劉洪江

[摘 要] 當(dāng)今社會(huì)信息技術(shù)的發(fā)展日新月異，歸功于科技水平的日益提高和社會(huì)的迅猛發(fā)展。利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段對(duì)物資進(jìn)行管理，提升物資管理水平，可讓企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。本文從某石化油氣勘探企業(yè)的ERP系統(tǒng)實(shí)施實(shí)例出發(fā)，引出ERP/SAP系統(tǒng)概念，詳細(xì)分析信息化提升對(duì)物資管理所帶來的便捷。著重介紹該企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng)對(duì)于物資管理的重要意義，并對(duì)將來系統(tǒng)的發(fā)展提出展望。

[關(guān)鍵詞] ERP系統(tǒng)；MM模塊；石化企業(yè)；物資管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 09. 038

[中圖分類號(hào)] F270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2019）09- 0085- 02

1 前 言

物資是企業(yè)重要資源之一，是企業(yè)進(jìn)行集約化管理的關(guān)鍵內(nèi)容，對(duì)企業(yè)經(jīng)營發(fā)展起重要支撐作用。物資管理，一般是指對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中所需各種生產(chǎn)資料所進(jìn)行的供應(yīng)、保管、合理使用等各項(xiàng)管理工作的總稱[1]。物資管理作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的主要內(nèi)容之一，其重要性不言而喻，關(guān)乎企業(yè)正常生產(chǎn)作業(yè)及健康發(fā)展。物資保障工作的好壞直接影響企業(yè)生產(chǎn)成本，而物資管理相關(guān)部門既要關(guān)注一線生產(chǎn)部門的實(shí)時(shí)需求，又要及時(shí)關(guān)注市場(chǎng)的變化，做到安全保供，保證所供物資價(jià)廉質(zhì)優(yōu)，即在保供的時(shí)候也要考慮對(duì)資金的節(jié)省，在庫存方面應(yīng)注意優(yōu)化庫存結(jié)構(gòu)，避免物資積壓，杜絕大量資金長期占用。管理人員需要根據(jù)供需變化適時(shí)做出調(diào)整，確保在管理過程中對(duì)物資儲(chǔ)備判斷準(zhǔn)確，找準(zhǔn)保障生產(chǎn)與儲(chǔ)備適量的平衡點(diǎn)。

利用現(xiàn)代化的物資管理信息系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡(luò)串聯(lián)起物資管理流程中的各個(gè)環(huán)節(jié)，幫助公司高效便捷地進(jìn)行物資管理，提高管理水平，增強(qiáng)企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力，成為現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展過程中的不二選擇。

企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)（Enterprise Resource Planning，ERP），是指利用現(xiàn)代信息技術(shù)，將系統(tǒng)化的管理理念作為指引，為企業(yè)管理階層提供戰(zhàn)略決策分析研究的綜合性業(yè)務(wù)平臺(tái)[2]。一邊是技術(shù)，一邊是先進(jìn)的管理理念，ERP系統(tǒng)成功地實(shí)現(xiàn)了二者的完美融合，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

ERP系統(tǒng)可以將整個(gè)企業(yè)的重要信息進(jìn)行集成，重要資源進(jìn)行整合，由里及外，全方面對(duì)企業(yè)管理過程進(jìn)行控制。發(fā)展過程中，出現(xiàn)了幾個(gè)重要的階段：MIS系統(tǒng)（Management Information System）階段、MRP（Material Requirements Planning）階段、MRPⅡ（Manufacturing Resource Planning）階段、ERP（Enterprise Resource Planning）階段[3]。

2 ERP系統(tǒng)在中石化海洋石油工程有限公司的實(shí)施情況

SAP公司作為世界知名的ERP系統(tǒng)軟件供應(yīng)商，最初進(jìn)入石化領(lǐng)域可以追溯到20世紀(jì)80年代，時(shí)至今日，該公司提供的石化行業(yè)解決方案應(yīng)用最廣，覆蓋面最大，從前期的油氣勘探開發(fā)，到后期的下游產(chǎn)品及服務(wù)，無不囊括其中。世界排名靠前的大型的石油化工企業(yè)，大多數(shù)都使用了SAP公司的產(chǎn)品。

