何 飛 楊 瑩

金川集團股份有限公司 甘肅 金昌 737100

在企業(yè)發(fā)展過程中,文秘工作以及檔案管理工作都具有非常重要的作用,想要更好的推動企業(yè)的發(fā)展,還需要將文秘工作和檔案管理工作結(jié)合起來,不僅要對文秘的職責(zé)進行充分的發(fā)揮,還要對檔案的利用價值進行充分的挖掘,如此才能為單位的平穩(wěn)發(fā)展提供有力支撐,因此,針對相關(guān)內(nèi)容進行深入的研究是很有必要的。

一、文秘工作與檔案管理結(jié)合過程中的問題

(一)文秘及檔案管理在職務(wù)內(nèi)容方面無法進行有效銜接。從本質(zhì)上來看,現(xiàn)代文秘工作和檔案管理工作在職務(wù)方面具有較強的關(guān)聯(lián)性,而且兩者又具有各自的特色,所以,在分工結(jié)果方面會存在較大的差異,很多機構(gòu)主管為了對兩項工作之間的配合狀態(tài)進行有效的維持,往往會通過各項經(jīng)濟力量以及技術(shù)力量的有效應(yīng)用,對分體式的控制體系進行構(gòu)建,凸顯了相關(guān)管理制度的科學(xué)性和時效性,但也正是由于這種體制的影響,導(dǎo)致文秘與檔案管理間的銜接問題日漸凸顯。而在實際操作當(dāng)中,很多文秘工作人員還存在檔案處理水平不高的情況,而檔案人員對于文秘職務(wù)則表現(xiàn)的極為陌生,這也導(dǎo)致兩者不能真正實現(xiàn)有效結(jié)合的目標(biāo)。

(二)文秘及檔案管理當(dāng)中缺乏相應(yīng)的人才供應(yīng)。就目前我國的產(chǎn)業(yè)機構(gòu)發(fā)展情況來看,很多機構(gòu)都會將檔案管理工作交由文秘人員進行兼職,也就是說,在這些機構(gòu)當(dāng)中并沒有設(shè)置專業(yè)的檔案管理人員,在這種情況下,很多文秘人員在實際工作中都會將主要的精力放在辦公室文件收發(fā)以及修改宣傳等事務(wù)上,不能在一定時間范圍當(dāng)中對各種重要檔案資料進行有效的收集,且沒有對現(xiàn)有資料的真?zhèn)芜M行仔細(xì)的堅定,受到這種情況影響,產(chǎn)業(yè)機構(gòu)當(dāng)中的檔案資料管理出現(xiàn)了漏洞百出的情況,加上負(fù)責(zé)檔案管理的人員綜合素質(zhì)不高,又沒有對個人核心職責(zé)加以明確,導(dǎo)致文秘在對檔案進行收集和處理的過程中產(chǎn)生了許多弊端問題。

(三)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對于兩項工作的結(jié)合不夠關(guān)注。很多機構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)對于文秘以及檔案管理工作的融合并不重視,甚至部分機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)會將該項工作歸為次要工作,片面的認(rèn)為文秘檔案管理工作只不過是通過各種渠道對各項信息進行收集,然后建立相應(yīng)的目錄,對其進行重整劃分即可,而且文秘檔案管理期間,很難獲得直接的經(jīng)濟效益,即便針對相關(guān)工作進行適當(dāng)?shù)耐度?但想要在短期之內(nèi)獲得良好的改革成效,是不現(xiàn)實的,因此,很多機構(gòu)在對文秘工作與檔案管理進行融合的過程中,還只是片面的關(guān)注檔案材料的保管成果[1]。

二、推動文秘工作與檔案管理有效結(jié)合的方法

(一)對相關(guān)工作的銜接進行強化。所謂的檔案,從本質(zhì)上來講就是一種文件,而對于檔案管理成果而言,想要判斷其是否達(dá)標(biāo),還需要以文秘文件規(guī)范為基礎(chǔ)對其進行評估認(rèn)證,因此,現(xiàn)代文秘工作者應(yīng)該對自身綜合素質(zhì)進行不斷的提升,掌握一定的檔案管理知識和管理技能,能夠很好的完成各類檔案材料的立卷劃分工作,盡可能的提升文秘與檔案管理之間銜接的緊密性,而從本質(zhì)上來講,上述結(jié)果都需要文秘工作人員對文件材料的質(zhì)量進行嚴(yán)格的把關(guān)[2]。

(二)對文秘檔案管理的全新職務(wù)加強關(guān)注。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要對自身的觀念進行積極的轉(zhuǎn)變,盡可能的提升文秘及檔案管理工作的層次性,而對于現(xiàn)有的文秘人員要做好培訓(xùn)教育工作,使其能夠在短期之內(nèi)掌握相應(yīng)的檔案管理技能。與此同時,要將檔案管理工作納入到機構(gòu)工作重點和全年規(guī)劃當(dāng)中。對于文秘檔案管理的有效融合,要加大經(jīng)濟投入力度,使檔案管理設(shè)施能夠具有較強的先進性和規(guī)范化,推動傳統(tǒng)文秘檔案管理局面的轉(zhuǎn)變,使文秘檔案融合方面的前瞻性以及主觀能動性能夠得到充分的發(fā)揮,從而為機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)工作人員提供良好的信息指導(dǎo)服務(wù)[3]。

(三)將文秘檔案管理中的各項基礎(chǔ)工作做好。對于文秘工作以及檔案管理工作而言,對機構(gòu)文件進行有效的收集、鑒定、儲存和分析是推動現(xiàn)代文秘與檔案管理有效融合的基礎(chǔ)保障,因此,現(xiàn)代文秘人員在與檔案管理職務(wù)進行對接時,不僅要做好本機構(gòu)上下級的資料收集工作,還要通過文字修飾技巧的有效應(yīng)用,對特定公務(wù)進行生動的描述,在必要的情況下,可以對相關(guān)資料進行精確的篩選和整理,在這種情況下,能夠推動檔案信息價值的全面釋放,并可以加快綜合檔案資源的建設(shè)步伐,除此之外,要對各時期當(dāng)中的重點工作進行準(zhǔn)確的把握,要找準(zhǔn)位置,明確相關(guān)主題,自覺結(jié)合服務(wù)大局對檔案工作進行考慮和安排,從而在機構(gòu)當(dāng)中形成服務(wù)合力[4]。

結(jié)語

綜上所述,對現(xiàn)代文秘與檔案管理工作進行有效的結(jié)合,能夠?qū)ο嚓P(guān)機構(gòu)的發(fā)展產(chǎn)生很大的推動作用,因此,相關(guān)機構(gòu)一定要對兩者的結(jié)合保持重視,根據(jù)自身情況,對各種強化措施進行科學(xué)的應(yīng)用,以此來提升兩者的結(jié)合效果,使其能夠為機構(gòu)發(fā)展提供有力支撐。