李宇彤

摘 要：傳統(tǒng)的高校人事檔案管理中存在著信息壟斷性過(guò)強(qiáng)和查找極為不便等弊端，已經(jīng)無(wú)法滿足新時(shí)代人事檔案管理的需求，亟待進(jìn)行改革。而數(shù)字化轉(zhuǎn)型不僅能夠解決傳統(tǒng)管理的弊端，還具有突破時(shí)空限制，存儲(chǔ)更大量的人事檔案數(shù)據(jù)的優(yōu)點(diǎn)。因此，開(kāi)展高校人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型十分必要。本文從高校人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的必要性出發(fā)，闡述了高校人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的現(xiàn)狀，并提出了做好高校人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的幾點(diǎn)措施。

關(guān)鍵詞：高校人事檔案管理;數(shù)字化轉(zhuǎn)型;問(wèn)題與策略

一、高校人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的必要性

高校人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的必要性，可以從傳統(tǒng)高校人事檔案中存在的弊端和數(shù)字化轉(zhuǎn)型的益處兩方面得到體現(xiàn)：

（一）傳統(tǒng)高校人事檔案中存在的弊端

傳統(tǒng)的高校人事檔案管理中存在的弊端主要有兩點(diǎn)：

（1）信息壟斷性過(guò)強(qiáng)。傳統(tǒng)的高校人事檔案管理屬于壟斷性管理，檔案通常嚴(yán)格保密，有許多人從未查閱過(guò)自己的人事檔案，對(duì)于檔案內(nèi)容幾乎一無(wú)所知，更加無(wú)從證實(shí)檔案內(nèi)容的真實(shí)性。這種過(guò)強(qiáng)的信息壟斷損害了高校人事檔案的可靠性。

（2）查找不便。傳統(tǒng)的高校人事檔案普遍存在著調(diào)閱流程繁瑣，查找極為不便的問(wèn)題。特別是紙質(zhì)化保存的檔案，脆弱的紙質(zhì)材料使得查閱次數(shù)和方式均受到限制。而部分時(shí)代較為久遠(yuǎn)的紙質(zhì)檔案由于檔案管理部門存儲(chǔ)空間有限，往往存放在不常使用的空間中，查找起來(lái)更加困難。這些都使得高校人事檔案沒(méi)有起到應(yīng)有的作用。

（二）進(jìn)行高校人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的益處

在高度信息化的新時(shí)代，進(jìn)行高校人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型有許多益處，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（1）能夠存儲(chǔ)更多的人事檔案數(shù)據(jù)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存不易，對(duì)空間和環(huán)境的要求都較高，在存儲(chǔ)數(shù)量上非常受到時(shí)間和空間的限制。而進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型后，利用大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)系統(tǒng)，借助現(xiàn)代計(jì)算機(jī)設(shè)備，能夠存儲(chǔ)遠(yuǎn)超紙質(zhì)檔單存儲(chǔ)能力的大量人事檔案數(shù)據(jù)。同時(shí)，相比紙質(zhì)材料，數(shù)字化的人事檔案數(shù)據(jù)更容易進(jìn)行更新，能夠大幅提高檔案更新的及時(shí)性，降低檔案更新的難度，增加檔案的準(zhǔn)確性和可靠性。

（2）便于查找。相比紙質(zhì)材料，數(shù)字信息查找起來(lái)更加方便、快速、準(zhǔn)確。在進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型后，高校人事檔案可以依托光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等媒介在不同計(jì)算機(jī)之間進(jìn)行安全且便捷的移動(dòng)和交換，還能通過(guò)局域網(wǎng)進(jìn)行共享，同時(shí)在幾臺(tái)電腦上進(jìn)行信息的調(diào)閱。同時(shí)，借助大數(shù)據(jù)系統(tǒng)，還可以將數(shù)字化的高校人事檔案信息分門別類的進(jìn)行歸納和整理，更加有利于信息的檢索和利用。

（3）打破信息壟斷。傳統(tǒng)壟斷式的高校人事檔案管理，由于其不透明性，為部分人在職稱考評(píng)等方面進(jìn)行暗箱操作提供了土壤。而數(shù)字化轉(zhuǎn)型有利于打破信息壟斷，有利于順應(yīng)信息公開(kāi)的時(shí)代潮流，也有利于構(gòu)建并完善現(xiàn)代高校人事檔案管理制度，提升高校人事檔案管理水平。

