陳娜萍　王雙喜

[摘? ? ? ? ? ?要]? 采購項(xiàng)目化管理平臺是一個(gè)多部門充分參與的開放性大系統(tǒng)，平臺整合項(xiàng)目立項(xiàng)、采購計(jì)劃申報(bào)、 采購執(zhí)行、合同簽署、驗(yàn)收、資金支付、檔案管理、評價(jià)反饋以及數(shù)據(jù)分析統(tǒng)計(jì)等功能，通過平臺將采購涉及的各部門之間的業(yè)務(wù)流程打通，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化采購資源共享，節(jié)約采購成本的同時(shí)，提高采購效率和監(jiān)督力度。

[關(guān)? ? 鍵? ?詞]? 高校采購;項(xiàng)目化管理;平臺設(shè)計(jì)

[中圖分類號]? G717? ? ? ? ? ? ? ? ? ?[文獻(xiàn)標(biāo)志碼]? A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? [文章編號]? 2096-0603（2019）36-0001-03

隨著國家和政府對高校投入的不斷增加以及高校自身建設(shè)投入的不斷加大，高校采購活動越來越頻繁，采購規(guī)模也隨之增大。高校采購項(xiàng)目的特點(diǎn)是品種多、采購形式多樣，部分大型設(shè)備量少價(jià)高，采購過程繁雜，而高校采購管理模式往往達(dá)不到學(xué)校的管理要求。以廈門地區(qū)高校為例，目前這些高校的采購管理工作模式主要是依托辦公平臺的部分表單輔助手工模式，即在項(xiàng)目立項(xiàng)、采購申請、合同審批、資產(chǎn)驗(yàn)收等環(huán)節(jié)通過各自獨(dú)立的OA工作流程工作，輔助人工管理加紙質(zhì)保存材料。這種管理模式在管理過程中經(jīng)常會因?yàn)槟承┮蛩囟绊懖少徆ぷ餍省Ｖ饕嬖谝韵聠栴}：（1）使用紙質(zhì)材料的方式進(jìn)行采購過程的信息記錄，這些信息不易保存，容易丟失，不利于查找，很大程度上降低了招標(biāo)采購管理工作的效率;（2）采購工作往往涉及學(xué)校中的多個(gè)部門，不論是獨(dú)立運(yùn)作的OA工作流程還是手工管理模式，部門之間的信息溝通很不流暢，無法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，甚至有時(shí)還會產(chǎn)生錯(cuò)漏，影響招標(biāo)采購工作的完成質(zhì)量;（3）不能及時(shí)、有效地進(jìn)行監(jiān)督，容易滋生腐敗。

目前，國內(nèi)許多高校已經(jīng)搭建了采購管理系統(tǒng)，并通過在系統(tǒng)上不斷擴(kuò)展功能和優(yōu)化流程，實(shí)現(xiàn)學(xué)校采購工作的管理目標(biāo)。但是因?yàn)楦鞲咝Ｋ幍赜?、發(fā)展階段、發(fā)展規(guī)模以及管理要求不同，在采購管理工作流程細(xì)節(jié)方面存在差異，至今沒有一套普遍適用的高校采購管理系統(tǒng)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)引入采購管理中，建構(gòu)一套具有較高起點(diǎn)、適應(yīng)新需求、體現(xiàn)高校辦學(xué)特色的采購管理系統(tǒng)，可以有效地提高采購工作的質(zhì)量和效率，實(shí)現(xiàn)全程監(jiān)督。

