王俊 盧方

摘要：隨著高職院校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)張，高職院校在資產(chǎn)管理方面內(nèi)部控制的重要性程度與日俱增。文章在分析L學(xué)院資產(chǎn)管理活動(dòng)概況及內(nèi)部控制現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，基于coso整合框架理論提出完善高職院校資產(chǎn)管理的內(nèi)部控制環(huán)境、加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管控、優(yōu)化內(nèi)控流程、利用信息技術(shù)加強(qiáng)溝通、重視內(nèi)部監(jiān)督五方面措施，從而為提高高職院校資產(chǎn)管理內(nèi)控水平提供指導(dǎo)和借鑒。

關(guān)鍵詞：高職院校 資產(chǎn)管理 內(nèi)部控制

從2002年起，國家就已大力推進(jìn)職業(yè)教育發(fā)展，重視高技能人才的培養(yǎng)。2012-2016年間，國家又陸續(xù)出臺(tái)了關(guān)于發(fā)展職業(yè)教育的重要批示，高職院校迎來了一個(gè)發(fā)展的鼎盛時(shí)期。高職院校新校區(qū)拔地而起、教學(xué)與研究設(shè)備持續(xù)更新、校企合作進(jìn)一步深化，使得院校資產(chǎn)在數(shù)量和規(guī)模上急速擴(kuò)大。然而院校資產(chǎn)管理觀念、管理手段仍然落后單一，已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)前高職院校的發(fā)展，急需更新和提升，故本文以案例研究的形式對(duì)如何提高高職院校資產(chǎn)管理內(nèi)控水平予以探討。

一、L學(xué)院資產(chǎn)管理活動(dòng)概況

（一）學(xué)院簡介

L學(xué)院是1998年全國首批國家批準(zhǔn)成立的全日制綜合性高等職業(yè)院校之一，是全國100所國家示范性高職院校之一。學(xué)院下設(shè)機(jī)電工程、汽車工程、電子信息工程、環(huán)境與食品工程、財(cái)經(jīng)與物流管理、貿(mào)易與旅游管理、藝術(shù)、通識(shí)教育、馬克思主義學(xué)院，共9個(gè)二級(jí)學(xué)院、57個(gè)專業(yè)。學(xué)院擁有中央財(cái)政支持的實(shí)訓(xùn)基地3個(gè)，自治區(qū)示范性實(shí)訓(xùn)基地14個(gè)，市千萬元設(shè)備值生產(chǎn)性實(shí)訓(xùn)基地4個(gè)，是目前廣西自治區(qū)實(shí)訓(xùn)設(shè)施設(shè)備最為先進(jìn)、功能最為齊全的高職院校之一。

（二）學(xué)院資產(chǎn)構(gòu)成情況

L學(xué)院屬高職院校目前無對(duì)外投資項(xiàng)目，資產(chǎn)構(gòu)成中固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)在資產(chǎn)占比最大，其中，無形資產(chǎn)主要包括專利技術(shù)、科研創(chuàng)新成果等，故本文研究對(duì)象僅限于L學(xué)院固定資產(chǎn)及無形資產(chǎn)的內(nèi)控管理。2016年至2018年間L學(xué)院隨著辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，通過新建校區(qū)與采購設(shè)備等，資產(chǎn)規(guī)模不斷增加，其中，教學(xué)、科研儀器設(shè)備值占固定資產(chǎn)比重持續(xù)上升，年均增幅2000萬左右。

（三）學(xué)院資產(chǎn)管理崗位與部門設(shè)置

學(xué)院資產(chǎn)管理實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理、分級(jí)負(fù)責(zé)、責(zé)任到人”的管理方式，其中校黨委會(huì)、校長辦公會(huì)為學(xué)校國有資產(chǎn)管理的最高決策機(jī)構(gòu)。依據(jù)國有資產(chǎn)性質(zhì)與用途的不同，確定主要?dú)w口管理部門，具體有財(cái)務(wù)處、后勤處、檔案與圖書館、科技處、學(xué)校辦公室等5大部門及下屬9個(gè)二級(jí)管理單位，各部門設(shè)置有專管資產(chǎn)的副職部門領(lǐng)導(dǎo)及兼職資產(chǎn)管理員。

