摘 要：在檔案信息化建設(shè)背景下，促進(jìn)會(huì)計(jì)檔案電子化管理對(duì)提升會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量具有重要的作用。為此，文章在闡述會(huì)計(jì)檔案電子化管理的主要特征基礎(chǔ)上，側(cè)重探討了增強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案電子化管理的具體建議。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案；電子化管理；檔案管理

時(shí)代的發(fā)展，使得會(huì)計(jì)檔案管理也處于不斷變化當(dāng)中，其發(fā)展歷程大致可以劃分為三大時(shí)期，即紙質(zhì)檔案管理、影像化管理、電子化管理。在檔案信息化建設(shè)背景下，促進(jìn)會(huì)計(jì)檔案電子化管理對(duì)提升會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量具有重要的作用。本文主要探討了會(huì)計(jì)檔案電子化管理相關(guān)問題。

1 會(huì)計(jì)檔案電子化管理特點(diǎn)

在企業(yè)檔案中，會(huì)計(jì)檔案是最重要的內(nèi)容之一，也是一種有效的經(jīng)濟(jì)檔案，包括各種文字、數(shù)字、圖表等信息資料，能準(zhǔn)確地反映出組織經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)展情況，對(duì)其進(jìn)行管理具有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義。會(huì)計(jì)檔案電子化管理的特點(diǎn)集中體現(xiàn)在三個(gè)方面：

一是，數(shù)字化的特點(diǎn)。會(huì)計(jì)電算化的不斷發(fā)展，使得會(huì)計(jì)工作的形式越來越豐富，在各種先進(jìn)軟件系統(tǒng)的輔助下，可以自動(dòng)生成會(huì)計(jì)電子數(shù)據(jù)，日常的結(jié)算、核對(duì)等工作也可以運(yùn)用計(jì)算機(jī)完成，會(huì)計(jì)檔案電子化管理的數(shù)字化特征體現(xiàn)在每一個(gè)環(huán)節(jié)，如，數(shù)據(jù)的記錄、存儲(chǔ)、管理等。

二是，虛擬化的特點(diǎn)。紙質(zhì)檔案最鮮明的特征就是實(shí)物化，所有的數(shù)據(jù)、表格都可以看得到摸得著。但電子會(huì)計(jì)信息則與之存在著本質(zhì)上的區(qū)別，所有信息都是以數(shù)字化的形式存在的，光盤、磁性介質(zhì)等都成為這些數(shù)據(jù)信息的存儲(chǔ)體，也向其提出了防磁化的要求，與此同時(shí)，要想查看或使用這些數(shù)據(jù)，只能通過電子設(shè)備，因而具有了虛擬性的特征。然而，這些特征卻成為會(huì)計(jì)電子化的最大優(yōu)勢，指甲大小的磁盤就可以存儲(chǔ)大量信息，只要不會(huì)被磁化，這些信息就可以長時(shí)間得到完好無損的保存。

三是，高利用率的特點(diǎn)。電子化的會(huì)計(jì)檔案易于操作，其使用便捷性要遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出紙質(zhì)檔案，而且不會(huì)受到時(shí)間與空間的限制。只要擁有計(jì)算機(jī)設(shè)備，無論在什么情況下都可以查看與運(yùn)用這些信息，也可以運(yùn)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)軟件對(duì)這些信息進(jìn)行檢測、復(fù)制，為會(huì)計(jì)人員卸下了沉重的負(fù)擔(dān)，有效提高了信息利用率，為會(huì)計(jì)工作的順暢實(shí)施起到了輔助作用。更為關(guān)鍵的是，還能以最快的速度生成各種檔案資料，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交換與利用率，形成更加完善、有效的會(huì)計(jì)檔案資料，為管理者做出正確決策提供有力依據(jù)。