二、高校人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的現(xiàn)狀

現(xiàn)階段，已經(jīng)有許多高校開(kāi)始進(jìn)行人事檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型并取得了一定的成效。但受限于數(shù)字化本身的缺點(diǎn)、管理方式、人員等因素，目前的高校人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作仍然存在著一些問(wèn)題：

（一）管理方式落后

要進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型，就必然需要經(jīng)歷將紙質(zhì)檔案錄入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的過(guò)程。而當(dāng)前我國(guó)高校大多還處于傳統(tǒng)的以人事管理工作人員手動(dòng)操作為主的階段，紙質(zhì)人事檔案管理仍然是主流管理方式。這就占據(jù)了管理人員的大量精力，導(dǎo)致了信息錄入不準(zhǔn)確、不及時(shí)等問(wèn)題，降低了人事檔案數(shù)字化的質(zhì)量和效率。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施不足

計(jì)算機(jī)設(shè)備和軟件、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和必要的存儲(chǔ)設(shè)備等基礎(chǔ)設(shè)施，是高校人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的必要支持。由于長(zhǎng)期采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)化人事檔案管理模式，許多高校的人事檔案管理部門缺乏足以支撐數(shù)字化改革的基礎(chǔ)設(shè)施，這直接阻礙了人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作的開(kāi)展。

（三）專業(yè)技術(shù)人員缺乏

要實(shí)現(xiàn)高校人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，就要求高校人事檔案管理人員具有較高的專業(yè)技術(shù)能力，即要求其既要掌握新時(shí)代人事檔案管理知識(shí)，又要擁有較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)和信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)操作能力。而由于數(shù)字化轉(zhuǎn)型正處于起步階段，傳統(tǒng)高校人事檔案管理工作人員尚且無(wú)法滿足這種能力需求，部分管理人員甚至抵觸計(jì)算機(jī)技術(shù)的學(xué)習(xí)，也不愿意了解數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，這些都影響了高校人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的效果。

三、做好高校人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的策略

要解決現(xiàn)階段高校人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型中遇到的問(wèn)題，真正做好數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作，可以采取以下幾種措施：

（一）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

完善的基礎(chǔ)設(shè)施，是做好高校人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的前提。高校應(yīng)當(dāng)加大對(duì)人事檔案管理部門的資金投入，購(gòu)置計(jì)算機(jī)和存儲(chǔ)介質(zhì)等必要的硬件設(shè)備。同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)結(jié)合本校人事管理的實(shí)際情況，開(kāi)發(fā)符合本校人事檔案管理需求的數(shù)字化管理系統(tǒng)，并構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)和監(jiān)測(cè)，為數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作打好基礎(chǔ)。

（二）改善管理方式

要做好高校人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作，應(yīng)當(dāng)結(jié)合本校人事檔案在安全性等方面的要求，制定并完善符合本校實(shí)際情況的人事檔案信息管理制度。統(tǒng)一數(shù)字化檔案的格式與標(biāo)準(zhǔn)，改善高校人事檔案管理的方式，提高人事檔案數(shù)據(jù)錄入的效率和準(zhǔn)確性。

（三）提高管理人員專業(yè)技術(shù)能力

要提高高校人事檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)能力，可以通過(guò)加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)和思想教育的方式，在提高計(jì)算機(jī)系統(tǒng)操作能力的同時(shí)，轉(zhuǎn)變管理人員的思想和心態(tài)，讓其意識(shí)到人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的必要性，提高主動(dòng)學(xué)習(xí)的積極性。

四、結(jié)語(yǔ)

目前，高校人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型正在如火如荼的開(kāi)展，要解決轉(zhuǎn)型過(guò)程中遇到的問(wèn)題，需要基礎(chǔ)設(shè)施的完善、制度的規(guī)范、管理方式的優(yōu)化、人員觀念的轉(zhuǎn)變和專業(yè)技術(shù)能力的培養(yǎng)。只有這些因素共同作用，才能真正做好高校人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作。

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