朱紅茹

摘要：目前高職院校檔案信息化建設(shè)如火如荼，但也存在著檔案管理人員職業(yè)能力尚待提高、檔案信息化管理安全體系尚需健全以及數(shù)字檔案資源建設(shè)滯后等問(wèn)題。提升高職院校檔案信息化建設(shè)水平，必須強(qiáng)化人員培訓(xùn)，不斷完善監(jiān)管制度，推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。

關(guān)鍵詞：高職院校；檔案管理；信息化；大數(shù)據(jù)

20世紀(jì)90年代以來(lái)，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和高等職業(yè)教育事業(yè)的高速發(fā)展，高職院校檔案工作呈現(xiàn)出數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展趨勢(shì)，高職院校檔案管理信息化需求日益迫切。由于大數(shù)據(jù)時(shí)代信息具有不可分割的整體價(jià)值，數(shù)據(jù)庫(kù)與眾多的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)均屬于檔案信息資源主要組成部分，因此信息幾乎承載了檔案的全部屬性。本文以大數(shù)據(jù)時(shí)代為背景，以南京交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，以檔案管理模式、檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)、檔案信息平臺(tái)建設(shè)等方面為切入點(diǎn)，結(jié)合南京交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院實(shí)際工作中檔案信息化建設(shè)與利用的具體實(shí)例，探索高職院校檔案信息化建設(shè)存在的一些問(wèn)題，以期進(jìn)一步提升高職院校檔案管理水平，提高檔案的使用效率。

一、高職院校檔案信息化管理勢(shì)在必行

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)沖擊著整個(gè)世界，變革著人們的生活、工作和思維方式。在此背景下，高職院校的檔案管理工作也不斷呈現(xiàn)出新特點(diǎn)、新趨勢(shì)。伴隨著影像技術(shù)、電子技術(shù)等現(xiàn)代化手段的廣泛運(yùn)用，在從傳統(tǒng)實(shí)體檔案館向現(xiàn)代檔案館成功轉(zhuǎn)型之后，高職院校檔案館建設(shè)進(jìn)一步向智慧檔案館方向邁進(jìn)，并將最終實(shí)現(xiàn)檔案信息化與檔案服務(wù)體系深度融合。

具體而言，大數(shù)據(jù)視域下高職院校檔案信息化管理必要性體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先，有利于保護(hù)高職院校各類檔案資源，進(jìn)而確保檔案收集的完整性。大數(shù)據(jù)時(shí)代，高職院校檔案管理已非傳統(tǒng)檔案管理思維所能包涵，它在發(fā)展理念上更加注重全數(shù)據(jù)處理方式。在此處理方式指引下，高職院校檔案來(lái)源渠道得以“拓寬”，實(shí)現(xiàn)了將所有信息攬入檔案中，進(jìn)而使檔案資源收集范圍“大舉擴(kuò)張”，高職院校各種類型檔案資源的保存呈現(xiàn)欣欣向榮之勢(shì)。在此背景下，保障高職院校檔案全數(shù)據(jù)的完整性成為可能。南京交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院在組織學(xué)生參加各級(jí)各類職業(yè)技能大賽時(shí)，對(duì)于參賽材料的收集高度重視，從學(xué)校層面建立了完備的檔案收集制度，各部門、各院系分工明確，確保責(zé)任層層落實(shí)。如校內(nèi)舉行的學(xué)生實(shí)踐技能大賽，由教務(wù)處統(tǒng)籌安排各項(xiàng)賽事，各二級(jí)院系結(jié)合專業(yè)開(kāi)設(shè)情況，自主確定賽項(xiàng)、自行組織初賽，教務(wù)處確定決賽時(shí)間，各二級(jí)院系組織決賽后，將賽果上報(bào)至教務(wù)處，再報(bào)請(qǐng)學(xué)校發(fā)文，統(tǒng)一加以表彰。整個(gè)賽事所涉及的賽項(xiàng)論證、參賽組織、賽場(chǎng)布置、競(jìng)賽實(shí)施、賽事評(píng)判、賽果匯總、表彰嘉獎(jiǎng)等諸多環(huán)節(jié)，所有的原始檔案材料，均采取了數(shù)字化的歸檔模式。這種信息化的建檔模式，可以全方位地對(duì)近2000名參賽選手的參賽全程做到細(xì)節(jié)化再現(xiàn)。傳統(tǒng)的檔案管理方法，顯然無(wú)法在空間節(jié)約及檢索便利等方面與之抗衡。

