王瀅

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的日益普及，信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化在醫(yī)院各領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用與發(fā)展，檔案信息的利用方式網(wǎng)絡(luò)化、便捷化大大提升了檔案工作信息化水平，也給檔案工作帶來了許多新情況新問題。尤其是電子檔案的大量產(chǎn)生，無疑對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理提出了新的巨大挑戰(zhàn)。如何保護(hù)、管理和利用好這些電子檔案也成為醫(yī)院管理者和檔案工作人員的新課題、新要求。只有懂得電子文書處理和歸檔的一整套程序，了解電子文檔的整理與保護(hù)，才能為醫(yī)院發(fā)展提供完善的信息保障。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；電子檔案；收集；整理；保護(hù)

醫(yī)院電子檔案是指在醫(yī)院運用信息技術(shù)經(jīng)營、管理醫(yī)療活動過程中產(chǎn)生的電子文件及相關(guān)資料。雖然使用信息技術(shù)對醫(yī)院電子檔案進(jìn)行管理減少了數(shù)據(jù)丟失的可能性，但醫(yī)院對醫(yī)院電子檔案的完整性的要求是非常高的，因為它不僅關(guān)系到病人的所有信息還關(guān)系著醫(yī)院的發(fā)展，所以，要保證醫(yī)院電子檔案的完整性，就要充分了解并制定相關(guān)規(guī)定、采取一系列措施對醫(yī)院電子檔案進(jìn)行收集、歸檔與保護(hù)。

1 醫(yī)院電子檔案的收集

醫(yī)院電子檔案的收集就是醫(yī)院在工作的過程中所形成的、具有真實性的、可以反映醫(yī)院工作情況且具有利用價值的存儲在軟盤、光盤中的相關(guān)文件，醫(yī)院的電子檔案包括電子文書、電子報表、電子圖紙、電子影像等。確定了電子檔案的收集范圍后，就要對電子檔案的收集制定相關(guān)的制度，制定電子檔案收集相關(guān)制度的目的在于要保證電子檔案的真實性和完整性。電子檔案的管理人員應(yīng)遵循醫(yī)院制定的相關(guān)制度，要切身實際的參與到制定電子文件生成和辦理的流程中去，真正的了解電子文件的從生成到歸檔再到最終利用的過程，在醫(yī)院電子檔案收集的過程中，管理人員還應(yīng)分門別類，按照不同的文檔類型進(jìn)行檔案的整理，還應(yīng)值得注意的是，電子文檔收集、錄入的過程中，電子文檔的格式應(yīng)與原始檔案的格式相同且在每份電子文件的最后一行要將簽發(fā)人、撰稿人、打印人的名字進(jìn)行輸入，這也間接的保證了電子文檔的完整性。

2 醫(yī)院電子檔案的整理

2.1 科技電子文件整理

1）基建檔案?；n案的形成一般是利用計算機(jī)打印使用規(guī)范的紙張輸出的，所以，數(shù)據(jù)信息整理時就按檔案管理要求進(jìn)行輸入，對紙質(zhì)文件的實體進(jìn)行掃描，并按案卷號、圖號、序號連接起來，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。2）設(shè)備檔案。醫(yī)院引進(jìn)技術(shù)和購置各種設(shè)備時，商家提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向發(fā)展，國內(nèi)設(shè)計院設(shè)計的產(chǎn)品也逐步實行了CAD設(shè)計，而且企業(yè)的總圖管理也采用了電子化。所以，在引進(jìn)設(shè)備時必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時，應(yīng)該附上電子文件內(nèi)容說明和注意事項。

