王紫君 張海 楊絮

● 引言

在美國高等教育機構(gòu)正最大限度地利用他們的資源來更好地支持學生發(fā)展的背景下，專業(yè)人士根據(jù)數(shù)據(jù)信息做出決定就變得更加重要。目前，多數(shù)機構(gòu)都從多個來源地收集大量數(shù)據(jù)，這為職能部門之間及時共享相關(guān)數(shù)據(jù)、協(xié)同交付項目等服務(wù)提供了良好的機會。在涉及數(shù)據(jù)通報策略中有三個權(quán)威單位，分別是機構(gòu)研究（IR）、學生事務(wù)和信息技術(shù)（IT）。因此，三個高等教育協(xié)會——機構(gòu)研究協(xié)會（AIR）、全美高等教育學生事務(wù)管理協(xié)會（NASPA-Student Affairs Administrators in higher education）和EDUCAUSE，合作開展一項調(diào)查，內(nèi)容是高等教育機構(gòu)利用和分析數(shù)據(jù)來促進學生成功的現(xiàn)狀研究。

機構(gòu)研究協(xié)會（AIR）是一個全球性協(xié)會，各級高等教育專業(yè)人員能夠利用數(shù)據(jù)、信息和證據(jù)，作出有利于學生和機構(gòu)的決策和行動，并改善高等教育。AIR協(xié)會是收集、分析、解釋和傳輸數(shù)據(jù)的專業(yè)人員的信息、資源和培訓的首選來源。全美高等教育學生事務(wù)管理協(xié)會（NASPA）是學生事務(wù)專業(yè)進步、健康和可持續(xù)發(fā)展的主要協(xié)會。NASPA通過廣泛的服務(wù)，滿足其成員的各種需求，如為專業(yè)的學生事務(wù)人員提供各種專業(yè)發(fā)展機會、活動和會議，其網(wǎng)站是學生事務(wù)協(xié)會社區(qū)中訪問最廣泛的網(wǎng)站。EDUCAUSE是一個在世界范圍內(nèi)居于領(lǐng)導地位的高等教育信息化專業(yè)組織。目前成員有來自43個國家的2316所高等院校，其中美國高校2040所，幾乎涵蓋了所有類型的高等教育機構(gòu)，因此具有最廣泛的代表性。EDUCAUSE下設(shè)“當前議題委員會”，每年都針對高等教育信息化實踐進展中的重大問題向各成員院校負責信息化工作的資深專業(yè)人士進行大規(guī)模問卷調(diào)查，迄今已連續(xù)進行了十次，在高等教育信息化領(lǐng)域形成了廣泛影響。

本文描述了各教育機構(gòu)是否準備好面對跨職能擴大數(shù)據(jù)使用的各種挑戰(zhàn)和機遇。研究內(nèi)容包括機構(gòu)規(guī)模、機構(gòu)部門以及專業(yè)角色的差異。許多研究結(jié)果表明了IT、IR和學生事務(wù)部是如何從事面向數(shù)據(jù)的協(xié)作工作的，其中有三項研究結(jié)果與本次討論特別相關(guān)。

1.IR、IT和學生事務(wù)部實現(xiàn)促進學生成功的目標

IR人員和IT專業(yè)人員主要負責開發(fā)模型、收集和管理數(shù)據(jù)以及解釋和分析數(shù)據(jù)，學生事務(wù)專業(yè)人員主要負責制訂和實施干預(yù)措施以及管理早期預(yù)警系統(tǒng)，幫助院校識別可能受益于干預(yù)措施的學生。先前的研究表明，盡管IR人員、學生事務(wù)專業(yè)人員和IT專業(yè)人員可以做更多的工作來整合他們?nèi)粘Ｊ占褪褂玫臄?shù)據(jù)，但是每個部門都有一個整合數(shù)據(jù)的目的，這個目的與促進學生成功的機構(gòu)目標和幫助學生成功的有效策略有聯(lián)系。