二、L學(xué)院資產(chǎn)管理內(nèi)部控制的現(xiàn)狀分析

為了解學(xué)院資產(chǎn)管理內(nèi)部控制的情況，筆者設(shè)計(jì)了“L學(xué)院資產(chǎn)管理內(nèi)部控制調(diào)查問卷”，并在各資產(chǎn)管理崗位和部門中展開問卷調(diào)查。調(diào)查對(duì)象包括領(lǐng)導(dǎo)、部門行政管理人員，資產(chǎn)管理員、專職教師等，共收回有效問卷126份。在調(diào)查中，筆者發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)管理人員與二級(jí)學(xué)院教師對(duì)資產(chǎn)管理的相關(guān)政策了解有較大差距，從中反映出L學(xué)院資產(chǎn)管理內(nèi)控方面存在著缺陷。

（一）資產(chǎn)配置效率低下

目前，公辦高校管理方面重視不夠，資產(chǎn)管理思想上也較為粗放，L學(xué)院也不例外。在126份有效調(diào)查問卷中，被調(diào)查者雖知曉學(xué)校設(shè)有資產(chǎn)管理部門，但是針對(duì)資產(chǎn)管理部門與其他相關(guān)部門如財(cái)務(wù)處、科技開發(fā)處等部門的職責(zé)以及管理對(duì)象，86.7%的被調(diào)查對(duì)象都無法正確說出，混淆了各部門之間的職責(zé)，對(duì)資產(chǎn)種類的認(rèn)識(shí)也不全面。

在被調(diào)查者中，65.4%以上人員并不清楚各自所在部門的具體資產(chǎn)情況。其中82.3%的人認(rèn)為為了科研、教學(xué)目的可以追逐新產(chǎn)品、新設(shè)備，在經(jīng)費(fèi)允許的情況下均可申請采購新設(shè)備。這樣就會(huì)出現(xiàn)較多未達(dá)到使用年限的設(shè)備被放置直至報(bào)廢年限的情形，資產(chǎn)整體配置和使用效益不高。這也從側(cè)面反映出學(xué)校對(duì)資產(chǎn)管理不夠重視，對(duì)實(shí)物資產(chǎn)缺少有效的監(jiān)管方式，無法從真正意義上對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行有效配置，提高資產(chǎn)利用率。

（二）資產(chǎn)使用較為隨意，對(duì)制度執(zhí)行不嚴(yán)

針對(duì)資產(chǎn)管理制度，有30位被調(diào)查者基本了解資產(chǎn)管理制度。71.8%的被調(diào)查者認(rèn)為雖然學(xué)校有資產(chǎn)管理制度，但是具體內(nèi)容不了解。同時(shí)，82.5%的被調(diào)查者認(rèn)為部門之間缺乏溝通協(xié)調(diào)，學(xué)校資產(chǎn)管理水平低下。據(jù)實(shí)地訪談了解，下面情況時(shí)有發(fā)生：忽視資產(chǎn)標(biāo)簽對(duì)資產(chǎn)識(shí)別及管理的作用。在辦理資產(chǎn)入庫后，資產(chǎn)管理員未能及時(shí)將標(biāo)簽粘貼在對(duì)應(yīng)資產(chǎn)上，或忽視資產(chǎn)標(biāo)簽脫落問題，未及時(shí)補(bǔ)充；資產(chǎn)部門之間調(diào)配存在隨意性，不向資產(chǎn)管理部門上報(bào)資產(chǎn)的變更情況，在清查時(shí)找不到聯(lián)系人或者找不到資產(chǎn)；退休的資產(chǎn)管理人員離崗時(shí)未按規(guī)定辦理資產(chǎn)移交手續(xù)等。反映出資產(chǎn)管理部門缺乏對(duì)資產(chǎn)使用部門的檢查、監(jiān)督、考核，無法及時(shí)調(diào)用可用資源，難以提高資產(chǎn)的使用效率。

