朱元　沈婷

摘 要：隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展、計算機的廣泛應用和信息化的飛速發(fā)展，辦公自動化技術(shù)的設備和設施均得到了更加科學的發(fā)展。如今辦公自動化逐漸應用于各個企事業(yè)單位和機關(guān)政府，成為工作效率較高、工作誤差較小的重要辦公方法。

關(guān)鍵詞：計算機;辦公自動化;企事業(yè)單位;政府機關(guān);工作效率;工作積極性

1 信息技術(shù)和辦公自動化的概念

1.1 信息技術(shù)的概念

信息的獲取、傳送、檢測、處理、分析和使用便形成了信息技術(shù)。管理和處理信息是信息技術(shù)的主要作用。它之所以被常稱為信息和通信技術(shù)或者是現(xiàn)代信息技術(shù)，是因為它是由傳感技術(shù)、通信技術(shù)、微電子技術(shù)和計算機技術(shù)結(jié)合而形成的。

1.2 辦公自動化的概念

隨著計算機技術(shù)以及整個網(wǎng)絡技術(shù)的日益發(fā)展，便有了辦公自動化的概念，所以可以理解為辦公自動化是計算機技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物。對于辦公自動化而言，它是一個整體的系統(tǒng)，整體中可分為操作人員和計算機本身;在這個整體的系統(tǒng)中，操作人員和計算機是不可分割的。辦公時，計算機里的軟件與硬件設備都必須確保齊全，這為操作人員提供了方便。

企業(yè)基于計算機實現(xiàn)辦公自動化提高員工工作效率、保證員工工作質(zhì)量的同時也實現(xiàn)了對企業(yè)組織與管理機構(gòu)的優(yōu)化，并帶動企業(yè)的經(jīng)濟，讓企業(yè)在競爭中站穩(wěn)腳跟。

2 計算機在辦公自動化中的應用

計算機的應用已經(jīng)達到普及的情況，如今辦公自動化逐漸實現(xiàn)無紙化辦公、低能低碳環(huán)保式辦公，因此計算機辦公更加具有優(yōu)勢，并且特點極為明顯。應用計算機的優(yōu)點為：

2.1 管理范圍廣：人員管理層面，對一個較大的機構(gòu)實施有效的管理較為重要，但對于一個良好的管理者不可能做到全面掌握每個員工的情況和資料，應用計算機管理可對每個員工的資料進行詳細全面的記錄，并且隨時調(diào)取，方便于人事管理。工作效率的層面：更加縮短工作時間，對于某個部門已經(jīng)完成的工作可進行時時監(jiān)管，督促并且檢查已經(jīng)完成工作情況，爭取對每個員工的工作均能夠做到有效的監(jiān)管。物資層面：對于機構(gòu)內(nèi)部的物資進行詳細的登記后，隨時隨地均能夠?qū)Ρ緳C構(gòu)的物資情況進行良好的監(jiān)管，并且依據(jù)本機構(gòu)的實際情況進行適宜工作的安排，提高機構(gòu)物資儲備情況的監(jiān)管。

2.2 操作時間短：對于機構(gòu)內(nèi)部的一切情況進行時時的監(jiān)管，并且操作時間短，減少浪費在命令傳達時間，例如進行銀行匯款或是貨物的調(diào)配，傳統(tǒng)上需到銀行轉(zhuǎn)賬、或是去倉庫進行貨物調(diào)配的通知，但進行計算機管理后可直接應用計算機和網(wǎng)絡銀行進行轉(zhuǎn)賬匯款，操作時間僅僅3-5分鐘;網(wǎng)上下達貨物調(diào)配的命令，并且對庫存情況進行修改，較少人力和物理，縮短貨物調(diào)配時間。

2.3 縮減成本：對于計算機的應用已經(jīng)普及到每個員工和公民，因此在辦公自動化的實施中，基本每個人均能夠更好的進行計算機的操作，并且減少人員的配備，縮減用人成本，例如利用計算機進行辦公，從前手工繪制的建筑圖紙在進行可行性分析時，應聯(lián)同多個專家和業(yè)內(nèi)人士進行討論和分析，如今只需進行計算機繪制后，進行相關(guān)圖紙的檢測，對可行性進行評估和分析[2]。相關(guān)統(tǒng)計學資料，傳統(tǒng)為多個工作人員進行數(shù)據(jù)的匯總和分析，應用計算機輸入相關(guān)數(shù)據(jù)后自動進行統(tǒng)計學分析，準確度較高，更大限度的減少工作人員的因素導致誤差產(chǎn)生。

2.4 減少工作錯誤率：實施計算機辦公自動化后對一些文件和同時，能夠最大程度的避免在抄寫和下達的過程中發(fā)生偏差，減少工作中重大錯誤的發(fā)生比例，例如在工作匯總中工作軟件是依據(jù)正常邏輯和思維進行設計的，較為嚴謹一點發(fā)生錯誤則導致無法保存或是出現(xiàn)無法正常繼續(xù)統(tǒng)計分析的情況發(fā)生。能夠更加有效的降低在工作匯總發(fā)生低級錯誤。

