陳思

摘 要：在機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展與管理的過(guò)程中，檔案管理是其中重要的組成部分。隨著我國(guó)電子信息技術(shù)不斷的發(fā)展，以及計(jì)算機(jī)的普及，逐漸被廣泛的運(yùn)用在各個(gè)領(lǐng)域中。尤其是在檔案管理中運(yùn)用電子信息技術(shù)，使得機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)于檔案管理的便捷性更上一層樓。電子信息化的管理模式改善了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理的弊端。利用電子信息技術(shù)將檔案中的文字資料進(jìn)行儲(chǔ)存，實(shí)現(xiàn)了更為便利的管理模式。因此，本文分析了電子信息化管理模式在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中的作用，以期為進(jìn)一步研究提供參考價(jià)值。

關(guān)鍵詞：電子信息化；檔案管理；管理模式

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的管理模式就是將電子信息技術(shù)運(yùn)用在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的管理中，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位現(xiàn)代化管理快速的發(fā)展。相比較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)版文件而言，電子文件具備了快速傳遞與處理的功能，并且在儲(chǔ)存上有著絕對(duì)的優(yōu)勢(shì)。同時(shí)，電子文件不會(huì)受到時(shí)間與空間的限制，實(shí)現(xiàn)文件實(shí)時(shí)的共享，改變了紙質(zhì)版固有模式，實(shí)現(xiàn)了簡(jiǎn)單高效的檔案管理信息化模式。

一、電子信息化管理模式的概述

電子信息化管理模式建立在電子信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位所進(jìn)行的科學(xué)化、信息化的管理模式。檔案管理是機(jī)關(guān)事業(yè)單位利用電子信息技術(shù)手段對(duì)檔案材料進(jìn)行整理儲(chǔ)存，即對(duì)文件、圖紙、報(bào)表等等內(nèi)容。電子信息化的管理模式是一種全新的管理模式，檔案管理模式的操作離不開計(jì)算機(jī)的支持，檔案材料主要以電子文件的形式存在。電子信息化的管理模式秉持著嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)的態(tài)度，收集儲(chǔ)存的檔案信息必須要真實(shí)、精準(zhǔn)。在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上實(shí)施升級(jí)、更新，改善并且建立一個(gè)全新的開放性的檔案管理模式，有效提高檔案管理的工作質(zhì)量和工作效率。

二、電子信息化管理模式在檔案管理中的作用

電子信息化管理模式取代了傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案管理模式，在實(shí)際的工作運(yùn)用中，將圖片、報(bào)表、文字等內(nèi)容利用計(jì)算機(jī)形成數(shù)字記錄的電子文件。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中運(yùn)用電子信息化的管理模式，實(shí)現(xiàn)了快捷性的發(fā)展，促使電子文件具備高效的傳遞性、儲(chǔ)存的安全性、實(shí)時(shí)共享性等特點(diǎn)。電子信息化管理模式的發(fā)展離不開計(jì)算機(jī)的支持，實(shí)現(xiàn)了檔案管理信息化、自動(dòng)化、智能化以及現(xiàn)代化的發(fā)展。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理模式中的具體作用主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

（一）提高檔案管理的工作效率以及質(zhì)量

傳統(tǒng)的檔案管理十分的繁瑣，并且需要大量的人力以及物力，將電子信息化管理模式運(yùn)用在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理中，可以減少中間的人工操作的環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作流程的自動(dòng)化發(fā)展，從而有效的提升了機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的工作效率。在提升了工作效率的同時(shí)保證檔案管理的工作人員有更多的時(shí)間審查檔案材料的真實(shí)性、有效性、價(jià)值性，保證了檔案材料的質(zhì)量。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案資源的實(shí)時(shí)共享

將電子信息化管理模式中的檔案管理模式運(yùn)用在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的現(xiàn)代化管理中，實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代辦公軟件與檔案管理系統(tǒng)兩者的連接，簡(jiǎn)化了檔案管理的流程，實(shí)現(xiàn)了檔案材料從收集到查閱的一體化的發(fā)展，促使檔案資源實(shí)時(shí)共享的發(fā)展。從而使得相關(guān)人員查閱檔案資料的便利性提升，不斷的加強(qiáng)檔案服務(wù)工作的創(chuàng)新。

（三）確保了檔案資源的精準(zhǔn)性

在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，檔案管理工作十分的繁瑣與復(fù)雜，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作涉及到管理、技術(shù)等多個(gè)方面，再通過(guò)人工操作查閱時(shí)，造成了檔案工作人員的工作量大量的增加，浪費(fèi)了查閱的時(shí)間，這種情況下極易出現(xiàn)誤差，降低了工作人員的工作效率。利用現(xiàn)代化的辦公軟件實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)、高效的查閱檔案資料信息，現(xiàn)代化辦公軟件可以為檔案資料的查閱人員提供多種檢索方法，讓檔案的管理人員工作的流程更加的簡(jiǎn)潔、更加的精準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的高效查閱。

（四）延長(zhǎng)檔案資料的儲(chǔ)存時(shí)長(zhǎng)

傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案資料有著固定的儲(chǔ)存時(shí)長(zhǎng)，將電子信息化技術(shù)運(yùn)用在企業(yè)管理中，實(shí)現(xiàn)了檔案資料儲(chǔ)存時(shí)長(zhǎng)的延長(zhǎng)以及安全管理。檔案管理工作一直是企業(yè)發(fā)展過(guò)程中關(guān)鍵的組成部分。由于外界環(huán)境的影響，導(dǎo)致檔案管理工作中檔案資料的缺失、保存不當(dāng)或者丟失的現(xiàn)象屢見不鮮。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案保存加工的環(huán)節(jié)多，導(dǎo)致檔案管理工作繁瑣復(fù)雜，并且還要注重紙質(zhì)版檔案資料的保存。在實(shí)際的檔案管理工作中，由于外界環(huán)境的變化，導(dǎo)致檔案資料發(fā)生損毀，使得檔案資料失真。將電子信息管理模式運(yùn)用在檔案管理中，且實(shí)現(xiàn)了檔案資源從收集到加工一系列工作的安全保護(hù)，將檔案工作人員從繁瑣的工作中解脫出來(lái)，提升檔案工作人員的工作效率，完成檔案工作的加工工作，最終實(shí)現(xiàn)電子檔案資源的保存，有效的避免了因?yàn)橥饨绛h(huán)境導(dǎo)致檔案資料的丟失，提升了檔案儲(chǔ)存的安全性。

三、結(jié)論

隨著電子信息技術(shù)快速的發(fā)展，其不斷的被運(yùn)用在各個(gè)領(lǐng)域的企業(yè)中，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的管理中實(shí)現(xiàn)電子信息化管理模式已經(jīng)成為了時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)。尤其是在機(jī)關(guān)事業(yè)單位重要的組成部分檔案管理部分，運(yùn)用現(xiàn)代化辦公軟件提高了檔案管理工作的工作效率以及工作質(zhì)量，這是企業(yè)的必然選擇。電子信息化管理模式在檔案管理中的具體作用主要體現(xiàn)在提高檔案管理的工作效率以及質(zhì)量、實(shí)現(xiàn)檔案資源的實(shí)時(shí)共享、確保了檔案資源的精準(zhǔn)性、延長(zhǎng)檔案資料的儲(chǔ)存時(shí)長(zhǎng)等等方面，彌補(bǔ)了傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案管理中的不足之處，以期為機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理提供了參考價(jià)值。

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