2.大多數(shù)機構(gòu)因缺乏有相關(guān)能力的工作人員會忽略分析數(shù)據(jù)產(chǎn)生的成本

大多數(shù)機構(gòu)都在投資分析數(shù)據(jù)的項目，卻很少衡量由此產(chǎn)生的成本。幾乎所有的受訪者都表示，學生的成功研究是在他們所在的機構(gòu)進行的，這表明，現(xiàn)在是一個利用數(shù)據(jù)信息決策的大好時機。91%的機構(gòu)正在對描述性研究進行一些投資，如描述學生環(huán)境和確定高風險課程的研究。89%的機構(gòu)正在對預(yù)測研究進行一些投資，如那些考察影響輟學率、持久性和平均分數(shù)的因素的研究。至少80%的公立和私立機構(gòu)以及兩年和四年制的機構(gòu)都在投資學生成功學習。與為較少學生服務(wù)的院校相比，為20000名或20000名以上學生提供服務(wù)的機構(gòu)在描述性和預(yù)測性研究方面進行重大投資的比例明顯較高。

3.新生是學生成功研究的首要焦點

85%的參與院校對新生進行了流水線研究（如錄取率、招生趨勢、招生情況），82%的院校緊隨其后進行了學業(yè)進展和成功研究（如本科生進展情況、影響GPA的因素）。各院校也更加注重轉(zhuǎn)學學生、第一代學生和來自人口比例不足的學生。超過50%的機構(gòu)對這三類人群進行了與學術(shù)進步和成功相關(guān)的研究。

● 對學生成功核心領(lǐng)域的探討

本文將以這些調(diào)查結(jié)果為基礎(chǔ)，討論國家調(diào)查的主要主題，探討四個核心領(lǐng)域：學生成功數(shù)據(jù)項目類型、機構(gòu)對學生成功數(shù)據(jù)的使用、協(xié)調(diào)機構(gòu)各級別人員分工、實施干預(yù)措施。

1.學生成功數(shù)據(jù)項目類型

（1）研究學生的學業(yè)進步和成功是數(shù)據(jù)項目的主要類型

各院校正從多個來源收集大量數(shù)據(jù)，這為各種背景的學生提供了豐富的分析機會。該調(diào)查針對的是院校正在收集的具體數(shù)據(jù)類型，以及它們的分析如何被用來幫助學生取得成功，并且各機構(gòu)每年都在進行多種類型的學生成功研究。

數(shù)據(jù)顯示，在每年的基礎(chǔ)上，超過一半的機構(gòu)進行與招生和入學以及學生的職業(yè)道路或畢業(yè)后的結(jié)果相關(guān)的研究，另有三分之一或更多的院校每年對研究生的學業(yè)進展、教師工作量和表現(xiàn)以及本科生的學業(yè)進展和成績進行研究。學位完成的效率似乎是一種新興的學生成功研究類型，32%的受訪者表示，他們所在的機構(gòu)計劃在明年研究這一主題，42%的受訪者表示正在進行研究，盡管有些不規(guī)范。另外，他們對與學生是否有能力接受高等教育或是否能有效完成學業(yè)有關(guān)問題的研究程度大大降低。

（2）新生成為數(shù)據(jù)研究的主要焦點群體

對于大多數(shù)院校來說，新生成了學生成功研究的主要焦點。如引言所述，超過85%的參與院校進行了管道研究（如入學率、入學趨勢、招聘），82%的院校進行了學術(shù)進步和成功研究（如本科生的進步、影響GPA的因素）。一半以上的機構(gòu)為新生和轉(zhuǎn)學學生進行了與學業(yè)進步和成功有關(guān)的研究。

2.機構(gòu)對學生成功數(shù)據(jù)的使用

（1）機構(gòu)收集、整合和使用數(shù)據(jù)程度不同

由于各職能單位和部門都在進行各種分析以支持學生的成功，所以讓全校的專業(yè)人士了解結(jié)果并獲得相關(guān)數(shù)據(jù)是很重要的。各單位系統(tǒng)地收集、集成和使用數(shù)據(jù)的程度各不相同，如下表所示，學生信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)（如招生、助學金、學術(shù)課程數(shù)據(jù)）是唯一系統(tǒng)收集、整合和有意義使用的學生數(shù)據(jù)。大約十分之一的機構(gòu)從機構(gòu)業(yè)務(wù)來源（如住房、發(fā)展、全國調(diào)查）收集、整合和使用學生數(shù)據(jù)，而從學生系統(tǒng)（如CRM系統(tǒng)、學習管理系統(tǒng)）或其他來源收集的數(shù)據(jù)則沒有這么多。

