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基于政務(wù)云的檔案管理系統(tǒng)分析與設(shè)計

2019-09-10 21:48戴建華
甘肅科技縱橫 2019年11期
關(guān)鍵詞:檢索檔案管理信息化

摘 ?要近年來我國檔案管理信息化雖然取得了一些進(jìn)步,但同時也面臨著檔案采集不便、檔案利用率低、檔案管理不便、與其它系統(tǒng)交互困難等問題,離《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》確定的檔案管理信息化目標(biāo)還有較大差距。為了解決這些問題,在全國各地正在推廣政務(wù)云的背景下,本文結(jié)合信息技術(shù)的最新進(jìn)展,設(shè)計了一個方便采集、高效利用、便于管理、網(wǎng)絡(luò)交互的檔案管理系統(tǒng);闡述了系統(tǒng)的架構(gòu)設(shè)計、軟件技術(shù)要素和主要功能設(shè)計;最后對文章進(jìn)行總結(jié),并對檔案管理信息化的下一步發(fā)展提出了一些新的研究課題。

關(guān)政務(wù)云;檔案管理;信息化

中圖分類號:TP302 ???文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A

1引言

2016年國家檔案局發(fā)布的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》對檔案管理信息化建設(shè)的重視程度以及在信息化建設(shè)的任務(wù)設(shè)計方面和以往的五年規(guī)劃相比有了顯著的突破與超越[1]。在此背景下,各地各部門都對檔案管理信息化更加重視,投入了大量人力物力進(jìn)行檔案管理信息化工作,并且取得了一些成績[2-5]。

信息技術(shù)的發(fā)展為檔案管理信息化提供了更多可能的路徑。本文將從研究檔案管理面臨的主要問題入手,結(jié)合信息技術(shù)的最新進(jìn)展,為解決這些問題提供可行的方案。

2檔案管理信息化的現(xiàn)狀及問題

目前,許多政府單位的檔案管理信息化雖然取得了一些進(jìn)展,比如對歷史檔案進(jìn)行了數(shù)字化掃描[3,6],但檔案的查詢和開發(fā)利用情況卻不容樂觀[6],離《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》確定的檔案管理信息化目標(biāo)還有較大差距。在實(shí)際工作過程中,檔案管理信息化主要存在以下幾個方面的問題。

(1)檔案采集不便

歷史檔案采集工作量巨大。大量歷史檔案,包括各類文件以及教學(xué)、科研、會計、基建等多種類型的檔案,這些檔案的數(shù)字化掃描采集、編錄工作量巨大,僅靠本單位檔案管理人員難以完成,只能委托專業(yè)化的公司來完成這些工作。

另外,多數(shù)政府部門的信息化雖然已經(jīng)頗具規(guī)模,但是各類信息系統(tǒng)基本上都沒有對電子文檔進(jìn)行歸檔,如果將這些電子文檔歸檔還要先打印成紙質(zhì)文檔,再掃描、編錄成為所謂的電子文檔,這就造成了歷史檔案還沒有掃描完畢,新的紙質(zhì)檔案還在不斷產(chǎn)生,導(dǎo)致檔案采集困難。

(5)展現(xiàn)層。即檔案信息系統(tǒng)門戶,是各類用戶與本系統(tǒng)進(jìn)行人機(jī)交互的界面,用戶登錄系統(tǒng)以后即可按照各自權(quán)限使用本系統(tǒng)。綜合來看,云桌面具有以下幾個方面的優(yōu)勢。

3.2軟件技術(shù)要求

政府部門的檔案管理系統(tǒng)并不需要最先進(jìn)的前沿技術(shù),只需相對先進(jìn)即可,但是對系統(tǒng)的穩(wěn)定性、安全性、可靠性要求較高。因此,本系統(tǒng)有以下幾項(xiàng)技術(shù)要求。

(1)軟件采用跨平臺技術(shù)構(gòu)建,要采用標(biāo)準(zhǔn)、開放、成熟、先進(jìn)的應(yīng)用集成技術(shù)進(jìn)行系統(tǒng)建設(shè)。主要包括J2EE技術(shù)、XML技術(shù)、中間件技術(shù)等。