（三）資產(chǎn)處置未能遵循流程，存在處置不當(dāng)?shù)那闆r

在資產(chǎn)處置方面，90.3%的被調(diào)查者無法準(zhǔn)確說出資產(chǎn)處置的流程。其中又有21.6%的被調(diào)查者認(rèn)為一些資產(chǎn)可隨意丟棄，無需報(bào)批。大部分人不熟悉資產(chǎn)處置流程是L學(xué)院存在不能及時(shí)辦理資產(chǎn)報(bào)廢手續(xù)情況的原因之一。原因之二是資產(chǎn)處置手續(xù)繁雜，耗時(shí)長，導(dǎo)致執(zhí)行積極性較低。L學(xué)院屬于市屬院校，處置資產(chǎn)相對(duì)于區(qū)級(jí)院校自主權(quán)限低?，F(xiàn)行的資產(chǎn)處置流程不僅僅在校內(nèi)辦理處置申請，還需要在學(xué)校審批手續(xù)完成后，由資產(chǎn)管理部門上報(bào)教育局審核通過后，再報(bào)市級(jí)財(cái)政部門審批。在教育局、財(cái)政局的審批審核并批復(fù)后，才可以正式對(duì)報(bào)廢的資產(chǎn)進(jìn)行處置和賬務(wù)處理。

（四）資產(chǎn)清查主動(dòng)性欠缺

資產(chǎn)清查主要目的是了解單位擁有資產(chǎn)的狀況，包含資產(chǎn)的數(shù)量與金額、資產(chǎn)在用情況、資產(chǎn)損壞情況及資產(chǎn)的利用率等。按規(guī)定，行政事業(yè)單位應(yīng)明確自身資源，每年末進(jìn)行資產(chǎn)清查。調(diào)查顯示，53.1%的被調(diào)查者認(rèn)為資產(chǎn)清查是上級(jí)要求，不必要每年都進(jìn)行。僅只有10%的被調(diào)查者認(rèn)為資產(chǎn)清查每年進(jìn)行十分必要?？梢奓學(xué)院大部分時(shí)間僅按照上級(jí)文件要求被動(dòng)進(jìn)行資產(chǎn)清查工作，未主動(dòng)將資產(chǎn)清查設(shè)定為每年的固定工作。

（五）監(jiān)督與檢查工作重視度不足

對(duì)資產(chǎn)管理進(jìn)行監(jiān)督檢查，內(nèi)部審計(jì)部門也是重要主體之一。60%的被調(diào)查者認(rèn)為學(xué)校存在內(nèi)部審計(jì)部門，35%被調(diào)查者認(rèn)為學(xué)校沒有內(nèi)部審計(jì)部門。在L學(xué)院，內(nèi)部審計(jì)室是2016年7月的初建部門，隸屬于學(xué)校辦公室，只有2人在崗。實(shí)際工作中，內(nèi)部審計(jì)室的職能作用受到各種因素制約影響，使資產(chǎn)管理的某些關(guān)鍵環(huán)節(jié)缺乏監(jiān)管，不能完全發(fā)揮其監(jiān)督作用。缺乏對(duì)資產(chǎn)管理工作的重點(diǎn)和風(fēng)險(xiǎn)易發(fā)環(huán)節(jié)的監(jiān)督，內(nèi)部控制工作沒有針對(duì)性，不能及時(shí)反饋問題、及時(shí)糾正完善管理。

三、優(yōu)化L學(xué)院資產(chǎn)管理內(nèi)部控制的措施

為了優(yōu)化L學(xué)院資產(chǎn)管理內(nèi)部控制，基于COSO整合框架理論，筆者將從內(nèi)部環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)、信息與溝通、內(nèi)部監(jiān)督五個(gè)角度展開優(yōu)化和完善。

（一）形成學(xué)院資產(chǎn)管理內(nèi)部控制的良好環(huán)境

首先，從校領(lǐng)導(dǎo)到教職工，要認(rèn)識(shí)到資產(chǎn)管理的重要性，擁有正確的內(nèi)控管理意識(shí)。學(xué)校應(yīng)成立專門的資產(chǎn)管理部門來統(tǒng)籌監(jiān)管全校資產(chǎn)。資產(chǎn)使用部門應(yīng)設(shè)立專職或兼職的資產(chǎn)管理員，對(duì)本部門的資產(chǎn)進(jìn)行實(shí)物及臺(tái)賬管理。

