邵瓊

【摘 要】隨著高校經(jīng)費規(guī)模的日益增長，不少高校為解決報銷難問題，在信息化的背景下逐步推出了網(wǎng)上自助報銷模式。論文通過結(jié)合自身高校財務(wù)工作經(jīng)驗，從填報、審核及溝通這三個角度分析現(xiàn)有網(wǎng)上自助報銷模式存在的問題及其原因，并提出相關(guān)思考。

【Abstract】With the increasing expense scale of colleges and universities， in order to solve the difficult problem of reimbursement， many colleges and universities have gradually launched the online self-service reimbursement mode under the background of informatization. Based on the financial work experience of colleges and universities， this paper analyzes the problems and causes of the existing online self-service reimbursement mode from the three perspectives of filling， auditing and communication， and puts forward relevant thoughts.

【關(guān)鍵詞】信息化;高校;網(wǎng)上自助報銷

【Keywords】informatization; colleges and universities; online self-service reimbursement

【中圖分類號】G647? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號】1673-1069（2019）11-0070-02

1 引言

近年來，隨著高等教育事業(yè)的高速發(fā)展，高校經(jīng)費呈現(xiàn)出規(guī)模日益增長、來源日益多元化的現(xiàn)象，為應(yīng)對“取號難、排隊時間長、報銷量有限”等報銷難情況，高校結(jié)合信息化手段推出了網(wǎng)上自助報銷模式，該模式在一定程度上緩解了報銷難問題，但同時表現(xiàn)出了不少問題。財務(wù)報銷作為高校財務(wù)管理極其重要的一部分，為提升財務(wù)報銷效率、提高財務(wù)服務(wù)水平，改善現(xiàn)有模式，以便更好地適應(yīng)高校財務(wù)發(fā)展已迫在眉睫。

2 信息化背景下高校網(wǎng)上自助報銷現(xiàn)狀

網(wǎng)上自助報銷是基于網(wǎng)絡(luò)信息化平臺建設(shè)的報銷模式，這種模式的產(chǎn)生來自于國家“互聯(lián)網(wǎng)+教育”理念的提出。

現(xiàn)有網(wǎng)上自助報銷模式的流程大致可按人員身份分為兩大部分：第一部分人員身份為報銷人員，其所負責的內(nèi)容包括整理并填報單據(jù)、打印報銷單，提交負責人審批及投遞單據(jù);第二部分人員身份為財務(wù)人員，其所負責的內(nèi)容包括審核單據(jù)、溝通反饋、賬務(wù)處理及結(jié)算付款，該流程具體如圖1所示。

3 網(wǎng)上自助報銷模式存在的問題及其原因分析

3.1 填報審批時師生與財務(wù)人員之間信息不對稱

因高校財務(wù)報銷所涉及的內(nèi)容較多且復雜，不同來源和性質(zhì)的經(jīng)費有不同的管理方法和報銷要求，財務(wù)人員所具備的財務(wù)政策知識與報銷人員之間往往呈現(xiàn)出較高程度的不對稱性。這一方面是由于報銷人員大多是教學科研人員，他們往往不具備專業(yè)的財務(wù)知識，且不太會密切關(guān)注學校財務(wù)報銷方面的政策制度，只是被動接受財務(wù)人員所指出的報銷問題。另一方面也是由于學校政策須跟隨財政政策的更新而更新，造成報銷人員有種政策頻繁變化無法適應(yīng)的感覺。以上兩方面的因素均造成兩者之間的信息不對稱，導致報銷無法一次順利完成。

3.2 審核時未真正實現(xiàn)“最多跑一次”

按照目前的網(wǎng)上自助報銷流程，財務(wù)人員只有在報銷人員向財務(wù)處投遞成功報銷單后才會進入審核流程，對于有問題的報銷單，溝通反饋的壓力往往會積聚在報銷流程的后半段，且需要通過電話、短信等方式通知報銷人員前來計財處辦理，導致相關(guān)有問題的業(yè)務(wù)仍然未實現(xiàn)“最多跑一次”的設(shè)想[1]。

