摘 要：醫(yī)院的文書檔案管理一直是醫(yī)院檔案管理中的重要組成部分，隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的蓬勃發(fā)展和醫(yī)療衛(wèi)生制度改革的逐步深入，文書檔案工作效率需要進一步改進和提升。本文介紹了醫(yī)院文書檔案在管理過程中出現(xiàn)的問題，并提出了運用PDCA理論來幫助醫(yī)院實現(xiàn)文書檔案質量管理水平的全面提升，進而為醫(yī)院的健康發(fā)展提供良好的支撐。

關鍵詞：醫(yī)院;文書檔案;質量管理;PDCA;應用

醫(yī)院的檔案類別有很多，如文書檔案、會計檔案、科技檔案、業(yè)務檔案等。醫(yī)院的文書檔案指的是醫(yī)院在公共衛(wèi)生服務和醫(yī)療服務中產(chǎn)生的原始記錄。主要包括：黨群、宣傳類，綜合類，組織人事類，勞動工資類，基建、設備、財務類，醫(yī)療、行政類和其他類。

醫(yī)院文書檔案在內容上具有專業(yè)性，在管理上具有綜合性。而由于文書檔案具有與其他檔案不一樣的特點，因此，在保存和管理過程中具有階段性和相對的保密性。作為醫(yī)院的管理者和檔案管理的從業(yè)人員，應該認識到文書檔案對于醫(yī)院發(fā)展的重要價值和特殊意義，它是醫(yī)院管理和發(fā)展歷程的見證，是解決醫(yī)院各類糾紛問題的重要憑證，它能夠成為領導決策的重要參考，也可以為臨床研究提供數(shù)據(jù)支撐。然而，在醫(yī)院文書檔案管理過程中卻仍然存在一些問題亟待解決。

一、醫(yī)院文書檔案管理過程中存在的問題

雖然文書檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分，對醫(yī)院的歷史和前途都有著非常重要的作用和意義，但在管理過程中，仍然存在著一些問題有待改進。

1.對文書檔案管理的重視程度不足。文書檔案只是醫(yī)院眾多類別檔案中的一種，一些醫(yī)院只重視與病例有關的業(yè)務檔案，對于文書檔案的重視程度不足，因此有疏于管理的現(xiàn)象。檔案的管理在一定程度上能反映出醫(yī)院的管理水平，有些醫(yī)院從上層領導開始就沒有把文書檔案管理和檔案部門的建設放在重要位置上，因此對于檔案部門的投入普遍不足，年預算中經(jīng)常把檔案的建設和需求放在最后。而有些醫(yī)院由于客觀條件限制，存放文書檔案的空間不夠，有些存放檔案的地方甚至出現(xiàn)潮濕、偏僻等檔案管理的大忌，檔案的安全無法得到保證。

2.對文書檔案管理的制度建設不健全。醫(yī)院的文書檔案的管理制度建設無法跟上醫(yī)院的發(fā)展腳步。部分醫(yī)院的科室在收悉上級下發(fā)的文件或其他檔案材料時，不能做到及時歸檔整理，甚至有時為了查詢應用方便，就放置于本科室內，未能按照檔案管理的相關規(guī)定執(zhí)行。醫(yī)院本身的檔案管理制度不健全會導致文書檔案的散亂、丟失。

3.文書檔案管理的信息化程度不高。傳統(tǒng)的文書檔案都是紙質檔案，并且在查詢上使用的是人工翻找，這樣的方式效率低，還占用了人員。雖然隨著信息技術的發(fā)展，越來越多的醫(yī)院都采用了現(xiàn)代化的信息手段進行檔案的管理，然而，之前保存的紙質檔案依然沒有全部影像化轉為電子檔案，在需要查詢的時候依然需要占用大量的人力，而且速度慢、效率低。此外，不少醫(yī)院的檔案管理設備還未到位，檔案的信息化建設程度堪憂。

