吳靜 陳艷芹 秦占霞

【摘要】大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理面臨新挑戰(zhàn)。本文分析了目前檔案管理的提升思路，提出大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理需要一體化的平臺(tái)和架構(gòu)，數(shù)據(jù)共享與數(shù)據(jù)挖掘，旨在提升檔案管理水平。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)時(shí)代;檔案管理;探討

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息通信技術(shù)的日漸普遍和成熟，人類對(duì)于海量數(shù)據(jù)的處理能力和方法有了長(zhǎng)足的進(jìn)步，大數(shù)據(jù)時(shí)代也已隨之而來(lái)。在信息化時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理有了新的記錄和保存模式，檔案管理信息化本身已取得了較好的成效，大數(shù)據(jù)時(shí)代給傳統(tǒng)檔案管理工作帶來(lái)了更大的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，大數(shù)據(jù)時(shí)代的新概念、新工具和新平臺(tái)給檔案管理工作帶來(lái)了新的思路，抓住大數(shù)據(jù)發(fā)展的歷史機(jī)遇，將給檔案管理工作帶來(lái)新的突破和提升。

一、大數(shù)據(jù)背景下檔案信息化建設(shè)面臨的挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)時(shí)代的工具和技術(shù)，必然為檔案的管理和利用帶來(lái)新的、符合時(shí)代需求的變化。大數(shù)據(jù)本身集海量信息、多維度特征、多數(shù)據(jù)格式等特點(diǎn)于一身，為傳統(tǒng)檔案管理工作提供了新的方式和挑戰(zhàn)。

（一）檔案數(shù)據(jù)提取和整理過(guò)程難度加大。傳統(tǒng)的檔案記錄和記載都是人們編著，有特定的記錄方式和檢索方式。然而，近年來(lái)互聯(lián)網(wǎng)以及電子信息技術(shù)的發(fā)展迅速，為檔案資料的管理提供了便捷方便的途徑。和過(guò)去相比，大數(shù)據(jù)時(shí)代的信息數(shù)據(jù)量大和數(shù)據(jù)格式多樣的特點(diǎn)，使得大數(shù)據(jù)時(shí)代存在信息泛濫和數(shù)據(jù)“噪聲”的缺點(diǎn)，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)提取和整理都有一定的困難。這種困難成因在于雖然進(jìn)行大數(shù)據(jù)記載，但是數(shù)據(jù)量過(guò)大以至于信息檢索時(shí)很多關(guān)鍵信息遭到埋沒(méi)，數(shù)據(jù)價(jià)值的甄別難度加大。因此，當(dāng)前檔案管理工作面臨的一個(gè)重要問(wèn)題就是如何在海量的資料數(shù)據(jù)中快速準(zhǔn)確找到有價(jià)值的數(shù)據(jù)信息。

（二）檔案管理工作中數(shù)據(jù)挖掘和利用的挑戰(zhàn)。伴隨著數(shù)字時(shí)代的發(fā)展，對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息的需求和重視程度也在提高，原始資料和數(shù)據(jù)的簡(jiǎn)單利用已經(jīng)不能直接滿足當(dāng)今時(shí)代個(gè)性化、多樣化的需求，我們?cè)诠ぷ髦型枰獙?duì)檔案信息做一定層次下的知識(shí)發(fā)現(xiàn)和數(shù)據(jù)挖掘，從而滿足更深層次的數(shù)據(jù)內(nèi)涵和知識(shí)的需求。大數(shù)據(jù)時(shí)代，各種資料數(shù)據(jù)都在海量增加，加大了提取有效信息并作數(shù)據(jù)分析和挖掘的困難。那么如何在海量檔案數(shù)據(jù)中發(fā)現(xiàn)深層次的關(guān)聯(lián)信息，如何進(jìn)行多維結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)信息的二次開(kāi)發(fā)，都是大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展中檔案管理需要考慮的問(wèn)題。我們亟須運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在海量檔案數(shù)據(jù)中進(jìn)行挖掘，以得到有用的信息和知識(shí)，建立有價(jià)值的數(shù)字檔案挖掘體系。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作的提升思路

大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作要有明確的思路，要充分適應(yīng)大數(shù)據(jù)的特點(diǎn)和發(fā)展方向，要充分利用現(xiàn)有的新技術(shù)、新平臺(tái)，快速建立一套針對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理工作體系和平臺(tái)。