2 促進(jìn)會(huì)計(jì)檔案電子化管理提升的具體建議

在闡述會(huì)計(jì)檔案電子化管理的主要特征基礎(chǔ)上，下文側(cè)重探討了增強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案電子化管理的具體建議。具體如下：

2.1 完善會(huì)計(jì)檔案的管理制度

會(huì)計(jì)檔案電子化管理質(zhì)量的提升，離不開完善管理制度的支撐，也需要建立合理的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。借助于會(huì)計(jì)檔案，不僅可以了解到各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的來龍去脈，也能如實(shí)地反映出企業(yè)是否存在違法行為，是揭露出責(zé)任事故的重要依據(jù)，管理人員一定要以高度的責(zé)任心面對(duì)這些寶貴的數(shù)據(jù)資料，不得出現(xiàn)絲毫差錯(cuò)。因此，在電子化檔案管理過程中，先要制定出合理的管理流程，每次錄入數(shù)據(jù)后要及時(shí)核查，確保準(zhǔn)確無誤后還需要進(jìn)行備份，并將其存儲(chǔ)于指定位置。為了確保數(shù)據(jù)信息的穩(wěn)定性、安全性，還要定期進(jìn)行軟件更新、硬件維護(hù)。其次，要構(gòu)建完善的存檔制度，以此來提高信息的完整性、計(jì)算的準(zhǔn)確性。在進(jìn)行信息存儲(chǔ)之前，會(huì)計(jì)人員需要反復(fù)進(jìn)行計(jì)算，對(duì)于一些未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字的原始單據(jù)，應(yīng)該與相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行核對(duì)，最大化提高會(huì)計(jì)檔案的合理性，并要留下相關(guān)記錄，為日后的核對(duì)與審查提供依據(jù)。還要注意一點(diǎn)，在進(jìn)行電子化檔案管理的過程中，也要保留好原始憑證，每天都要對(duì)現(xiàn)金日記賬等信息進(jìn)行錄入、打印，每個(gè)月末都要核對(duì)月賬單，每一項(xiàng)工作完成之后，操作人員都應(yīng)該在原始材料、打印材料上簽字。

2.2 建立完善的會(huì)計(jì)檔案安全防護(hù)體系

電子化會(huì)計(jì)檔案的所有資料都存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)硬盤或服務(wù)器中。這種新的存儲(chǔ)介質(zhì)雖然具有存儲(chǔ)量大、操作方便、便于攜帶等優(yōu)勢，但無論是計(jì)算機(jī)軟硬件發(fā)生改變，還是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的不穩(wěn)定，都會(huì)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的安全性構(gòu)成威脅。因此，電子檔案的安全保護(hù)問題應(yīng)該引起管理人員的重視。具體如下：

一是，硬件方面來看，為了確保會(huì)計(jì)檔案管理軟件的穩(wěn)定運(yùn)行，就應(yīng)該購置一些高配置的計(jì)算機(jī)，避免由于軟件運(yùn)行環(huán)境不穩(wěn)定而出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的現(xiàn)象。為了防止不法人員惡意篡改、刪除、破壞信息，應(yīng)該在多臺(tái)計(jì)算機(jī)中對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。

二是，從存儲(chǔ)磁盤方面來看，電子檔案的安全保護(hù)工作主要包括兩方面，一要建立起完善的信息備份制度，同時(shí)運(yùn)用多個(gè)硬盤存儲(chǔ)相同的數(shù)據(jù)信息。在對(duì)硬盤進(jìn)行管理時(shí)，不能將其放置在一個(gè)地方，而應(yīng)該分開保存，避免發(fā)生集體滅失、損壞等事件。

此外，要注意三個(gè)問題：一要對(duì)計(jì)算機(jī)的訪問權(quán)限進(jìn)行控制，所有未獲得訪問權(quán)限者都不得查看、復(fù)制、使用計(jì)算機(jī)中存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)信息，避免信息被破壞；二要購置先進(jìn)的安全系統(tǒng)，以信息加密、設(shè)置安全防火墻等方式提高網(wǎng)絡(luò)安全；三要安裝正版病毒查殺軟件，定期對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行清查，將所有會(huì)對(duì)會(huì)計(jì)信息安全構(gòu)成破壞的因素拒之門外。