一、平臺設(shè)計(jì)的總體思路

高校采購項(xiàng)目化管理平臺是一個(gè)集使用部門、財(cái)務(wù)部門、采購部門、驗(yàn)收部門、監(jiān)督部門等多部門充分參與的開放性大系統(tǒng)，業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)涉及立項(xiàng)審批、采購計(jì)劃申報(bào)、采購執(zhí)行、合同簽署、驗(yàn)收、支付、歸檔、評價(jià)反饋、數(shù)據(jù)分析統(tǒng)計(jì)、監(jiān)督檢查等。由此可見，本項(xiàng)目是一個(gè)綜合復(fù)雜的采購平臺，在設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)堅(jiān)持“統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、聯(lián)合建設(shè)、分步實(shí)施、資源共享”的指導(dǎo)思想[1]，并遵循以下幾個(gè)原則：（1）提高監(jiān)督部門在采購過程中的全程監(jiān)督地位，強(qiáng)化監(jiān)督力度。（2）提高系統(tǒng)的信息安全性，強(qiáng)化系統(tǒng)入侵防范和信息安全。（3）采購事務(wù)處理采用工作流控制方式，并可撤銷實(shí)現(xiàn)回退操作，動態(tài)建立系統(tǒng)事務(wù)處理的工作日志。（4）系統(tǒng)支持多角色創(chuàng)建和權(quán)限定義，進(jìn)行嚴(yán)格的權(quán)限功能管理。（5）數(shù)據(jù)創(chuàng)建確保獨(dú)立性、唯一性和繼承性，采購業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)支持采購計(jì)劃、采購任務(wù)、采購項(xiàng)目、采購合同的多對多關(guān)系。

根據(jù)流程圖進(jìn)行系統(tǒng)的總體設(shè)計(jì)，并把系統(tǒng)分成以下十大模塊：工作臺、項(xiàng)目管理、采購管理、合同管理、驗(yàn)收管理、支付管理、檔案管理、評價(jià)管理、報(bào)表管理、監(jiān)督管理。

二、平臺模塊功能概述

高校采購項(xiàng)目化管理平臺的基本需求：通過平臺，用戶可以隨時(shí)了解所提交采購項(xiàng)目的狀態(tài)及相關(guān)操作人員，查看審批狀態(tài)及結(jié)果，及時(shí)了解項(xiàng)目的進(jìn)程，與相關(guān)人員聯(lián)系、溝通，實(shí)現(xiàn)采購流程的透明化，提高工作效率，方便全程監(jiān)督。

各業(yè)務(wù)部門根據(jù)本部門的工作重點(diǎn)和工作任務(wù)提出立項(xiàng)申請，經(jīng)相應(yīng)審批環(huán)節(jié)后確定預(yù)算項(xiàng)目。財(cái)務(wù)部門根據(jù)下達(dá)的預(yù)算計(jì)劃，將所有預(yù)算項(xiàng)目基礎(chǔ)信息導(dǎo)入平臺;使用部門經(jīng)辦人在前期充分調(diào)研和論證的基礎(chǔ)上，按照預(yù)算項(xiàng)目提交采購計(jì)劃申請，填寫采購計(jì)劃清單后，進(jìn)入審批環(huán)節(jié)，按照預(yù)先設(shè)定的工作流程和條件，提交相關(guān)部門相應(yīng)人員進(jìn)行在線審批處理;之后進(jìn)入項(xiàng)目執(zhí)行環(huán)節(jié)，根據(jù)采購項(xiàng)目品類和預(yù)算金額分別進(jìn)入部門自行采購流程或者統(tǒng)一招標(biāo)采購流程執(zhí)行采購;采購結(jié)果確認(rèn)后，進(jìn)入合同、驗(yàn)收、支付等環(huán)節(jié)，完成采購。

（一）工作臺

智能的工作助理，功能包括各種提醒和預(yù)警，輔助用戶更加條理、科學(xué)地分配時(shí)間，安排和推進(jìn)工作。每種角色都有單獨(dú)的工作臺功能組件，用戶登錄系統(tǒng)后只能看到和使用自己的角色對應(yīng)的工作臺。

（二）項(xiàng)目管理

該模塊實(shí)現(xiàn)從立項(xiàng)申請、立項(xiàng)論證、上會決策、項(xiàng)目變更的全過程管控。根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型、不同預(yù)算金額設(shè)定不同的審批流程。

