是新時(shí)代住房保障管理的需要，也是由檔案管理的新形勢所決定的。

二、當(dāng)前漳州保障性住房檔案管理信息化存在的主要問題

十八大以來，福建省漳州市十分重視民生領(lǐng)域的投入，加大保障性住房安居工程建設(shè)，著力解決城市中低收入家庭住房困難問題。 截至目前，漳州市歷年來共開工建設(shè)各類保障性安居工程項(xiàng)目167 616套，其中：已竣工127 975 套，基本完工或真正在建設(shè)的有39 641 套。此外，漳州市在《關(guān)于漳州市2019年住房保障目標(biāo)的通知》中指出，2019 年將新建15 130 套、棚戶區(qū)改造3 557 套。 隨著漳州市保障性住房建設(shè)快馬加鞭，相應(yīng)的檔案也不斷增加。 漳州市按照“一戶一檔”“一套一檔”的原則，整理歸檔了住房保障檔案，數(shù)量數(shù)以十萬計(jì)。 可見，漳州市保障性住房檔案數(shù)量基數(shù)大、新增快，急需推進(jìn)信息化管理工作。 通過調(diào)查，發(fā)現(xiàn)漳州市保障性住房檔案管理主要存在以下幾個(gè)方面問題。

（一）檔案管理信息化水平不高

保障性住房的辦理業(yè)務(wù)涉及較多政府部門，業(yè)務(wù)復(fù)雜，其相關(guān)業(yè)務(wù)與多個(gè)職能部門交叉，特別是在審核住房保障業(yè)務(wù)中，縣（市、區(qū)）保障部門和街道等按照各自職能進(jìn)行審核時(shí)都需要查閱紙質(zhì)材料。 這種多部門線下審核做法影響檔案管理信息化進(jìn)程，以致可能導(dǎo)致材料遺失[3]，一定程度地影響全市檔案管理的整體共享和工作效率。 檔案數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的基礎(chǔ)性工作，漳州保障性住房大量的檔案基本采用傳統(tǒng)管理方式以紙質(zhì)檔案為主，在平時(shí)運(yùn)用中只能進(jìn)行簡單查詢，總體上信息化、數(shù)字化程度偏低。 據(jù)調(diào)查了解，目前漳州尚未全面推行電子檔案管理，缺乏運(yùn)用科學(xué)系統(tǒng)的軟件管理系統(tǒng)，比如對全市167 616 套住房信息，沒能利用信息化水平分門別類系統(tǒng)化管理，檔案編輯實(shí)體為主，數(shù)據(jù)庫信息檢索困難，科學(xué)統(tǒng)計(jì)分析存在難度。

（二）檔案管理信息化投入有限

有的縣（市、區(qū)）認(rèn)識不夠，沒能充分重視保障性住房規(guī)范化、科學(xué)化管理，存在重建設(shè)、輕管理的現(xiàn)象，檔案管理制度相對落后，缺乏運(yùn)用當(dāng)前先進(jìn)管理方法予以進(jìn)一步規(guī)范。一些部門甚至仍采用手工收集和管理的方法進(jìn)行管理[4]，舍不得投入信息化建設(shè)，沒有充分利用先進(jìn)信息化技術(shù)，檔案管理相對較為隨意，以致信息保存不完整，較大程度地導(dǎo)致了保障性住房信息的流失。 目前，漳州對市本級保障性住房檔案管理資金投入極少，尚未搭建全市保障性住房檔案管理線上綜合系統(tǒng)，沒有建立專門的檔案管理室，一定程度存在檔案信息管理跟不上住房建設(shè)進(jìn)度的不匹配問題。

（三）檔案資源較為分散

檔案信息化發(fā)展不僅要讓傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)化為電子化文檔，更要在資源整合方面下功夫，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)讓檔案信息成為可利用、可開發(fā)、可共享的游資資源。 目前，我市保障性住房檔案的利用需求已經(jīng)呈現(xiàn)跨地域、跨行業(yè)的特點(diǎn)，檔案編研方面對檔案專題信息的檢索、收集有更高的要求。 目前，漳州市經(jīng)濟(jì)適用房檔案系統(tǒng)起步較晚，在監(jiān)督方面比較匱乏，檔案信息整合差，這兩個(gè)要求都無法滿足。 據(jù)調(diào)查了解，當(dāng)前市直相關(guān)部門保障性住房信息沒有徹底打通，市、縣保障性住房信息基本各自為陣、各成系統(tǒng)，相關(guān)保障部門基本依賴人力錄入檔案信息，缺乏樞紐構(gòu)建、整合資源，以致出現(xiàn)保障性住房信息不對稱的現(xiàn)象。

（四）檔案管理人員素質(zhì)相對不高

檔案管理信息化工作需要專業(yè)復(fù)合型檔案管理人才，亟需有扎實(shí)的檔案管理技能和辦公系統(tǒng)的熟練運(yùn)用技術(shù)。 但由于漳州市目前檔案管理人才流轉(zhuǎn)速度快，檔案管理人才從業(yè)意愿不強(qiáng)，特別是信息化運(yùn)用意識薄弱，導(dǎo)致現(xiàn)有保障性住房檔案管理人員整體素質(zhì)水平參差不齊，一定程度影響了保障性住房檔案管理的工作進(jìn)度。 當(dāng)前，漳州大部分保障性部門沒有安排專人專職管理保障性住房檔案，計(jì)算機(jī)專業(yè)專職人員寥寥無幾，大多身兼多職；同時(shí)，檔案管理人員大多年齡偏大，文化水平相對不高，基本停留在簡單化計(jì)算機(jī)信息錄入，不利于全市檔案信息化工作的高質(zhì)量管理。