2.2 電子文件整理

1）工資單。工資以光盤形式歸檔時，應(yīng)附有紙質(zhì)的每月工資匯總表，并列出單位、名稱、代碼、人數(shù)、明細(xì)工資等，同時還應(yīng)附移交清單，作為財務(wù)和檔案部門雙方交接時的憑證。2）賬簿。會計賬簿內(nèi)容已進(jìn)入計算機(jī)管理系統(tǒng)，現(xiàn)在看到的實物實際上是計算機(jī)的打印件，計算機(jī)賬簿的格式比較統(tǒng)一，其內(nèi)容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時必須啟用賬簿交接表，填明機(jī)構(gòu)全稱、賬簿名稱、編號、賬簿頁數(shù)、啟用日期，負(fù)責(zé)人、主管會計、審核、記賬等人員必須簽名，以增強賬簿的真實性和憑證作用。

3 電子檔案的保護(hù)

3.1 軟磁盤的保護(hù)

為避免刻傷軟盤，應(yīng)使用軟鉛筆書寫標(biāo)記；貼標(biāo)簽注意不能擋住磁頭窗或中心孔及索引孔；要避免在軟盤面上留下指紋，存放時需直立放置。軟磁盤需在無塵、避光、溫濕度適中的環(huán)境下存放。遠(yuǎn)離有腐蝕性氣體、有機(jī)溶劑以及帶有強磁場的地方。確保磁盤在無病毒的情況下并長久置于保護(hù)的狀態(tài)下存放。

3.2 光盤的保護(hù)

規(guī)范排放，可直立放置光盤以防光盤翹曲，疊放不可超過10張。當(dāng)光盤表面出現(xiàn)水汽凝結(jié)時，在使用前，應(yīng)取干凈柔軟的棉布將光盤表面輕輕擦拭，切勿使用含化學(xué)成分的溶劑，以免腐蝕光盤內(nèi)部的精度。過高的溫度會使光盤變形、氧化或老化，潮濕會使光盤片基霉變。一般控制溫度在14℃～24℃，相對濕度在40%～65%為宜，避光保存。要注意遠(yuǎn)離磁場，以免造成信號失落，破壞記錄信息，影響讀出效果?；陔娮訖n案本身易修改、易刪除、易復(fù)制、易損壞等特點，電子檔案存檔前應(yīng)進(jìn)行多份拷貝，放置到信息相關(guān)部門進(jìn)行異地保存。還可利用對電子文件操作者的身份識別、訪問權(quán)限控制等方式防止非法侵入，防止信息泄露。

4 電子檔案管理對策

4.1 增強管理人員的意識

檔案管理者在管理中思想陳舊、單一，檔案只是用來收藏而不能得到有效的利用，且檔案管理人員的水品不足，導(dǎo)致電子檔案管理存在著嚴(yán)重的問題，針對這一現(xiàn)象，可以對管理人員進(jìn)行專業(yè)知識的培訓(xùn)，針對現(xiàn)代社會對檔案管理的要求，引進(jìn)專業(yè)而又復(fù)合型人才，保證醫(yī)院電子檔案的科學(xué)發(fā)展。醫(yī)院要將電子檔案管理工作作為重要工作內(nèi)容，對電子檔案管理的職能進(jìn)行充分的完善，注重收集與使用。

4.2 建立良好的規(guī)章制度

由于檔案工作屬于一項比較嚴(yán)肅的工作，尤其醫(yī)院檔案關(guān)系到人的生命安全，其權(quán)威性是確保檔案價值的主要前提與基礎(chǔ)。針對這種情況，需要醫(yī)院構(gòu)建相關(guān)的制度，從而有效規(guī)范檔案部門的相關(guān)作業(yè)流程，來保證電子檔案真實性。

5 結(jié)束語

了解了醫(yī)院電子檔案的收集、整理及保護(hù)，間接的體現(xiàn)了醫(yī)院檔案管理工作的重要性，醫(yī)院的電子檔案關(guān)系著醫(yī)院的發(fā)展，所以，醫(yī)院電子檔案的管理者在今后的工作中要嚴(yán)格遵守相關(guān)的規(guī)章制度，按照相應(yīng)的流程進(jìn)行檔案管理工作。

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