中國石化集團(tuán)公司把與SAP公司的戰(zhàn)略合作作為提升企業(yè)經(jīng)營水平、建設(shè)現(xiàn)代企業(yè)制度的重要契機(jī)。從2001年開始正式啟動(dòng)實(shí)施SAP公司的ERP系統(tǒng)，采取先試點(diǎn)后推廣的原則逐步推進(jìn)，創(chuàng)建完整的石化ERP體系。中石化海洋石油工程有限公司作為ERP項(xiàng)目的推廣單位，于2018年3月正式啟動(dòng)，實(shí)施的主要功能模塊有：FI財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、CO成本控制、MM物料管理、SD銷售分銷、PS項(xiàng)目管理等。同年8月正式上線，系統(tǒng)數(shù)據(jù)切換正常，成功實(shí)現(xiàn)單軌運(yùn)行。ERP系統(tǒng)上線數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)顯示，公司上線前補(bǔ)錄入各項(xiàng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)逾6 000條，完成物料編碼4萬余條，無論是業(yè)務(wù)處理量還是上線及時(shí)性都位居同期上線企業(yè)前列。

3 ERP系統(tǒng)中MM模塊功能簡(jiǎn)介

公司上線ERP系統(tǒng)后，物資管控相關(guān)業(yè)務(wù)主要由MM模塊實(shí)現(xiàn)，該模塊主要涉及物資供應(yīng)、庫存管理、發(fā)票校驗(yàn)三部分內(nèi)容，從業(yè)務(wù)角度看，涉及物資需求計(jì)劃、采購、存儲(chǔ)、使用等環(huán)節(jié)，并與ERP系統(tǒng)的FI、PS、SD等模塊有業(yè)務(wù)交叉。簡(jiǎn)述MM模塊主要功能如下。

3.1 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理

系統(tǒng)可以完成對(duì)物料主數(shù)據(jù)、供應(yīng)商主數(shù)據(jù)、客戶主數(shù)據(jù)、工廠數(shù)據(jù)、物資采購信息等數(shù)據(jù)的管理。

3.2 需求計(jì)劃管理

基層生產(chǎn)部門可以在系統(tǒng)內(nèi)完成需求計(jì)劃線上提報(bào)、修改；上級(jí)管理部門可以在系統(tǒng)內(nèi)完成需求計(jì)劃審批、發(fā)布工作。

3.3 物資采購管理

在系統(tǒng)內(nèi)可進(jìn)行物資采購申請(qǐng)的生成、審批、詢比價(jià)等操作，可選取合適的供應(yīng)商、確認(rèn)采購項(xiàng)、生成及審核采購訂單、完成訂單的后續(xù)操作。

3.4 庫存物資管理

可以進(jìn)行物資的收發(fā)存管理，監(jiān)控庫存狀態(tài)，利用分析工具對(duì)庫存進(jìn)行分析評(píng)估。

3.5 發(fā)票效驗(yàn)管理

通過此功能可完成發(fā)票及運(yùn)費(fèi)的處理，確保采購訂單、收貨通知單、發(fā)票三者對(duì)應(yīng)的物資金額及數(shù)量正確無誤。

4 ERP系統(tǒng)上線效果分析

公司ERP系統(tǒng)成功上線后，在物資管理方面所起的作用巨大，優(yōu)勢(shì)明顯，管理更加規(guī)范、高效，主要體現(xiàn)于以下幾個(gè)方面。

4.1 信息共享程度提高

常規(guī)的物資管理過程常常會(huì)因公司業(yè)務(wù)流程繁雜數(shù)據(jù)量大，難以整合匹配有效數(shù)據(jù)，信息在傳遞過程中難免有丟失，對(duì)需求方和采購方都帶來較大的麻煩，往往需要多次反復(fù)確認(rèn)，這給物資供應(yīng)造成影響。以往的流程中，物資需求部門和采購部門都是基于各自的信息進(jìn)行操作，由于采購周期比較長，加之公司海洋油氣勘探業(yè)務(wù)的特殊性，船員換班較為頻繁，常常導(dǎo)致需求信息和采購信息基本上只有相關(guān)的負(fù)責(zé)人清楚，其他人員難以知曉。這就導(dǎo)致管理信息不全，即使出現(xiàn)了供應(yīng)上的困難，也難以追溯當(dāng)事人員；生產(chǎn)一線的物資需求人員也很難第一時(shí)間了解采購的進(jìn)展情況，容易出現(xiàn)重復(fù)訂購的現(xiàn)象，造成物資積壓。