其次，明確資產(chǎn)內(nèi)部控制中各組織機(jī)構(gòu)的職能及控制流程。高職院校資產(chǎn)管理職能部門的分工需遵循崗位不相容原則。在對(duì)資產(chǎn)管理控制流程設(shè)計(jì)時(shí)，避免出現(xiàn)“一支筆”的情形，應(yīng)確保至少兩個(gè)及以上部門參與，便于相互制約與協(xié)調(diào)。

例如實(shí)訓(xùn)或科研設(shè)備采購，首先應(yīng)由至少三人以上的教師組團(tuán)進(jìn)行項(xiàng)目調(diào)研，并確定三家以上具備資質(zhì)的供應(yīng)商及其提供的設(shè)備規(guī)格、價(jià)格并記錄詢價(jià)過程；其次設(shè)備參數(shù)及預(yù)算應(yīng)申請立項(xiàng)論證.為防止復(fù)采購、建設(shè)，立項(xiàng)論證需經(jīng)學(xué)院分管領(lǐng)導(dǎo)、教務(wù)與實(shí)訓(xùn)管理處相關(guān)人員開會(huì)論證其可行性及預(yù)期效益等；再次，立項(xiàng)論證完成之后，由資產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)召開采購論證，主要對(duì)設(shè)備參數(shù)及商務(wù)條款進(jìn)行二次論證，保證參數(shù)符合政府采購法規(guī)要求、無排他性等；最后，由內(nèi)部審計(jì)人員根據(jù)確定的參數(shù)及商務(wù)條款進(jìn)行預(yù)算審定，確定最終設(shè)備采購預(yù)算，資產(chǎn)管理部門完成相關(guān)采購手續(xù)。

（二）構(gòu)建全面風(fēng)險(xiǎn)管理指標(biāo)體系，保障風(fēng)險(xiǎn)控制有效實(shí)施

首先，針對(duì)L學(xué)院二級(jí)學(xué)院及其行政部門眾多、資金來源多樣、千萬元設(shè)備及生產(chǎn)性實(shí)訓(xùn)基地等實(shí)際情況，有必要建立獨(dú)立的國有資產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)管理委員會(huì)。

其次，在風(fēng)險(xiǎn)管理委員會(huì)的帶領(lǐng)下，由資產(chǎn)管理部門牽頭，聯(lián)合各二級(jí)學(xué)院和行政部門針對(duì)L學(xué)院資產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)管理體系進(jìn)行調(diào)研，構(gòu)建出L學(xué)院的風(fēng)險(xiǎn)管理整體框架。

再次，進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。在資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)流程各個(gè)環(huán)節(jié)中識(shí)別內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，包括資產(chǎn)的采購與驗(yàn)收、資產(chǎn)使用、資產(chǎn)盤點(diǎn)、資產(chǎn)日常維修與管理、資產(chǎn)報(bào)廢與處置（見表1）。針對(duì)已梳理出的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)分析，據(jù)此制定和完善L學(xué)院資產(chǎn)管理的風(fēng)險(xiǎn)管理制度、辦法與規(guī)范；

最后，根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和風(fēng)險(xiǎn)量化分析結(jié)果，建立L學(xué)院資產(chǎn)管理風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)指標(biāo)體系。

（三）優(yōu)化和明確內(nèi)部控制流程

優(yōu)化資產(chǎn)管理的內(nèi)部控制流程思路如下：

首先，梳理學(xué)校資產(chǎn)管理工作流程。明確各職能部門在資產(chǎn)使用和管理中的具體工作職責(zé)，注意不相容崗位的分離及職權(quán)間的相互配合。

