陳曉

摘 要：合同是企業(yè)開展生產(chǎn)經(jīng)營活動的承載方式，無論企業(yè)開展買賣、租賃還是開展委貸、咨詢服務等活動，雙方權(quán)利義務、違約責任等內(nèi)容都需通過合同逐一界定，合同也是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動順利開展的重要保障，對保護企業(yè)利益發(fā)揮著重要作用，因此企業(yè)應注重提升合同文本的標準化水平。筆者結(jié)合合同示范文本制修訂的工作經(jīng)驗，從什么是合同文本標準化、合同文本標準化的意義及如何實現(xiàn)標準化三方面做出闡述。

關(guān)鍵詞：合同 文本標準化 效率 風險控制

伴隨著工業(yè)革命的發(fā)展，現(xiàn)代管理學各種理論推陳出新，作為制度化的極致——標準化也順勢而生。早在20世紀70年代，錢學森就提出要加強標準化工作及其科學研究以應對現(xiàn)代化、國際化的發(fā)展環(huán)境。各類管理學理論培訓又將“一流的企業(yè)做標準，二流的企業(yè)做品牌，三流的企業(yè)做產(chǎn)品”的管理理念在管理者身上打上烙印。如今標準化的范圍及內(nèi)容日趨豐富且系統(tǒng)化。本文試圖從自發(fā)的認識看待標準化，將對企業(yè)內(nèi)部標準化建設(shè)中合同管理的一個環(huán)節(jié)——合同文本的標準化建設(shè)進行分析，以探尋普通企業(yè)如何進行合同文本標準化，確保合同執(zhí)行質(zhì)量，從而降低企業(yè)運行風險。

一、合同文本標準化的界定

標準是科學、技術(shù)和實踐經(jīng)驗的總結(jié)。標準化是指在一定的范圍內(nèi)為獲得最佳秩序，對實際的或潛在的問題制訂共同的和重復使用的規(guī)則的活動。它包括制訂、發(fā)布及實施標準的過程。

合同文本標準化是為了進一步提升合同綜合管理水平，保障企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營順利開展，防范法律風險，避免或減少法律糾紛，在調(diào)研、熟知企業(yè)各類業(yè)務模式基礎(chǔ)上，通常根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營涉及領(lǐng)域不同而開展的制修訂各類合同示范文本的工作過程。合同文本標準化是動態(tài)的管理過程，隨著法律法規(guī)、公司內(nèi)部管理制度的更新以及公司主營業(yè)務領(lǐng)域及業(yè)務模式的變化，合同示范文本的內(nèi)容也會相應發(fā)生變化。

二、合同文本標準化的意義

一是提升合同審核效率，保證合同質(zhì)量。隨著企業(yè)經(jīng)營范圍日益廣泛、企業(yè)規(guī)模逐漸擴大，其簽訂合同所涉及領(lǐng)域會變大，合同數(shù)量也會增多，由此帶來龐大的合同審核工作量。根據(jù)筆者多年來合同審核工作經(jīng)驗，部分由專業(yè)人士起草的合同，審核工作會相對順利，但實踐中存在大量不規(guī)范合同，如內(nèi)容缺項、前后矛盾、文字表述含混不清等，審理該種合同的工作量不亞于起草一份新合同，工作效率和工作質(zhì)量均受影響。而如果將企業(yè)常用的合同做成合同示范文本，簽約時在示范文本的基礎(chǔ)上結(jié)合實際情況作出修改，不僅解決了合同起草工作無依據(jù)的難題，也提升了合同質(zhì)量，提高合同審查效率。

二是有效防范法律風險，降低合同綜合管理成本。公司通過系統(tǒng)梳理總結(jié)過往發(fā)生的糾紛案件，總結(jié)易發(fā)生糾紛的風險點，并將其反饋進合同示范文本中，可避免糾紛的再次發(fā)生，有效防范法律風險，同時，因為合同示范文本內(nèi)容的統(tǒng)一性和規(guī)范性，減少了工作人員就合同審查花費的時間，降低溝通成本。

三、實現(xiàn)合同文本標準化的措施

一是搭建合同示范文本庫框架，確定工作需求。通過系統(tǒng)梳理公司主營各類業(yè)務模式、開展工作調(diào)研，確定公司合同示范文本庫的整體架構(gòu)，確定需制定哪些合同示范文本，并制定具體工作計劃，分步實施。

二是組織公司法務人員、商務人員、業(yè)務人員和財務人員等組成工作小組，通過探討、熟悉各類業(yè)務模式，結(jié)合公司過往爭議案件，科學設(shè)置合同條款內(nèi)容，形成合同示范文本初稿。以我方為發(fā)包方的鉆井工程合同為例，首先需了解什么是鉆井工程，鉆井主要做什么，鉆井的工作流程是什么;其次要了解如對方完成鉆井工作，需要我方提供什么資料，提供何種工作條件，對方開展鉆井工程，需要以什么為依據(jù)，鉆井后向我方提供何種工作成果;再次要掌握在什么期限、以何種價款、何種質(zhì)量標準完成鉆井工程，以及完工后的驗收標準是什么;最后要確定雙方權(quán)利義務、違約責任及其他通用條款內(nèi)容，如不可抗力、法律適用及爭議解決、合同生效變更等。

三是委托外部律師提供專業(yè)意見，優(yōu)化完善合同示范文本內(nèi)容。公司內(nèi)部形成合同示范文本初稿后，必要時可借鑒外部律師的工作經(jīng)驗，將其開展非訴與訴訟業(yè)務中遇到的同類問題，科學轉(zhuǎn)化為示范文本內(nèi)容，幫助公司有效避免法律風險，同時，通過編寫“風險提示”、“條款說明”、“法律法規(guī)”等輔助性內(nèi)容，不僅幫助企業(yè)人員更好運用合同示范文本，還可起到提示預警作用。

四是在公司范圍內(nèi)廣泛征求各部門意見，將意見合理吸收進合同示范文本后，在公司內(nèi)部正式印發(fā)，并采取措施推廣合同示范文本的應用，切實發(fā)揮標準文本提升工作效率、防范法律風險的作用。