朱鵬

摘 要：對(duì)醫(yī)院文書檔案歸檔材料進(jìn)行鑒定，剔除無保存價(jià)值的檔案，挑選出有價(jià)值的檔案由醫(yī)院檔案室歸檔保管，有利于醫(yī)院文書檔案歸檔質(zhì)量的提高，確保合理歸檔。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；文書檔案；鑒定

醫(yī)院的文書檔案是指一個(gè)醫(yī)院在日常的診療、管理、服務(wù)等工作中形成的各種文字、圖表等資料，它是醫(yī)院工作發(fā)展的見證，是醫(yī)院的寶貴財(cái)富之一。盡管各醫(yī)院也都分別制定了《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，對(duì)單位檔案的歸檔范圍及保管期限進(jìn)行了規(guī)定，文書檔案的鑒定工作就是鑒別和判定文書檔案的價(jià)值，挑選出有價(jià)值的檔案由醫(yī)院文書檔案室繼續(xù)保管，剔除無保存價(jià)值的檔案給予銷毀的工作。但是，由于醫(yī)院的文書檔案管理者的專業(yè)水平及醫(yī)院管理者對(duì)醫(yī)院文書檔案的重視程度不夠等諸多原因，導(dǎo)致醫(yī)院“大檔案”的普遍出現(xiàn)。筆者認(rèn)為醫(yī)院文書檔案資料的鑒定仍有很多需要改進(jìn)的不足之處。

1 醫(yī)院文書檔案管理存在的問題。

醫(yī)院文書檔案鑒定是就文書檔案資料的保存價(jià)值進(jìn)行鑒別，這是日常檔案業(yè)務(wù)中的經(jīng)常性工作。醫(yī)院每年都會(huì)產(chǎn)生大量的資料，而決定一份檔案資料是歸檔保存，還是進(jìn)行銷毀處理？必須進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒定工作，但在文書檔案資料的鑒定工作中仍存在諸多問題和不足。

1）文書檔案歸檔范圍界定不嚴(yán)。雖然各醫(yī)院都根據(jù)國家檔案局要求，制定了《醫(yī)院文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，但是這些歸檔范圍的界定是否適合醫(yī)院文書檔案的管理，是否存在“大檔案”或者需要?dú)w檔的資料遺失的情況呢？很少有醫(yī)院文書檔案管理人員在實(shí)踐中對(duì)文書檔案歸檔范圍進(jìn)行調(diào)整修改。

2）部分醫(yī)院文書檔案管理者專業(yè)知識(shí)匱乏。醫(yī)院的文書檔案管理者缺乏專業(yè)知識(shí)。醫(yī)院的文書檔案管理者均不是檔案專業(yè)畢業(yè)的，也沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的歸檔理解不透徹。即便少數(shù)文書檔案管理者參加過檔案知識(shí)培訓(xùn)，那也就是每年半天或一天的培訓(xùn)，僅僅學(xué)習(xí)到皮毛，而沒有掌握系統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)。

3）醫(yī)院文書檔案管理崗位缺乏穩(wěn)定性。部分醫(yī)院沒有專人負(fù)責(zé)文書檔案的工作，往往是其他崗位臨時(shí)抽調(diào)幾天對(duì)上一年度的檔案進(jìn)行歸檔，甚至是將在其他崗位“淘汰”的人員，安排到檔案崗位，每年參與歸檔的人員都在變化，他們不但不熟悉了解醫(yī)院《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，還經(jīng)常抱著草草了事，旨在完成工作任務(wù)的心態(tài)，應(yīng)付交差。

2 醫(yī)院文書檔案資料鑒定的標(biāo)準(zhǔn)

雖然文書檔案的價(jià)值是客觀存在的，但由于價(jià)值鑒定是檔案管理人員對(duì)檔案資料的認(rèn)識(shí)和評(píng)價(jià)，檔案的價(jià)值就帶有很強(qiáng)的主觀性，這就需要檔案管理人員具有一定的專業(yè)知識(shí)素養(yǎng)和責(zé)任心，以保證文書檔案資料鑒定工作質(zhì)量的不斷提高。因此，醫(yī)院就必須制定檔案價(jià)值鑒定標(biāo)準(zhǔn)，明確文書檔案資料鑒定的標(biāo)準(zhǔn)。經(jīng)過多年的總結(jié)及實(shí)踐，目前，我昭通市中醫(yī)醫(yī)院文書檔案價(jià)值鑒定的標(biāo)準(zhǔn)主要有檔案來源標(biāo)準(zhǔn)、檔案內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)及檔案的形成特征三個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。我醫(yī)院開展醫(yī)院文書檔案的鑒定工作，成立了專門的文書檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組，鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組成員由有檔案專業(yè)知識(shí)的同志擔(dān)任組長(zhǎng)，指定專人負(fù)責(zé)，以確保文書檔案鑒定工作合理開展。

2.1 檔案的來源標(biāo)準(zhǔn)

