王麗暉

摘 要：在現(xiàn)狀下，信息化手段已經(jīng)能夠全面運用于單位文件管理，進(jìn)而達(dá)到了簡化文件管理過程以及避免文件遺失的目標(biāo)。作為電力設(shè)計院來講，設(shè)計院在日常工作中很可能會產(chǎn)生較多的設(shè)計圖紙與設(shè)計文件，因此亟待健全現(xiàn)有的文件管理系統(tǒng)。電力設(shè)計院針對文件管理系統(tǒng)有必要做到及時進(jìn)行更新，并且運用全新的技術(shù)手段來提升文件管理的效果。

關(guān)鍵詞：電力設(shè)計院;文件管理系統(tǒng);具體應(yīng)用

電力設(shè)計院在目前的電力開發(fā)以及電力項目設(shè)計的領(lǐng)域占據(jù)關(guān)鍵地位。近些年以來，電力設(shè)計院需要面對復(fù)雜程度較高的電力項目設(shè)計，因而在客觀上體現(xiàn)了妥善管理電力設(shè)計文件的必要性。與原有的文件管理方式進(jìn)行對比，建立在信息化手段前提下的電力文件管理系統(tǒng)具有更好地文件管理效果。電力設(shè)計院通過更新現(xiàn)有的文件管理系統(tǒng)，應(yīng)當(dāng)可以保證達(dá)到提升電力項目建設(shè)效益、降低項目管理成本以及保障電力設(shè)計科學(xué)性的目標(biāo)。

一、創(chuàng)新文件管理系統(tǒng)對于電力設(shè)計院的必要性

作為源頭性的電力建設(shè)單位而言，電力設(shè)計院在目前的電力項目建設(shè)中體現(xiàn)了重要作用。具體針對電力項目設(shè)計來講，電力設(shè)計院需要組件相應(yīng)的設(shè)計團(tuán)隊，并且指派負(fù)責(zé)人用于負(fù)責(zé)整個的電力項目設(shè)計。項目負(fù)責(zé)人在擬定宏觀的電力項目方案前提下，對于電力設(shè)計項目還要做到合理進(jìn)行分解。項目設(shè)計團(tuán)隊內(nèi)部的各個具體人員都要明確自身的職責(zé)所在，通過運用密切配合的方式最終給出科學(xué)的電力項目設(shè)計成果。從現(xiàn)狀來看，創(chuàng)新文件管理系統(tǒng)對于電力設(shè)計院單位具有如下的重要意義：

首先是跟蹤最新的電力項目進(jìn)展。在傳統(tǒng)的電力設(shè)計模式下，負(fù)責(zé)設(shè)計某個電力項目的具體責(zé)任人員需要親臨電力施工現(xiàn)場，然后才能獲取當(dāng)前的電力工程進(jìn)展信息。但是與之相比，電力設(shè)計院如果擁有了信息化系統(tǒng)作為支持，那么可以明顯簡化電力文件管理以及項目跟蹤的過程。在此前提下，項目設(shè)計人員只要登錄文件管理系統(tǒng)，并且點擊相應(yīng)的系統(tǒng)位置，就能夠做到隨時跟蹤當(dāng)前的電力施工最新進(jìn)度，因而體現(xiàn)了強(qiáng)大的系統(tǒng)搜索功能。

其次是避免煩瑣的電力設(shè)計文件收集與文件保存過程。電力設(shè)計院最關(guān)鍵的職責(zé)就在于設(shè)計各類的電力項目文件。然而從現(xiàn)狀來看，多數(shù)的電力設(shè)計院都需要面對設(shè)計文件迅速增多的現(xiàn)狀。因此為了簡化目前的設(shè)計文件管理過程，那么電力設(shè)計院亟待引進(jìn)全新的文件保存與文件管理方式。同時，運用文件管理系統(tǒng)還能做到隨時收集并且更新電力設(shè)計文件的目的，確保電力設(shè)計人員針對目前全新的電力設(shè)計信息能夠隨時進(jìn)行調(diào)取與查閱。

第三是確保電力項目設(shè)計文件的完整性與精確性。對于原有的文件保存方式而言，工作人員如果沒有做到妥善保存電力項目文件，那么很可能造成文件破損或者電力設(shè)計信息丟失的現(xiàn)象。但是與之相比，運用信息化的文件管理系統(tǒng)即可有效避免此類的文件管理隱患。在文件管理系統(tǒng)中，各類電力設(shè)計文件都能夠保持完整性。

