馬孫萍

摘要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)在各行各業(yè)中都得到了廣泛的應(yīng)用，尤其是在企業(yè)檔案管理工作中，信息技術(shù)發(fā)揮著重要的作用。本文針對(duì)企業(yè)檔案信息資源建設(shè)的原則和對(duì)策進(jìn)行分析，希望通過本文的分析能夠進(jìn)一步提高企業(yè)檔案信息管理水平和效率，促進(jìn)企業(yè)不斷發(fā)展。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;信息資源建設(shè);原則;對(duì)策

現(xiàn)階段信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中發(fā)揮著重要的作用，促進(jìn)了企業(yè)檔案信息資源建設(shè)的不斷發(fā)展，但是企業(yè)檔案信息資源建設(shè)中還存在很多問題，不利于企業(yè)檔案管理工作的順利開展。本文首先針對(duì)企業(yè)檔案信息資源建設(shè)的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，然后針對(duì)現(xiàn)代企業(yè)檔案信息資源建設(shè)中的問題提出幾點(diǎn)有效的解決對(duì)策。

一、企業(yè)檔案信息資源建設(shè)中存在的問題

隨著信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的不斷應(yīng)用，企業(yè)檔案信息資源建設(shè)水平不斷提高，但是在建設(shè)的過程中還存在一定的問題，下面我們就對(duì)這些問題進(jìn)行分析。

首先企業(yè)檔案信息資源建設(shè)中沒有充分利用數(shù)據(jù)庫的功能，現(xiàn)在企業(yè)的檔案管理工作中大多都使用數(shù)據(jù)庫來對(duì)各項(xiàng)信息進(jìn)行管理，但是在建立數(shù)據(jù)庫的過程中，由于沒有按照國(guó)家統(tǒng)一的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行，導(dǎo)致企業(yè)數(shù)據(jù)庫在功能方面不夠完善，因此無法保證信息檔案資源的完善性，由于檔案資源的不完善，不能為企業(yè)發(fā)展提供有利的信息支持，從而影響企業(yè)的順利發(fā)展。

其次企業(yè)檔案信息采集和利用方面存在很大的欠缺。以往企業(yè)在搜集保存資料時(shí)大多采用紙質(zhì)材料來對(duì)信息進(jìn)行保存，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，現(xiàn)代的檔案信息不僅有文字資料，還有視頻、音頻、圖片等資料，因此需要用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來進(jìn)行儲(chǔ)存，但是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)在使用的過程中會(huì)因?yàn)樽陨砉收匣蛘哒J(rèn)為等原則造成計(jì)算機(jī)系統(tǒng)出現(xiàn)問題，從而不利于檔案信息保存的安全性，不利于企業(yè)檔案資源信息管理工作的順利進(jìn)行。

二、企業(yè)檔案信息資源建設(shè)的原則

（一）遵循國(guó)家檔案信息資源建設(shè)相關(guān)規(guī)定的原則

對(duì)于企業(yè)而言，檔案資源信息建設(shè)是一個(gè)非常系統(tǒng)嚴(yán)密的工作，對(duì)數(shù)據(jù)的質(zhì)量有很高的要求，因此在建設(shè)企業(yè)檔案信息資源庫時(shí)需要按照國(guó)家統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和要求來建設(shè)，只有這樣才能保證企業(yè)檔案信息資源建設(shè)工作的順利開展。

（二）保證檔案信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的原則

企業(yè)檔案信息對(duì)企業(yè)的發(fā)展有著十分重要的作用，如果企業(yè)檔案信息出現(xiàn)缺失、錯(cuò)誤、遺漏等問題，會(huì)影響企業(yè)做出正確的決策，因此企業(yè)檔案信息資源建設(shè)中需要保證信息資源的真實(shí)、準(zhǔn)確和完整，只有這樣才能為企業(yè)的發(fā)展提供有力的數(shù)據(jù)支持，促進(jìn)企業(yè)不斷發(fā)展。

（三）堅(jiān)持檔案資源信息可以長(zhǎng)期保存的原則

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企業(yè)產(chǎn)生的信息也越來越多，因此傳統(tǒng)的信息儲(chǔ)存方法已經(jīng)無法使用于現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)可以利用現(xiàn)代信息技術(shù)建立信息數(shù)據(jù)庫來對(duì)企業(yè)檔案信息資源進(jìn)行保存，在保存的過程中，還需要對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，從而有效保障數(shù)據(jù)信息的安全性。