其次，高職院校檔案的信息化管理有利于優(yōu)化檔案業(yè)務(wù)工作流程，提升工作能力。由于大數(shù)據(jù)所具有的云計(jì)算、云存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)挖掘和分析等方面的特征，使得建立高職院校檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)與應(yīng)用平臺(tái)成為可能，進(jìn)而構(gòu)建高職院校檔案“收”“管”“用”的全流程控制、全技術(shù)支持、全智能服務(wù)系統(tǒng)，并與國(guó)家對(duì)檔案工作的要求高度契合。南京交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院依托智慧校園建設(shè)工程，正著力構(gòu)建一套檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，通過(guò)渠道細(xì)化、源頭收集等舉措，把原始檔案的收集細(xì)分到各二級(jí)院系、各職能部門。各院系（部門）的兼職檔案員及時(shí)將工作中產(chǎn)生的原始檔案以數(shù)據(jù)化的形式采集到系統(tǒng)中，再通過(guò)甄別、分類、歸檔等后續(xù)環(huán)節(jié)，進(jìn)一步加工整理后予以建檔。前述學(xué)生實(shí)踐技能大賽所形成的大量檔案，即通過(guò)此種方式得以建立。再以目前在高職院校中廣泛采用的畢業(yè)設(shè)計(jì)實(shí)習(xí)系統(tǒng)為例，畢業(yè)生、指導(dǎo)教師、系部、企業(yè)等各角色在畢設(shè)進(jìn)程中產(chǎn)生的大量數(shù)據(jù)，借助信息化管理，學(xué)?？梢宰龅诫S時(shí)調(diào)閱、即時(shí)管控、永久可查，保證了檔案工作的高效。

第三，高職院校檔案的信息化管理有利于檔案信息增值，提升其服務(wù)高職院校、社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的多重效益。高職院校檔案管理的最終價(jià)值體現(xiàn)在其利用率上，而將大數(shù)據(jù)技術(shù)引入高職院校檔案管理軟件與系統(tǒng)，可充分發(fā)掘高職院校檔案的價(jià)值，最終實(shí)現(xiàn)其在教育主管部門、高職院校與行業(yè)企業(yè)間共享。例如，用人單位到南京交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院招聘時(shí)，可以通過(guò)調(diào)閱某同學(xué)自入校以來(lái)在各年度實(shí)踐技能大賽中的具體賽事信息，側(cè)面了解其專業(yè)興趣與專業(yè)特長(zhǎng)，在一定程度上為其未來(lái)職業(yè)定位與發(fā)展提供借鑒；通過(guò)調(diào)閱學(xué)工系統(tǒng)的專項(xiàng)數(shù)據(jù)庫(kù)，可以對(duì)某位同學(xué)的未來(lái)職業(yè)前景做出預(yù)判。而在校、行、政、企融合辦學(xué)的實(shí)踐探索中，學(xué)校與合作單位也可通過(guò)對(duì)某專業(yè)學(xué)生各類檔案數(shù)據(jù)的跟蹤分析，為人才培養(yǎng)“把脈”“開(kāi)方”“施藥”，有效提高人才培養(yǎng)質(zhì)量及其與社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)、區(qū)域發(fā)展的契合度。

二、大數(shù)據(jù)視域下高職院校檔案信息化管理困局

1.檔案管理人員職業(yè)能力尚待提高。高職院校檔案信息化管理是當(dāng)下大數(shù)據(jù)信息技術(shù)應(yīng)用的必然要求，檔案數(shù)字化發(fā)展趨勢(shì)對(duì)高職院校檔案管理人員職業(yè)技能提出了更高的要求。受高職教育發(fā)展歷史相對(duì)較短等因素所限，目前高職院校檔案管理人員大多非檔案學(xué)專業(yè)出身，檔案專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備較少，不少人尚未達(dá)到高職院校檔案工作應(yīng)有的專業(yè)技術(shù)水平。另外，部分高職院校檔案管理人員只是初步掌握相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，較高層次的通信技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)還是其短板。鑒于高職院校檔案信息化管理并非是一成不變的重復(fù)性勞動(dòng)，它需要檔案管理人員不斷提升知識(shí)素養(yǎng)，因此可以說(shuō)，高職院校缺乏既能熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)又精通高職院校檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才。以南京交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，3名專職檔案管理人員中，2人為文秘專業(yè)出身，雖具備一定的檔案知識(shí)，但在具體的檔案管理工作中，仍時(shí)而暴露出專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備不足、信息化管理水平低的問(wèn)題。而各二級(jí)院系及職能部門的兼職檔案管理員，專業(yè)背景更是五花八門，普遍缺乏檔案管理專業(yè)知識(shí)。此現(xiàn)狀與高職院校內(nèi)涵建設(shè)以及構(gòu)建現(xiàn)代化職教體系背道而馳，因此加強(qiáng)對(duì)高職院校檔案管理人員培訓(xùn)已經(jīng)刻不容緩。

