孫偉娜

摘 要：在互聯(lián)網(wǎng)技術飛速發(fā)展的今天，很多行業(yè)都開始將信息技術融合到自身的發(fā)展當中，信息技術為傳統(tǒng)行業(yè)帶來了根本性的變革，解放了的勞動力，改變了許多傳統(tǒng)的工作方式，為行業(yè)的發(fā)展帶來了新的機遇。檔案管理工作也不例外，在互聯(lián)網(wǎng)+的背景下，不斷優(yōu)化改革檔案工作的結(jié)構，為檔案管理工作提供了更加便捷的通道。高校檔案管理者也以此為契機，尋找互聯(lián)網(wǎng)信息技術為傳統(tǒng)高校檔案管理工作所帶來的更多的可能性。

關鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+；傳統(tǒng)檔案管理；高校檔案管理

互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展勢頭迅猛，“互聯(lián)網(wǎng)+”則是互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的新業(yè)態(tài)，是傳統(tǒng)互聯(lián)網(wǎng)的升級，引入大數(shù)據(jù)等一系列前沿信息技術，推動“互聯(lián)網(wǎng)+”逐漸趨于成熟。高校檔案管理在新的信息技術發(fā)展的背景下，開始打破傳統(tǒng)的發(fā)展局限，在體系改革上尋求新的轉(zhuǎn)變。因為檔案工作要求有一定的保密性，在傳統(tǒng)的運輸、存儲及加工的過程當中，認為可控性不高，容易出現(xiàn)疏漏，信息技術平臺則能很好地解決這一問題。

1 傳統(tǒng)的高校檔案管理工作的特點

從某種意義上說，高校檔案管理工作為高校有序高效地開展招生、教學、科研等工作提供了保障，也為各項工作的順利進行奠定了基礎。總的來收，傳統(tǒng)的高校檔案管理工作比較耗費人力和物力，主要有以下特點：

1.1 收集工作量大

傳統(tǒng)的高校檔案管理工作從收集開始就面臨著任務重，人力資源配置跟不上的問題。紙質(zhì)化的檔案信息資源的搜集難以做到全面，搜集的工作量是非常大的，從高校的學科建設角度考慮，每一門學科都應該設立專門的學科負責任來進行學科檔案的搜集工作，然而實際情況是，高校通常在檔案管理工作上沒有給出那么豐富的人力資源預算，常常是依靠有限的人力去搜尋盡可能多的學科檔案信息，有時候也難免會出現(xiàn)偏差[1]。

1.2 整理難度大

我們說高校的學科體系比較龐雜，對搜集的大量檔案信息資源的整理也是一個比較棘手的問題，在做分類工作的時候，對有些交叉學科的具體類別難以準確定義，這就是說在進行相應學科檔案整理時，對從事檔案工作人員的專業(yè)素養(yǎng)也是要求極高的。但是，從過去的一些高校的檔案管理工作人員的背景來看，有較高專業(yè)水準的也是很有限的，這說明，高校檔案建設對人才的引進還需要再加大力度。

1.3 存檔過程繁雜

傳統(tǒng)的高校檔案管理工作的存檔過程也是比較繁雜的，紙質(zhì)化的檔案資源的存儲難度大，且到一定時期必須進行復選和剔除，剔除工作的工作量比較大，而且需要在全面分析學科發(fā)展現(xiàn)狀的基礎上，對現(xiàn)存學科檔案再進行整理，最后再進行新的檔案存檔。因為存儲空間的限制，因而在空間規(guī)劃上也是需要花費較大的氣力去研究的。

1.4 檔案的存儲要求高

紙質(zhì)化的檔案信息資源在存儲時對存儲環(huán)境的要求較高，因為紙質(zhì)材料比較脆弱，不易保護，比如火災或者水災等對檔案的傷害有時候是毀滅性的，并且由此造成的損失通常比較慘重，甚至無法挽回，所以高校傳統(tǒng)的檔案管理工作對存儲檔案的環(huán)境也要納入考量的

范圍[2]。

2 “互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的高校檔案管理

隨著現(xiàn)代信息技術的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理工作在逐漸向數(shù)字化轉(zhuǎn)變，有的高校則將兩者進行很好的結(jié)合，取長補短，創(chuàng)造了新環(huán)境下的高校檔案管理工作的有機條件。在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的高校檔案管理工作主要是從以下幾個方面進行建設的：