4.文書檔案的管理人員專業(yè)性不強。文書檔案的管理人員多為辦公室的行政人員，而這些人員基本上都不是專職從事檔案工作的，而且沒有進行過系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識學習，對檔案管理制度的了解程度有限，且檔案意識還不夠。甚至有些醫(yī)院的專門負責文書檔案的檔案部門人員都是非專業(yè)化出身，對檔案管理認識還停留在“簡單、不是技術活兒、誰都能干”的觀念上，專業(yè)性較弱，再加上培訓制度和培訓教育跟不上，導致檔案管理隊伍的專業(yè)化水平亟待提升。

二、PDCA理論概述

PDCA循環(huán)又稱戴明環(huán)，它是有“統(tǒng)計質量控制之父”之稱的著名統(tǒng)計學家休哈特首先提出的，后由管理學家戴明采納、宣傳，獲得普及。它是全面質量管理的思想基礎和方法依據(jù)，是一個使質量持續(xù)改進的模型。PDCA循環(huán)包含4個步驟P（plan）計劃、D（do）執(zhí)行、C（check）檢查、A（action）處理，這4個步驟循環(huán)往復，周而復始，最終達到促進和優(yōu)化質量管理的目標。其中P階段指的是工作計劃和目標的確定;D階段為具體開始按照P階段的計劃開始運行;C階段為總結執(zhí)行計劃的結果，分析問題，明確效果;A階段為行動改進，對C階段產(chǎn)生的效果進行處理，好的經(jīng)驗持續(xù)推廣，失敗的教訓進入下一個循環(huán)持續(xù)改進。

三、PDCA理論在醫(yī)院文書檔案質量管理中的探索應用

為了能夠改善和提升醫(yī)院文書檔案的管理質量，提升工作效率，更好地為醫(yī)院、醫(yī)生、病患等相關人員服務，本研究利用全面質量管理中的質量持續(xù)改進模型——戴明環(huán)，來嘗試解決相關問題，保證文書檔案的管理質量，增強醫(yī)院檔案的管理水平。

1.P階段。第一階段為P（計劃）階段。通過對目前醫(yī)院文書檔案管理過程中出現(xiàn)問題的分析，可以發(fā)現(xiàn)問題集中在觀念、制度、技術、人員4個方面。因此，在制定解決方案時要從這4個方面入手。第一，要在觀念上予以重視，加大投入。第二，要結合醫(yī)院實際情況，對相關制度進行完善，保障工作人員在工作中有法可依、有章可循。第三，要加強信息化建設，盡可能完善電子檔案，為有需要的人員方便快速獲取檔案提供保證。第四，要建設專業(yè)化的檔案管理隊伍。

2.D階段。在重視程度上，醫(yī)院要開展檔案管理會議，從管理層到工作人員都必須認真學習檔案管理的相關法律法規(guī)和文獻資料，加強對檔案特別是文書檔案管理的重視程度。建立檔案意識，培養(yǎng)檔案管理的習慣，將檔案管理也納入到醫(yī)院所有工作人員的工作事項和崗位職責中，從而形成全員都參與到文書檔案管理的工作氛圍。醫(yī)院要在人、財、物上為檔案管理部門配備齊全，切實將檔案管理納入醫(yī)院重點建設項目中。加大對于文書檔案管理的專項投入力度，改善檔案管理環(huán)境，增強軟硬件設施的改進和提升，加快檔案信息化進程。

在制度建設上，要切實結合《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國保守國家秘密法實施條例》《電子檔案管理辦法》《國家行政機關公文處理辦法》等與文書檔案管理有關的法律法規(guī)條文，制定符合本院實際的檔案制度體系，進一步規(guī)范文書檔案管理與流程操作，使之更加規(guī)范化、制度化、標準化。同時，還要及時規(guī)范文書檔案的存儲類別，哪些哪類檔案需要及時歸檔，如何歸檔，責任人是誰，都要在檔案管理責任制中體現(xiàn)出來，細化每個職責，切實落實制度要求，以此提升檔案管理效率。