三、提升保障性住房檔案信息化水平的建議

安得廣廈千萬間，大庇天下寒士俱歡顏。 住房保障對社會保障體系構(gòu)建至關(guān)重要，關(guān)系到數(shù)億人的生活質(zhì)量。 要多措并舉，加快實(shí)現(xiàn)保障住房檔案的信息化，從而實(shí)現(xiàn)保障住房的合理分配，優(yōu)化分配流程，做到公平、公正、公開、便捷，不斷適應(yīng)新時(shí)代新要求。

（一）優(yōu)化流程，加速檔案數(shù)據(jù)處理速度

對數(shù)據(jù)的處理能力，是檔案信息化的重要標(biāo)志。 要實(shí)現(xiàn)信息化，就要注重優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)的處理流程。 要把紙質(zhì)的檔案信息通過信息技術(shù)轉(zhuǎn)化為電子文檔、圖像等信息，再將電子化的資料上傳到單位的數(shù)據(jù)庫里，以供相關(guān)業(yè)務(wù)科室的人員調(diào)閱查詢和處理。 形成數(shù)據(jù)庫后，要把它和條目信息數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，形成檔案完整的數(shù)據(jù)庫，并建立標(biāo)準(zhǔn)科學(xué)的流程，有效地對相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，不斷優(yōu)化管理流程，確保有效管理住房保障檔案，提高檔案信息化的水平。

（二）采購軟件，打造檔案數(shù)字化平臺

針對漳州地方住房保障機(jī)構(gòu)的特點(diǎn)，通過招標(biāo)聘請開發(fā)專用的先進(jìn)信息化檔案管理軟件，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)住房保障檔案管理的數(shù)字化處理。 在具體操作中，可以利用掃描儀來對住房保障紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，同時(shí)利用軟件來對音頻視頻檔案進(jìn)行處理，將其轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息。 利用數(shù)字化系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)，簡化相關(guān)的管理流程，建立居民保障性住房的電子檔案活動，進(jìn)一步減少居民在進(jìn)行審核的過程中的走動時(shí)間，有效地提高檔案審核的工作效率[5]。

（三）建立系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)高效動態(tài)管理

要想改變住房保障檔案低信息化的現(xiàn)狀，有必要在財(cái)政上加大資金投入，打造完善的信息化管理系統(tǒng)。 該系統(tǒng)要把住房建設(shè)、條件審核、維護(hù)管理等作為核心，解決檔案管理的“痛點(diǎn)”。 要盡快開發(fā)政府辦公信息化系統(tǒng)，發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)靈活便捷的優(yōu)勢，把各縣（市、區(qū)）都納入到該系統(tǒng)中來，實(shí)現(xiàn)信息共享，也方便群眾網(wǎng)上提出申請，方便有關(guān)部門進(jìn)行審計(jì)和宣傳。 同時(shí)，要對各住房保障業(yè)務(wù)崗位職能進(jìn)行重新設(shè)置，重點(diǎn)發(fā)揮檔案在查詢、統(tǒng)計(jì)、分析等方面的作用，實(shí)現(xiàn)快辦快處，做到高效化、標(biāo)準(zhǔn)化、動態(tài)化管理。要運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)空間上的優(yōu)勢，打破空間限制，進(jìn)行在線培訓(xùn)、在線審核等，深入推動探索檔案管理的新模式。 此外，還要加強(qiáng)保密宣傳，提高工作人員保密意識，加固系統(tǒng)的防火墻，建立定時(shí)巡查機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)病毒和隱患，嚴(yán)防死守，確保不發(fā)生泄密事故。

（四）提高素質(zhì)，打造優(yōu)秀管理隊(duì)伍。

為了能夠適應(yīng)信息化后的工作，要對檔案專業(yè)管理人員進(jìn)行全面技能業(yè)務(wù)培訓(xùn)，包括熟練使用計(jì)算機(jī)辦公軟件、使用檔案管理專用軟件，尤其是要熟悉檔案管理軟件錄入、查閱、統(tǒng)計(jì)等常用功能，確保信息化落實(shí)到工作中，效果體現(xiàn)在業(yè)務(wù)上。 作為檔案管理人員，要增強(qiáng)創(chuàng)新意識，緊跟信息化潮流，加大信息化投入，在工作中巧用檔案管理軟件，不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平。

保障性住房檔案是重要的檔案，是民生財(cái)富，更涉及群眾的利益，必須得到妥善保管和使用。 實(shí)現(xiàn)保障性住房檔案信息化是今后發(fā)展的趨勢，也是一項(xiàng)緊迫性的工作任務(wù)，只有真正地實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，才能加快實(shí)現(xiàn)住房保障檔案信息共享，確保提升住房保障檔案利用率和安全性，切實(shí)給人民群眾帶來真正的福祉。