2.檔案信息化管理安全體系尚需健全。檔案信息化管理必然與信息化安全如影隨形，這就決定了在高職院校檔案信息化管理中，必須將信息安全放在重要位置，以保障高職院校檔案信息化工作順利推進(jìn)。鑒于高職院校檔案主管部門在檔案信息化管理過(guò)程中管理風(fēng)格與目標(biāo)要求的差異性，使得高職院校檔案信息化管理在確定性與集中性等方面存在著缺失[1]，因此高職院校檔案信息化管理存在著一定的安全漏洞。這種安全漏洞最具代表性的就是信息傳輸?shù)耐ǖ绬?wèn)題。目前的高職院校，對(duì)檔案數(shù)據(jù)的采集與傳輸，普遍做法是通過(guò)即時(shí)通訊軟件等公共渠道加以實(shí)現(xiàn)，一旦某一終端出現(xiàn)安全漏洞，則會(huì)帶來(lái)整個(gè)局部網(wǎng)絡(luò)的安全風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)由于校園內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與外部公用網(wǎng)絡(luò)之間存在較多的鏈接，同樣也會(huì)增加這種信息化管理的安全風(fēng)險(xiǎn)。鑒于安全性是保障檔案信息化管理正常運(yùn)轉(zhuǎn)的基石，當(dāng)下存在的安全漏洞將對(duì)高職院校檔案信息化管理的成效產(chǎn)生非常重要的影響。

3.數(shù)字檔案資源建設(shè)滯后。目前，雖然高職院校檔案信息化建設(shè)如火如荼，但必須引起注意的是，高職院校檔案管理中，傳統(tǒng)的實(shí)體檔案仍是檔案管理的主要對(duì)象。由于這些高職院校實(shí)體檔案多以案卷級(jí)文件級(jí)目錄呈現(xiàn)，因而建立在此基礎(chǔ)上的數(shù)據(jù)庫(kù)多呈現(xiàn)出內(nèi)存化及信息化水平較低等共同特征。如日益受到廣泛關(guān)注的職業(yè)技能大賽，其檔案管理即存在較為明顯的信息化滯后。大部分高職院校對(duì)各項(xiàng)賽事，從參賽項(xiàng)目選擇、參賽選手選拔與培訓(xùn)、指導(dǎo)教師選定，到備賽進(jìn)程的跟蹤監(jiān)督、適時(shí)調(diào)整，進(jìn)而包括比賽的詳細(xì)進(jìn)程、賽果分析，普遍存在檔案資料收集不完備的現(xiàn)象，更遑論職業(yè)技能大賽檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。至于借此提升今后各項(xiàng)賽事備賽工作的科學(xué)化、精細(xì)化，更是無(wú)從談起了。這種現(xiàn)狀與大數(shù)據(jù)時(shí)期高職院校檔案管理發(fā)展方向相悖，須加大高職院校檔案信息化建設(shè)力度，迅速提升高職院校檔案管理案卷級(jí)文件級(jí)目錄信息化水平，使其實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。由此可見(jiàn)，加快高職院校數(shù)字檔案資源建設(shè)應(yīng)是近期高職院校檔案工作的重點(diǎn)。