二、文件管理系統(tǒng)的具體運用要點

（一）文件管理系統(tǒng)的運行流程

建立在信息化手段之上的文件管理系統(tǒng)具有便于進(jìn)行文件管理操作、隨時更新文件信息以及簡化項目設(shè)計流程的重要作用。具體在文件管理系統(tǒng)的運行中，文件管理員首先需要登錄文件管理的界面，然后運用上傳文件的方式來保存相應(yīng)的電力設(shè)計文件。在此前提下，文件管理系統(tǒng)即可運用自動化的方式來發(fā)送電力設(shè)計文件，從而保證在較短的時間里迅速審批文件，并且對于煩瑣的文件流轉(zhuǎn)與文件審批環(huán)節(jié)進(jìn)行了全面簡化。

具體在實踐操作中，文件管理系統(tǒng)設(shè)有相應(yīng)的系統(tǒng)登錄權(quán)限，因此需要輸入密碼然后才可登錄該管理系統(tǒng)。在順利完成登錄之后，工作人員針對系統(tǒng)保存的各類設(shè)計文件就能進(jìn)行相應(yīng)的下載操作。通常來講，電力設(shè)計文件主要應(yīng)當(dāng)包含項目規(guī)格書、電力系統(tǒng)圖、安裝接口圖、數(shù)據(jù)表、變更項目設(shè)計的相關(guān)記載等。設(shè)計院內(nèi)部的工作人員對于以上的各類電力項目文件都可以進(jìn)行下載。并且，該系統(tǒng)還設(shè)有可追溯的下載時間與下載人員信息登記，確保對于下載信息能夠有效進(jìn)行保留。

（二）文件管理系統(tǒng)的運用實例

例如在目前看來，很多電力設(shè)計院都已經(jīng)引進(jìn)了VES（控制室的可居留應(yīng)急系統(tǒng)）技術(shù)，該文件管理系統(tǒng)重點針對設(shè)計與建設(shè)目前的三代核電站而言。具體而言，關(guān)于VES系統(tǒng)主要可以運用在目前的核島項目設(shè)計以及核電站設(shè)計中，該系統(tǒng)可以用于保存管道設(shè)計、土建設(shè)計、暖通電氣設(shè)計、機(jī)械設(shè)計、儀表控制以及電氣設(shè)計等各項關(guān)鍵的項目設(shè)計信息。在成功登陸該文件管理系統(tǒng)以后，工作人員即可查看系統(tǒng)現(xiàn)有的設(shè)計文件總數(shù)。

如果遇到需要更改原有設(shè)計方案的特殊情況，那么也必須通過該系統(tǒng)來進(jìn)行相應(yīng)的變更操作。具體針對單個的電力設(shè)計文件而言，系統(tǒng)可以全面展示該文件的詳細(xì)名稱、文件編號、文件的種類、設(shè)計文件的負(fù)責(zé)人員名單以及上傳文件的精確時間等數(shù)據(jù)。

由此可見，文件管理系統(tǒng)與目前的信息化手段應(yīng)當(dāng)能夠有效進(jìn)行結(jié)合，進(jìn)而達(dá)到了優(yōu)化與改進(jìn)電力設(shè)計運行模式的目標(biāo)。在現(xiàn)狀下，作為電力設(shè)計院的管理者就是要切實轉(zhuǎn)變原有的認(rèn)識，并且通過推廣文件管理系統(tǒng)的措施來創(chuàng)建保密性與實效性更好地電力文件管理方式。同時，電力設(shè)計院也應(yīng)當(dāng)善于運用文件管理系統(tǒng)來簡化文件管理的基本操作步驟，通過創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫的方式來妥善保存電力設(shè)計文件。

結(jié)語

經(jīng)過分析可見，電力設(shè)計院通過推廣新型的文件管理系統(tǒng)，應(yīng)當(dāng)能達(dá)到有效簡化文件管理過程的目的。與此同時，作為項目設(shè)計人員還能做到隨時查閱相應(yīng)的電力設(shè)計文件，確保電力設(shè)計文件能夠保存完整并且避免信息丟失的隱患與風(fēng)險。因此在目前設(shè)計電力項目的具體實踐中，作為電力設(shè)計院仍然應(yīng)當(dāng)逐步創(chuàng)新文件管理系統(tǒng)，確保在引進(jìn)全新文件管理技術(shù)與管理方式的前提下推進(jìn)電力設(shè)計院各項日常工作的順利開展。

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