（一）大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理要有完善的制度。傳統(tǒng)的檔案管理模式越來(lái)越無(wú)法與大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案工作要求相適應(yīng)，在這種情況下，為了全面提高檔案管理工作的水平，則需要結(jié)合自己的實(shí)際情況來(lái)進(jìn)一步完善檔案管理制度，使其與大數(shù)據(jù)的發(fā)展方向保持一致，大力促進(jìn)完善檔案信息化、數(shù)據(jù)化管理機(jī)制，建立健全檔案信息化、數(shù)字化的管理制度，從而為檔案管理工作提供制度的保障;設(shè)立高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求的檔案管理部門(mén)和檔案管理人員，要定期檢查檔案管理的數(shù)字化和信息化建設(shè)。此外，明確檔案管理工作的職責(zé)，加強(qiáng)檔案管理工作人員的管理和培訓(xùn)，普及大數(shù)據(jù)時(shí)代的新概念、新工具和新平臺(tái)，真正把檔案管理工作落到實(shí)處，真正讓檔案管理人員認(rèn)清大數(shù)據(jù)的價(jià)值和特點(diǎn)，全面提高檔案管理工作的水平。

（二）大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理需要一體化的平臺(tái)和架構(gòu)。早期的檔案信息建設(shè)并不能真正做到信息的一體化建設(shè)，各部門(mén)進(jìn)行獨(dú)立的建設(shè)，沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。這種業(yè)務(wù)系統(tǒng)模式下，各系統(tǒng)都是孤立的，不能進(jìn)行有效的聯(lián)系，造成了信息設(shè)備的浪費(fèi)和建設(shè)成本的增加。針對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代的要求，要建立檔案管理制度的一體化、檔案管理平臺(tái)的一體化、檔案數(shù)據(jù)分析的一體化和用戶管理的一體化。數(shù)據(jù)管理、用戶管理、系統(tǒng)平臺(tái)管理做到三位一體，進(jìn)行硬件資源的有效整合，防止重復(fù)建設(shè)，因?yàn)榇髷?shù)據(jù)時(shí)代數(shù)據(jù)的管理和維護(hù)成本巨大，重復(fù)建設(shè)將會(huì)對(duì)軟硬件資源造成巨大的浪費(fèi)，同時(shí)會(huì)加重管理人員的操作和維護(hù)成本，得不償失。

（三）大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理需要促進(jìn)數(shù)據(jù)共享與數(shù)據(jù)挖掘。以前，部分事業(yè)單位的檔案管理工作由于擔(dān)心檔案安全、社會(huì)責(zé)任等問(wèn)題，不愿意作數(shù)據(jù)的共享與互通。數(shù)據(jù)的價(jià)值無(wú)法被充分利用，各個(gè)地方的數(shù)據(jù)信息都成為信息孤島。然而，立足于大數(shù)據(jù)時(shí)代數(shù)據(jù)的價(jià)值體現(xiàn)而言，海量數(shù)據(jù)下，數(shù)據(jù)和檔案只有做到互通共享，數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)之間才能發(fā)揮最大化的聯(lián)動(dòng)效應(yīng)。檔案管理工作歸根結(jié)底是數(shù)據(jù)信息的管理工作，因此各個(gè)檔案管理體系都應(yīng)該加強(qiáng)合作，建設(shè)開(kāi)放共享的檔案管理平臺(tái)，將有價(jià)值的檔案信息數(shù)據(jù)統(tǒng)一公布在（下轉(zhuǎn)第174頁(yè)）

（上接第109頁(yè)）一個(gè)網(wǎng)絡(luò)公共平臺(tái)上，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的力量，使檔案資源在更大范圍內(nèi)得到擴(kuò)散和共享。同時(shí)，還要結(jié)合具體情況，從整合、優(yōu)化各種公共資源入手，在保證國(guó)家機(jī)密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)的基礎(chǔ)上，對(duì)各種數(shù)字信息資源進(jìn)行整合和開(kāi)放，以此滿足檔案管理人員、檔案使用人員事業(yè)單位檔案的需要。在當(dāng)前大數(shù)據(jù)背景下，檔案利用工作要進(jìn)行不斷創(chuàng)新，進(jìn)一步拓展檔案利用的功能。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案管理工作主要是為需求者提供查閱服務(wù)，檔案利用十分被動(dòng)，并沒(méi)有充分發(fā)揮出檔案的價(jià)值。在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案系統(tǒng)中存在的海量的文獻(xiàn)和數(shù)據(jù)，是一筆寶貴的知識(shí)財(cái)富，這就要求檔案管理部門(mén)要針對(duì)自身的實(shí)際情況來(lái)構(gòu)建數(shù)據(jù)模型，并對(duì)各種數(shù)據(jù)進(jìn)行分類和挖掘，進(jìn)行相關(guān)性分析，進(jìn)一步挖掘檔案之間的聯(lián)系性，深入開(kāi)發(fā)檔案的潛在價(jià)值，并充分利用各種信息平臺(tái)，有效體現(xiàn)出檔案管理工作的重要價(jià)值。

三、總結(jié)

基于大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理模式要不斷進(jìn)行創(chuàng)新，結(jié)合自身特點(diǎn)和需求，適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展方向，利用大數(shù)據(jù)時(shí)代的平臺(tái)和工具，對(duì)檔案管理工作做深度的變革，從而進(jìn)一步提升檔案管理工作的效率和價(jià)值。

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