張海軒

【摘要】高校日常工作主要是圍繞教學(xué)與科研兩方面開展的。怎樣做好高校教學(xué)與科研工作是高校檔案管理工作的首要工作之一。文章主要就高校檔案服務(wù)教學(xué)科研功能的強(qiáng)化進(jìn)行了分析與研究。

【關(guān)鍵詞】高校檔案;科研任務(wù);教學(xué)探究

一、提升檔案開放利用的能力

為了創(chuàng)造出良好的檔案開放和利用氛圍，高校必須在開展檔案管理工作的過程中，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念，調(diào)整檔案管理的決策，為檔案管理的開放與利用提供全面的政策、資金、環(huán)境、設(shè)備以及人員支持，確保檔案開放與利用工作的順利開展。這就要求高校在制定檔案統(tǒng)一管理制度的過程中，必須嚴(yán)格按照三納入、四同步管理模式的要求開展檔案管理工作。這里所說的三納入指的是將檔案管理工作納入到高?？蒲泄芾砉ぷ髦?，將其作為科研人員的日常工作內(nèi)容。而四同步則指的是科研任務(wù)與科研文件的歸檔同步進(jìn)行，科研計(jì)劃的進(jìn)度檢查與科研文件材料的形成檢查同步進(jìn)行，科研成果的驗(yàn)收、鑒定與檔案資料的驗(yàn)收同步進(jìn)行，科研成果的獎(jiǎng)勵(lì)評審與檔案部門的考核歸檔同步進(jìn)行。只有建立規(guī)范化、智能化的高效檔案管理服務(wù)機(jī)制，才能在徹底改變高校以往的重教學(xué)輕科研發(fā)展模式的同時(shí)，促進(jìn)檔案開放與利用效率的全面提升。

二、進(jìn)一步豐富和優(yōu)化檔案信息資源

高校檔案數(shù)量和質(zhì)量是否保持統(tǒng)一，是確保檔案開放利用工作順利開展的重要因素。假如高校檔案信息資源出現(xiàn)了不達(dá)標(biāo)的現(xiàn)象，那么即便是再現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備也無法為檔案的開放和利用提供檔案信息資源。這就要求高?？蒲胁块T必須下大力氣研究解決這一問題的措施。首先，檔案管理事前控制制度的實(shí)施。高校檔案管理部門必須采取常態(tài)化、規(guī)范化的方式，將需要及時(shí)歸檔的論文、課題、記錄、音像、手稿、專著等檔案信息資源收集起來，才能確保檔案管理的統(tǒng)一性、完整性以及準(zhǔn)確性，為檔案信息資源的開放和利用做好充分的準(zhǔn)備。其次，全方位檔案鑒定機(jī)制的建立。檔案工作人員在收集相關(guān)檔案信息的過程中，必須詳細(xì)的按照檔案信息的來源、意義、科技水平、經(jīng)濟(jì)與社會效益、歷史價(jià)值等標(biāo)準(zhǔn)和要求，鑒定、評估、審查相關(guān)檔案信息資料，才能確保檔案信息的精確度，避免因?yàn)闄n案信息資料審查評估不嚴(yán)格，而影響到后期檔案信息資源的開放與利用。

三、加大對檔案開放利用的宣傳力度

高校在利用檔案信息資源的過程中，不能只局限于極少數(shù)專家學(xué)者的特權(quán)，而是應(yīng)該盡可能減少檔案信息資料開放和利用的限制，為公眾基礎(chǔ)和利用檔案資源提供便利，才能真正實(shí)現(xiàn)促進(jìn)高校檔案信息資源社會影響力不斷擴(kuò)大的目的。而高校檔案信息資源開放利用的宣傳則應(yīng)該從以下幾方面著手：1.通過印發(fā)高?？蒲袡n案檢索目錄、內(nèi)容介紹、專題推薦等宣傳品的方式，引導(dǎo)和幫助師生群眾根據(jù)自身的需求快速準(zhǔn)確尋找符合自己要求的檔案信息資源，激發(fā)出師生群眾利用檔案信息資源的興趣。2.檔案信息資源網(wǎng)上展覽推介服務(wù)的開展，通過在網(wǎng)上發(fā)布共享檔案資源信息的方式，為檔案資源使用者提供便利。3.檔案陳列與展覽服務(wù)活動的開展。通過在校史館展出教師與學(xué)生科研成果，科研項(xiàng)目申報(bào)情況、重點(diǎn)課題攻關(guān)的介紹等活動，促進(jìn)社會公眾對高校檔案信息資源的關(guān)注度。4.不定期舉辦高?？蒲袡n案學(xué)術(shù)報(bào)告會、座談會以及信息發(fā)布會，積極進(jìn)行高校檔案信息資源的宣傳，加深社會公眾對高校檔案信息資源開放利用的認(rèn)識。5.嚴(yán)格按照科研服務(wù)于教學(xué)的要求，通過在檔案館內(nèi)設(shè)立學(xué)生教育工作項(xiàng)目的方式，向?qū)W生開展檔案開放利用的教育，促進(jìn)高校學(xué)生檔案信息資源利用自覺性的不斷提升。

四、建立檔案規(guī)范化開放利用機(jī)制

高校檔案信息資源的開放利用，必須嚴(yán)格的按照相關(guān)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。只有建立完善且合理的檔案開放利用制度，才能確保檔案開放利用的健康有序進(jìn)行。所有檔案信息資源利用者在利用檔案信息資源的過程中，必須出示有效的證件，辦理相關(guān)登記手續(xù)，同時(shí)嚴(yán)格遵守檔案館的規(guī)章制度，在進(jìn)入館內(nèi)和閱覽室時(shí)應(yīng)該保持安靜，避免影響到其他檔案利用者查詢檔案信息資源。另外，檔案利用者可以在閱覽室瀏覽檔案信息的原件或者副本，還可以利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行相關(guān)信息的瀏覽。如果是在閱覽室內(nèi)瀏覽原件或者副本的話，切忌不能隨意在檔案上涂改、勾畫、損壞，更不能在沒有經(jīng)過允許的情況下私自將檔案帶出檔案館。如果檔案利用者需要復(fù)制檔案的話，必須提交檔案復(fù)制申請，經(jīng)檔案館負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行復(fù)印、掃描或者下載。

五、結(jié)束語

總之，高校檔案的開放利用，已經(jīng)成為了高校教育教學(xué)工作發(fā)展的必然趨勢，如何將檔案開放利用工作落到實(shí)處，是評價(jià)高校檔案管理工作的重要指標(biāo)。所以，高校檔案管理人員必須在加強(qiáng)檔案資源內(nèi)容豐富與優(yōu)化的基礎(chǔ)上，通過建立檔案信息資源共享平臺的方式，拓展高校檔案信息資源開放利用的空間，才能將高校檔案信息資源的服務(wù)功能最大限度發(fā)揮出來。

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