2.3 加強(qiáng)高素質(zhì)、高水平、專業(yè)性的會(huì)計(jì)電子檔案人員培養(yǎng)

要想切實(shí)增強(qiáng)電子化會(huì)計(jì)檔案管理，離不開高水平技術(shù)人員的支持，這也是重要的先決條件。對(duì)于當(dāng)代企業(yè)來說，會(huì)計(jì)人員不能只是掌握嫻熟的專業(yè)理論知識(shí)與操作技能，還需要具備靈活操作計(jì)算機(jī)軟硬件的能力、檔案管理能力。為此，企業(yè)應(yīng)該適時(shí)進(jìn)行人才培養(yǎng)，通過職前培養(yǎng)、在職進(jìn)修兩種方式進(jìn)行。職前培養(yǎng)，就是指要與高等院校建立起合作關(guān)系，實(shí)施訂單式人才培養(yǎng)，使優(yōu)秀的復(fù)合型人才走出校門以后就能快速適應(yīng)崗位要求，直接從事檔案管理工作。也有些企業(yè)或單位不具備這方面的條件，就需要組織檔案人員進(jìn)行在職培訓(xùn)，使他們掌握更加系統(tǒng)、全面的理論知識(shí)，對(duì)電子化檔案管理的內(nèi)涵與價(jià)值產(chǎn)生更加透徹的理解，切實(shí)提高管理水平。

2.4 完善會(huì)計(jì)電子檔案風(fēng)險(xiǎn)防控體系

會(huì)計(jì)檔案電子化管理，這實(shí)際上就是對(duì)傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理技術(shù)的革新，也是大數(shù)據(jù)環(huán)境下會(huì)計(jì)信息管理的必然趨勢。由于會(huì)計(jì)檔案電子化管理涉及的因素較多，可能對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的安全性造成影響。因此，有必要建立起完善的會(huì)計(jì)電子檔案風(fēng)險(xiǎn)防控體系。具體如下：一是，為各個(gè)部門的管理者設(shè)置操作權(quán)限，所有人都不得越權(quán)使用數(shù)據(jù)信息，優(yōu)化管理流程，提高操作的安全性。二是，實(shí)施分級(jí)保存，在數(shù)據(jù)傳輸過程中要設(shè)置加密程序，既要及時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，也要避免重復(fù)歸檔。三是，為了滿足工作需要而進(jìn)行數(shù)據(jù)移交時(shí)，雙方都要簽訂保密承諾書，并要得到見證人員的監(jiān)督。四是，構(gòu)建起完善的人員分離制度，在對(duì)電子檔案進(jìn)行操作、修改的過程中，必須要由兩個(gè)以上工作人員同時(shí)進(jìn)行，也要選擇高配置的計(jì)算機(jī)，安排專人負(fù)責(zé)對(duì)存儲(chǔ)會(huì)計(jì)信息的計(jì)算機(jī)進(jìn)行維護(hù)，定期進(jìn)行病毒查殺，避免遭到黑客攻擊。此外，會(huì)計(jì)電子檔案都要進(jìn)行備份，并要填寫備份記錄表，備份結(jié)束后相關(guān)人員要簽字。每年度末，都要將全年的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行分類整理，建立起完備的檔案目錄，為后期查閱、使用提供方便。

3 結(jié)語

總之，會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)工作中各類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)形成各類檔案信息資料。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的深入推廣運(yùn)用，有效地提升了檔案管理的質(zhì)量和效率，并為確保檔案的安全性提供了重要的技術(shù)支持。

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作者簡介

安立國（1972-），男，漢族，吉林白城人，大專，助理館員吉林省白城市會(huì)計(jì)核算中心。