2.1 建立電子文件管理系統(tǒng)

我們都知道，互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展大致分為三個階段，在web1.0時代，它的服務特征主要表現(xiàn)為單機服務，到了web2.0時代，則開始了雙向服務，那么在web3.0時代則要致力于實現(xiàn)機器來進行語義分析[3]。傳統(tǒng)的高校檔案管理工作基本還處于1.0時代，無法達到讓信息技術手段很好地服務于檔案管理工作。所以，在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，建立屬于高校自己的電子文件管理系統(tǒng)是很有必要的，電子文件管理系統(tǒng)能為高校的檔案管理工作節(jié)省很大的人力和物力，且實現(xiàn)了文檔電子化，也能解決傳統(tǒng)檔案儲存不便的問題。

電子文件管理系統(tǒng)的建立要依據(jù)高校的需求，建立符合本校發(fā)展的系統(tǒng)，在前期的需求分析階段，就要針對各個高校不同的風格，來和有關負責人進行洽談和協(xié)商；在系統(tǒng)的設計階段，則要進一步加強和高校的對接工作，尤其是檔案管理工作者，設計出切實可行的方案；在最后的系統(tǒng)實施階段，也就是在整個系統(tǒng)正式投入使用之前應該加強對系統(tǒng)的反復試驗，找出在實際運行過程的當中存在的種種問題，及時解決，進一步優(yōu)化系統(tǒng)。

2.2 建立數(shù)字化檔案信息資源

傳統(tǒng)的高校檔案管理因為資源載體的限制，因而在發(fā)展上受到了很大的限制，檔案的存在形式較為單一，無論是人事檔案還是學科檔案都相對片面，單一的存在形式也讓檔案失去了一部分的生命力。數(shù)字化信息資源的建立為高校檔案管理工作帶來了歷史性的變革，使得檔案管理工作邁向了新的臺階[4]。

建立數(shù)字化檔案信息資源的首要步驟則是設計屬于自己的信息管理系統(tǒng)，我們前面說了信息系統(tǒng)開發(fā)的步驟，這里就不再贅述；其次，在電子信息系統(tǒng)的基礎上全面實施檔案資源的數(shù)字化，在這個過程當中，系統(tǒng)的權限設置也是需要仔細研究的，系統(tǒng)權限設置體現(xiàn)了整個高校檔案管理的人事配置及相互間的關系，有時候，某些崗位也會有相應的流動性，那么如何在人員變動的情況下，及時收回權限或者變更權限也是值得注意的問題，因為數(shù)字化的信息資源具有整體性、系統(tǒng)性的特點，牽一發(fā)而動全身；最后，在檔案信息系統(tǒng)使用過程中，還應該注意系統(tǒng)的維護，系統(tǒng)在使用過程的當中要及時發(fā)現(xiàn)問題，做好后期的維護工作，數(shù)字化的信息系統(tǒng)為高校的檔案管理工作帶來了很大的便利，一定要注意信息系統(tǒng)的定期的檢修。

3 總結(jié)

高校的檔案管理工作目前正處于轉(zhuǎn)型階段，在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，從傳統(tǒng)向數(shù)字化的過渡首先要從檔案管理工作者的觀念上轉(zhuǎn)變，再著手于具體的實施細節(jié)?；ヂ?lián)網(wǎng)時代帶給我們的不只有機遇，還有更大的挑戰(zhàn)，我們需要在不斷的實踐中充分認識到“互聯(lián)網(wǎng)+”的利弊，從而果斷取舍，在檔案管理工作中，過度數(shù)字化是否真的有利于高校的檔案管理，這一系列問題還有待于進一步的實證檢驗。

參考文獻

[1]劉可.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案管理存在的問題及對策探討[J].科技創(chuàng)新導報，2017，14（12）：182-183.

[2]莫振琳.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校財務檔案信息化管理研究[J].財經(jīng)界（學術版），2017（17）：111.

[3]梁韻.“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下高校檔案信息資源共享的思考[J].城建檔案，2018（07）：99-100.

[4]徐向龍，凌群英.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案O2O服務模式研究[J].銅陵學院學報，2018，17（03）：88-90.