錢強(qiáng)

◆摘 要：針對圖書館當(dāng)中的信息工作來說，紙質(zhì)檔案屬于一項(xiàng)重要內(nèi)容，其中包含大量珍貴的文獻(xiàn)資源。然而，如今管理當(dāng)中存在許多問題，比如檔案保存以及價(jià)值鑒定。圖書館需要在相應(yīng)原則基礎(chǔ)之上，對哪些需要實(shí)施數(shù)字化的處理的檔案加以明確，這樣才可提升檔案管理整體質(zhì)量。本文在分析紙質(zhì)化的檔案管理存在的一些問題的基礎(chǔ)上，著重探究對圖書館中檔案管理這一工作進(jìn)行改進(jìn)的建議，希望能給檔案管理提供相應(yīng)參考。

◆關(guān)鍵詞：現(xiàn)代圖書館；紙質(zhì)檔案；數(shù)字化管理

一、前言

伴隨網(wǎng)絡(luò)計(jì)算以及計(jì)算機(jī)的高速發(fā)展，其已經(jīng)在很多領(lǐng)域當(dāng)中的達(dá)到了廣泛運(yùn)用。如今，圖書館當(dāng)中的紙質(zhì)檔案早已無法對網(wǎng)絡(luò)以及存儲(chǔ)技術(shù)之下社會(huì)發(fā)展需求加以滿足，信息化以及數(shù)字化給以往檔案管理這一工作帶來了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。在信息化這一大背景之下，圖書館對紙質(zhì)檔案實(shí)施數(shù)字化的管理已經(jīng)成為一個(gè)必然趨勢，所以圖書館必須加以重視。

二、紙質(zhì)化的檔案管理存在的一些問題

第一，學(xué)歷結(jié)構(gòu)以及年齡結(jié)構(gòu)具有的單一性以及低層次性。伴隨網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)的廣泛運(yùn)用，給圖書館當(dāng)中的檔案管理這一工作帶來較大影響。多數(shù)檔案管理方面的工作人員具有的綜合素質(zhì)較低，多數(shù)單位沒有對檔案管理這一工作加以重視，認(rèn)為檔案管理這一個(gè)工作可有可無。第二，缺少專業(yè)技能方面的培訓(xùn)。因?yàn)閳D書館當(dāng)中多數(shù)管理人員并未接受專業(yè)培訓(xùn)，所以缺少檔案管理以及信息建設(shè)這些方面知識(shí)。所以，進(jìn)行檔案管理期間，工作人員普遍存在主觀性，不具備科學(xué)合理管理理念，進(jìn)而對管理效果造成較大影響。

三、對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化的管理的作用

第一，進(jìn)行資源開發(fā)以及建設(shè)。如今，圖書館需要加大對于檔案目錄對應(yīng)數(shù)據(jù)庫整體建設(shè)力度，把重要檔案整理以及收集工作做好，把其通過視頻、音頻以及圖片形式進(jìn)行保存。實(shí)際上，數(shù)字文件擁有很多明顯優(yōu)勢，不僅可以對紙質(zhì)檔案加以保護(hù)，同時(shí)使用起來非常方便。把紙質(zhì)檔案實(shí)施數(shù)字化的處理，能夠?qū)υ紮n案加以有效保護(hù)。第二，便于進(jìn)行電子歸檔以及檔案管理。當(dāng)前，電子歸檔已經(jīng)實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案朝著數(shù)字檔案的飛躍，檔案管理不用受到較大束縛，可以大大提高圖書館藏整體存儲(chǔ)空間。

四、對圖書館中檔案管理這一工作進(jìn)行改進(jìn)的建議

（一）強(qiáng)化檔案意識(shí)，完善現(xiàn)有管理制度

當(dāng)前，圖書館當(dāng)中的所有工作人員都必須對檔案資源具有的珍貴性加以有效認(rèn)識(shí)，并且對檔案工作具有的重要性加以重新審視，站在思想角度對檔案工作加以認(rèn)識(shí)以及重視，強(qiáng)化管理人員的檔案意識(shí)，完善現(xiàn)有管理制度，進(jìn)而確保檔案工作得以有序進(jìn)行。只有這樣，才可為檔案管理整體質(zhì)量的提高奠定基礎(chǔ)。