（三）采購管理

實(shí)現(xiàn)從采購計(jì)劃申報(bào)、采購申請及審批、采購執(zhí)行（確定采購方式與代理機(jī)構(gòu)、招標(biāo)文件審核、采購結(jié)果確定）的全過程管控。根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型、不同金額設(shè)定不同的審批流程，同步關(guān)聯(lián)項(xiàng)目管理的相關(guān)信息。

（四）合同管理

采購結(jié)果確認(rèn)后，由使用部門經(jīng)辦人根據(jù)招投標(biāo)文件和學(xué)校合同范本，起草合同初稿，區(qū)分不同合同類型，按照設(shè)定的合同審批流程，由不同部門層層把關(guān)合同審批管理流程。

（五）驗(yàn)收管理

關(guān)聯(lián)合同管理模塊。合同簽訂后，供應(yīng)商按合同條款發(fā)貨，使用部門收到貨物按合同供貨清單清點(diǎn)無誤并完成測試后，由使用部門經(jīng)辦人在該模塊中選擇需要驗(yàn)收的相應(yīng)合同，提交驗(yàn)收申請，區(qū)分不同合同金額和合同類別，按照不同的驗(yàn)收流程執(zhí)行。

（六）支付管理

銜接合同管理和驗(yàn)收管理模塊。采購合同簽訂后，按照合同約定的付款方式，在本模塊的結(jié)算欄登記付款的金額和時(shí)間、付款方式、付款次數(shù)等重要信息，其中最后一筆付款與驗(yàn)收管理模塊關(guān)聯(lián)。等到實(shí)際報(bào)銷時(shí)財(cái)務(wù)人員審核系統(tǒng)上登記的信息和報(bào)銷提供的報(bào)銷單、票據(jù)等的一致性后方可辦理付款。

（七）檔案管理

本模塊將整個(gè)項(xiàng)目的階段標(biāo)志性文檔，根據(jù)采購流程順序，按標(biāo)準(zhǔn)格式進(jìn)行歸檔。采購經(jīng)辦人在檔案管理模塊中選定已驗(yàn)收的項(xiàng)目，并勾選需要提交歸檔的資料。歸檔過程按照“系統(tǒng)沉淀—手工錄入—審核—進(jìn)入檔案庫”的流程進(jìn)行。采購檔案信息庫建立后，支持按項(xiàng)目、時(shí)間、業(yè)務(wù)部門、中標(biāo)單位等方式查詢。采購檔案支持按時(shí)間、按項(xiàng)目導(dǎo)出Excel表格[2]。

（八）評價(jià)管理

該模塊包括供應(yīng)商評價(jià)、采購代理機(jī)構(gòu)評價(jià)、采購項(xiàng)目質(zhì)量評價(jià)等。采購項(xiàng)目完成后，使用部門經(jīng)辦人填寫供應(yīng)商評價(jià)表、采購代理機(jī)構(gòu)評價(jià)表和采購項(xiàng)目質(zhì)量評價(jià)表;采購經(jīng)辦人填寫采購代理機(jī)構(gòu)評價(jià)表。還可以考慮增加相關(guān)職能部門對采購項(xiàng)目的使用率及使用效益進(jìn)行評價(jià)。

（九）報(bào)表管理

該模塊包含各種報(bào)表的查詢、導(dǎo)出、打印等功能。為了滿足不同的需求，可以通過自定義報(bào)表選項(xiàng)，制作表格所需內(nèi)容形成自定義表格。

（十）監(jiān)督管理

系統(tǒng)專門為紀(jì)檢、監(jiān)察、審計(jì)等監(jiān)督部門提供監(jiān)督模塊，監(jiān)督人員登錄后可以隨時(shí)抽查采購各環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況，由此加大監(jiān)督力度，擴(kuò)大監(jiān)督范圍，更有效地規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)[3]。

