耿 偉

牡丹江電力設(shè)計院 黑龍江 牡丹江 157000

引言

隨著社會的發(fā)展,國家電力體制改革的不斷深化,電力建設(shè)的步伐在迅速加快,電力投資在速猛加大,地市級電力勘測設(shè)計院設(shè)計任務(wù)均在日益加重,相應(yīng)的科技檔案存量也迅速增加。但是據(jù)筆者調(diào)查獲悉,大部分地市級電力勘測設(shè)計院的科技檔案管理仍停留在較底水平,管理未按標(biāo)準(zhǔn)同步推進,科技檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、維護等方面的操作均欠規(guī)范。然而,科技檔案的管理工作對從事電力勘測設(shè)計業(yè)務(wù)的企業(yè)而言又是一項不可忽視的重要工作。科技檔案管理的規(guī)范化勢在必行,也可謂迫在眉睫,本文將就科技檔案管理的規(guī)范化做一些探討,以供大家參考。

1 電力設(shè)計院檔案管理的重要性

加強電力檔案管理也是做好電力勘測設(shè)計的迫切需要,許多電力工程在設(shè)計施工過程中都會借鑒以前成功的例子,并在此基礎(chǔ)上進行創(chuàng)新突破。所以,大部分電力設(shè)計人員在接到新的工程項目時,首先會思考如何利用以往類似的項目經(jīng)驗進行借鑒,從而提高設(shè)計效率,因此電力工程檔案資料的完整與否則直接影響著之后的項目設(shè)計,為此做好電力工程的檔案管理十分重要。因此做好工程資料的收集和歸檔非常重要,是保證電力工程設(shè)計以及建設(shè)正常開展的重要措施之一。

2 電力設(shè)計院的檔案現(xiàn)狀及存在的問題

2.1 對檔案的利用創(chuàng)造利益的程度不夠 目前,為了保護公司的知識產(chǎn)權(quán),電力設(shè)計院的檔案管理實行了嚴(yán)格的保密制度,提供開放的這些資料僅僅是對內(nèi)部人員單方向進行的,并且,對于檔案開放的流程方案也是有相應(yīng)的嚴(yán)格的規(guī)章制度,有很多的企業(yè)是不提供集中查閱這個公開信息的服務(wù)。長期以來,有一部分人,這也包括部分的領(lǐng)導(dǎo)干部對于檔案管理工作的一些列的認(rèn)識都是存在著一些嚴(yán)重的誤區(qū),認(rèn)為檔案工作不能夠讓外人來完成、是要嚴(yán)格保密的一項工作,是單位的最主要工作,但是這樣做,是不能夠給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益,大多數(shù)員工缺乏對于檔案管理的創(chuàng)新意識,不能夠更深層次的發(fā)掘檔案資料的經(jīng)濟價值,對于檔案也就談不到能夠?qū)崿F(xiàn)廣泛有效的利用。還有一部分人是這樣認(rèn)為的,只要不泄密,不丟失,能應(yīng)付外調(diào)、查檔就可以了。在開發(fā)利用和創(chuàng)造利益的方面,雖然檔案的結(jié)構(gòu)合理、門類齊全、內(nèi)容也是相對的廣泛,這一系類的問題這表明了,一些人缺乏對于檔案工作的了解,就向是這種守舊的思想,已無法適應(yīng)現(xiàn)代化的管理需求。

2.2 檔案安全性問題突出 由于互聯(lián)網(wǎng)、3G網(wǎng)絡(luò)的普及,電子文件很容易分發(fā)出去。此外,一個終端上的電子文件也可同時發(fā)給若干個網(wǎng)絡(luò)終端。這對于在一段時間需保密的內(nèi)容或限制提供利用的內(nèi)容的安全保密問題,帶來了極大的威脅。

2.3 歸檔入庫、儲存維護的不規(guī)范 很多單位科技檔案移交檔案室后,由于檔案管理人員的專業(yè)水平和敬業(yè)精神均欠佳,對科技檔案的整理、分類、儲存和維護操作很不規(guī)范,整理不規(guī)范,分類不合理,儲存不安全,維護不到位等現(xiàn)象隨處可見。尤其是電子檔案的保護與維護更成問題,導(dǎo)致科技檔案的利用價值嚴(yán)重受損。

3 提高電力設(shè)計院檔案管理服務(wù)質(zhì)量的措施

3.1 提高檔案信息化水平技術(shù) 配備先進的設(shè)備,系統(tǒng)軟件的開發(fā)應(yīng)用和相應(yīng)的完善,可通過計算機系統(tǒng)軟件的操作進行培訓(xùn)及推廣,逐步建立同一平臺,為分中心服務(wù)做好前期準(zhǔn)備工作。檔案中心目錄及全文要做到數(shù)字化,對各職能部門每年移交的大量的成果檔案資料,一邊整理一邊輸入,從信息源頭抓起,電力設(shè)計院檔案信息數(shù)據(jù)輸入是最基礎(chǔ)性的工作,實施“雙套制”的紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案的工作模式,避免重復(fù)勞動,也會大大加快了檔案信息數(shù)字化的進程,也可以節(jié)約了人力和物力。