ERP系統(tǒng)上線后，管理數(shù)據(jù)共享程度大為提高，信息傳遞更加及時(shí)迅速，公司內(nèi)部不同部門之間物資調(diào)度調(diào)劑更為方便。杜絕基層單位物料需求計(jì)劃提報(bào)不準(zhǔn)確，供應(yīng)部門采購錯(cuò)誤的現(xiàn)象，從源頭上避免物資積壓。需求部門能實(shí)時(shí)在系統(tǒng)內(nèi)查詢已提報(bào)需求計(jì)劃的審核狀態(tài)，方便跟蹤。

另一方面，系統(tǒng)內(nèi)加強(qiáng)了生產(chǎn)項(xiàng)目中物資管理的信息共享，確定項(xiàng)目的物資，可在系統(tǒng)中根據(jù)項(xiàng)目來提報(bào)需求，生成項(xiàng)目預(yù)留，由上級(jí)采購部門生成采購申請(qǐng)。物資采購成功后，需求部門根據(jù)采購訂單進(jìn)行收貨。項(xiàng)目進(jìn)行中產(chǎn)生物資消耗時(shí)，使用部門根據(jù)項(xiàng)目預(yù)留進(jìn)行出庫。整個(gè)物資的管理過程均在系統(tǒng)中進(jìn)行，形成一個(gè)閉環(huán)。

4.2 完善物資業(yè)務(wù)流程

系統(tǒng)的成功運(yùn)行實(shí)現(xiàn)對(duì)公司物資管理業(yè)務(wù)流程的重建，由物資供應(yīng)中心統(tǒng)一對(duì)物資進(jìn)行庫存管理，取消了向二級(jí)單位開發(fā)票的業(yè)務(wù)流程，將采購管理和庫存管理規(guī)范化，物資到貨之后由基層庫管員驗(yàn)收后在系統(tǒng)內(nèi)入庫，打印相關(guān)單據(jù)，成為物資結(jié)算的重要憑證。

系統(tǒng)將公司代碼、工廠數(shù)據(jù)、物料編碼、供應(yīng)商數(shù)據(jù)等重要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，提前錄入系統(tǒng)，在物資管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)之間進(jìn)行流轉(zhuǎn)，既避免了手工重復(fù)抄寫和錄入錯(cuò)誤，又確保物資收貨、發(fā)貨、存儲(chǔ)等操作準(zhǔn)確及時(shí)，為賬物一致提供必要條件。

ERP系統(tǒng)結(jié)合BW報(bào)表系統(tǒng)，可產(chǎn)生一系列的管理報(bào)表，能方便查詢庫存結(jié)構(gòu)及積壓情況，能提醒公司相關(guān)管理人員關(guān)注物資的基本動(dòng)態(tài)，了解物資產(chǎn)生積壓原因，及時(shí)平衡利庫，杜絕新增積壓物資，加強(qiáng)監(jiān)督管理。

4.3 加強(qiáng)庫存管理

加強(qiáng)庫存管理的目的是實(shí)現(xiàn)庫存優(yōu)化配置，保障物資供應(yīng)。系統(tǒng)上線后，物資的收發(fā)存操作均完全記錄在系統(tǒng)中，管理人員可在系統(tǒng)內(nèi)查詢到相關(guān)內(nèi)容，可多角度分析數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)庫存物資的全方位掌控，有利于下達(dá)正確的調(diào)度調(diào)劑指令。

在物資入庫管理方面：ERP系統(tǒng)通過基層管理人員對(duì)已完成實(shí)物收貨的物資在系統(tǒng)內(nèi)完成相關(guān)操作，具體分解為物料統(tǒng)計(jì)、質(zhì)檢評(píng)價(jià)、入庫操作等環(huán)節(jié)，使物資結(jié)算與質(zhì)控管理及收貨操作融為一體。

