張蕾

[摘? 要]高校檔案是我國檔案系統(tǒng)中重要的組成部分，在檔案的提供利用、校史文化建設、師生教育、檔案服務等方面都有著自己獨特的作用。本文分析了高校檔案的特點，并針對高校檔案管理工作存在的人員結構不科學、資源構建不合理、現(xiàn)代化管理水平不高、檔案基礎準備工作不足、檔案開放程度有限、社會服務層次低等問題提出了相應的改進建議。

[關鍵詞]高校檔案? 管理現(xiàn)狀? 改進建議

高校檔案管理的特點

我國《高校檔案管理辦法》對高校檔案的定義是：高等學校檔案是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄[1]。這一定義揭示了高校檔案的本質屬性，對高校檔案的形成主體、產生來源、功能價值、檔案形式給出了全面的解釋。

1.管理對象的綜合性

我國高校檔案有統(tǒng)一的分類標準，共分為黨群類、行政類、學生類、教學類、科研類、基本建設類、儀器設備類、產品生產類、出版物類、外事類、財會類十一個一級類目及旗下的小類目[2]。高校檔案從整體上一方面為高校的正常運轉提供了資料保障、文字參考意見，另一方面也為高校的教學與科研活動提供了依據(jù)。從高校檔案的收集對象來看，隨著高校文娛活動的增多，特殊載體類檔案材料的收集越來越受關注，學校每年舉辦的眾多大型學術交流活動從策劃到實施，每個環(huán)節(jié)都會有大量的聲像檔案、實物檔案被檔案館有意識地收集起來，成為校園文化的一部分。

2.服務對象的多樣性

目前，我國高校檔案館在提供檔案利用服務過程中主要形成了四類利用群體。第一類為組織性利用群體。他們主要是以個人代表部門、學?；驅W院組織、學生組織進行檔案查閱或委托業(yè)務辦理，屬于工作性質的檔案利用群體。第二類為教職工個體。他們主要是進行個人檔案查詢，如工資發(fā)放記錄、個人工作經(jīng)歷、職稱評定材料等，屬于解決個人問題的檔案利用群體。第三類為學生個體。主要以應屆畢業(yè)生和畢業(yè)校友為主，是高校檔案最大的利用群體，他們主要是查詢學籍檔案，包括各類學籍信息登記表、成績單、招生錄用名冊等，屬于解決個人問題的檔案利用群體。第四類為其他社會人員。主要以各領域學者為主，部分社會組織也有利用檔案的需求，他們對檔案的綜合性要求較高，主要以開放性歷史檔案、研究統(tǒng)計檔案為主，屬于個體研究性質的檔案利用群體。

高校檔案管理存在的問題

1.人員結構不科學

目前，我國高校檔案管理人員結構不科學，一方面是年齡結構不科學，出現(xiàn)了斷層的現(xiàn)象，大部分檔案管理人員都是從檔案館成立之初就招進來的，隨著時間的推移，其年齡越來越大，而補充進來的新鮮血液很少，這就導致高校檔案館通常都是高齡員工帶青年員工，這也是我國檔案管理工作師徒制的集中體現(xiàn);另一方面，高校檔案館工作人員專業(yè)結構不合理，綜合素質不高，一些高校檔案館在招收管理人員之初欠缺思考，對檔案管理工作重視不夠，不認同檔案管理的專業(yè)性，對檔案管理人員的要求比較隨意，導致高校檔案管理人員素質參差不齊。

2.資源構建不合理

（1）檔案門類單一。我國高校檔案歸檔范圍可以分為黨群類、行政類、教學類、科學研究類、基本建設類、出版類、外事類、財會類、聲像類等[3]。雖然檔案法規(guī)定辦畢文件材料要在每年的上半年進行歸檔，但高校檔案館在實際接收過程中，由于學校許多部門不能按時移交檔案、部分移交的檔案文件存在內容不完整等問題，導致許多科研類、基建類檔案內容不齊全，無法成套歸檔的現(xiàn)象嚴重。

（2）檔案收集手段單一。收集工作是檔案館基礎建設的關鍵，但高校檔案館在收集檔案過程中秉承傳統(tǒng)接收理念，缺乏主動意識，本應保存在學校檔案館的資料卻散存在其他部門及個人手中，對每年應當接收的檔案文件缺乏應有的規(guī)劃，收進檔案館的檔案鑒定、整理工作沒有做好，對師生缺乏宣傳教育，使得檔案館難以開展有效的征集工作。

