徐宏波

摘 要 在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案是需要進(jìn)行手工書(shū)寫(xiě)的并以紙質(zhì)形式存在。但由于社會(huì)的不斷發(fā)展，媒體信息的更新率也較快，同時(shí)檔案文件也在與日俱增。但是對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理方式來(lái)說(shuō)是無(wú)法承擔(dān)這么大的工作量的。但由于電子檔案的管理模式出現(xiàn)，使對(duì)于檔案信息量的壓力得到了顯著的緩解，并隨著社會(huì)的發(fā)展還會(huì)漸漸取代傳統(tǒng)的檔案管理模式?？墒窃谑褂秒娮訖n案的同時(shí)也存在著一定的風(fēng)險(xiǎn)和隱患，所以我們?cè)谑褂弥幸惨⒁鈱?duì)其的防范措施。

關(guān)鍵詞 電子檔案 現(xiàn)狀 管理 應(yīng)用

中圖分類(lèi)號(hào)：G253 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

1電子檔案管理的現(xiàn)狀

由于電子檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，使各個(gè)單位的檔案數(shù)量都在逐漸增加，而面對(duì)與日俱增的檔案文件時(shí)，傳統(tǒng)的檔案模式必定無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前的檔案管理工作。

檔案管理工作并不是只要簡(jiǎn)單的填上資料，然后保存在檔案室就可以了。其實(shí)整個(gè)的工作流程相當(dāng)復(fù)雜。所以面對(duì)巨大的檔案數(shù)量，只能利用電子檔案的管理模式進(jìn)行工作。

由于檔案的重要性，所以在檔案管理工作中一定要一絲不茍，決不可出現(xiàn)問(wèn)題。對(duì)每一個(gè)單位來(lái)說(shuō)，檔案管理工作都是相當(dāng)重要的，所以電子檔案管理模式會(huì)逐漸成為檔案管理工作中的重要模式。同時(shí)對(duì)于電子檔案管理模式需要員工具有一定的專(zhuān)業(yè)技術(shù)，否則會(huì)無(wú)法勝任此項(xiàng)工作。

2確保電子檔案信息的原始性

在當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的影響下，電子檔案離不開(kāi)網(wǎng)絡(luò)，電子檔案的存在和發(fā)展需要網(wǎng)絡(luò)給予支撐，同時(shí)也離不開(kāi)科學(xué)技術(shù)的支持。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中一些病毒的侵入，在這種網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，就要保證電子檔案的原始性，使其原有的檔案信息不會(huì)被破壞，對(duì)比較特殊的電子檔案，要確保原有的電子檔案信息的真實(shí)性，以防止出現(xiàn)電子檔案信息失真的情況。為了確保電子檔案信息的原始性，要轉(zhuǎn)變電子檔案的儲(chǔ)存方式，利用紙質(zhì)的方式保存電子檔案原始信息。

3采用先進(jìn)的電子檔案管理軟件

電子檔案與紙質(zhì)檔案在很多地方都有著類(lèi)似的屬性，最大的區(qū)別在于整理的方式與媒介不同。紙質(zhì)檔案是通過(guò)人工手寫(xiě)的方式逐步完成，主要突出的是手寫(xiě)形式，以紙質(zhì)為媒介;而電子檔案則是通過(guò)電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作，主要突出的是電腦形式，以網(wǎng)絡(luò)為媒介。電子檔案的產(chǎn)生和發(fā)展都離不開(kāi)網(wǎng)絡(luò)的變遷，網(wǎng)絡(luò)由最開(kāi)始的聊天、交友、查看信息等基本功能發(fā)展至今擴(kuò)充到了各行各業(yè)的各個(gè)領(lǐng)域，網(wǎng)絡(luò)化實(shí)現(xiàn)了真正的一體化發(fā)展，檔案管理也隨之共同發(fā)展?，F(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)上出現(xiàn)很多種類(lèi)的專(zhuān)業(yè)電子檔案系統(tǒng)，從電子檔案的目錄編制、關(guān)鍵詞設(shè)置、內(nèi)容簡(jiǎn)介、索引等各類(lèi)主題入手，將電子檔案進(jìn)行規(guī)范錄入與編制，從而使電子檔案的查找能夠更便捷，提高電子檔案的利用率，為電子檔案管理人員及利用者帶來(lái)便捷的專(zhuān)業(yè)體驗(yàn)。同時(shí)專(zhuān)業(yè)性的電子檔案軟件也能夠在一定程度上為電子檔案加密，保證電子檔案信息的安全。

