張運(yùn)武

摘 要：檔案是一種人類可利用可收藏的信息資源，人類的許多實(shí)踐活動以多種形式都記錄在檔案中，從而可以將其作為參考，而基層檔案的管理水平是決定著檔案館能否充分利用檔案。文章主要研究了基層檔案管理工作中存在的問題，并對所出現(xiàn)的問題提出解決對策。

關(guān)鍵詞：基層檔案管理；問題；解決對策

基層檔案管理工作主要有四個方面：1）收集檔案；2）整理檔案；3）檔案的歸檔查找；4）檔案的維護(hù)。基層檔案管理主要由基層單位來完成，這就要求基層單位在管理檔案時科學(xué)合理，擁有強(qiáng)烈的責(zé)任心和管理意識，并且基層單位中應(yīng)該多多培養(yǎng)管理檔案的人才，從而提高管理檔案的能力。以下我們研究基層檔案管理工作中出現(xiàn)的問題及解決對策。

1 基層檔案管理工作中出現(xiàn)的問題

1.1 沒有專職工作人員進(jìn)行檔案管理

基層單位的管理人員很多，但大部分的管理人員都是兼職人員，很少有專職檔案管理人員，而且現(xiàn)有的工作人員也存在著專業(yè)素質(zhì)差或者管理能力低下等現(xiàn)象，許多管理人員是從別的崗位調(diào)來的，這些調(diào)劑過來的人員本來就對檔案管理工作不熟悉，更別提什么分析檔案的水平了，在鎮(zhèn)（鄉(xiāng)）以及村級單位這種情況更加明顯。如果把這些珍貴的材料交到這些人手里，怎么放心。由于此種狀況，專職管理檔案的工作不能長期勝任，因此，對于檔案管理工作不能深入展開。從而在基層檔案管理工作中有很多障礙，比如缺乏專職人才，管理人員沒有強(qiáng)大的管理意識。

1.2 檔案保管基礎(chǔ)設(shè)施不完善

在基層檔案的管理工作中，很多基層部門的檔案室基礎(chǔ)條件差，設(shè)施不完善，檔案柜多年未曾換過，陳舊簡陋，窗戶很少導(dǎo)致通風(fēng)性能不好，防蟲設(shè)施破敗，防霉設(shè)施也不完善，沒有安全措施等。不僅如此，有些因?yàn)闂l件不允許，甚至沒有綜合檔案室，而是和其他辦公室融為一體，這樣不僅會使辦公受到影響，更加不利于檔案管理工作的進(jìn)行。還有些管理室只是個虛名而已，相對于存放檔案，更多的是存放雜物，亂七八糟的東西堆滿檔案室。

1.3 沒有充分重視檔案

在現(xiàn)階段，就我國的情況而言，檔案管理最大的誤區(qū)就是有很多的基層單位沒有給予檔案管理工作足夠的重視，更加嚴(yán)重點(diǎn)可以說是直接忽視檔案管理工作。而出現(xiàn)這種情況的原因就是基層單位態(tài)度不端正，淺顯的認(rèn)為管理檔案就是將混亂的檔案整理，并且按照順序擺放，而這些工作因?yàn)椴恍枰嗟募夹g(shù)含量、比較固定、沒有統(tǒng)一的評價體系，許多人稍加培訓(xùn)就能勝任，，部分工作人員懶散，態(tài)度不端正甚至敷衍，沒有積極的工作心態(tài)，對管理工作漠視使得檔案管理工作的地位逐漸的在下降，如若這種不良風(fēng)氣在公司蔓延并盛行將不利于我國基層單位檔案管理的健康發(fā)展，而且還會造成丟失檔案資料的嚴(yán)重情況。因此，為了有效避免此類情況的發(fā)生，一定要加大工作人員對檔案的重視。

1.4 檔案制度不健全

在管理檔案的過程中，對檔案的收集、保護(hù)、借閱等制度不夠完善。很多雖然已經(jīng)建立了一些管理制度，但是只是徒有形式而沒有內(nèi)容，檔案管理混亂，整理不及時。導(dǎo)致文件大量堆積，甚至有部分文件丟失。借閱檔案有借無還，沒有借閱記錄。

2 解決基層管理工作中出現(xiàn)的問題的對策

2.1 提高檔案管理工作人員的素質(zhì)和工作效率

大多數(shù)進(jìn)行檔案管理工作的人員不是專職人員，因此提高檔案管理工作人員的素質(zhì)，從而提高檔案管理的效率也是一個有效的辦法。要深入開展基層檔案管理工作，首先就要做好檔案管理方案，對于方案中出現(xiàn)的漏洞要及時彌補(bǔ)改善。只有管理人員的素質(zhì)提高了，基層檔案管理工作效率的提高才有希望。

2.2 加大基礎(chǔ)設(shè)施的投入

要想更好的進(jìn)行基層檔案管理工作，則需要在檔案工作上投入，每年對檔案管理需要的經(jīng)費(fèi)做出預(yù)算，主要對以下三方面給予保障，第一，對檔案室里的檔案進(jìn)行維護(hù)，第二，對一些檔案的保護(hù)和搶救，第三，管理檔案的人員的身體健康狀況和檔案信息化建設(shè)?；鶎訂挝恍枰幦∩霞墕挝辉谪斦腿肆Ψ矫娴闹С?，以更加高的標(biāo)準(zhǔn)，更加嚴(yán)格的要求建設(shè)綜合檔案室，購買高質(zhì)量的檔案柜，完善采光和通風(fēng)措施，不僅如此，還要找到有效方法進(jìn)行防蟲防霉工作，防盜也要考慮到。若是更加有條件的單位可以購買電腦、監(jiān)視器、掃描儀、空調(diào)等設(shè)施，從而提高檔案管理信息化的水平，檔案的安全、完好也得到有效保障。

2.3 加大宣傳檔案管理的重要性的力度

我國在管理檔案時，大多數(shù)工作人員對檔案管理不夠重視，我們可以從以下兩個方面來改善這種情況，首先，大力宣傳檔案管理工作的重要性，并且監(jiān)督。我們可以采用多種方式進(jìn)行宣傳，比如電視廣播、微信、微博、期刊雜志等，使得基層單位意識到檔案管理工作的重要性，從而減少檔案的丟失和損壞。其次，不僅要通過媒體進(jìn)行宣傳，國家也可以發(fā)布行政文件來宣傳檔案管理的重要性，還要監(jiān)督基層單位檔案管理工作，從而使其真正理解到檔案管理的重要性。

2.4 加強(qiáng)基層檔案法制建設(shè)

檔案工作人員需要有強(qiáng)烈的思想觀念，依法管理國家檔案事務(wù)，依法維護(hù)檔案安全。1）貫徹《檔案法》，增強(qiáng)社會的檔案意識。2）加強(qiáng)檔案執(zhí)法力度，做到有法必依，執(zhí)法必嚴(yán)，違法必究。3）通過在實(shí)踐過程中遇到的問題來做出修改和完善。4）政府加強(qiáng)管理力度，確保檔案管理工作深入開展。

3 小結(jié)

基層檔案管理工作對我國各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展具有重要意義，因此，一定要搞好基層管理工作，對基層管理工作中出現(xiàn)的缺少專職人員、檔案保管基礎(chǔ)設(shè)施不完善、不夠充分重視檔案、檔案制度不健全等問題進(jìn)行解決，必須提高檔案管理工作人員的素質(zhì)從而實(shí)現(xiàn)工作效率的提高，加大基礎(chǔ)設(shè)施的投入，加大宣傳檔案管理的重要性的力度，使基層檔案管理工作能夠有序的進(jìn)行。

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