（2）注重機構(gòu)對學生成功數(shù)據(jù)質(zhì)量和隱私的培訓

大多數(shù)受訪者回復，其機構(gòu)的數(shù)據(jù)知情戰(zhàn)略和任務(wù)是明確相關(guān)的。機構(gòu)范圍內(nèi)數(shù)據(jù)戰(zhàn)略的其他方面包括機構(gòu)支持、干預(yù)措施和跨職能合作，這些結(jié)果表明，各機構(gòu)完全有能力更多地利用數(shù)據(jù)作出決定。然而，機構(gòu)也必須解決培訓需求，因為調(diào)查顯示培訓是最低需求。培訓似乎是為較少學生服務(wù)的機構(gòu)的一個問題：38%為不到1000名學生服務(wù)的機構(gòu)和27%為1000至4999名學生服務(wù)的機構(gòu)聲稱，他們的機構(gòu)范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)戰(zhàn)略從未或很少包括培訓，而在為20000名或20000名以上學生服務(wù)的機構(gòu)中，只有18%的人說從未或很少進行培訓。

一個主要培訓需要涉及準確解釋和有效執(zhí)行成果。只有約一半的受訪者發(fā)現(xiàn)從他們所在機構(gòu)的分析研究結(jié)果中沒有得出錯誤的結(jié)論，另外40%的人回復能夠有效地實施結(jié)果。然而，受訪者似乎不太關(guān)心學生數(shù)據(jù)的適當處理和所收集數(shù)據(jù)的質(zhì)量，因為超90%的受訪者不同意數(shù)據(jù)隱私權(quán)需得到尊重，近80%的受訪者認為用于分析工作的數(shù)據(jù)是準確的。因此，各種規(guī)模的機構(gòu)都應(yīng)該更加注重其機構(gòu)范圍的數(shù)據(jù)戰(zhàn)略方面的培訓。

3.協(xié)調(diào)機構(gòu)各級別人員分工

（1）IR、IT和學生事務(wù)人員分工

IT專業(yè)人員和IR人員主要負責開發(fā)模型、收集和管理數(shù)據(jù)以及解釋和分析數(shù)據(jù)，而學生事務(wù)專業(yè)人員則負責制訂和實施干預(yù)措施和管理早期預(yù)警系統(tǒng)，幫助機構(gòu)確定可能從積極主動的干預(yù)措施中受益的學生。

（2）機構(gòu)需要更多的工作人員來擔任涉及分析報告和管理數(shù)據(jù)的角色

盡管IT、IR和學生事務(wù)專業(yè)人員共同負責幾個數(shù)據(jù)策略組件， 但許多受訪者表示需要更多的人員配置。例如，只有三分之一的機構(gòu)回復，他們有足夠的人員進行學生成功學習。每10個機構(gòu)中只有3個機構(gòu)明確有足夠的人員進行分析管理，因此，機構(gòu)需要更多的工作人員來擔任涉及分析報告和管理的角色。

4.實施干預(yù)措施

（1）輔導和咨詢成為主要的干預(yù)措施類型

學生事務(wù)專業(yè)人員通常主要負責制訂和實施干預(yù)措施，如輔導和咨詢。例如，90%以上的受訪者表示，他們的機構(gòu)通過學術(shù)咨詢和推薦學生服務(wù)（如輔導和咨詢）進行干預(yù)，另外37%的受訪者表示他們的機構(gòu)使用了“推動”運動?，F(xiàn)在，更多的機構(gòu)考慮使用的一個干預(yù)措施是“推動”運動，包括向?qū)W生發(fā)送信息以刺激某些行動，促進學生成功。

（2）早期預(yù)警系統(tǒng)的廣泛使用

早期預(yù)警系統(tǒng)被各種類型和規(guī)模的機構(gòu)廣泛使用。超過70%的受訪者表示，他們的機構(gòu)正在使用早期預(yù)警系統(tǒng)，這有助于機構(gòu)識別可能需要幫助的學生。如果進行有效的學生成功研究，不僅可以幫助院校識別在學業(yè)上欣欣向榮的學生，還可以幫助那些受益于額外項目、服務(wù)和其他資源的學生。這些干預(yù)措施對于幫助學生繼續(xù)入學和堅持畢業(yè)至關(guān)重要。

● 影響和建議

這項研究是由三個大型高等教育協(xié)會進行的，目的是促使人們更廣泛地認識到實施跨職能數(shù)據(jù)戰(zhàn)略的價值。盡管為了學生的成功，需要整合必要的資源來執(zhí)行數(shù)據(jù)和分析工作，但這類工作的未來將受到IR人員、IT專業(yè)人員和學生事務(wù)專業(yè)人員等核心人員更多的影響。分析顯示，雖然機構(gòu)可以在這些孤立的職能中戰(zhàn)略性地使用數(shù)據(jù)做更多的工作，但各機構(gòu)完全有能力在未來幾年采取更大膽的行動。