(2)軟件開發(fā)架構(gòu)主體采用基于Internet/Intranet的B/S架構(gòu)。

(3)軟件采用MVC開發(fā)模式,以提高系統(tǒng)的可移植性和可擴(kuò)展性。

(4)軟件運(yùn)行平臺:支持Linux、Windows Server操作系統(tǒng),支持國產(chǎn)安全可靠平臺。

(5)瀏覽器:支持IE 10.0版本以上,以及火狐、Firefox等主流瀏覽器。

(6)文檔格式:支持多種文檔格式,即可管理各種結(jié)構(gòu)化的如DBF、MDB、XLS等格式目錄數(shù)據(jù),也可以管理WORD、WPS、RTF等格式文檔數(shù)據(jù),TIFF、JPEG、PDF等格式的全文圖像數(shù)據(jù)及經(jīng)OCR識別的TXT文字型數(shù)據(jù),WAV、MP3等音頻檔案數(shù)據(jù),MPEG、ASF、WMV等視頻檔案數(shù)據(jù),以及管理其他常用的XML、HTML等格式的檔案信息數(shù)據(jù)。

3.3主要功能設(shè)計

3.3.1檔案采集

本功能主要包括檔案目錄著錄、文件上傳、批量掛接、條目導(dǎo)入、電子文件接收等。

(1)檔案目錄著錄:錄入時能自動繼承上一條的指定字段內(nèi)容,同時可以設(shè)定每個字段的輸入規(guī)則;

(2)項(xiàng)目檔案著錄:支持項(xiàng)目級、案卷級、文件級三級關(guān)聯(lián)著錄;

(3)文件上傳:支持多種文件格式,支持多個文件同時上傳;

(4)批量掛接:用戶可以通過FTP方式批量上傳不同文件格式的檔案數(shù)據(jù),根據(jù)不同的檔案類型可以定義不同的掛接規(guī)則,上傳后能自動與目錄形成關(guān)聯(lián)關(guān)系;

(5)條目導(dǎo)入:支持大規(guī)模數(shù)據(jù)導(dǎo)入(Excel、Access、Xml等),具有批次管理、重復(fù)數(shù)據(jù)檢查功能,并能生成批次清單。

3.3.2檔案整理

本功能主要包括:檔號管理、檔案檢索、目錄打印、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、年報管理、自定義專題及專業(yè)檔案類型、數(shù)據(jù)導(dǎo)出、檔案編研等功能。

(1)檔號管理:根據(jù)不同檔案類型,可定義不同的檔號規(guī)則,支持一文一件、組卷、項(xiàng)目級等管理模式;

(2)檔案檢索:系統(tǒng)能提供多種檢索方式,包括一鍵檢索、自定義檢索、全文檢索等多種檢索手段對室藏檔案進(jìn)行檢索。

(3)目錄打?。耗馨凑仗囟l件查詢出結(jié)果,按指定格式生成打印報表。

(4)數(shù)據(jù)統(tǒng)計:提供報表自定義功能,用戶可根據(jù)實(shí)際的業(yè)務(wù)需要和操作習(xí)慣,定制多樣化的數(shù)據(jù)統(tǒng)計報表(包括檔案移交統(tǒng)計、借閱利用統(tǒng)計、月、季、年報統(tǒng)計等)。

(5)年報管理:能根據(jù)檔案局的要求,自定義年報的內(nèi)容和字段,根據(jù)數(shù)據(jù)情況自動生成年報初稿。

(6)數(shù)據(jù)導(dǎo)出:能根據(jù)條件導(dǎo)出檔案數(shù)據(jù)(包括全文),并支持多種格式。

(7)檔案編研:能夠按照檔號、題名等其他方式進(jìn)行查找,并把結(jié)果集中顯示在一個界面,可以在結(jié)果中進(jìn)行編研操作。

3.3.3與其他信息系統(tǒng)的交互

實(shí)現(xiàn)與OA、教學(xué)教務(wù)管理、科研管理、資產(chǎn)管理、財務(wù)管理等內(nèi)部信息系統(tǒng)的信息交互,能夠?qū)@些系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件進(jìn)行歸檔接收和管理;實(shí)現(xiàn)與檔案局、公共檔案館之間的信息交互,具備檔案移交等功能。