4做好電子檔案的安全管理工作

無(wú)論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案，都具有同樣一個(gè)屬性，這就是保密性。電子檔案在分類(lèi)中也包含了普通檔案、機(jī)密檔案、絕密檔案等，即便是普通檔案在多數(shù)情況下都是帶有一定的保密性，會(huì)根據(jù)不同利用者的職務(wù)以及工作進(jìn)行控制利用，采取檔案保密措施，很多時(shí)候都是禁止所有人閱讀，只對(duì)特定人群開(kāi)放的，因此就需要檔案管理工作一定要重視檔案的保密性，保證檔案拿取、錄入等流程中信息的安全。電子檔案以網(wǎng)絡(luò)為依托存在，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行錄入、保存、利用等環(huán)節(jié)操作，就更應(yīng)該注重保密性，做好安全管理工作，以確保檔案內(nèi)所涉及的機(jī)密內(nèi)容安全不泄露。網(wǎng)絡(luò)是一個(gè)整體板塊，在很多領(lǐng)域可以通過(guò)電腦軟件進(jìn)行互通并交換信息，并且網(wǎng)絡(luò)安全也是目前無(wú)法完全解決的問(wèn)題，基于科技之上的安全隱患也是隨時(shí)都有可能成為威脅網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的殺手，面對(duì)這些問(wèn)題，電子檔案管理人員可以采用系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置或者密碼設(shè)置，做好密碼保護(hù)并且及時(shí)根據(jù)網(wǎng)絡(luò)使用情況檢查網(wǎng)絡(luò)相關(guān)軟件是否正常，從根本上解決網(wǎng)絡(luò)安全隱患問(wèn)題。

5確定專(zhuān)人負(fù)責(zé)電子檔案的管理

檔案管理是持續(xù)性很強(qiáng)的工作，工作內(nèi)容枯燥繁雜，需要檔案管理者具有相當(dāng)程度的耐心與細(xì)心，將各類(lèi)檔案材料分類(lèi)整理保管，并隨時(shí)為檔案利用者提供幫助。因此，需要有專(zhuān)職人員負(fù)責(zé)檔案的管理工作。網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代下的電子檔案更需要有專(zhuān)人負(fù)責(zé)。因?yàn)橹挥性谟袑?zhuān)人負(fù)責(zé)的情況下才能更妥善地對(duì)電子檔案進(jìn)行匯總與整理，才能夠?qū)Ｐ闹轮镜靥幚黼娮訖n案的內(nèi)容，保證電子檔案信息的準(zhǔn)確性與實(shí)體的安全性，確保電子檔案的收集、分類(lèi)、整理、歸檔、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)有序開(kāi)展。

6電子檔案如何更好地普及應(yīng)用

對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)小組所制定的各項(xiàng)方案都應(yīng)該積極的采取。因?yàn)殡娮踊芾砟Ｊ绞欠衲軌虺晒Φ年P(guān)鍵就是對(duì)其相關(guān)的管理措施是否到位。而相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)電子檔案工作的管理并制定出相對(duì)規(guī)范的電子檔案管理章程。作為普通的檔案管理人員要做到積極的采取領(lǐng)導(dǎo)所提出的每一項(xiàng)建議，按照領(lǐng)導(dǎo)所指揮的工作方向與政策認(rèn)真按要求完成每一項(xiàng)工作任務(wù)，確保在進(jìn)行工作時(shí)有一絲不茍的敬業(yè)精神與責(zé)任心，才會(huì)使整個(gè)集體工作做得更好。

在檔案工作人員進(jìn)行電子檔案管理工作時(shí)，若要做到提高電子檔案的工作效率，同時(shí)要在工作中不斷紀(jì)積累經(jīng)驗(yàn)，做好電子檔案信息的收集工作，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展。一定要正確的看待檔案管理工作，正視檔案管理工作的重要性，在做好本職工作的基礎(chǔ)上還要看清檔案管理工作對(duì)于全局工作的重要性，這樣也會(huì)為實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展創(chuàng)造了直接有效的條件。

在檔案管理工作的系統(tǒng)建設(shè)中，不可避免的會(huì)遇到一些過(guò)于強(qiáng)調(diào)其單位的特殊性或是管理方式上的嚴(yán)謹(jǐn)性等現(xiàn)象。實(shí)際上這樣無(wú)視標(biāo)準(zhǔn)化的做法或是拒絕采用標(biāo)準(zhǔn)的作法是一定要杜絕的。如果只是依靠相關(guān)的工作經(jīng)驗(yàn)來(lái)進(jìn)行管理檔案的方法即使有效，但是不會(huì)讓更多的人進(jìn)行高效的使用，目前已經(jīng)跟不上社會(huì)發(fā)展的需要了。通過(guò)制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)于電子檔案發(fā)展會(huì)是一種系統(tǒng)性的進(jìn)步，對(duì)于檔案管理的發(fā)展也起著至關(guān)重要的作用。

綜上所述，電子檔案是一種以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為媒介的現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)，是科技與文明共同發(fā)展的結(jié)果，這種顛覆了紙質(zhì)檔案的新形式也讓檔案管理工作進(jìn)入到了一個(gè)新的高度，檔案管理結(jié)合現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，成功地促進(jìn)了電子檔案的管理，讓檔案工作更加便捷，同時(shí)配合合理的電子檔案管理措施與方法，適時(shí)規(guī)避可能出現(xiàn)的問(wèn)題，提高電子檔案的利用率，以展現(xiàn)電子檔案的價(jià)值。