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(畢節(jié)醫(yī)學(xué)高等??茖W(xué)校)
高職院校檔案管理這個(gè)方式是教學(xué)工作的一個(gè)重要組成部分,直接反映教學(xué)工作的整個(gè)過程,也能間接顯現(xiàn)教學(xué)工作的質(zhì)量和教學(xué)管理水平的高低。隨著信息化程度的普及,高職院校檔案管理數(shù)量和質(zhì)量也需要跟進(jìn)相應(yīng)的發(fā)展速度,如何對(duì)學(xué)生檔案管理路徑進(jìn)行規(guī)范化探究顯得十分重要。
保證檔案完整性。檔案資料管理主要由學(xué)生檔案管理、科研數(shù)量質(zhì)量管理、人事調(diào)動(dòng)管理等部分構(gòu)成,對(duì)于職校而言,完整的學(xué)生檔案管理有著極為重要的歷史性和參考性。而在傳統(tǒng)工作中,由于采用紙質(zhì)化檔案,容易出現(xiàn)丟失、遺漏、老化和破舊等問題,這樣極其不利于檔案的保存和管理,再加上傳統(tǒng)工序糅雜,造成工作效率低下,極其容易保存不完整。
適應(yīng)社會(huì)發(fā)展。高職院校培育的是適應(yīng)社會(huì)工作的一線人才,為了不斷提高學(xué)生的就業(yè)率,特別是在社會(huì)發(fā)展對(duì)人才要求越來越高的今天,社會(huì)對(duì)技術(shù)工人的要求也有了更高的要求,政府也投入相關(guān)資金,對(duì)高職院校的建校規(guī)模發(fā)展也得到了一定的提升。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)跟不上時(shí)代發(fā)展的需求,時(shí)代對(duì)學(xué)生檔案管理也提出了更高的要求,通過利用現(xiàn)代信息技術(shù)的手段對(duì)學(xué)生檔案管理進(jìn)行改良,為學(xué)校的發(fā)展提供更好的儲(chǔ)備力量。
進(jìn)一步對(duì)學(xué)生檔案管理工作進(jìn)行開發(fā)。傳統(tǒng)的檔案管理需要對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理和保管。有些檔案使用過后,不再有第二次使用的機(jī)會(huì),又或者再次使用進(jìn)行查找時(shí)需要大量的時(shí)間和精力,尤其是在查找學(xué)生檔案的時(shí)候,難以快速實(shí)現(xiàn)資源共享和減少查找時(shí)間。依靠手工搜索,不僅效率低下,還極其容易出現(xiàn)差錯(cuò),增加工序人員的負(fù)擔(dān)。而在信息化時(shí)代背景下,利用多元的信息化技術(shù),一方面,可以建立完善的檔案庫(kù);另一方面,可以減少工作人員的搜索時(shí)間,減輕工作人員的工作壓力,同時(shí)提高檔案管理的效率,進(jìn)一步完成對(duì)檔案管理開發(fā)的更新。
1.檔案管理工作缺乏領(lǐng)導(dǎo)重視
檔案管理工作目前存在地位從屬不明,很多高校對(duì)于檔案的觀念意識(shí)淡薄,并沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)于學(xué)校工作效率的提升具有幫助性,導(dǎo)致忽視這一工作。在職校中,這一工作并沒有單獨(dú)區(qū)分于其他工作,甚至不在學(xué)校行政事務(wù)的日常管理中,學(xué)校對(duì)于檔案管理這塊的投入較少,資金設(shè)備并不齊全也不配套,導(dǎo)致檔案管理工作滯后跟不上時(shí)代發(fā)展的步伐。學(xué)生檔案的工作需要學(xué)校各個(gè)部門進(jìn)行收集,將各個(gè)部門收集整理的資料進(jìn)行匯總,再經(jīng)手檔案室歸檔存檔歸案,各個(gè)部門都認(rèn)為這是檔案室的工作,在學(xué)生檔案信息的收集整理過程中則會(huì)承擔(dān)較少的責(zé)任,導(dǎo)致信息收集不完善或者不全面。
2.檔案管理制度不夠完善
盡管許多高校由于需求設(shè)置了檔案室,但是并沒有針對(duì)檔案室的使用制定相關(guān)明確的管理制度,在匹配相關(guān)人員上也存在問題。這就導(dǎo)致相關(guān)制度不完善,責(zé)任劃分不清晰,因此學(xué)生檔案管理工作十分糅雜,效率低下。信息化技術(shù)已經(jīng)引入到各個(gè)行業(yè)中,在一定程度上可以減輕檔案的存儲(chǔ)空間,也可以減輕人力的使用。極大提高檔案管理秩序和效率。一方面,部分高校由于資金的投入占比較少等各方面原因的限制,并沒有引入信息化機(jī)制建設(shè),也有部分職校引入信息化技術(shù),但是信息化技術(shù)引入機(jī)制不健全,導(dǎo)致電子檔案的使用、收集整理、歸納劃分等流程不夠明晰,因此,建立完善的歸檔制度、檔案利用制度、數(shù)據(jù)管理制度。
3.檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高