3.現(xiàn)代化管理水平不高

目前，大部分高校檔案管理工作仍以傳統(tǒng)模式為主，對檔案資源開發(fā)利用意識薄弱，以手工操作為主的服務方式仍是主流，開發(fā)層次低，效率低，服務體驗差，對檔案開發(fā)利用僅局限于基礎匯編，即使有編研成果也極難獲得社會認可。數(shù)字化管理手段運用很少，且對數(shù)字化手段缺乏深層次開發(fā)，難以適應社會信息化的發(fā)展要求。

4.檔案基礎準備工作不足

檔案管理的基礎準備工作就是檔案實體管理的環(huán)節(jié)，是用科學的原則和方法管理檔案，為黨和國家各項工作服務的[4]。當前，我國高校檔案管理部門大多存在基礎準備工作薄弱的現(xiàn)象，在檔案的編研、利用環(huán)節(jié)表現(xiàn)尤為突出。

檔案編研是以高校館藏檔案資源為依托，為滿足社會利用需求而進行檔案內容研究后編寫印發(fā)的各種形式的參考資料和文獻資料。目前，我國高校檔案館存在館藏資源不足，無法為專題研究、檔案開發(fā)提供有效的材料支撐，檔案編研隨意性大，編研成果鑒定沒有客觀標準參考，使得編研成果利用價值不高，對館藏檔案信息資源的挖掘力度和深度不夠等問題，在很大程度上制約了高校檔案的編研利用。

5.檔案開放程度有限

檔案開放是檔案信息資源發(fā)揮價值的最佳途徑，但目前我國高校檔案開放卻走了兩個極端。

第一，消極對待。高校檔案管理人員長期受傳統(tǒng)思想影響，一直認為檔案是國家管理的工具，高校檔案館應當為高校服務，不應該對社會開放，認為檔案開放可能會影響安全，加之受檔案管理傳統(tǒng)思想的束縛，檔案鑒定開放工作發(fā)展也相對滯后，在館藏檔案開放與不開放的問題上，管理者大多采取保守態(tài)度確定開放利用的范圍。

第二，冒進開放。一部分人錯誤地認為加大檔案館對社會的開放力度，解禁館藏檔案，讓公眾更多地使用檔案能提高檔案館自身的影響力，能夠推動社會的發(fā)展。然而這是一種不負責任的、冒進的思維方式，這種不加以區(qū)分、過度開放的行為做法會使一些機密檔案公開到公眾視野中。

6.社會服務層次低

受傳統(tǒng)觀念的影響，高校檔案館一方面重收藏輕利用，單純把檔案作為為高校行政管理提供價值憑證的工具，沒有站在高校師生和社會公眾的立場看待檔案，沒有思考如何為社會提供有效的服務;另一方面是館藏類型單一，其中行政公文檔案占據(jù)了大部分，相對利用率較低，而社會利用需求高的科研檔案等又存在開放受限、收集不完整等現(xiàn)象，無法向社會提供有效的服務工作。系統(tǒng)梳理傳統(tǒng)文化資源，讓收藏在禁宮里的文物、陳列在廣闊大地上的遺產、書寫在古籍里的文字都活起來[5]，這是習近平總書記對文化工作的厚望，也為檔案管理工作指明了方向，能夠讓檔案信息資源活起來。

高校檔案管理工作改進建議

1.建設科學的檔案管理人員隊伍

高校要建設一支知識結構“多元化”的檔案管理人員隊伍，應及時肯定檔案工作者的成績，積極調動檔案人員的積極性。一是檔案管理工作重要性的意識建設。檔案是在高校管理與教學活動中形成的有價值的歷史記錄，能為高校文化開發(fā)和教學研究提供有力支持。因此，檔案管理人員要從思想上認識檔案工作的重要性。二是檔案管理人員的素質能力建設。檔案管理是一種專業(yè)性極強的工作，管理人員必須把握好每一個環(huán)節(jié)，面對日益復雜的檔案管理工作表現(xiàn)出良好的專業(yè)素質，能夠準確應對數(shù)字化環(huán)境下檔案管理工作的變化，并能提前做準備。

2.實現(xiàn)檔案資源的合理規(guī)劃

高校檔案管理工作一直存在一個誤區(qū)，那就是過于看重檔案的保密工作，局限于對形成者的價值開發(fā)。高校檔案管理人員面對信息快速發(fā)展的現(xiàn)代社會，應以實現(xiàn)檔案資源共享，優(yōu)化檔案資源配置為目標，實現(xiàn)高校檔案資源規(guī)劃，注重檔案信息資源的整合工作。從整體上對高校檔案數(shù)據(jù)資源進行有效分析，規(guī)劃統(tǒng)一方案和制訂統(tǒng)一標準，讓孤立的檔案信息轉化為相互關聯(lián)的信息系統(tǒng)，并根據(jù)高校檔案的特點及形式，從檔案利用者的現(xiàn)實需求和潛在需求角度，將分散、無序的檔案資源進行科學、合理的優(yōu)化配置，使其變成一個系統(tǒng)而全面的大檔案數(shù)據(jù)，實現(xiàn)檔案資源的合理規(guī)劃，為檔案利用者提供高效便捷的服務，減少檔案管理過程中的資源浪費。