在物資出庫管理方面：ERP系統(tǒng)通過基層庫管員對(duì)已產(chǎn)生消耗的物資按預(yù)留進(jìn)行出庫，若是對(duì)應(yīng)項(xiàng)目的預(yù)留，則對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目成本就非常容易統(tǒng)計(jì)。以發(fā)現(xiàn)6號(hào)船的一張領(lǐng)料單為例，成本中心是“發(fā)現(xiàn)6號(hào)”，項(xiàng)目名稱是“某海域三維地震勘探項(xiàng)目”，在ERP系統(tǒng)中項(xiàng)目和成本會(huì)一目了然。按照項(xiàng)目的成本分析就更加方便，可以為公司和項(xiàng)目核算提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。

另外，ERP操作人員根據(jù)實(shí)物庫存物資的實(shí)時(shí)增減，及時(shí)在ERP系統(tǒng)中將對(duì)應(yīng)的物料數(shù)據(jù)錄入，可實(shí)現(xiàn)物資實(shí)物與物料數(shù)據(jù)保持一致?；鶎庸芾砣藛T可以隨時(shí)調(diào)出所在部門的庫存物資信息，金額、數(shù)量、主要類別，有利于掌握庫存變化情況，為下一步操作提供判斷依據(jù)。可根據(jù)項(xiàng)目領(lǐng)用需求及時(shí)對(duì)庫存物資進(jìn)行調(diào)整，保證項(xiàng)目所需物資能夠及時(shí)有效地得到應(yīng)用，避免了物資緊缺或過?，F(xiàn)象的發(fā)生。高層管理人員可以按需對(duì)多個(gè)部門物資進(jìn)行同時(shí)查詢，可按需計(jì)算平均值、求和等，可抓取所關(guān)注的庫存數(shù)據(jù)。

5 結(jié) 語

ERP/SAP系統(tǒng)成功上線后，公司物資管理的規(guī)范性、及時(shí)性和便捷性都得到了極大提高。物資管理精細(xì)化程度更高，成本統(tǒng)計(jì)更加精確，項(xiàng)目管理更加細(xì)致，物資供應(yīng)更加及時(shí)，全面提升了公司的物資管理水平，提高了管理效率，加強(qiáng)了對(duì)物資管理過程的全局把控。但目前ERP系統(tǒng)在物資管理中的應(yīng)用還不夠深入，很多操作技巧還有待探究，人員的使用過程中還存在不熟悉的情況，在具體的應(yīng)用過程中，這就要不斷加強(qiáng)完善組織機(jī)構(gòu)以及相關(guān)制度的建立，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)基層使用人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使ERP系統(tǒng)完全發(fā)揮在物資管理中的重要作用。

主要參考文獻(xiàn)

[1]李霽坤，張群.基于BPR的物資管理流程重組[J].物流技術(shù)，2004（6）：66-69.

[2]楊靜.ERP環(huán)境下會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的發(fā)展[J].中國鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)會(huì)計(jì)，2013（8）：197-198.

[3]程越.ERP系統(tǒng)的發(fā)展現(xiàn)狀和對(duì)策分析[J].計(jì)算機(jī)應(yīng)用與軟件，2007（10）：133-134

[4]劉清泉.ERP系統(tǒng)提升電力物資管理信息化水平研究[J].信息系統(tǒng)工程，2017（12）：55.

[5]呂鵬.基于ERP的企業(yè)管理與實(shí)施研究[J].現(xiàn)代營銷：下旬刊，2019（1）：124-125.

[6]蘇筱艷.ERP在蘭州石化采購與庫存管理中運(yùn)用效果分析[J].蘭州石化職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2016，16（1）：78-80.

[7]張譯勻.基于SAP平臺(tái)的企業(yè)流程優(yōu)化分析——以ABC公司有限公司為例[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2012，24（16）：164-166.

[8]于濤.SAP系統(tǒng)MM模塊在核電企業(yè)中的設(shè)計(jì)與實(shí)施研究[J].電子技術(shù)與軟件工程，2016（10）：74.