林少霞

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，信息化時代、大數(shù)據(jù)時代也接踵而至?，F(xiàn)代信息技術(shù)為社會工作提供了方便快捷的服務(wù)，社會管理已經(jīng)開始趨向于信息化管理模式，上世紀(jì)末，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)開始傳入中國，到如今我國信息技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)相當(dāng)成熟，這是一個喜人的發(fā)展速度，但是在信息技術(shù)快速發(fā)展的同時，當(dāng)今社會也面臨著網(wǎng)絡(luò)信息管理的不完善現(xiàn)象，因此，我們需要重視網(wǎng)絡(luò)信息的管理工作，本文就辦公室檔案管理工作的信息化創(chuàng)新做了簡單介紹。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；檔案管理；管理創(chuàng)新

辦公室檔案管理由傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔⒐芾恚@樣大大提升了管理的工作效率。另外，辦公室檔案管理也面臨著問題，辦公室檔案資料的冗雜，以及辦公室人員的眾多，導(dǎo)致了檔案管理工作的不方便，所以，這就要求辦公室職能部門不斷加強自身的管理，使辦公室工作整體有效運作起來，達到事半功倍的效果。辦公室檔案信息化管理需要根據(jù)實際情況做出調(diào)整和創(chuàng)新，檔案信息化管理既面臨著機遇又迎接著挑戰(zhàn)，辦公室檔案管理的發(fā)展方向是一個值得思考的問題。所以，部門管理人員也要及時給出新的方案，根據(jù)工作中遇到的問題，實時檢查檔案信息，將檔案及時歸檔，并將信息系統(tǒng)化。

1 辦公室檔案信息管理的重要性

辦公室檔案最終是要分門別類的，根據(jù)檔案的性質(zhì)、檔案的作用、檔案的保管時間等因素，可將檔案重新歸檔、重新劃分，這樣極大地提高了管理的效率。信息化管理不是一蹴而就的，它需要一個相當(dāng)長的過程，需要管理人員不斷從檔案管理中積累經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，從而使檔案信息化管理繼續(xù)向前推進一步。辦公室檔案信息化管理是促進檔案科學(xué)管理的第一步，當(dāng)然，檔案的科學(xué)管理并不是狹隘的數(shù)據(jù)管理，它還包括檔案的分層和系統(tǒng)管理，重要的是讓檔案更加有條理、有次序，檔案信息有著安全保障。當(dāng)今時代信息化管理已經(jīng)相當(dāng)成熟，在實現(xiàn)了電子檔案保管的同時，也促進了人工智能的進展。另一方面，檔案信息化管理也有利于推動人員素質(zhì)的提高，信息化管理對人員的技能有一定的要求，這也倒逼工作人員不斷學(xué)習(xí)新技能，不斷更新自己的資料庫，有利于提高信息管理的工作效率。另外，在完成保管、做好歸檔的基礎(chǔ)上，也為以后的查詢做了鋪墊。檔案信息管理很好的規(guī)避了傳統(tǒng)管理的丟失弊端，它可以長期有效并且不容易失真，其儲存空間較大，時間較長，是現(xiàn)代信息社會發(fā)展的要求，也是時代變革的使命。在二十一世紀(jì)信息大爆炸時代里，檔案信息管理顯得尤為重要，從記錄開始到歸檔結(jié)束，都需要一個系統(tǒng)有效的流程，并且能夠保證信息的安全有效。最后，在這個快節(jié)奏時代中，信息傳遞的速度直接決定了辦事的效率，因此，優(yōu)化信息管理模式、制定信息管理制度、提高信息管理質(zhì)量是管理部門的重要任務(wù)。

2 辦公室檔案管理面臨的問題

檔案管理第一步要考慮的是長遠的規(guī)劃與設(shè)計，而在規(guī)劃之前就應(yīng)當(dāng)了解和掌握要管理的信息，那么這些信息所生成的時間和區(qū)域卻是不同的。在互聯(lián)網(wǎng)時代下，雖然區(qū)域之間的距離縮短了很多，但是信息在生成時仍然會存在時間差異和空間差異，這就導(dǎo)致信息的權(quán)限和規(guī)范都會受到影響，部門管理制度也難以制定出統(tǒng)一的設(shè)計方案。所以，在面對大量信息的時候，還是要及時做出分類和規(guī)劃，這也是辦公室檔案管理所亟需解決的問題。

辦公室檔案管理理念需要與時俱進，我們都知道傳統(tǒng)的管理理念容易忽視檔案信息的具體作用，也就是說檔案信息的實用性，檔案信息本身就是為管理服務(wù)的，以往的管理模式很少會用到檔案資料，主要是由于它的不方便性，檔案資料與所在地相差太遠，工作一般都是一級一級傳下去的，而現(xiàn)代工作所需要的是快速高效。因此，當(dāng)下辦公室管理人員需要強化服務(wù)意識，同時隨時做好理念更新的準(zhǔn)備。