在信息技術上，及時配備電腦、掃描儀等儀器，盡快完成電子檔案的錄入和整理，將能夠轉化為電子文檔的文書檔案在短時間內全部轉化為電子檔案。對沒有轉化為電子檔案的文書檔案要妥善保管，同時實現(xiàn)紙質檔案與電子檔案的雙軌制運行，保證文書檔案的存檔安全。要依靠信息技術建立檔案管理平臺，在對文書檔案加強管理的同時，提升醫(yī)院整體的檔案管理技術水平。此外，要特別注重對檔案管理技術方面的創(chuàng)新和新技術的應用。尤其是在大數(shù)據(jù)技術蓬勃發(fā)展的今天，要讓醫(yī)院的文書檔案“活起來”，切實發(fā)揮應有的作用和價值，要關注并不斷引入最新的檔案管理技術，如“區(qū)塊鏈+量子加密”技術，對需要進行保密的文件進行加密，保證檔案信息安全。

在人員隊伍上，要做到“進人才、重培養(yǎng)”。對從事檔案管理的人員要求具有檔案管理專業(yè)背景，并實行專業(yè)化管理，同時在引進檔案管理專業(yè)人員的基礎上，更要重視本院專兼職檔案人員的培養(yǎng)和培訓，定期舉辦培訓課程或講座，讓他們了解并認識到檔案工作的必要性，提升他們的政治覺悟、專業(yè)能力和技術水平，從而加強檔案隊伍的整體實力和綜合素質。

3.C階段。在按照D階段進行完畢之后，醫(yī)院要組成專門的檢查小組，對檔案管理工作，特別是文書檔案管理提升的成效進行調研和分析，搜集第一手的資料進行整理，總結經(jīng)驗的同時提出在該階段過程中發(fā)現(xiàn)的新問題，準備進入下一階段中。

4.A階段。在這一階段中，醫(yī)院要對之前明確的新問題進行解決，好的經(jīng)驗總結推廣，待解決的問題尋求解決途徑，做好計劃，隨時進入下一個新的循環(huán)，周而復始，直至所有問題都被解決。

在PDCA循環(huán)中，醫(yī)院文書檔案管理質量改善和提升過程將會變得非常清晰，醫(yī)院的管理人員能夠非常明顯地感受到文書檔案管理水平的增強。通過PDCA循環(huán)，醫(yī)院能夠達到檢驗文書檔案管理過程中出現(xiàn)的問題，并及時地加以解決的目的，總結經(jīng)驗教訓，持續(xù)應用該循環(huán)進行改進提升，同時引入新技術，加強檔案整理、檔案數(shù)字化加工的速度和水平，提升檔案管理效果。

四、結束語

衛(wèi)生部將檔案管理晉級達標作為醫(yī)院等級評審申報的必要條件，由此可見檔案管理工作的重要性。而醫(yī)院的文書檔案由于保留著醫(yī)院重要的歷史記錄和臨床科研記錄，所以它在一定程度上能夠反應醫(yī)院的歷史文化和運營情況。通過將PDCA循環(huán)引入到醫(yī)院文書檔案管理中，解決醫(yī)院文書檔案管理混亂的情況，這對于醫(yī)院提升綜合管理能力和管理科學化、規(guī)范化是大有裨益的。特別要在這個過程中重視并加強檔案信息化建設，突破檔案管理瓶頸，挖掘文書檔案的內在價值，充分發(fā)揮文書檔案應有的作用，切實為醫(yī)院的綜合管理水平提升提供幫助。此外，在大的PDCA循環(huán)的每個階段還可進行小型的PDCA循環(huán)，進一步細化文書檔案管理的流程，解決一些細節(jié)問題，從各個部分持續(xù)提升文書檔案管理的專業(yè)化程度、辦事效率和利用率。

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作者簡介：葛成霞（1979-），女，漢，籍貫：山東濱州市，本科學歷，館員，辦公室主任，研究方向：檔案管理。