（二）增強(qiáng)電子意識(shí)，強(qiáng)化當(dāng)前管理水平

現(xiàn)階段，信息技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域當(dāng)中都已經(jīng)得到大量運(yùn)用以及普及，使得電子文件類別日漸豐富，所以對檔案進(jìn)行信息化整體需求有了明顯提高，在對紙質(zhì)檔案加以管理期間遇到很多問題。在對數(shù)字化的檔案加以運(yùn)用以后，借助計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以對有關(guān)文件進(jìn)行檢索，這樣促使檢索效率與準(zhǔn)確率得到發(fā)福提高。而且，借助網(wǎng)絡(luò)，檔案使用人員可以快速找到小的資料。如此一來，不僅能夠節(jié)省人力，同時(shí)還能節(jié)省財(cái)力以及物力，不用想之前那樣一卷卷、一本本的對紙質(zhì)資料加以查找。除此之外，圖書館還可借助網(wǎng)絡(luò)在一定區(qū)域之內(nèi)開展非保密性的信息公開。例如規(guī)章制度和有關(guān)通知等，這樣可以提升檔案資源實(shí)際利用效率，進(jìn)而開展主動(dòng)服務(wù)。

（三）積極進(jìn)行培訓(xùn)，提高管理人員素質(zhì)

第一，站在管理本質(zhì)角度來看，管理服務(wù)具體對象是人，而且主體同樣是人。所以，為提升檔案管理整體有效性，需要對管理人員綜合素養(yǎng)以及服務(wù)理念進(jìn)行提高，以此來對檔案管理這一工作加以改善。第二，圖書館需要給檔案管理有關(guān)人員制定相應(yīng)的培訓(xùn)計(jì)劃，以此來提升其管理質(zhì)量以及有效性，促使圖書館當(dāng)中的管理人員可以應(yīng)對檔案工作當(dāng)中的新要求，進(jìn)而為科研、育人以及服務(wù)工作帶來便利。

（四）運(yùn)用數(shù)字系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化的管理

第一，借助科學(xué)技術(shù)促使圖書館當(dāng)中檔案管理整體工作效率得以提高。通過數(shù)字化的信息管理這一系統(tǒng)能夠?qū)r(jià)值性較高的資源進(jìn)行迅速采集。該系統(tǒng)可以把收集到的一些資源信息加以及時(shí)處理以及保存，提高數(shù)據(jù)存儲(chǔ)具有的安全性，同時(shí)還便于備份，日后查閱起來也非常簡單。而且，檔案部門也可借助網(wǎng)絡(luò)對有用資源進(jìn)行直接采集。例如，如今浙江大學(xué)圖書館所用的檔案管理這一系統(tǒng)可以發(fā)揮出系統(tǒng)軟件這一優(yōu)勢，工作效率比以往紙質(zhì)檔案的整體管理效率高出很多倍。第二，當(dāng)前為實(shí)現(xiàn)管理一體化以及體系化的發(fā)展，圖書館需要構(gòu)建科學(xué)合理的管理系統(tǒng)。這樣一來，可以形成各個(gè)圖書館間的聯(lián)網(wǎng)服務(wù)，對各自資源進(jìn)行共享，提升館藏管理。

五、結(jié)論

綜上可知，伴隨數(shù)字化逐漸發(fā)展以及普及，圖書館當(dāng)中的紙質(zhì)檔案整體管理要求也在逐漸提高。對紙質(zhì)檔案實(shí)施數(shù)字化的管理，對圖書館的資源建設(shè)以及開發(fā)十分有利，同時(shí)易于管理人員進(jìn)行電子歸檔和管理。所以，管理人員需要強(qiáng)化檔案意識(shí)，完善現(xiàn)有管理制度，增強(qiáng)電子意識(shí)，強(qiáng)化當(dāng)前管理水平，積極進(jìn)行培訓(xùn)，提高管理人員素質(zhì)，并且運(yùn)用數(shù)字系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化的管理，進(jìn)而促使檔案管理整體效果得以提高。

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