3.3 溝通反饋時信息傳遞滯后失實

報銷人員成功投遞報銷單據(jù)后，雖然能夠通過電腦端、手機移動端等系統(tǒng)實時查看，但對于已提交未制單的業(yè)務(wù)，其無法主動查看單據(jù)所處的狀態(tài)，包括是否已分單、審核以及所存在的問題，只能被動等待財務(wù)人員的通知。同時，因為實際情況的復雜性，很多報銷人員往往并不是相關(guān)業(yè)務(wù)的實際經(jīng)手人，導致財務(wù)人員在與報銷人員溝通時往往無法準確了解相關(guān)信息，且由于財務(wù)報銷政策的復雜性，報銷人員在與業(yè)務(wù)經(jīng)手人傳遞報銷信息時，往往也會出現(xiàn)偏差，進而導致信息部分失實。

4 關(guān)于改善網(wǎng)上自助報銷模式的思考

4.1 普及財務(wù)知識降低信息不對稱性

財務(wù)處可通過相關(guān)措施向報銷人員普及財務(wù)知識，以降低雙方之間的信息不對稱性，具體包括：①針對目前已有的涉及財務(wù)方面的政策，可從專業(yè)角度進行解讀，以此提醒報銷人員在辦理業(yè)務(wù)時所要關(guān)注的財務(wù)要點;②定期總結(jié)報銷所遇到的普遍性問題，形成問題集，可公布在財務(wù)處官網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)平臺，方便報銷人員有針對性地了解一般報銷業(yè)務(wù)，提高報銷成功率;③可提供具有針對性的財務(wù)講解服務(wù)，如為各學院部門的外事秘書提供因公出國（境）方面的財務(wù)講解服務(wù)，為剛進校的科研人員提供科研經(jīng)費使用方面的財務(wù)講解服務(wù)，為各學院的學生秘書提供關(guān)于學生經(jīng)費使用方面的財務(wù)講解服務(wù)等。

4.2 實現(xiàn)線上負責人審批及財務(wù)審核

可將電子簽名技術(shù)、圖片上傳功能等內(nèi)置到現(xiàn)有的網(wǎng)上自助報銷系統(tǒng)中，以此實現(xiàn)線上的負責人審批及財務(wù)審核。具體操作如下，報銷人提前將整理粘貼好的票據(jù)上傳至系統(tǒng)中，系統(tǒng)按照報銷人選擇的經(jīng)費項目自動流轉(zhuǎn)到審批人處，審批人可查看單據(jù)及通過電子簽名技術(shù)實現(xiàn)網(wǎng)上審批，審批人審批完成后，系統(tǒng)可自動流轉(zhuǎn)到財務(wù)審核處，由財務(wù)對該報銷單在網(wǎng)上審核，如果發(fā)現(xiàn)材料缺失或是存在問題，可直接通過系統(tǒng)退給報銷人，報銷人在接到退單后可直接查看財務(wù)對該報銷單據(jù)提出的問題，其在補充完材料后可繼續(xù)提交該業(yè)務(wù)。如果財務(wù)通過審核，報銷人可于預(yù)約期限內(nèi)向該財務(wù)審核人員遞交原始紙質(zhì)材料，待財務(wù)人員審核該紙質(zhì)材料與網(wǎng)上提交材料一致后，即可完成賬務(wù)處理。

4.3 提升財務(wù)人員知識儲備及專業(yè)能力

要真正有效提高報銷效率，提升財務(wù)人員的知識儲備及專業(yè)能力是必不可少的。具體包括：①及時對國家、學校出臺的相關(guān)政策及文件進行財務(wù)解讀，以便財務(wù)人員能夠了解、掌握政策的相關(guān)要求及精神;②定期組織分享不同崗位的人員對于財務(wù)軟件的認識與運用，以便能夠從更加全面的角度來認識和掌握財務(wù)軟件的不同功用;③定期組織財務(wù)人員外出接受培訓，以便加強不同院校之間的財務(wù)溝通交流;④加強會計人員的職業(yè)道德培養(yǎng)，形成良好的職業(yè)道德素養(yǎng)。

【參考文獻】

【1】彭霞.信息化背景下高校財務(wù)報銷流程優(yōu)化建議[J].管理天地，2016（5）：35-36.