檔案管理方式也是目前管理工作遇到的問題之一，現(xiàn)在仍然有許多企業(yè)辦公室的管理方式相對落后，有些企業(yè)為了節(jié)約成本，還是利用人工進行檔案管理，這樣不利于檔案的及時歸檔，降低工作效率，因此，辦公室應(yīng)當(dāng)注重改變管理方式，充分利用電子網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對檔案管理進行數(shù)據(jù)化、信息化管理。另外，辦公室管理部門也應(yīng)當(dāng)注重人員素質(zhì)的提高，尤其是對現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的掌握程度，面對檔案管理需要有專業(yè)的人才來管理，部門可以通過培訓(xùn)的方式來提高人員技能。

3 辦公室檔案管理創(chuàng)新

從宏觀角度看，檔案安全管理需要有完善的立法作為支撐，當(dāng)然立法內(nèi)容也需要符合現(xiàn)代信息技術(shù)要求，通過立法與信息技術(shù)的相結(jié)合，從而形成完整有效的檔案管理模式。另外，在立法時，必須遵循先進性的原則，我們都清楚，立法不可能三天兩頭就變，所以，一部法規(guī)的建立是要有超前性的，并且它要預(yù)測到一段時期內(nèi)甚至更久時間內(nèi)出現(xiàn)的情況，而現(xiàn)代社會發(fā)展速度之快是我們很難想象出來的，檔案管理制度更要做好規(guī)劃，以求適應(yīng)信息化時代發(fā)展的要求。在網(wǎng)絡(luò)信息化下，檔案管理需要通過網(wǎng)站傳輸，這中間就需要有較高的安全性能作保障，首先要做到檔案本身的安全檢查，再者也要做好網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管方面的工作，以防在信息傳送過程中，發(fā)生檔案泄露、信息失傳的情況。

如今隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案安全管理方式也在不斷變化，由單一的人工管理到網(wǎng)絡(luò)智能化管理模式的轉(zhuǎn)變，雖然現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息管理模式較為健全，但是仍然存在一定的安全隱患，比如大量的網(wǎng)絡(luò)黑客出現(xiàn)，如果檔案信息管理不善，就可能被黑客破解密碼盜取檔案有效信息，所以，辦公室在利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案信息時，首先需要設(shè)置復(fù)雜的密碼，檢查所有安全事項，建立防盜網(wǎng)墻等。另外，辦公室應(yīng)對檔案信息進行備份保存，選擇多種方式進行保檔工作，盡量減少上網(wǎng)次數(shù)，避免信息泄露，同時根據(jù)辦公室實際情況進行實時調(diào)整管理模式，從而在降低了信息風(fēng)險的同時，也做出及時歸檔更新。

發(fā)揮政府的管理作用，政府是最有力的網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督者。在網(wǎng)絡(luò)信息方面，政府一直是人民群眾的保護者，國家通過建立和完善相關(guān)法律規(guī)定為社會建立起一套完整的網(wǎng)絡(luò)安全制度，使網(wǎng)絡(luò)環(huán)境得到凈化，使檔案信息得到保護。另外，國家通過對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的嚴(yán)格考核，不斷深化網(wǎng)絡(luò)創(chuàng)新工作，為網(wǎng)絡(luò)技術(shù)保駕護航，為辦公室檔案安全管理提供良好的技術(shù)水平。

在辦公室檔案管理工作都有效進行時，我們需要建立起一套有效的信息反饋制度，在檔案信息管理過程中，會遇到各種各樣的問題，這就需要各部門工作人員做出及時的問題反饋，并根據(jù)實施細則提出自己的建議，為辦公室檔案管理出謀劃策，提高管理效率。另外，部門管理者要將反饋上升到考核層次，讓每個人都參與其中，并且與部門績效直接掛鉤，從而有效促進辦公室檔案信息管理的創(chuàng)新。

4 總結(jié)

綜上所述，辦公室檔案管理模式需要不斷更新完善，并且真正意義上做到與時俱進，才能夠避免檔案信息管理疑難雜癥的出現(xiàn)，才能夠促進檔案管理與時代發(fā)展同步進行。辦公室在企業(yè)中的位置不容小覷，它管理掌握著企業(yè)的重要檔案信息，它的管理水平和模式直接影響到整個企業(yè)的發(fā)展，所以，企業(yè)要重視辦公室檔案管理，及時解決檔案管理存在的問題，促進檔案管理工作效率的提高。高效的檔案管理工作需要整個社會的參與，爭取在信息化背景下推進辦公室檔案信息管理的創(chuàng)新。

參考文獻

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