朱多才

摘 要：下文中，筆者將結(jié)合個(gè)人從事企業(yè)內(nèi)控管理工作，分析ERP軟件系統(tǒng)（Enterprise Resource Planning資源計(jì)劃系統(tǒng)）應(yīng)用對(duì)于提升企業(yè)內(nèi)控管理水平，健全企業(yè)內(nèi)控管理機(jī)制，優(yōu)化內(nèi)控管理措施的幫助。希望以此篇論文為同行業(yè)者提供建議和參考。

關(guān)鍵詞：內(nèi)控管理;ERP軟件系統(tǒng);企業(yè);財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn);資源配置

內(nèi)控管理是優(yōu)化企業(yè)人力、物資、資金等各項(xiàng)資源配置，調(diào)整組織框架與結(jié)構(gòu)，增強(qiáng)部門管理職能，界定管理責(zé)任與職權(quán)，提高勞動(dòng)力生產(chǎn)率、經(jīng)濟(jì)實(shí)力和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的重要管理手段。實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和調(diào)查結(jié)果證明，通過構(gòu)建完善的內(nèi)控管理機(jī)制，企業(yè)能夠提高人力、資金、物資等各項(xiàng)資源的利用收益率，及時(shí)發(fā)現(xiàn)資源配置不平衡的問題，提出改進(jìn)策略和建議，降低投資風(fēng)險(xiǎn)與財(cái)務(wù)管理風(fēng)險(xiǎn)?，F(xiàn)階段，國(guó)內(nèi)改革開放持續(xù)進(jìn)行，社會(huì)主義特色市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)持續(xù)發(fā)展，如何通過內(nèi)控管理策略的設(shè)計(jì)與實(shí)施，激發(fā)企業(yè)的內(nèi)部活力和生產(chǎn)創(chuàng)新能力，成為當(dāng)前企業(yè)改革轉(zhuǎn)型的重點(diǎn)工作和難點(diǎn)任務(wù)。下文中，筆者將介紹企業(yè)內(nèi)控管理工作中ERP軟件系統(tǒng)的功能與應(yīng)用，論述ERP軟件系統(tǒng)應(yīng)用對(duì)提升企業(yè)內(nèi)控管理水平的幫助。

一、ERP軟件系統(tǒng)綜述

所謂的ERP軟件系統(tǒng)，全稱為Enterprise Resource Planning資源計(jì)劃系統(tǒng)，是借助信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)優(yōu)勢(shì)，組建現(xiàn)代化、穩(wěn)定的管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)企業(yè)各項(xiàng)資源的優(yōu)化合理配置。在此意義上，可以理解為ERP軟件系統(tǒng)應(yīng)用能夠幫助企業(yè)制定經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)策略和管理方針，借助計(jì)算機(jī)處理技術(shù)和信息傳播技術(shù)實(shí)現(xiàn)智能化、高效化管理。

ERP軟件系統(tǒng)與內(nèi)控管理的結(jié)合應(yīng)用，能夠?yàn)槠髽I(yè)經(jīng)營(yíng)策略、項(xiàng)目投資策略的制定提供依據(jù)和參考，起到監(jiān)督市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)變化，預(yù)測(cè)評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)因素，優(yōu)化企業(yè)資源配置等作用，以提高企業(yè)在國(guó)內(nèi)外市場(chǎng)上的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和科技競(jìng)爭(zhēng)力。在未來，ERP軟件系統(tǒng)將升級(jí)、完善，內(nèi)控管理功能將更加豐富多元、實(shí)時(shí)、智能，與云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)進(jìn)一步融合發(fā)展，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)和創(chuàng)造價(jià)值利潤(rùn)。

二、企業(yè)內(nèi)控管理工作中ERP軟件系統(tǒng)的功能與問題

1.ERP軟件系統(tǒng)的功能分析

實(shí)踐中，企業(yè)結(jié)合自身經(jīng)濟(jì)水平和其他具體情況，應(yīng)用ERP軟件系統(tǒng)分析成本標(biāo)準(zhǔn)，制定生產(chǎn)物資采購(gòu)計(jì)劃，建立并實(shí)施全面的內(nèi)控管理工作機(jī)制，防范并糾正實(shí)際成本超過預(yù)算成本目標(biāo)的情況。在ERP軟件系統(tǒng)的配合使用下，部門管理者善于掌握企業(yè)成本費(fèi)用超出預(yù)算目標(biāo)的原因，制定應(yīng)對(duì)措施予以調(diào)整、改進(jìn)。使用ERP軟件系統(tǒng)，還能夠直觀、清晰表示生產(chǎn)額、銷售額和盈利結(jié)果，為企業(yè)做出經(jīng)營(yíng)策略調(diào)整、制定投資規(guī)劃，提供數(shù)據(jù)信息參考，有利于企業(yè)財(cái)務(wù)管理能力的提升。

