伍國旗

【摘要】當(dāng)前，由于信息時(shí)代的飛速發(fā)展，使得各個(gè)領(lǐng)域中也逐漸滲透了網(wǎng)絡(luò)信息化，這樣，單位對辦公管理的嚴(yán)密性和高效性有了更高的要求，而辦公室中的一個(gè)關(guān)鍵性職責(zé)就是檔案管理工作，直接關(guān)系到單位內(nèi)部工作的質(zhì)量。為此，本文詳細(xì)論述了提高辦公室檔案管理工作效率的思考，旨在為業(yè)界人士提供參考。

【關(guān)鍵詞】辦公室檔案管理;工作效率;思考

由于時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，使得辦公室管理也較為先進(jìn)，而作為辦公室管理中的一項(xiàng)關(guān)鍵工作內(nèi)容，檔案管理需要跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，將其查詢和檢索的功能充分發(fā)揮出來，從而使工作效率有效提高。針對辦公室檔案管理工作現(xiàn)狀，其工作的實(shí)際就是對數(shù)據(jù)資料的一種收集，將其整理好并保存起來。事實(shí)上，檔案管理的實(shí)質(zhì)就是通過檔案管理來反映事物的發(fā)展過程，對辦公室工作具有切實(shí)的參考和借鑒作用。

一、影響辦公室檔案管理工作效率的因素

（一）管理制度有待健全。為了提高辦公室管理工作效率，第一步就是要對各方面的管理制度進(jìn)行建立和完善，檔案管理也如此。檔案管理制度具體包含：查閱借閱規(guī)定、歸整規(guī)范、介質(zhì)區(qū)分、保管期限、檔案分類等，它涵蓋了從新材料的生成到生命周期結(jié)束的整個(gè)過程。然而，由于一些單位的領(lǐng)導(dǎo)人工作較忙，所以很多時(shí)候忽視了對辦公室的管理，沒有單獨(dú)的管理檔案資料室，并缺乏一定相關(guān)的檔案管理系統(tǒng)。所以，致使檔案管理者在工作時(shí)很松散，進(jìn)而影響其對檔案的處理。

（二）對管理工作認(rèn)識(shí)不足。我國辦公室檔案管理工作長期存在的一個(gè)問題就是缺乏對檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，并沒有重視檔案管理工作的有效性和重要性。所以，使得我國檔案管理工作較為混亂，這樣在一定程度上不利于單位對相關(guān)資料和工作的核查和總結(jié)，并由于檔案的不科學(xué)管理，使得企業(yè)單位的損失較為嚴(yán)重。多數(shù)檔案管理者都缺乏一定的管理觀念，導(dǎo)致相關(guān)專業(yè)管理水平低，加之多數(shù)單位會(huì)選擇兼職人員對檔案進(jìn)行管理，由于兼職人員工作量多、雜，并且專業(yè)的管理能力缺乏，加之沒有明確的檔案價(jià)值，最終導(dǎo)致檔案管理工作無法有效進(jìn)行。

二、提高辦公室檔案管理工作效率的措施

（一）對檔案管理專業(yè)人才進(jìn)行培養(yǎng)。目前，單位檔案管理工作人員存在素質(zhì)和能力參差不齊的現(xiàn)象，并且欠缺良好的配合，缺乏團(tuán)隊(duì)精神，從而使工作效率備受影響。所以，首先要加強(qiáng)高素質(zhì)人才的引進(jìn)和專業(yè)培訓(xùn)，提高事業(yè)單位檔案管理工作的人力資源管理。其次，需要對相關(guān)檔案管理人員定期開展一定的教育培訓(xùn)，并通過參與國家檔案行政管理部門的培訓(xùn)，獲得檔案管理資格，提高管理能力。

（二）改善檔案管理的觀念。第一，單位領(lǐng)導(dǎo)人員需要將檔案管理工作擺放在關(guān)鍵的位置上，并做好檔案的綜合管理，規(guī)劃和實(shí)施階段也要將檔案管理工作做好。第二，對檔案管理者的考核體制、獎(jiǎng)懲制度進(jìn)行完善，提高對檔案管理工作的重視程度，進(jìn)而使工作人員的工作效率提升。此外，要對檔案管理工作的監(jiān)督進(jìn)行加強(qiáng)，使檔案管理人員工作的積極性得以有效激發(fā)，更好地投身于檔案管理工作中去。

（三）在辦公室檔案管理中有效應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)電子信息。隨著網(wǎng)絡(luò)電子信息技術(shù)的應(yīng)用，辦公室檔案管理已經(jīng)從集中歸檔向新聞檔案的常規(guī)處理轉(zhuǎn)變。這樣，檔案管理者可以根據(jù)單位內(nèi)部各類檔案的種類進(jìn)行分類管理，并實(shí)現(xiàn)對復(fù)雜檔案資料的有效整理，及時(shí)填寫、補(bǔ)漏各類辦公檔案資料，有效彌補(bǔ)了過去那種辦公室資料由于長時(shí)間的堆積而無法處理的現(xiàn)象，這既提升了檔案管理工作的效率，與此同時(shí)，也方便了單位內(nèi)部檔案的整理歸類和后期的資料檢索和使用。另外，檔案管理人員可以快速方便地將新文件插入到原始文件中。相比于過去的紙質(zhì)文件管理，將網(wǎng)絡(luò)電子信息技術(shù)有效應(yīng)用在辦公文件管理中，其優(yōu)勢顯著，不但使檔案管理工作的效率得到了提高，并使工作更加方便，與此同時(shí)也使檔案管理工作編排整理更為準(zhǔn)確。

（四）完善管理制度。單位內(nèi)部管理框架是由檔案管理系統(tǒng)與其他管理系統(tǒng)共同支撐起來的，因此，需要認(rèn)真對待檔案管理制度。需要針對單位實(shí)際情況來制定檔案管理制度，保證檔案的有效管理可以最大程度符合單位發(fā)展，并對單位內(nèi)部管理的實(shí)際需要加以完善。檔案管理制度的建立和完善，可使各部門的管理工作更為協(xié)調(diào)，同時(shí)也是對工作人員的一種有效約束，使其能夠按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)有條不紊地開展工作，使檔案管理工作具有組織性和針對性。管理工作的完善也就意味著監(jiān)理工作的完善，管理者的工作也更加細(xì)致，從而使管理工作效率有效提升。

（五）加強(qiáng)管理措施。單位應(yīng)學(xué)習(xí)更先進(jìn)的技術(shù)手段和管理技能，定期監(jiān)督和指導(dǎo)辦公室管理。由于當(dāng)前信息技術(shù)的飛速發(fā)展，要讓檔案管理工作向著網(wǎng)絡(luò)化、電子化、系統(tǒng)化方向發(fā)展。并采用信息化管理方式改善管理，從而使管理方式符合時(shí)代發(fā)展的需要。在管理中要積極應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)，從而讓單位內(nèi)部的技術(shù)含量提高，并用新的科學(xué)技術(shù)全面武裝自己，從而將電子檔案室的大數(shù)據(jù)、快捷、方便的特點(diǎn)充分發(fā)揮出來，并將內(nèi)部數(shù)據(jù)進(jìn)行充分的整合，從而實(shí)施失誤率縮小，提高辦公效率。

三、結(jié)束語

總而言之，單位管理工作中不可或缺的一項(xiàng)工作無疑就是辦公室檔案管理工作。所以，單位需要高度重視檔案管理工作，從而使檔案管理效率持續(xù)提升。并針對單位檔案管理的特點(diǎn)，應(yīng)用相適宜的措施，提高辦公室檔案管理效率。

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