三、大數(shù)據(jù)視域下提升高職院校檔案信息化管理水平的路徑

1.強(qiáng)化人員培訓(xùn)。與過(guò)去高職院校檔案“勞動(dòng)密集型”管理有所不同的是，當(dāng)下高職院校檔案管理信息化氛圍越來(lái)越濃厚，這在大數(shù)據(jù)大行其道的今天表現(xiàn)得更為突出。在此背景下，高職院校檔案管理人員的職業(yè)能力面臨著新的挑戰(zhàn)，其對(duì)數(shù)字化的“敏感度”也需要不斷提升，即不僅需要提升高職院校檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，同時(shí)還需提升其信息化技能和素養(yǎng)。為了應(yīng)對(duì)上述挑戰(zhàn)，高職院校檔案管理在不斷強(qiáng)化計(jì)算機(jī)設(shè)備建設(shè)和改善網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等數(shù)字化“硬件”系統(tǒng)的同時(shí)，還應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)新型信息技術(shù)使用的培訓(xùn)，這樣才能使高職院校檔案管理人員擺脫重復(fù)勞動(dòng)，進(jìn)而提升其投入工作的熱情，提高高職院校檔案管理的效能。有鑒于此，南京交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院在檔案信息化建設(shè)工作中尤其注重對(duì)信息化人才的培養(yǎng)。在實(shí)際工作中，結(jié)合對(duì)學(xué)生職業(yè)技能大賽檔案的收集整理，學(xué)校通過(guò)不同范圍、不同層次的各類短期培訓(xùn)班，對(duì)所有兼職檔案人員進(jìn)行了計(jì)算機(jī)技能及信息化管理培訓(xùn)。通過(guò)“計(jì)算機(jī)技能培訓(xùn)全覆蓋”和“檔案信息化培訓(xùn)全覆蓋”，促使全體兼職檔案管理人員掌握檔案信息化基礎(chǔ)知識(shí)；通過(guò)“專項(xiàng)活動(dòng)專人指導(dǎo)”和“特定部門專人對(duì)接”，把指導(dǎo)送上門，檔案信息化管理中出現(xiàn)的問(wèn)題力爭(zhēng)在現(xiàn)場(chǎng)加以解決。如在該校組織參加第十一屆全國(guó)交通運(yùn)輸行業(yè)“行云新能杯”汽車維修工（學(xué)生組）職業(yè)技能大賽江蘇省選拔賽過(guò)程中，正是由于有專業(yè)檔案管理人員及時(shí)提醒系部兼職檔案管理員，再由其提醒現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)教師收集整理選手訓(xùn)練過(guò)程中的任務(wù)工單、訓(xùn)練圖像等資料，才保證了整項(xiàng)賽事檔案資料得到妥善的信息化保存，為今后類似賽項(xiàng)積累了寶貴檔案資料。

2.完善監(jiān)管制度。南京交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院十分注重檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894—2002）等有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，明確了檔案管理人員的崗位職責(zé)，制定了檔案設(shè)備的管理、利用制度，檔案信息化管理業(yè)務(wù)規(guī)范，涵蓋信息安全、網(wǎng)絡(luò)安全及硬件安全的安全管理制度；規(guī)范了信息化條件下的檔案收集、整理、歸檔、管理、利用等各環(huán)節(jié)操作流程。

在大數(shù)據(jù)背景下，目前高職院校檔案信息化管理所使用的分布式構(gòu)架技術(shù)尚處在不斷完善階段，而高職院校檔案信息化管理所具有的開(kāi)放性與多樣性特征使其信息安全備受關(guān)注，強(qiáng)化高職院校檔案信息化管理安全已刻不容緩[2]。面對(duì)如此嚴(yán)峻狀況，高職院校檔案信息化管理應(yīng)不斷完善檔案管理監(jiān)管制度，嚴(yán)格執(zhí)行檔案信息化管理的信息準(zhǔn)入制度，這樣才有可能使高職院校檔案信息化管理處于較為安全的狀態(tài)。同時(shí)，應(yīng)加大對(duì)高職院校檔案建設(shè)的投入，以保障高職院校檔案管理部門打造其檔案信息化管理平臺(tái)以及相關(guān)的安保體系。

3.推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。提升高職院校檔案信息化管理水平，應(yīng)著力打造高職院校檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，從而擴(kuò)大高職院校檔案信息受眾面。在推進(jìn)高職院校檔案信息化管理過(guò)程中，其文件保管形式已經(jīng)從紙質(zhì)向電子化轉(zhuǎn)型，檔案業(yè)務(wù)管理效能大為提高，高職院校檔案管理開(kāi)始向名副其實(shí)的數(shù)字化邁進(jìn)。國(guó)務(wù)院頒布的《國(guó)家職業(yè)教育改革實(shí)施方案》明確要求：加快推進(jìn)職業(yè)教育國(guó)家“學(xué)分銀行”建設(shè)，從2019年開(kāi)始，探索建立職業(yè)教育個(gè)人學(xué)習(xí)賬號(hào)，實(shí)現(xiàn)學(xué)習(xí)成果可追溯、可查詢、可轉(zhuǎn)換。這實(shí)質(zhì)上從國(guó)家層面闡明了高職院校檔案信息化管理工作的重大意義，同時(shí)也為此項(xiàng)工作的長(zhǎng)期穩(wěn)定可持續(xù)發(fā)展指明了方向。

信息化技術(shù)革新日新月異，高職院校檔案信息化管理從業(yè)人員應(yīng)樹立危機(jī)意識(shí)，不斷加大數(shù)字化技術(shù)在高職院校檔案信息化管理中的深度與廣度，使高職院校檔案管理在“全數(shù)據(jù)模式”與云計(jì)算等信息化技術(shù)幫助下做到與時(shí)俱進(jìn)，不斷提升檔案信息化管理水平。

注釋及參考文獻(xiàn)

[1]李小晨.大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理探討[J].云南檔案，2013（10）：48-50.

[2]蘭祝剛，惠英，李剛.大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案工作[J].中國(guó)檔案，2013（9）：74-75.