調(diào)查結(jié)果表明，無論機構(gòu)規(guī)?；虿块T大小，它們都有共同的優(yōu)先事項。例如，所有類型機構(gòu)的大多數(shù)高級領(lǐng)導都需要將學生成功研究與他們的核心使命結(jié)合起來有效地評估資源能力和需求，所有類型的機構(gòu)都必須解決的一個核心領(lǐng)域是培訓。許多機構(gòu)似乎有豐富的數(shù)據(jù)和資料，但專業(yè)人員有限，他們無法解釋分析和查明趨勢，為學生成功解決方案提供資料。

這項研究確定了院校在進行學生成功研究時應(yīng)考慮的四個核心領(lǐng)域，當機構(gòu)領(lǐng)導評估利用他們當前的治理結(jié)構(gòu)、政策和程序來執(zhí)行數(shù)據(jù)信息項目時，以下建議為重新檢查跨功能數(shù)據(jù)使用提供了一個起點，具體來說有以下三個建議。

1.為IR、IT和學生事務(wù)確定并擴展適當人員

盡管每個機構(gòu)的數(shù)據(jù)策略可能都有一組獨特的以任務(wù)為中心的優(yōu)先事項，但是IR、IT、學生事務(wù)和其他單位協(xié)作的過程可以擴大到包括新的職責。這項研究突出了IR專業(yè)人士在收集和解釋數(shù)據(jù)方面的領(lǐng)導作用，對于缺乏這些主要功能的單位，IR辦公室可以通過咨詢和培訓非IR管理員和工作人員來提供幫助。研究還表明，學生事務(wù)處正在領(lǐng)導干預(yù)措施的制訂，從而為這些專業(yè)人員提供與學生密切互動的機會。

2.超越或消除某些組織鴻溝，以改善機構(gòu)內(nèi)所有職位級別的溝通

這項研究確定了IR人員、IT專業(yè)人員和學生事務(wù)專業(yè)人員之間明確的職能鴻溝，這為各院校提供了一個擴大跨部門信息共享的機會。超越組織鴻溝的一種方法是建立一個數(shù)據(jù)共享和評估團隊，由該團隊開發(fā)或擴展其數(shù)據(jù)治理結(jié)構(gòu)。例如，如果團隊正在一起改進注冊管理，它將開發(fā)一個收集和共享數(shù)據(jù)的協(xié)議，包括誰應(yīng)該有權(quán)訪問這些信息以及如何使用這些信息。

3.評估學生成功時應(yīng)該優(yōu)先衡量學生的成績

除了為學生成功建立一個清晰、可見和以使命為中心的定義之外，還應(yīng)確保該定義與可衡量的目標相關(guān)聯(lián)，并使院校受益。院?？梢酝ㄟ^多種方式優(yōu)先衡量學生的成績，如學生的參與度數(shù)據(jù)與學業(yè)成績數(shù)據(jù)，且為收集特別數(shù)據(jù)選擇干預(yù)措施，并評估項目和服務(wù)。對學生成績進行優(yōu)先評估需要持續(xù)協(xié)調(diào)評估活動，并有目的地報告優(yōu)勢和需要改進的領(lǐng)域。這些責任可能會促使各機構(gòu)提出這樣的問題：應(yīng)該如何管理這些工作？例如，機構(gòu)研究協(xié)會建議各機構(gòu)考慮設(shè)立一個戰(zhàn)略數(shù)據(jù)管理職位（如首席數(shù)據(jù)干事），該職位負責支持和協(xié)調(diào)所有以數(shù)據(jù)為重點的決策支持活動。

這項研究表明，盡管在及時共享信息、數(shù)據(jù)管理和治理、資源優(yōu)先級競爭以及各種外部責任要求方面存在挑戰(zhàn)，但機構(gòu)仍有可能執(zhí)行跨職能的數(shù)據(jù)戰(zhàn)略。隨著高等教育領(lǐng)導者們準備擴大他們對數(shù)據(jù)的使用，以改進他們的商業(yè)模型，并做出更精確、實時的決策，IR與學生事務(wù)之間的關(guān)系將比以往任何時候都重要。在未來的幾年里，這些專業(yè)人士和其他人可以合作，提供學生應(yīng)得的高質(zhì)量體驗。