3.學習現(xiàn)代化的檔案管理模式

現(xiàn)代化的檔案管理模式需要完善的管理制度約束和規(guī)范，制度建設是高校檔案管理工作實施的前提。通過建立健全檔案管理制度，使檔案管理工作流程制度化，明確檔案管理各環(huán)節(jié)的責任，保證整個檔案管理過程中各項工作都能落到實處。

檔案管理工作有了制度的保障，還需要精細化的規(guī)范操作，對檔案管理工作中的每個環(huán)節(jié)按照相關法律條令和高校標準進行嚴格把控。如檔案收集環(huán)節(jié)要做好文件目錄的比對，整理環(huán)節(jié)要保證檔案的齊全完整，經(jīng)鑒定要銷毀的要做好監(jiān)管與記錄工作，整個利用環(huán)節(jié)要保證檔案安全保密。

4.重視檔案的收集與利用工作

我國高校檔案館沿用傳統(tǒng)的收集方式，造成館藏不豐富、內容不完整等問題。在收集過程中更偏重對黨政文件材料的收集，對學校發(fā)展過程中產生的其他文件材料缺乏主動收集的意識，對檔案的完整性和真實性鑒定不到位，無法為檔案利用者提供有效服務。

高校檔案館要解決檔案門類單一、接收手段單一的問題，必須由被動變主動，對每年應接收的文件材料進行規(guī)劃，加大收集力度，制訂規(guī)范的制度標準，堅持把歸檔范圍內的檔案收集到檔案館中，對散存在個人手中的檔案進行登記，同時要努力爭取到檔案館中。

5.加強檔案開放鑒定工作

檔案開放鑒定是指館藏檔案對社會開放范圍的鑒定，它的主要任務是區(qū)分館藏檔案中哪些可以開放，哪些要控制使用[6]。高校檔案館由于館藏檔案的特殊性，必須對檔案開放程度拿捏到位，既不全盤托出，又不全部封鎖，在檔案開放鑒定時必須按照有關規(guī)定進行嚴格地開放鑒定工作。

高校檔案館在進行檔案開放的同時，還要開放檔案館、開放檔案業(yè)務環(huán)節(jié)，逐漸改變傳統(tǒng)的保守主義思想，準確把握檔案的價值功能，尊重檔案價值規(guī)律，充分發(fā)揮檔案的作用。同時讓公眾更多地走進檔案館，了解檔案的管理流程，解除檔案在公眾心中的神秘性，使檔案管理工作更具有針對性。

6.提高檔案的社會服務水平

高校檔案館的編研成果以大事記、組織沿革為主，編撰語言過于學術化，缺乏趣味性，使得實際使用率低。為使檔案便于公眾接受，檔案管理人員需要對館藏檔案進行挖掘和加工，將紙質檔案進行數(shù)字化處理，增強其流通性與共享性，將零散檔案內容按專題整合，讓利用群體能夠直接獲得自己想要的、完整的信息資源，同時要開展網(wǎng)上服務、在線服務，構建資源共享系統(tǒng)。

檔案管理工作的最終目的是為檔案利用者提供高效的服務，檔案管理沿用傳統(tǒng)的閱覽、復制、展覽等利用方式，大都只針對用戶的實際需求，對用戶潛在的需求分析不到位。因此，提高檔案社會服務的水平，首先要思考如何把檔案的內容信息轉化成為一種文化資源，體現(xiàn)自身館藏特色，對利用群體進行有針對性的研究，了解自己的服務對象;其次要對館藏檔案信息資源有充分的認識，能夠將檔案內容與時事、社會熱點等信息聯(lián)系起來，讓公眾在關注社會熱點的同時，了解檔案，認識歷史，從而讓檔案的服務方式活起來。

參考文獻：

[1]《高校檔案管理辦法》（第一章），2008。

[2]《高校檔案管理辦法》（第四章），2008。

[3]《高校檔案管理辦法》（第三章），2008。

[4]馮惠玲：《檔案學概論》（第二版），中國人民大學出版社，2006。

[5]中共中央宣傳部：《習近平總書記系列重要講話讀本》，學習出版社，2016。

[6]聶云霞、晏秦：《檔案開放與檔案控制：檔案利用辯證關系探析》，《湖北檔案》2014年第9期，第18-20頁。

作者單位：咸陽師范學院檔案館? 陜西咸陽