(1)電子文件采集:通過接口方式自動采集其他信息系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件。

(2)電子文件處理:接收的電子文件進(jìn)入檔案系統(tǒng)中進(jìn)行管理,檔案管理人員可以對電子文件進(jìn)行補(bǔ)錄、歸檔等。

(3)分類管理:按照分類要求對采集的電子文件進(jìn)行分類。

(4)統(tǒng)計查詢:對采集的電子文件進(jìn)行分類統(tǒng)計,支持多種條件的查詢。

(5)檔案移交:能夠按照檔案局、公共檔案館的要求移交符合其規(guī)定格式的檔案,并提供相應(yīng)的統(tǒng)計信息。

3.3.4檔案資源的共享利用

本功能主要包括單位內(nèi)部檔案的在線查閱、借閱管理、添加水印等。

(1)設(shè)置權(quán)限:為不同的用戶角色授予不同的權(quán)限。

(2)在線查閱:提供多種檢索方式,包括一體化檢索、條件檢索、全文檢索等多種檢索手段,用戶根據(jù)權(quán)限對檔案信息進(jìn)行查詢、閱覽。

(3)借閱管理:用戶可直接在線上借閱有權(quán)限查看的電子檔案,到期自動歸還;實(shí)體檔案則必須按規(guī)定辦理借閱手續(xù),并提供到期提醒、續(xù)借等服務(wù)。

(4)添加水?。合到y(tǒng)將自動對用戶查閱的檔案添加水印,控制檔案的下載、打印等。

(5)操作日志分析:系統(tǒng)自動記錄用戶操作行為,管理員可對用戶的操作日志進(jìn)行查詢分析,以保證檔案數(shù)據(jù)的安全。

3.3.5系統(tǒng)管理

本功能僅面向系統(tǒng)管理員提供,管理員可進(jìn)行角色、權(quán)限、流程以及安全性設(shè)置。

(1)自定義角色:可以根據(jù)用戶要求靈活定制各類角色。

(2)自定義用戶權(quán)限:所有和數(shù)據(jù)相關(guān)按鈕、功能都可以定義到權(quán)限設(shè)置項(xiàng)里,供管理員給不同用戶分配不同權(quán)限,支持分級管理模式。

(3)流程自定義:系統(tǒng)支持檔案借閱審批流程的圖形化自定義界面。

(4)安全性設(shè)置:支持多種方式的安全認(rèn)證及授權(quán);支持?jǐn)?shù)據(jù)傳輸?shù)募用?可設(shè)置日志攔截器;全過程監(jiān)控檔案的操作。

4結(jié)語

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展,檔案管理信息化的變革與創(chuàng)新是必然趨勢。檔案作為承載歷史信息的特殊資源,具有不可替代性、不可再生性,檔案的有效利用是檔案工作的本意所在,因此,檔案管理信息化既要保障歸檔信息的安全有效,也要保障檔案利用的便利化、高效化。

本文的設(shè)計方案僅解決了檔案管理信息化面臨的部分問題,在原有檔案管理信息化工作的基礎(chǔ)上進(jìn)一步提高了檔案管理信息化水平,但距離《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》提出的建設(shè)智慧檔案館的目標(biāo)還有較大差距,值得深入研究。除此之外,規(guī)劃綱要提出的電子檔案單套單軌制、網(wǎng)頁資源采集歸檔、社交媒體文件歸檔、檔案數(shù)據(jù)開放等也是檔案管理信息化工作要進(jìn)一步研究的課題。

參考文獻(xiàn)

[1]?于英香.大數(shù)據(jù)視閾下檔案信息化建設(shè)新路向——基于《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》的思考[J].北京檔案,2017(02):9-12.

[2]?閆紅春.加強(qiáng)黨校檔案管理工作的思考[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息,2018(21):73.

[3]?白東霞.實(shí)現(xiàn)黨校檔案信息化管理的思路選擇[J].中共山西省委黨校學(xué)報,2018,41(06):118-119.

[4]?王蕓芳.新時期黨校檔案服務(wù)應(yīng)堅(jiān)持“四轉(zhuǎn)變”思路[J].檔案時空,2019(06):38-39.

[5]?吳建利.黨校文書檔案的管理演變及優(yōu)化研究[J].智庫時代,2019(04):212+214.

[6]?杜敏.省級黨校檔案開發(fā)利用工作中存在的問題及對策研究——以天津市委黨校為例[J].檔案天地,2019(05):40-42.

[作者簡介]戴建華(1974-),男(漢族),河南西平人,中共浙江省委黨校高級工程師,碩士,研究方向:云計算、大數(shù)據(jù)、電子政務(wù)。

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