在ERP軟件系統(tǒng)幫助下，企業(yè)實(shí)現(xiàn)物資、信息和資金的協(xié)調(diào)、合理分配，保證了財(cái)務(wù)賬目數(shù)據(jù)和相關(guān)信息的真實(shí)、完整，加快了數(shù)據(jù)信息的統(tǒng)計(jì)、收集、分析、處理速度，具有信息共享、便于查詢跟蹤、信息儲(chǔ)備量大的優(yōu)勢(shì)，有利于評(píng)估和防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。

2.ERP軟件系統(tǒng)的問題和缺陷

在實(shí)踐調(diào)查中，筆者不僅搜集到ERP軟件系統(tǒng)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，還了解到該系統(tǒng)的缺陷與問題，具體表現(xiàn)為：

一是，少數(shù)企業(yè)管理者認(rèn)識(shí)不到ERP軟件系統(tǒng)應(yīng)用的意義和重要性，采用了傳統(tǒng)的內(nèi)控管理模式和方法;沒有學(xué)習(xí)ERP軟件系統(tǒng)應(yīng)用的技術(shù)及知識(shí)，沒有聘請(qǐng)掌握ERP軟件系統(tǒng)操作的專業(yè)人才。

二是，使用ERP軟件系統(tǒng)實(shí)施內(nèi)控管理的過程中，部分企業(yè)缺少信息數(shù)據(jù)安全管理的意識(shí)，沒有為企業(yè)信息安全采取有效措施和相應(yīng)管理策略，增加了企業(yè)信息泄露、丟失、被刪除的危險(xiǎn)。

三是，ERP軟件系統(tǒng)的應(yīng)用缺乏有效監(jiān)督。部分企業(yè)雖然使用了ERP軟件系統(tǒng)，但是對(duì)ERP軟件系統(tǒng)應(yīng)用與管理缺少監(jiān)督控制，導(dǎo)致企業(yè)審計(jì)部門和財(cái)務(wù)管理部門的獨(dú)立性缺失，內(nèi)控管理效果不理想。

三、企業(yè)內(nèi)控管理工作中ERP軟件系統(tǒng)的應(yīng)用策略

1.合理認(rèn)識(shí)ERP軟件系統(tǒng)的功能，樹立科學(xué)的內(nèi)控管理意識(shí)

目前，一些企業(yè)在進(jìn)行內(nèi)控管理工作中，片面追求眼前利益和經(jīng)濟(jì)效益，忽視了財(cái)務(wù)管理、風(fēng)險(xiǎn)控制的重要性，沒有樹立科學(xué)的內(nèi)控管理意識(shí)，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)控管理工作與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)想脫離。針對(duì)上述情況，一方面需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和管理層建立內(nèi)控管理的正確認(rèn)識(shí)，將內(nèi)控管理目標(biāo)與企業(yè)規(guī)劃發(fā)展目標(biāo)相結(jié)合，將內(nèi)控管理策略融入到企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)與生產(chǎn)發(fā)展的方方面面。其次，企業(yè)應(yīng)重視對(duì)ERP軟件系統(tǒng)的科學(xué)應(yīng)用，聘用專業(yè)人員傳授、講解ERP軟件系統(tǒng)的操作方法和相關(guān)知識(shí)，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)人員內(nèi)控管理意識(shí)與技能的培訓(xùn)，保證企業(yè)的內(nèi)控管理目標(biāo)、成本預(yù)算目標(biāo)、利潤(rùn)收益目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，促進(jìn)企業(yè)健康、可持續(xù)發(fā)展。

2.科學(xué)應(yīng)用ERP軟件系統(tǒng)，保證企業(yè)數(shù)據(jù)信息的安全性

在應(yīng)用ERP軟件系統(tǒng)過程中，企業(yè)管理者和部門負(fù)責(zé)任人應(yīng)具備安全管理與風(fēng)險(xiǎn)防范的意識(shí)，將ERP軟件系統(tǒng)中數(shù)據(jù)信息劃分為：資產(chǎn)類別和資產(chǎn)項(xiàng)目?jī)煞N類型，并分別建立數(shù)據(jù)庫進(jìn)行管理。不同類型的資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫，設(shè)定不同等級(jí)的安全管理措施，只有授予權(quán)限的管理者和人員才可以登入、查詢、使用，從而提高ERP軟件系統(tǒng)的信息安全性，防止企業(yè)數(shù)據(jù)信息的泄露、被篡改、被盜取或者被刪除。