其次，繪制關(guān)鍵資產(chǎn)管理活動(dòng)的業(yè)務(wù)流程圖，如采購、驗(yàn)收入庫、使用與維護(hù)、報(bào)廢與處置等業(yè)務(wù)流程圖，確定各環(huán)節(jié)重要控制點(diǎn)，監(jiān)控有較高風(fēng)險(xiǎn)的控制環(huán)節(jié)。例如資產(chǎn)購置環(huán)節(jié)應(yīng)加強(qiáng)前期論證，充分考慮采購的必要性、可行性及項(xiàng)目實(shí)施達(dá)到的效益，避免重復(fù)、超標(biāo)準(zhǔn)采購；又如資產(chǎn)驗(yàn)收、調(diào)配、處置等業(yè)務(wù)，學(xué)院資產(chǎn)管理部門與學(xué)院資產(chǎn)使用部門應(yīng)各司其職，互相監(jiān)督。

再次，實(shí)行授權(quán)授信控制，加強(qiáng)事前監(jiān)控。其中包括明確授權(quán)批準(zhǔn)的范圍；根據(jù)資產(chǎn)的重要性及金額大小確定不同授權(quán)審批層次；明確每個(gè)層次的被授權(quán)者在履行權(quán)力時(shí)應(yīng)承擔(dān)的具體責(zé)任；規(guī)定資產(chǎn)的申購、調(diào)配及處置等審批程序，以便相關(guān)教職員工按程序辦理審批，防止越級(jí)或違規(guī)審批的情況。

最后，年度終了，評(píng)價(jià)各部門資產(chǎn)使用效益，并將其與部門績效考核掛鉤。例如使用“排課率”指標(biāo)對(duì)已投入使用的實(shí)訓(xùn)室的閑置情況進(jìn)行評(píng)價(jià)，閑置率過高的部門本項(xiàng)目績效評(píng)分則較低。

（四）利用現(xiàn)代信息技術(shù)加強(qiáng)信息交流與溝通

L學(xué)院應(yīng)建立良好的信息傳導(dǎo)途徑與長效溝通機(jī)制，有助于提高資產(chǎn)管理內(nèi)部控制的效率和效果。

一方面，利用網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，自行或與信息管理公司合作建立網(wǎng)絡(luò)化和信息化的資產(chǎn)信息管理平臺(tái)。資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)應(yīng)與教職工的在線報(bào)賬和財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)、財(cái)務(wù)處的預(yù)算管理和賬務(wù)處理系統(tǒng)完成數(shù)據(jù)信息無縫對(duì)接，以實(shí)現(xiàn)對(duì)預(yù)算編制、采購申請、資產(chǎn)入庫登記、財(cái)務(wù)核算、資產(chǎn)清查等活動(dòng)的聯(lián)動(dòng)管理。

另一方面，建立資產(chǎn)管理部門與使用部門的長效溝通機(jī)制。資產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)制定學(xué)校資產(chǎn)管理制度并進(jìn)行監(jiān)督，有義務(wù)通過有效的方式將制度傳達(dá)到資產(chǎn)使用部門，并積極聽取使用部門的制度執(zhí)行反饋，實(shí)現(xiàn)持續(xù)改進(jìn)。有效的溝通渠道包括學(xué)院微信平臺(tái)、數(shù)字化信息平臺(tái)和QQ群，發(fā)布通知、郵件、發(fā)布網(wǎng)絡(luò)問卷等。

（五）重視資產(chǎn)管理的內(nèi)部監(jiān)督工作

內(nèi)部控制與資產(chǎn)管理工作應(yīng)是過程性的融合，需要不斷發(fā)現(xiàn)問題和解決問題。一方面，應(yīng)注重加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)、監(jiān)察部門的人員配置與職責(zé)分工，對(duì)資產(chǎn)管理的各環(huán)節(jié)進(jìn)行有效的監(jiān)督.擴(kuò)大內(nèi)部檢查監(jiān)督范圍并滲透到資產(chǎn)內(nèi)控管理的所有風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)上。另一方面，資產(chǎn)管理部門應(yīng)針對(duì)資產(chǎn)管理工作的重點(diǎn)和高發(fā)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)控，提高資產(chǎn)使用部門對(duì)資產(chǎn)管理內(nèi)控工作的認(rèn)識(shí)，積極配合資產(chǎn)管理部門的監(jiān)管，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)落實(shí)整改，同時(shí)對(duì)內(nèi)部控制設(shè)計(jì)及運(yùn)行缺陷進(jìn)行糾正和完善。