盡管當(dāng)前很多職校引進(jìn)新鮮血液高學(xué)歷檔案管理專業(yè)學(xué)生處理學(xué)生檔案,但仍然存在較多學(xué)歷不高、年齡偏大的檔案管理人員,這些人員并沒有接受系統(tǒng)正規(guī)的檔案管理培訓(xùn),專業(yè)知識(shí)和實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)不足,導(dǎo)致學(xué)生檔案管理工作的進(jìn)行十分困難。并且,部分高校引進(jìn)先進(jìn)的信息設(shè)備技術(shù)進(jìn)行學(xué)生檔案管理,部分工作人員在新設(shè)備的使用下能力欠缺,無法應(yīng)對(duì)時(shí)下日新月異變化的信息技術(shù),甚至部分工作人員思想守舊、與其他部門溝通欠缺,不注重創(chuàng)新和學(xué)生檔案工作的思考,這顯然不適合社會(huì)發(fā)展的需求,缺乏應(yīng)變能力,無法在使用學(xué)生檔案時(shí)展現(xiàn)有效服務(wù)。
1.加強(qiáng)對(duì)于檔案管理的重視程度
規(guī)范的檔案制度,需要從思想意識(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理的觀念,了解學(xué)生檔案管理對(duì)于教學(xué)工作的作用,無論是高職學(xué)院的學(xué)生還是教師,都應(yīng)該意識(shí)到檔案管理的重要性,了解檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí),建立完善的激勵(lì)機(jī)制和評(píng)價(jià)系統(tǒng),在新生入校時(shí)做起,調(diào)動(dòng)學(xué)生積極性,針對(duì)檔案管理源頭進(jìn)行配合,針對(duì)學(xué)校其他部門進(jìn)行宣傳,加強(qiáng)學(xué)校對(duì)檔案管理的重視程度,避免各部門學(xué)生檔案管理工作相互推諉,從而積極配合檔案管理工作,有力推動(dòng)學(xué)生檔案管理進(jìn)入規(guī)范化管理流程。
2.做好信息化建設(shè)工作
傳統(tǒng)的學(xué)生檔案管理對(duì)設(shè)備使用和檔案信息整理能力要求并不高,但在新型互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代,檔案的管理工作進(jìn)入十分復(fù)雜的局面,需要借助計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用,彌補(bǔ)手動(dòng)管理和紙質(zhì)檔案的缺陷,節(jié)約各項(xiàng)管理成本,提高管理效率,優(yōu)化學(xué)生檔案管理流程。只有合理針對(duì)學(xué)校學(xué)生檔案管理匹配合適的設(shè)備,才能進(jìn)行進(jìn)一步的規(guī)范化,同時(shí)要打破傳統(tǒng)手段的錄入和檢索,在工作中注重各部門的溝通,重視紙質(zhì)檔案和電子檔案共存,才能保證一方出現(xiàn)紕漏時(shí),另一方能及時(shí)補(bǔ)救,促進(jìn)檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)。
3.加強(qiáng)檔案人員的培訓(xùn)
高職院校學(xué)生檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)直接影響工作的效率,在信息技術(shù)背景下,高職院校的學(xué)生檔案管理工作人員需要熟悉現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)軟件硬件方面的操作,并且要樹立良好的職業(yè)道德素養(yǎng)。第一,要配備專業(yè)人員,并將學(xué)生檔案管理納入考核制度,設(shè)立資源數(shù)據(jù)庫(kù),做好數(shù)據(jù)庫(kù)的開發(fā)和利用,規(guī)范電子檔案的收集到利用過程,建設(shè)智慧校園。第二,要提高工作人員的服務(wù)意識(shí),調(diào)整工作作風(fēng),樹立愛崗敬業(yè)優(yōu)良工作品質(zhì),為全校師生提供優(yōu)秀的服務(wù)。第三,成立綜合數(shù)字檔案室,利用數(shù)字化對(duì)檔案進(jìn)行有效監(jiān)督和保管,保證電子檔案的完整有效和真實(shí)。第四,要對(duì)部分管理人員進(jìn)行工作培訓(xùn),定期對(duì)管理工作引入新型的思維,了解最新的消息,讓工作人員的思維也能走在管理前端,并結(jié)合自己的思維提出建議,有效促進(jìn)工作的進(jìn)行。
高職院校的檔案管理由于屬于學(xué)校基礎(chǔ)工作,對(duì)學(xué)校的管理具有促進(jìn)和推動(dòng)作用,因此逐漸受到了學(xué)校的重視。但由于管理工作的滯后,導(dǎo)致學(xué)生檔案管理存在著一些問題,高職院校并沒有建立十分完善的管理機(jī)制去改善或者協(xié)調(diào)發(fā)展,這需要高職院校盡快轉(zhuǎn)變思維模式,采取相應(yīng)措施,運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù),優(yōu)化學(xué)生檔案管理過程,以便更好整合學(xué)生檔案管理系統(tǒng)。