三、主要功能模塊的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

（一）項(xiàng)目管理模塊

學(xué)校各業(yè)務(wù)部門根據(jù)本部門的工作重點(diǎn)和工作任務(wù)，在對項(xiàng)目的必要性、可行性、預(yù)期效益實(shí)施的能力與條件進(jìn)行可行性論證的基礎(chǔ)上提出立項(xiàng)申請，依據(jù)項(xiàng)目屬性報(bào)歸口管理部門進(jìn)行初審、排序，匯總至財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門組織校內(nèi)外專家進(jìn)行立項(xiàng)論證，結(jié)合專家意見并根據(jù)年度預(yù)算安排向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)提出立項(xiàng)建議。預(yù)算項(xiàng)目經(jīng)黨委會或校長辦公會審定后，根據(jù)經(jīng)費(fèi)渠道不同，由財(cái)務(wù)部門報(bào)經(jīng)費(fèi)主管部門審批。財(cái)務(wù)部門按照預(yù)算批復(fù)結(jié)果導(dǎo)入預(yù)算項(xiàng)目信息。預(yù)算批復(fù)后，因?qū)嶋H情況變化，使用部門提出預(yù)算變更，原則上要經(jīng)過原論證專家小組同意后報(bào)財(cái)務(wù)部門審核，最終由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)會議研究確定方能變更。

（二）采購管理模塊

1.采購計(jì)劃階段

使用部門根據(jù)預(yù)算下達(dá)情況，選擇一個(gè)預(yù)算項(xiàng)目，填寫采購計(jì)劃清單，采購計(jì)劃經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)及經(jīng)費(fèi)審批人批準(zhǔn)后，10萬元（含）以上的項(xiàng)目還要使用部門分管校領(lǐng)導(dǎo)審批;采購部門經(jīng)辦人提取需審批的采購計(jì)劃，查看采購計(jì)劃清單，若采購計(jì)劃清單不符合要求，則審批不通過，采購計(jì)劃退回至提交部門重新申請;若符合要求，采購部門根據(jù)當(dāng)年政府采購目錄及限額標(biāo)準(zhǔn)，確定采購項(xiàng)目和組織形式（政府分散采購、政府大宗采購、自行委托招標(biāo)、部門自行采購），經(jīng)采購部門領(lǐng)導(dǎo)審批后，進(jìn)入采購執(zhí)行階段。（見圖1）

2.采購執(zhí)行階段

按照采購項(xiàng)目，使用部門經(jīng)辦人上傳需求文件（非標(biāo)準(zhǔn)大宗貨物上傳采購說明）和《采購項(xiàng)目論證意見表》，簽署廉潔承諾書，如需要采用政府規(guī)定之外或者學(xué)校采購辦法規(guī)定之外的采購方式，需事先經(jīng)過特殊采購方式審批后方可執(zhí)行下一步采購程序。

政府分散采購、自行委托招標(biāo)和校內(nèi)自主招標(biāo)均屬于采購部門統(tǒng)一招標(biāo)采購，其中政府分散采購提示由使用部門經(jīng)辦人到福建省政府采購網(wǎng)上公開信息系統(tǒng)辦理，由采購經(jīng)辦人根據(jù)系統(tǒng)時(shí)間節(jié)點(diǎn)填報(bào)代理機(jī)構(gòu)信息、采購方式，上傳標(biāo)書、公告情況、中標(biāo)結(jié)果等;屬于自行委托招標(biāo)項(xiàng)目，由采購經(jīng)辦人隨機(jī)抽取代理機(jī)構(gòu)，選擇合適的采購方式，上傳標(biāo)書、公告情況、中標(biāo)結(jié)果等，在招標(biāo)文件確認(rèn)和采購結(jié)果確認(rèn)環(huán)節(jié)需要相關(guān)審批步驟;屬于大宗貨物政府采購，由采購經(jīng)辦人填寫主管部門報(bào)批情況和送貨時(shí)間，通知使用部門經(jīng)辦人處理;屬于部門自行采購項(xiàng)目，由使用部門辦理，其中1萬元（含）以上需上傳《部門自行采購評審報(bào)告》和報(bào)價(jià)材料。（見文末圖2）