醫(yī)院文書檔案的來源主要指檔案的形成者，區(qū)分不同檔案的來源是文書檔案鑒定工作的首要步驟。一般來說檔案形成者在社會(huì)上或機(jī)關(guān)單位中的地位、作用和職能直接影響到醫(yī)院文書檔案的價(jià)值大小，甚至是決定文書檔案的重要價(jià)值。醫(yī)院文書檔案分為本醫(yī)院形成的檔案和外單位的來文資料，本醫(yī)院形成的文書檔案是反映、記載本醫(yī)院在日常的診療活動(dòng)中的重要資料，通常需要重點(diǎn)保存。而外單位的來文需要根據(jù)來文機(jī)關(guān)的地位、職能以及和醫(yī)院的關(guān)系具體判定其價(jià)值大小。一般情況下，形成者在社會(huì)活動(dòng)中的地位越高，其形成的檔案價(jià)值越大，如果形成者是上級(jí)主管部門，那么其形成的社會(huì)價(jià)值就很大。比如，我們醫(yī)院的上級(jí)主管部門就是昭通市衛(wèi)生計(jì)生委員會(huì)，那么昭通市衛(wèi)生計(jì)生委員會(huì)下發(fā)的資料，我們就應(yīng)該重點(diǎn)保存。但是如果是每年都要求做的、常態(tài)化的工作，比如：報(bào)送工作總結(jié)及工作計(jì)劃的通知，我們醫(yī)院就沒有進(jìn)行歸檔。

2.2 檔案的內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)

醫(yī)院對(duì)文書檔案資料的需求，主要是集中反映在對(duì)檔案內(nèi)容的需求上，因此，文書檔案鑒定的內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)是文書檔案資料鑒定的最重要依據(jù)。一般情況下，我們鑒定時(shí)主要依據(jù)檔案內(nèi)容的重要性、真實(shí)性、獨(dú)特性、客觀性和時(shí)效性等因素對(duì)其進(jìn)行價(jià)值判斷。一份檔案資料，它內(nèi)容所記錄事實(shí)的重要程度越高、典型性越突出，真實(shí)性與客觀性程度越高，其檔案的歸檔價(jià)值就越大。

檔案的形式特征標(biāo)準(zhǔn)。醫(yī)院文書檔案的形成通常是指檔案的名稱、形成時(shí)間、載體方式和記錄方式等，這些形成特征在某種情況下對(duì)文書檔案資料的價(jià)值產(chǎn)生著重要的影響。

1）檔案的名稱。檔案的名稱就是我們通常所說的公文的文種，它在一定程度上反映了檔案價(jià)值的大小。例如：決定、決議、指示、條例等文種的價(jià)值較高，而通知、通報(bào)等處理一般事務(wù)的文種價(jià)值就較低。但這并非就是決定性因素，只是文書檔案鑒定的影響因素之一。

2）檔案的稿本。檔案在形成的過程中，會(huì)產(chǎn)生多種稿本，包括：草稿、定稿、正本、副本等。而在文書檔案鑒定的工作中，不同的稿本在行政效用和憑證作用上存在很大的區(qū)別。一般情況下，正本的行政價(jià)值最大，而定稿的憑證作用最強(qiáng)，通常被認(rèn)為是純粹意義上的檔案。一般的文檔我們只對(duì)定稿進(jìn)行歸檔，但是涉及到醫(yī)院規(guī)章制度的調(diào)整的，我們歸檔的有定稿和草稿，以真實(shí)記載規(guī)章調(diào)整、思路變化的全過程。

3）檔案的外形特點(diǎn)。文書檔案的外形特點(diǎn)包括檔案的載體材料、記錄方式以及檔案上的字體、筆記和圖案等標(biāo)記或印記。我們醫(yī)院檔案的外形特點(diǎn)主要是紙質(zhì)版本及電子U盤、光碟等版本。

3 醫(yī)院文書檔案鑒定的步驟

醫(yī)院文書檔案鑒定應(yīng)該由檔案室和行政職能科室、臨床科室共同完成，具體操作有以下三個(gè)步驟。

1）確定是否屬于歸檔范圍。歸檔的過程是對(duì)文件資料“資格審查”的過程，是對(duì)文件資料能否轉(zhuǎn)化為檔案保管的選擇過程。因此，歸檔是文書檔案鑒定工作的第一步工作。應(yīng)將沒有保存價(jià)值的檔案進(jìn)行剔除，剔除的檔案資料由醫(yī)院檔案室或者業(yè)務(wù)科室集中保存1-2年后再進(jìn)行銷毀，而不是立即銷毀。鑒定小組的成員，應(yīng)該熟悉醫(yī)院文書檔案的歸檔范圍，在歸檔工作中增強(qiáng)檔案價(jià)值意識(shí)，用檔案價(jià)值鑒定的原則和方法來指導(dǎo)歸檔文件的“資格審查”。

2）確定文件的保管期限。一般反映醫(yī)院日常的診療活動(dòng)、中心工作任務(wù)和各科室發(fā)展情況的比非反映醫(yī)院診療活動(dòng)、目標(biāo)任務(wù)完成的重要。反映醫(yī)院典型問題的資料比反映一般存在問題的資料重要；另一方面，檔案內(nèi)容越新穎獨(dú)特，或者越富于醫(yī)院的特色發(fā)展，其檔案的價(jià)值越大。

3）對(duì)期滿的文件資料進(jìn)行資格復(fù)審。即對(duì)于定期保管的檔案在保管期滿后，需要重新審查這些檔案資料的價(jià)值，確定是否需要繼續(xù)保存，對(duì)于那些已經(jīng)失去保存價(jià)值的檔案資料，要進(jìn)行剔除。并按照規(guī)定的程序編制檔案銷毀目錄，銷毀目錄由分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀，銷毀目錄也是日后查考檔案銷毀情況的書面依據(jù)。銷毀目錄應(yīng)該編制一式兩份，一份用于存檔，一份放入醫(yī)院的全宗卷。

總之，醫(yī)院文書檔案資料的鑒定，對(duì)醫(yī)院文書檔案的保管具有很大的意義，作為醫(yī)院檔案管理者，我們應(yīng)該努力學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)知識(shí)，熟悉掌握醫(yī)院文書檔案管理的期限以及保管范圍，努力提高醫(yī)院文書檔案保管的價(jià)值。

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