3 計算機在辦公自動化中的重要性

目前計算機已經(jīng)成為辦公自動化主要使用的辦公設施，伴隨計算機廣泛應用的開展，辦公室內(nèi)大部分的工作均由計算機完成。較多的辦公文件的制作、整理和編輯均由計算機完成，同時伴隨計算機技術(shù)的提高，大部分工作者對于計算機的依賴性越來越嚴重。現(xiàn)在某個時間段，發(fā)生停電或是停止使用計算機辦公，較大部分的辦公機構(gòu)均會停止運行，或是無法正常工作。例如：某物流公司采用計算機管理后，工作效益顯著增加，某天突然間計算機總機中毒，整個網(wǎng)絡監(jiān)管癱瘓、工作停滯、車輛的調(diào)配紊亂，無法正常工作，在計算機工程師恢復正常的系統(tǒng)后物流公司才恢復正常的工作和運轉(zhuǎn)。影響工作效率的同時明顯降低物流公司的收益和信譽度，直接間接的影響物流公司的經(jīng)濟收益?，F(xiàn)在無論在任何崗位和任何機構(gòu)部門，均不能離開計算機的應用和管理，因此計算機技術(shù)對辦公自動化的實施具有重要的作用。

4 辦公自動化未來發(fā)展趨勢

4.1 應用視頻技術(shù)的廣泛使用

近年來，壓縮技術(shù)和視頻技術(shù)發(fā)展迅速，使用方面主要體現(xiàn)在聊天、工作會議上，通過攝像頭能夠清晰地看到對方，識別對方的表情，為溝通和交流提供了便利。在技術(shù)不斷的改進下無線視頻技術(shù)必定能發(fā)揮重大作用。這種技術(shù)能在交流和溝通方面提供便利，同時也能節(jié)約時間、提高工作效率。

4.2 無線辦公環(huán)境

網(wǎng)絡技術(shù)的高速發(fā)展下，無線WIFI已經(jīng)企業(yè)中基本實現(xiàn)。但現(xiàn)在無線WIFI區(qū)域覆蓋不全面，未來隨著WIFI技術(shù)的不斷改進，將實現(xiàn)無線辦公環(huán)境，覆蓋面積將越愈加大。例如：酒店、飯店、機場、家中等等。在安全方面，根據(jù)企業(yè)會設置相應的應用程序，確保用戶的擁有權(quán)。無疑，無線辦公環(huán)境的實現(xiàn)能讓辦公環(huán)境得到改善，并提高工作的效率。

4.3 靈活的工作程序

我們拿電子傳輸和紙質(zhì)文件傳輸作比較，可以得出結(jié)論電子傳輸?shù)乃俣仁欠浅＞哂懈咝缘?。不僅如此，電子傳輸還是集文字、音頻、視頻于一體的優(yōu)良傳輸技術(shù)。這種技術(shù)不僅豐富了文件傳輸?shù)男问?，也為計算機節(jié)省了很大的空間。

4.4 辦公的非專業(yè)形式

隨著商務環(huán)境的發(fā)展，對于一些辦公軟件，一般的工作員工是都很容易掌握，如果辦公自動化能夠得到完善，讓一般的工作員工通過數(shù)據(jù)和知識的輸入，然后制作出相應的文件，上傳網(wǎng)絡，讓文件能夠得到快速的傳輸效果?；蛟S，質(zhì)量方面是我們所欠缺考量的，但在數(shù)量上，絕對是一個全新的破圖口。

5 結(jié)語

OA智能化即利用知識庫和各種專家系統(tǒng)實現(xiàn)決策支持、電子秘書、預測和戰(zhàn)略規(guī)劃及自然語言理解等。它需要以大型知識庫為基礎，解決非結(jié)構(gòu)化或半結(jié)構(gòu)化方面的問題。今后OA信息系統(tǒng)的發(fā)展將是把各種辦公服務集成于一個統(tǒng)一的應用環(huán)境中，自動地、智能地向用戶提供綜合管理服務。目前OA系統(tǒng)的智能化程度還比較低，它的進一步發(fā)展還取決于人工智能技術(shù)的突破[4]。

綜觀世界OA信息處理技術(shù)的整個發(fā)展過程，以及當今各種先進的計算機技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)和多媒體技術(shù)日益應用于OA中之趨勢，可以想象，未來OA的發(fā)展將走向集成化、多媒體化、無紙化和智能化。

參考文獻

[1]趙軍，劉福春，基于Ofbiz與工作流的辦公自動化系統(tǒng)[J].吉林大學學報（信息科學版）.2004，22（6）：625-630.

[2]呂董惠文，李國喜，龔京忠，等.基于LotusDomino/Notes的企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)應用研究[J].計算機應用研究.2002（19）：105-107.

[3]趙文.辦公自動化基礎教程[M].北京：北京大學出版社，2006.