黨霞

【摘要】本文通過對信息化時代檔案管理信息化的概念和特點進行概述，并指出目前檔案管理工作的現(xiàn)狀，同時對其創(chuàng)新途徑進行探討。

【關(guān)鍵詞】信息時代;檔案管理;創(chuàng)新

科技的飛速發(fā)展和信息時代的到來，使許多傳統(tǒng)的工作受到了巨大的影響，檔案管理工作也不例外。面對劇烈的社會變化，我們應(yīng)清楚地認(rèn)識到，信息時代給我們的檔案管理工作帶來的不僅是挑戰(zhàn)，更是機遇和新生。因而如何迅速應(yīng)對這種變化？如何有效的利用信息時代的媒介優(yōu)勢來整合傳統(tǒng)的檔案管理模式，使其更加科學(xué)化、準(zhǔn)確化，這是擺在我們面前的緊迫問題。

一、信息時代檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

（一）對傳統(tǒng)檔案管理觀念的挑戰(zhàn)。對于傳統(tǒng)的檔案管理“重藏輕用”的觀念，隨著信息信息時代的到來，因此要改變“重藏輕用”的觀念，積極主動開發(fā)信息資源，使“死檔案”變成“活信息”，轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，大力開發(fā)檔案信息資源為企業(yè)提高效益，必然對傳統(tǒng)的檔案管理觀念提出了新的挑戰(zhàn)。

（二）對傳統(tǒng)檔案管理手段和方式的挑戰(zhàn)。相對于傳統(tǒng)檔案管理，一般采用紙質(zhì)的形式進行保存，很多紙質(zhì)容易隨著時間的推移顏色變黃，檔案也會不經(jīng)意間丟失，信息的到來，可以使文件辦擬之后隨時歸檔，通過網(wǎng)絡(luò)傳遞，而且可以采用電子編碼技術(shù)，編輯修改而不留痕跡;加強了檔案信息的更新化速度。

（三）對檔案管理人員自身素質(zhì)提出的挑戰(zhàn)。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進入到檔案管理工作中，就必然要求其工作人員熟練地操作各項技術(shù)，了解相關(guān)的操作知識，能夠正確地處理常見的問題和困難。因此，信息時代檔案管理就必然對管理人員提出新的要求和挑戰(zhàn)。

（四）檔案文件查詢利用方式對傳統(tǒng)檔案的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會影響傳統(tǒng)文件的長期可讀性。檔案部門秘書人員可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。

（五）電子文件檔案的歸檔時間對傳統(tǒng)檔案歸檔時間的挑戰(zhàn)。電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統(tǒng)一歸檔，由文件形成秘書人員通過網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，而傳統(tǒng)的檔案歸檔需要在文件辦擬完畢后，采用紙質(zhì)的形式進行歸檔，紙質(zhì)文件的歸檔時間一般分為兩類：一是文件形成后第二年上半年歸檔，主要適用于行政文件。二是項目結(jié)束后歸檔，主要適用于科技文件。電子文件檔案歸檔無疑是對傳統(tǒng)檔案歸檔時間的又一挑戰(zhàn)。

二、信息時代檔案管理工作的創(chuàng)新途徑

（一）加強檔案工作基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)和安全保管工作。學(xué)習(xí)宣傳和貫徹落實《檔案法》及《檔案法實施辦法》，是提高企業(yè)檔案法制意識，實現(xiàn)依法治檔的有效措施。普及檔案法律知識，學(xué)會用《檔案法》和《檔案法實施辦法》的有關(guān)條文解決工作中的問題，用法律手段來規(guī)范檔案管理工作。檔案事業(yè)的發(fā)展，必須靠法制作保障，運用法制、法規(guī)保護檔案工作，要加強對檔案違法案件的監(jiān)督查處力度，推進檔案行政執(zhí)法的制度化、規(guī)范化，提高全社會領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案意識，為檔案工作的順利開展創(chuàng)造良好的工作氛圍。

（二）創(chuàng)新檔案管理工作的優(yōu)化服務(wù)。創(chuàng)新優(yōu)化服務(wù)首先要構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺。傳統(tǒng)的檔案管理方式滯后，手工編輯的存檔不利于檔案的利用，提取相關(guān)信息必須到檔案部門進行搜索和查詢，耗費人力和物力，工作效率極其低下。如果構(gòu)建統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺，就能實現(xiàn)資源的利用不受時空的限制，不管何時何地都能通過相關(guān)驗證信息對檔案資源進行提取查詢。構(gòu)建好了網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺，就要加強對電子檔案資料進行自動化管理，即電子資料的自動化上傳和整理。上傳的電子檔案資料可通過下載來實現(xiàn)其實用價值。

（三）加強檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。在我國大多數(shù)文件處理都處在一個信息化管理的過渡階段，如何加快其信息化管理，最為主要的是建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫。但是，信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)過程要經(jīng)過一個長期性才能夠形成，因此要遵從由低到高的建設(shè)過程，運用信息技術(shù)對信息資源進行科學(xué)、系統(tǒng)的管理與使用。在建設(shè)過程中，應(yīng)將檔案管理工作和信息技術(shù)相結(jié)合，并做好它們之間的協(xié)調(diào)工作，將綜合數(shù)據(jù)庫和各個檔案目錄庫相結(jié)合，形成一種網(wǎng)絡(luò)開發(fā)和分布形式的數(shù)據(jù)庫，從而有效提高檔案管理工作的效率。

（四）實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化和數(shù)字化。在檔案的管理工作中，應(yīng)根據(jù)信息時代的發(fā)展要求，將檔案信息電子文件妥善保存好，特別是信息管理系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、CAD/CAM 系統(tǒng)等，并將這些先進的信息化設(shè)備技術(shù)引進檔案管理工作中，運用創(chuàng)新的思想理念，建立數(shù)字化的網(wǎng)絡(luò)平臺，將檔案管理服務(wù)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)相結(jié)合，開展網(wǎng)上公開的一種服務(wù)形式，以拓寬檔案管理工作的視野，強化并創(chuàng)新其管理思維，建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，使檔案管理工作的功能和價值得到充分的發(fā)揮，打開新的管理局面，緊跟時代發(fā)展的步伐，順應(yīng)新形勢發(fā)展的需要。

三、結(jié)語

檔案管理工作是一種既需要專業(yè)性知識，又需要有高度責(zé)任心和耐心的工作，它要求我們既能沉下心來又要與時俱進、改變觀念，不斷充實和更新自己的專業(yè)知識結(jié)構(gòu)，擴展工作視野，同時以極大的熱情投入到工作中，才能在新的時代中把檔案管理工作做好，真正做到檔案管理工作科學(xué)、高效地服務(wù)單位、服務(wù)社會。

【參考文獻】

[1]冷艷.信息時代如何做好檔案管理工作[J].中國高新技術(shù)企業(yè)，2015（23）.

[2]白文紅.加強信息時代檔案管理工作的思考[J].人才資源開發(fā)，2015（14）.

[3]周珍.人事檔案信息化管理面臨的挑戰(zhàn)及對策分析[J].人才資源開發(fā)，2015（22）.

[4]石冬梅.大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的挑戰(zhàn)與機遇[J].現(xiàn)代商業(yè)，2014（27）.