李苗苗

摘要：辦公室文秘人員每天承擔了繁重的工作量。既要嚴格遵循上級領導發(fā)布的命令，又要充分了解各層工作者的工作狀況。在國家政府機關單位、企業(yè)中擔負處理事物的人員，還應當善于人際溝通與協(xié)調。因此，文秘人員的工作水平提升非常重要?；诖?，本文闡述了提高辦公室文秘工作水平的重要性以及主要工作原則，分析了當前辦公室文秘應當具備的業(yè)務素質，探討了提升辦公室文秘工作質量與水平的策略。

關鍵詞：辦公室;文秘工作;質量;水平

中圖分類號：C931.46 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2019）012-0062-02

一般情況下，企業(yè)、機關單位的工作量非常多，具體安排一些組織內外部的多項事宜，對于企業(yè)、機關單位，辦公室文秘處在中心位置。所以，文秘人員的工作效率與質量可以直接影響到整個組織的工作進展，決定了企業(yè)、機關單位有效經營以及健康發(fā)展。因此，相關管理者必須高度重視辦公室文秘工作質量，采取有效措施提升文秘專業(yè)素養(yǎng)與工作水平。

一、提升辦公室文秘人員工作水平的重要性及其原則

（一）重要性

辦公室是企業(yè)管理及行政人員辦公的重要場地，由于每天需要承接多樣化的行政管理工作，所以工作量一般都很大，既要及時向各層工作者下達領導的任務及命令，而且還要將各部門的具體工作狀況向上級匯報，需要充分做好每個細節(jié)。同時，辦公室文秘人員還應當科學地分配好各項工作事宜，有效地協(xié)調企業(yè)內部相關工作人員的關系，此外，還應當處理好企業(yè)外部交易、經濟方面的業(yè)務。因此，辦公室文秘人員自身的工作水平在企業(yè)運行中發(fā)揮不可或缺的作用，相關管理者必須對此給予高度重視。

（二）工作原則

辦公室文秘人員必須認真遵循所在企業(yè)制定的工作原則，具體內容如下：其一，對上級發(fā)布的任務及命令必須嚴格執(zhí)行，讓企業(yè)內部上下級之間形成有效的溝通，擅于協(xié)調上下級的關系，確保企業(yè)各項工作健康、有序地運行。其二，竭力提升自身的職業(yè)素養(yǎng)及專業(yè)技能，結合具體情況有效地安排辦公室工作，提升整體辦公效率與質量。其三，保持良好的文秘職業(yè)道德，面對繁多、復雜的辦公室工作，都要耐心、認真地完成，遵守企業(yè)相關的辦事制度工作。

二、辦公室文秘人員具備的職業(yè)素養(yǎng)

第一，嚴格遵守企業(yè)規(guī)定的各項規(guī)章制度。這也是每一位辦公室工作者需要遵守的最基本的職業(yè)道德。雖然文秘人員的工作十分繁重，但是也不準遲到/早退。文秘人員要盡可能提前幾分鐘來單位報到，合理規(guī)劃當日工作進程，有序地開展各項工作。并要學會有效地利用零碎時間，處理手里文件資料。否則，若每天正點走進辦公室，領導已布置好了相關任務，會讓自己工作忙亂，甚至發(fā)生工作失誤現象，嚴重影響了企業(yè)整體辦公效率。

第二，凡事顧全大局。作為企業(yè)文秘，必須時刻學會以企業(yè)利益為中心工作，遇到事情，首先站在企業(yè)發(fā)展的大局加以分析，既需要承擔較大的工作壓力，又能夠忍受工作中的委屈，不做任何有損企業(yè)利益的事。

第三，提升辦事效能。工作效能是檢測辦公室工作人員一項重要指標，如果一名文秘人員每天做了很多工作，卻沒能取得良好的效果，就意味著辦事效能為“零”。所謂的效能強調的是工作質量。例如：當辦公室文秘接到了幫企業(yè)管理者起草發(fā)言稿的任務，若自身有著很高的文字功底，即可迅速交稿;相反，若缺乏工作經驗，極易使發(fā)言稿與演講要求相違背。所以，工作中必須重視寫作質量，不可盲目落筆，需要預先做好充分地準備。

