韓英

【摘要】隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制和現(xiàn)代企業(yè)制度的逐漸建立，企業(yè)檔案在企業(yè)的職能活動(dòng)中發(fā)揮的作用愈發(fā)重要。本文重點(diǎn)闡述了企業(yè)檔案的特點(diǎn)，并結(jié)合筆者工作實(shí)踐，進(jìn)而提出了企業(yè)檔案的特殊價(jià)值。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案;企業(yè)文化;特點(diǎn);價(jià)值

企業(yè)檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的各種形式的文件材料。它是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分，是保障權(quán)益、日常業(yè)務(wù)工作的考察、決策研究、編史修志、經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)的重要根據(jù)與原始憑證。同時(shí)也是企業(yè)對(duì)各項(xiàng)工作的歷史見證以及真實(shí)的記錄。

一、企業(yè)檔案的特點(diǎn)

（一）綜合性。企業(yè)檔案為社會(huì)提供服務(wù)和產(chǎn)品活動(dòng)的記錄，是對(duì)各種經(jīng)濟(jì)要素的綜合運(yùn)用，并且也是企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和。縱向看，企業(yè)檔案記錄了企業(yè)成長(zhǎng)的歷程，為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者和其合作方提供了關(guān)于企業(yè)產(chǎn)品、發(fā)展、技術(shù)、經(jīng)濟(jì)等方面可靠信息;橫向看，它能夠反映出全面的企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理信息，是企業(yè)在進(jìn)行各項(xiàng)活動(dòng)比如基建、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、財(cái)務(wù)、設(shè)備等形成的書面材料。

（二）現(xiàn)實(shí)性。企業(yè)檔案是與企業(yè)共同發(fā)展和生存的信息資源，是通過(guò)企業(yè)的產(chǎn)品生產(chǎn)、技術(shù)開發(fā)、市場(chǎng)拓展、經(jīng)營(yíng)管理等逐步形成的，它在企業(yè)的運(yùn)營(yíng)中發(fā)揮著持續(xù)性作用的特征，把企業(yè)的活動(dòng)軌跡詳細(xì)真實(shí)地記錄下來(lái)，這同時(shí)離不開企業(yè)在社會(huì)經(jīng)濟(jì)中的緊密活動(dòng)。企業(yè)檔案在一方面有很重要的使用意義，表現(xiàn)出企業(yè)的現(xiàn)實(shí)利益，比如企業(yè)檔案市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的重要武器是營(yíng)銷檔案，并且技術(shù)檔案也是企業(yè)在進(jìn)行物質(zhì)生產(chǎn)時(shí)的必備因素。在另一方面，企業(yè)檔案在企業(yè)產(chǎn)品的研究開發(fā)、生產(chǎn)銷售中有著密切的聯(lián)系，具有相當(dāng)久遠(yuǎn)的使用價(jià)值和重要作用，如果脫離企業(yè)檔案，企業(yè)的生產(chǎn)則無(wú)法正常運(yùn)行，企業(yè)檔案為企業(yè)營(yíng)造更好的運(yùn)行模式并且創(chuàng)造出更多的價(jià)值，在企業(yè)的各方面包括生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、技術(shù)提高、維護(hù)權(quán)益等都具有重要的意義。

（三）知識(shí)性。企業(yè)檔案具有豐富的內(nèi)容，能夠反映出企業(yè)的經(jīng)營(yíng)者對(duì)客觀事物現(xiàn)象的認(rèn)知度，并且它把企業(yè)的時(shí)間活動(dòng)都記錄下來(lái)，企業(yè)檔案是創(chuàng)建者智慧和行為的總結(jié)。企業(yè)的現(xiàn)狀能夠反映出企業(yè)的歷史進(jìn)程，企業(yè)的今天決定著企業(yè)未來(lái)的發(fā)展，所以所以企業(yè)無(wú)論是在進(jìn)行生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理、開發(fā)等各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)時(shí)，都需要企業(yè)對(duì)自身的條件有著精確的掌控，企業(yè)檔案蘊(yùn)含企業(yè)所需的資料，企業(yè)需要通過(guò)對(duì)歷史總結(jié)獲得經(jīng)驗(yàn)，學(xué)習(xí)和利用有利條件，并且使企業(yè)的經(jīng)營(yíng)者擁有有效的條件，從而幫助企業(yè)不斷發(fā)展壯大。