3.2 完善電子檔案相關(guān)的安全法規(guī) 在信息系統(tǒng)中,所有的安全策略實施過程中最主要的因素是人,因此完善員工對電子檔案操作的規(guī)范,強調(diào)安全的責(zé)任意識顯得尤為重要。電子檔案在形成和歸檔的過程中有眾多環(huán)節(jié),每個環(huán)節(jié)的工作人員都有不同的職責(zé),對電子檔案的都有一定的操作權(quán)限,即使有比較先進的信息安全技術(shù),但在人為操作層面仍有漏洞,因此,只有通過完善制度最大限度降低人為造成的安全漏洞,才是提升電子檔案系統(tǒng)安全性的根本途徑。

3.3 加強培訓(xùn),提高水平 全面推進科技檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理,是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工作,要求從業(yè)人員具有很強的業(yè)務(wù)水平和服務(wù)意識,要有自我犧牲的品質(zhì),樂于奉獻(xiàn)的精神,進取創(chuàng)新的意識,嚴(yán)肅認(rèn)真的工作態(tài)度.因此要加強科技檔案管理人員的培訓(xùn)工作,并不斷為其提供接受繼續(xù)教育的機會,通過崗位培訓(xùn)和專業(yè)培訓(xùn)來更新檔案管理專業(yè)知識,提高信息技術(shù)能力,使之在專業(yè)的深度與廣度上都有較大的提高,從而助進科技檔案管理水平的提高。

3.4 轉(zhuǎn)變思想觀念 檔案管理工作的創(chuàng)新首先就需要從思想觀念上進行創(chuàng)新,因為思想觀念是管理發(fā)展的基礎(chǔ)。管理創(chuàng)新還需要與時俱進,結(jié)合現(xiàn)代化的思想理念,實現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、知識化、社會化,以此推動檔案管理工作的發(fā)展和進步。我認(rèn)為電力設(shè)計院檔案管理工作的思想轉(zhuǎn)變,應(yīng)從兩種意識出發(fā)：首先,對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理理念要有改變,因為檔案管理是對一個龐大的信息庫進行管理,傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)今的工作需要,所以必須要從信息化的角度出發(fā)；其次,提高對檔案使用率的認(rèn)識,檔案工作中要積極的收集和整理檔案,并使得檔案的使用效率提高,強化檔案管理的效率意識,從而充分發(fā)揮檔案的價值。

3.5 檔案信息建設(shè)中應(yīng)注意的問題 一是建設(shè)跨企業(yè)的檔案信息資源共享平臺,以資源共享彌補資源的不足；二是做到館藏檔案數(shù)字化和現(xiàn)代文件歸檔的電子化,建設(shè)企業(yè)電子文件中心；三是積極探索實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)和企業(yè)政務(wù)建設(shè)有效銜接的途徑,使檔案信息資源與企業(yè)公共信息平臺的信息實現(xiàn)對接。企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)存在的普遍問題,也是電子檔案管理的難處。一方面,現(xiàn)有檔案工作人員要積極學(xué)習(xí)先進的信息科學(xué)技術(shù),努力使自己成為復(fù)合型人才；另一方面,企業(yè)檔案部門也要加強人才結(jié)構(gòu)的調(diào)整,有計劃地引進計算機專業(yè)人才,加快實現(xiàn)計算機技術(shù)與檔案專業(yè)技術(shù)的融合。企業(yè)檔案管理多是采用手工作坊式的操作。各種歸檔材料從形成、歸檔、整理、保管到利用都是手工來完成。企業(yè)檔案信息化建設(shè)就是要改變這一狀況,使海量紙質(zhì)檔案變革為膠片化、數(shù)字化檔案,將傳統(tǒng)檔案館變革為數(shù)字檔案館。為此,檔案管理模式必須向網(wǎng)絡(luò)化、計算機化方向發(fā)展,通過網(wǎng)絡(luò)、計算機、圖文掃描、光盤存儲及其他存儲模式等先進手段,對數(shù)字檔案進行集中統(tǒng)一管理。

結(jié)語

總的來說,電力設(shè)計院的檔案管理是一項綜合性的管理工作,涉及的內(nèi)容較多,而且對于設(shè)計院的發(fā)展有著重要的推動作用。為此,檔案管理人員要完善當(dāng)前的檔案管理模式,加強檔案管理的創(chuàng)新,實現(xiàn)檔案的信息化管理,從而更好地提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。