（三）合同管理模塊

采購結(jié)果確認(rèn)后，由使用部門經(jīng)辦人根據(jù)招投標(biāo)文件和學(xué)校合同范本，起草合同初稿，發(fā)起合同審批流程。屬于部門自行采購項(xiàng)目，經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人、采購經(jīng)辦人、使用部門分管校領(lǐng)導(dǎo)審批后，通知辦公室印章管理員，合同簽訂后，系統(tǒng)自動形成合同編號，使用部門經(jīng)辦人上傳合同掃描件存檔;屬于統(tǒng)一招標(biāo)采購項(xiàng)目，經(jīng)采購經(jīng)辦人、使用部門負(fù)責(zé)人、采購部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)與資產(chǎn)管理處審核。其中100萬元以下合同，由采購部門分管校領(lǐng)導(dǎo)審批簽訂;100萬元（含）以上合同，由學(xué)院法律顧問審核后，交由采購部門分管校領(lǐng)導(dǎo)和法定代表人審批后，通知辦公室印章管理員，合同簽訂后，系統(tǒng)自動形成合同編號，使用部門經(jīng)辦人上傳合同掃描件存檔。

（四）驗(yàn)收管理模塊

1.合同金額≤10萬元的，使用部門自行驗(yàn)收

使用部門經(jīng)辦人發(fā)起驗(yàn)收申請，轉(zhuǎn)至使用部門資產(chǎn)管理員，由其組織使用部門負(fù)責(zé)人和經(jīng)辦人進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收完成后，由使用部門資產(chǎn)管理員填寫驗(yàn)收意見，經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人和使用部門經(jīng)辦人會簽后，系統(tǒng)自動發(fā)至驗(yàn)收主管部門和采購部門備案。

2.合同金額>10萬元的，由驗(yàn)收主管部門組織驗(yàn)收

使用部門經(jīng)辦人發(fā)起驗(yàn)收申請，驗(yàn)收申請轉(zhuǎn)至使用部門資產(chǎn)管理員，確認(rèn)后交驗(yàn)收主管部門。驗(yàn)收主管部門組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收完成后，由驗(yàn)收主管部門填寫驗(yàn)收意見，使用部門經(jīng)辦人、使用部門資產(chǎn)管理員、使用部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員會簽后系統(tǒng)存檔備案。

四、結(jié)語

綜上所述，信息化系統(tǒng)的開發(fā)建立涵蓋學(xué)校采購項(xiàng)目建設(shè)全過程、全流程控制的采購一體化管理平臺，通過系統(tǒng)設(shè)置業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)步驟、審批權(quán)限、控制標(biāo)準(zhǔn)、工作規(guī)范、風(fēng)險(xiǎn)防范等內(nèi)容，完善整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)的管理流程。結(jié)合內(nèi)控建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)控制，通過系統(tǒng)設(shè)置風(fēng)險(xiǎn)防火墻，自動監(jiān)控預(yù)警，對項(xiàng)目建設(shè)實(shí)行綜合評估，對實(shí)施進(jìn)度、完工情況實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)分析，有利于進(jìn)一步提高采購業(yè)務(wù)的工作效率，真正體現(xiàn)高校采購工作的公開、公平、公正。在平臺建設(shè)過程中我們還要注重對采購業(yè)務(wù)的進(jìn)一步優(yōu)化和探索，不斷完善高校的采購管理工作，為高等教育的發(fā)展提供有力的支撐。

參考文獻(xiàn)：

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◎編輯 馮永霞