其次，由于數(shù)據(jù)備份是現(xiàn)階段ERP軟件系統(tǒng)中數(shù)據(jù)控制的主要方法，為此應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)庫備份功能進(jìn)行不斷完善，并設(shè)立專門的恢復(fù)系統(tǒng)，要求相關(guān)管理人員定期對(duì)數(shù)據(jù)庫運(yùn)行情況進(jìn)行檢查，及時(shí)實(shí)施數(shù)據(jù)復(fù)核，最大程度保證企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的完整性及準(zhǔn)確性。最后，要對(duì)企業(yè)信息歸口管理進(jìn)行不斷強(qiáng)化，對(duì)于對(duì)外披露的信息，要在合乎規(guī)定的前提下，做到精準(zhǔn)、精確，使信息系統(tǒng)在更加安全及穩(wěn)定的環(huán)境中運(yùn)行。

3.嚴(yán)控權(quán)限，強(qiáng)化部門之間協(xié)調(diào)與約束

在實(shí)際工作中，應(yīng)結(jié)合崗位職能與要求，對(duì)ERP軟件系統(tǒng)中各個(gè)模塊的操作權(quán)限進(jìn)行規(guī)范，科學(xué)設(shè)定用戶權(quán)限，并對(duì)其操作時(shí)效進(jìn)行合理控制。對(duì)于過期用戶，或是離職用戶，及時(shí)對(duì)其權(quán)限進(jìn)行清理，不同職能部門、不同崗位，其模塊操作應(yīng)及時(shí)做好檢查，一旦發(fā)現(xiàn)權(quán)限分配不科學(xué)現(xiàn)象，則及時(shí)對(duì)其進(jìn)行更正。不斷對(duì)相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)能力、責(zé)任意識(shí)進(jìn)行強(qiáng)化，特別是針對(duì)涉及數(shù)據(jù)安全的管理人員，應(yīng)加強(qiáng)其培訓(xùn)。對(duì)業(yè)務(wù)審批職能進(jìn)行完善，依托ERP軟件系統(tǒng)及相應(yīng)技術(shù)，對(duì)各個(gè)職能部門進(jìn)行有效協(xié)調(diào)，使其正確劃分責(zé)任與管理權(quán)限，強(qiáng)化部門之間的約束效果，發(fā)揮數(shù)據(jù)共享、信息同步的作用，為多個(gè)部門協(xié)調(diào)工作提供便利。除了做好上述措施外，根據(jù)實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，認(rèn)為企業(yè)在基于ERP軟件系統(tǒng)不斷完善內(nèi)控管理時(shí)，也應(yīng)該對(duì)風(fēng)險(xiǎn)控制問題進(jìn)行分析和研究，制定與之對(duì)應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)管理措施，保證內(nèi)控管理順利開展，減少風(fēng)險(xiǎn)因素對(duì)企業(yè)正常運(yùn)營(yíng)的影響。為此，要立足于ERP軟件系統(tǒng)功能，建立更加全面的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、控制機(jī)制，突出風(fēng)險(xiǎn)管理重點(diǎn)，制定對(duì)應(yīng)管理對(duì)策，為內(nèi)控管理風(fēng)險(xiǎn)控制創(chuàng)造必要條件。

四、結(jié)論

總而言之，ERP軟件系統(tǒng)的應(yīng)用，能夠有效提高企業(yè)內(nèi)控管理的水準(zhǔn)和效率，是企業(yè)實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期發(fā)展目標(biāo)、提升勞動(dòng)力生產(chǎn)率、改善經(jīng)營(yíng)策略、轉(zhuǎn)變經(jīng)營(yíng)模式，實(shí)現(xiàn)改造升級(jí)的重要措施和管理手段。與此同時(shí)，ERP軟件系統(tǒng)的應(yīng)用，也會(huì)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)內(nèi)控管理范圍及內(nèi)容，將重點(diǎn)放到如何提高企業(yè)內(nèi)控水平上，進(jìn)而不斷為企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)夯實(shí)基礎(chǔ)。在實(shí)踐工作中，比較值得相關(guān)人員關(guān)注的事項(xiàng)在于要看到ERP軟件系統(tǒng)現(xiàn)階段的應(yīng)用問題，從而不斷完善企業(yè)內(nèi)控管理，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。

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