（四）經(jīng)濟(jì)屬性。企業(yè)通過(guò)企業(yè)檔案的產(chǎn)生、引進(jìn)、形成、開發(fā)伴隨著企業(yè)一系列的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、銷售、預(yù)算等經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的過(guò)程，所展現(xiàn)出的特殊屬性則是企業(yè)的經(jīng)濟(jì)屬性。企業(yè)的經(jīng)濟(jì)屬性決定了企業(yè)檔案的利用價(jià)值、經(jīng)濟(jì)價(jià)值以及保存價(jià)值，使得在企業(yè)的蓬勃發(fā)展中顯現(xiàn)出應(yīng)有的價(jià)值。其經(jīng)濟(jì)屬性還表現(xiàn)在企業(yè)檔案和企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益越來(lái)越密切和直接、企業(yè)檔案是企業(yè)的特殊資產(chǎn)兩個(gè)方面。企業(yè)檔案和企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益密切關(guān)聯(lián)，能夠使企業(yè)產(chǎn)生潛在的生產(chǎn)力，而企業(yè)檔案屬于企業(yè)的特殊資產(chǎn)，它是以有形實(shí)物真實(shí)存在的，是企業(yè)物質(zhì)財(cái)富的重要組成部分，企業(yè)檔案的良好運(yùn)用，能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展提供動(dòng)力，為企業(yè)的壯大提供源泉，幫助企業(yè)經(jīng)營(yíng)者拓寬經(jīng)營(yíng)領(lǐng)域。

二、企業(yè)檔案的價(jià)值

（一）企業(yè)檔案可以維護(hù)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)。企業(yè)檔案能夠把企業(yè)的產(chǎn)品研發(fā)、功能介紹、上市經(jīng)營(yíng)以及知識(shí)產(chǎn)權(quán)等內(nèi)容記錄下來(lái)，也能夠把企業(yè)的研究過(guò)程完整備份，提供重要的依據(jù)。企業(yè)通過(guò)對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的完整記錄，通過(guò)完整有效的檔案信息，能夠在企業(yè)產(chǎn)生關(guān)于商標(biāo)權(quán)、著作權(quán)、專利權(quán)等所有權(quán)糾紛時(shí)提供重要依據(jù)，使得企業(yè)能夠正確應(yīng)對(duì)這類難題，具有優(yōu)勢(shì)地位，將這些證據(jù)提供給法律仲裁機(jī)構(gòu)避免造成無(wú)謂的經(jīng)濟(jì)損失。

（二）企業(yè)檔案可以促進(jìn)企業(yè)文化建設(shè)。企業(yè)檔案包含企業(yè)歷史進(jìn)程的一點(diǎn)一滴，詳細(xì)記錄企業(yè)所有的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，企業(yè)檔案對(duì)于企業(yè)文化建設(shè)中也有著促進(jìn)的作用，具體表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是通過(guò)對(duì)企業(yè)檔案的整理能夠刪減沒有意義的地方，這么做可以幫助企業(yè)建立健康有效的企業(yè)文化，也能夠使得企業(yè)文化的歷史進(jìn)程突出體現(xiàn)。二是對(duì)企業(yè)檔案的完整記錄，能夠有效地將企業(yè)的日常工作進(jìn)行梳理，為企業(yè)的健康發(fā)展提供保障，為企業(yè)文化的發(fā)展提供方向。

（三）企業(yè)檔案可以提高人員分配管理工作效率。企業(yè)檔案的管理在企業(yè)的人力資源管理系統(tǒng)中有著重要的作用，企業(yè)檔案的管理內(nèi)容很多，比如企業(yè)檔案中的人事檔案，它記錄企業(yè)員工在上學(xué)時(shí)的信息，從中學(xué)開始，所有相關(guān)的表格和報(bào)告都能夠在人事檔案信息中體現(xiàn)，員工的證書復(fù)印件、評(píng)定表、考核表、出國(guó)記錄、獎(jiǎng)懲記錄、涉團(tuán)、涉黨政審等相關(guān)材料也都在檔案中得以體現(xiàn)，檔案中包含的所有材料都是企業(yè)員工的個(gè)人經(jīng)歷、榮譽(yù)、個(gè)人能力的體現(xiàn)，為企業(yè)能夠更好地了解員工提供依據(jù)，使得企業(yè)在對(duì)員工的利用上發(fā)揮到最好，通過(guò)員工的檔案信息來(lái)對(duì)員工進(jìn)行分配，使得員工發(fā)揮最大的才能，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)的良好發(fā)展。

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