第四，提高工作效率。其一，積極地保持和上級的有效溝通。文秘人員要及時執(zhí)行領導的各個命令，但也要擁有自己的主見，頭腦靈活。對自身職責以內的事全盤接受，當有很好的建議或者存在疑問時也要及時與領導進行交流，盡可能規(guī)避工作失誤。其二，工作要有計劃性。文秘每天都要應對很多新的、復雜的任務，有些還帶有極強的時效性，或者可能存在突發(fā)性任務，且不準遺漏、重復。因此，文秘人員要具備超前觀念，結合企業(yè)的情況，合理分析哪些需要盡早完成的工作，有條不紊地工作，提升辦公質量。

三、提高辦公室文秘工作質量與水平的重要策略

（一）構建良好的獎懲制度

對于企業(yè)的辦公室工作，為了切實地提升整體工作質量與水平，管理者必須做到“賞罰分明”，有必要在企業(yè)內部構建良好的獎懲制度，這也是一項重要的激勵手段。有利于更好地激發(fā)所有辦公人員的工作熱情。企業(yè)通過健全的獎勵制度能夠有效地樹立職工的競爭觀念，激發(fā)文秘工作人員對自己提出更高的追求，從而自發(fā)地提升工作效率。同時，懲罰制度也帶有一定的警告性。有利于文秘人員不斷地自我提高與改進工作技能。此外，企業(yè)在制定獎懲制度的時候，還要具體根據內部各個工作人員的辦公效能、效率等情況，展開綜合性評估。以確保制度的科學性、有效性、可行性，在推行獎懲制度過程中也要定期進行測評。

（二）培養(yǎng)文秘人員的創(chuàng)新能力

創(chuàng)新是一個國家、企業(yè)長盛不衰的重要驅動力。部分人員對辦公室的文秘工作形成了思想的誤區(qū)，他們認為文秘的工作很死板，只要嚴格遵守企業(yè)規(guī)定，按部就班執(zhí)行就可以。然而，辦公室文秘工作并非像設想的那樣簡單。文秘人員也要從思維、工作方面不斷地創(chuàng)新。從文秘工作方式的視角分析，為了盡快取締低效率的辦公方式，一定要對工作方式加以改進、優(yōu)化，充分發(fā)揮工作人員的創(chuàng)新思維，探索一種高效的辦公模式，提升企業(yè)整體的辦公質量與水平。為了激發(fā)文秘人員的創(chuàng)新思維，管理者可以采取以下措施：其一，對辦公室文秘人員的意識、行為適當放寬約束，促進其勇于創(chuàng)新，同時，做好各級人員的溝通，構建輕松的創(chuàng)新氛圍;其二，企業(yè)領導人員要有效地發(fā)揮模范作用，積極地學習先進企業(yè)的新興的辦公理念及工作方式，對企業(yè)的辦公室文秘人員予以工作的指導或啟發(fā)。

（三）有效規(guī)劃文秘人員數量

由于企業(yè)每天的文秘工作量很大，且種類復雜。如果文秘人員數量很少，難以有效地完成任務。若文秘過多，也會存在工作相互推委的問題，從而影響了整體的辦公效率。既浪費了不必要的人力資源，又沒有達到人盡其才的目的。所以，企業(yè)管理者必須對辦公室工作情況予以綜合性評估，合理規(guī)劃文秘人員的數量，有利于提升辦公室工作質量及水平。

（四）提升文秘人員綜合素質

第一，強化相關理論的培訓。掌握扎實的理論知識才能更好地指導實踐工作，辦公室文秘人員必須不斷強化自身理論知識的學習，其一，積極地了解、學習國家新頌布的相關法律，把握國家發(fā)展的方向，樹立正確的價值觀，這對于企業(yè)、機關單位的文秘人員而言非常關鍵。其二，認真學習企業(yè)領導層制定的政策，尤其關于文化方面的政策，根據企業(yè)的核心價值觀，著力發(fā)揚集體主義精神。第二，強化專業(yè)技能培訓。一般辦公室文秘人員的工作難度存在一定的差異。所以，需要文秘人員具備較高的專業(yè)技能。企業(yè)、機關單位管理者要重視文秘人員的業(yè)務培訓。伴隨我國科學技術的不斷發(fā)展，思維觀念日益更新，作為一名辦公室文秘，也要與時俱進，不斷更新自身的思想及專業(yè)技能，促進企業(yè)提升辦公質量與效率。

四、結語

總之，辦公室是企業(yè)管理者、行政工作者重要的辦公環(huán)境。文秘人員工作質量及水平的提升對企業(yè)整體發(fā)展而言具有重要的促進作用。因此，企業(yè)的管理者必須對此保持高度的重視，構建良好的獎懲制度，激發(fā)職工的創(chuàng)新思維，強化專業(yè)知識及技能的培訓，提升辦公室文秘工作水平。