三、企業(yè)檔案信息資源建設(shè)的有效對(duì)策

（一）加強(qiáng)檔案資源的信息化建設(shè)水平

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案資源信息建設(shè)的重視，充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要性，從而對(duì)企業(yè)檔案資源信息化建設(shè)提供必要的支持，促進(jìn)企業(yè)檔案資源信息化建設(shè)水平的提升。首先企業(yè)需要利用計(jì)算機(jī)技術(shù)建立檔案信息資源庫，利用手動(dòng)輸入或者電子掃描的方式將數(shù)據(jù)信息記錄到數(shù)據(jù)庫中，并對(duì)這些信息進(jìn)行分類，方便后期的查找。在記錄信息的過程中需要注意信息的儲(chǔ)存方式，因?yàn)樾畔淖?、圖片、音頻、視頻等信息，不同的信息需要使用不同的記錄標(biāo)準(zhǔn)來記錄。其次工作人員需要針對(duì)數(shù)據(jù)庫建立搜索引擎，對(duì)信息搜索的流程進(jìn)行簡(jiǎn)化，從而提高信息檢測(cè)的效率，方便工作人員對(duì)企業(yè)檔案信息的使用。最后企業(yè)需要建立一個(gè)完善的數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)將這些數(shù)據(jù)都聯(lián)系起來，從而促進(jìn)企業(yè)各個(gè)部門、各個(gè)環(huán)節(jié)之間的信息共享和數(shù)據(jù)交流，滿足企業(yè)對(duì)信息資源的需求。

（二）建立科學(xué)完善的數(shù)據(jù)信息保障系統(tǒng)

企業(yè)檔案信息資源建設(shè)中需要保證檔案信息的質(zhì)量，保證數(shù)據(jù)信息的安全性、準(zhǔn)確性和完整性，因此需要建立科學(xué)完善的數(shù)據(jù)信息保障系統(tǒng)，從而對(duì)企業(yè)的發(fā)展提供有效的幫助。首先需要完善的檔案管理規(guī)章制度，對(duì)檔案管理的各項(xiàng)工作內(nèi)容、工作標(biāo)準(zhǔn)、工作范圍和工作職責(zé)等進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定，這樣工作人員在開展檔案管理工作時(shí)就可以按照統(tǒng)一的制度來進(jìn)行，保證檔案管理工作的順利開展。其次是建立檔案信息管理責(zé)任制，將檔案信息管理工作職責(zé)落實(shí)到個(gè)人，一旦發(fā)現(xiàn)問題，可以第一時(shí)間找到負(fù)責(zé)人，提高對(duì)信息數(shù)據(jù)的質(zhì)量管理。最后是需要按照統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)來開展檔案信息管理工作，每個(gè)企業(yè)在信息管理、信息技術(shù)等方面存在很大的不同，如果按照國(guó)家統(tǒng)一的規(guī)范體系來進(jìn)行信息管理工作會(huì)存在很大的問題，因此企業(yè)需要根據(jù)自身檔案信息工作管理的要求以及企業(yè)信息技術(shù)水平的發(fā)展程度來制定符合企業(yè)實(shí)際檔案信息管理工作的規(guī)范體系，從而更好的開展企業(yè)的檔案信息管理工作。

企業(yè)檔案信息管理工作中，工作人員發(fā)揮著重要的作用，因此需要不斷提高企業(yè)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，從而促進(jìn)企業(yè)檔案信息管理工作的有效開展。首先企業(yè)需要加大對(duì)工作人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，使每個(gè)工作人員都能夠熟練操作計(jì)算機(jī)，了解數(shù)據(jù)庫的使用方法，按照正確的操作方法來進(jìn)行檔案信息數(shù)據(jù)管理工作。其次企業(yè)需要不斷提高企業(yè)員工的安全意識(shí)，在檔案信息管理工作中能夠認(rèn)真工作，按照相關(guān)制度來進(jìn)行檔案管理工作，并掌握一定的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)維修和保養(yǎng)技術(shù)，及時(shí)對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行檢查，安裝計(jì)算機(jī)系統(tǒng)防護(hù)體系，對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行備份，從而保證數(shù)據(jù)信息的安全性和準(zhǔn)確性。

總 結(jié)：

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)的檔案信息資源建設(shè)水平也在不斷提高，不僅提高了企業(yè)資源信息管理水平和效率，同時(shí)也節(jié)省了企業(yè)大量的人力、物力，因此企業(yè)需要加大對(duì)檔案資源信息化建設(shè)的重視，保證企業(yè)檔案信息的安全性、準(zhǔn)確性和完整性，為企業(yè)的發(fā)展提供必要的數(shù)據(jù)支持。

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