于淑敏

摘要：隨著當(dāng)今社會(huì)逐漸步入了信息化時(shí)代，各種信息都已經(jīng)開(kāi)始使用電子的形式進(jìn)行記錄.我們逐步進(jìn)入了無(wú)紙化的辦公時(shí)代.現(xiàn)今的檔案管理也都已經(jīng)開(kāi)始使用電子的形式，為檔案管理帶來(lái)了諸多便利.但是隨著電子檔案管理的深入使用，一些問(wèn)題也隨之出現(xiàn)，亟待解決.本文分析了現(xiàn)今無(wú)紙化辦公的優(yōu)勢(shì)，對(duì)當(dāng)前無(wú)紙化辦公環(huán)境下的電子檔案管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理進(jìn)行了比較，探討了電子檔案管理中易出現(xiàn)的問(wèn)題，提出了相關(guān)的建議和對(duì)策，以供參考.

關(guān)鍵詞：無(wú)紙化辦公;電子文檔;檔案管理

中圖分類號(hào)：G270 ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A ?文章編號(hào)：1673-260X（2019）05-0148-03

引言

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷突破，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷進(jìn)步，科技化的生活不斷改變著人們的傳統(tǒng)生活方式.現(xiàn)今人們提倡要保護(hù)環(huán)境，減少污染，因此無(wú)紙化的辦公環(huán)境開(kāi)始興起，經(jīng)過(guò)多年的發(fā)展，無(wú)紙化的辦公環(huán)境已經(jīng)成為行政部門的首選.檔案管理也實(shí)現(xiàn)了電子化，電子檔案取代了原來(lái)的紙筆記錄的方式，使得檔案管理變得更加便利快捷.

1 無(wú)紙化辦公環(huán)境下檔案管理的優(yōu)勢(shì)

在以往的檔案管理當(dāng)中，不僅需要提供巨大的空間供給檔案進(jìn)行存放，還需要雇傭相關(guān)的人員進(jìn)行檔案資料的整理、保護(hù)等，耗費(fèi)了大量的人力物力.無(wú)紙化辦公與檔案管理實(shí)現(xiàn)無(wú)縫連接，能夠減少檔案管理工作成本，提高檔案管理工作效率. 而在電子檔案管理當(dāng)中，只需很少的人力與相應(yīng)地電子設(shè)備便可以進(jìn)行大量的資料信息管理，大大地節(jié)省了工作成本，并且通過(guò)專門的電子檔案系統(tǒng)，能夠快速地進(jìn)行檔案整理，節(jié)省了時(shí)間，提高了工作效率.

2 電子檔案管理與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的差異

2.1 檔案歸檔存在差異

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在歸檔的時(shí)候是在固定的時(shí)間進(jìn)行分類歸檔的，這個(gè)時(shí)間大約是1年兩次，對(duì)于較為重要的檔案可以根據(jù)其所分的領(lǐng)域的分區(qū)進(jìn)行歸檔.而電子檔案可以進(jìn)行實(shí)時(shí)歸檔，也可以進(jìn)行定期歸檔，文件只需要以正確的形式發(fā)送給檔案管理人員，管理人員進(jìn)行登記，就可以完成電子檔案的歸檔.

2.2 保存方式與管理方式存在差異

紙質(zhì)檔案在保管的過(guò)程中，要注意紙張的整潔，要進(jìn)行防火、防水、防治蟲(chóng)蛀發(fā)霉等多種可能對(duì)于紙質(zhì)檔案造成損害的情況，而且定期要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行修裱的工作，十分地繁瑣，并且會(huì)耗費(fèi)大量的人力物力.電子文檔在管理的過(guò)程中，只要注意存儲(chǔ)設(shè)備的安全，便可以一直進(jìn)行使用，而且不用擔(dān)心檔案的丟失或是出現(xiàn)時(shí)間過(guò)久而模糊的現(xiàn)象.

2.3 利用方式存在差異

紙質(zhì)檔案是可以直接呈現(xiàn)在人們的眼前，人們只需要辦理相應(yīng)的手續(xù)便可以直接獲取信息.但是，由于紙質(zhì)檔案是實(shí)體化的，因此在時(shí)間與空間上具有一定的限制，無(wú)法為所有人在同一時(shí)間提供服務(wù).而電子檔案只需進(jìn)行一次信息錄入，便可以隨時(shí)隨地地為人們提供檔案信息.但是由于電子檔案是以數(shù)據(jù)的形式存在的，因此在利用時(shí)需要配以相應(yīng)的設(shè)備來(lái)進(jìn)行查看.

3 電子文件檔案管理存在的問(wèn)題

3.1 缺乏對(duì)電子文檔及其歸檔重要性的認(rèn)識(shí)

檔案的歸檔是十分重要的工作，一些單位對(duì)于自身的檔案管理沒(méi)有足夠的認(rèn)識(shí)，對(duì)于電子檔案沒(méi)有進(jìn)行主動(dòng)地整理歸檔，甚至有些行政部門只進(jìn)行檔案的建立和存儲(chǔ)，但是并沒(méi)有設(shè)立專業(yè)人員對(duì)檔案進(jìn)行精細(xì)化管理，使得電子檔案處于混亂的狀態(tài)，使得電子檔案如同虛設(shè).

3.2 電子檔案的法律效力沒(méi)有明確依據(jù)

紙質(zhì)文件具有其被社會(huì)公認(rèn)的法律效力，紙質(zhì)文件的原件天然具有法律憑證性質(zhì).但是電子文檔由于其靈活和易修改的特性，很難具有相應(yīng)的法律條文支持其法律效力，電子文檔至今無(wú)法具有較為強(qiáng)力的法律效力.

3.3 電子檔案的管理人員素質(zhì)亟待提高

電子檔案的歸檔、整理、使用，都應(yīng)該有專業(yè)的管理人員進(jìn)行負(fù)責(zé)，但是有些行政部門為了減少人力資本，檔案管理一般是由其他工作人員來(lái)兼任的，沒(méi)有專業(yè)的技能知識(shí)支持，使得電子檔案的管理存在十分大的危險(xiǎn)，容易造成電子檔案的損壞、損毀、丟失等情況，造成不可挽回的損失.

4 檔案電子化管理的改進(jìn)措施

4.1 嚴(yán)格規(guī)范電子檔案的管理

電子檔案管理中最為重要的就是對(duì)于電子檔案的歸檔與整理.在嚴(yán)格規(guī)范電子檔案的管理上可以從以下三個(gè)方面進(jìn)行：

4.1.1 嚴(yán)格遵守國(guó)家的相關(guān)規(guī)定

國(guó)家對(duì)于電子檔案的管理一直都十分關(guān)注，也發(fā)布了《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等文件來(lái)規(guī)范電子檔案的歸檔與管理.因此要嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)文件的規(guī)定，規(guī)范電子檔案的歸檔與管理程序，及時(shí)進(jìn)行電子檔案的歸檔，對(duì)于新接受的檔案文件應(yīng)該及時(shí)予以整理分類，進(jìn)行歸檔.

4.1.2 建立平臺(tái)軟硬件的測(cè)試、維護(hù)和管理制度

電子檔案的管理是在一定的程序運(yùn)行之下的，現(xiàn)今企業(yè)或是單位都是選用一些可以自行設(shè)計(jì)程序的軟件由相應(yīng)的公司人員進(jìn)行編撰之后投入使用.因此在日常工作當(dāng)中應(yīng)該重點(diǎn)關(guān)注程序操作平臺(tái)本身的維護(hù)、測(cè)試工作制度、日常管理手段與承載程序運(yùn)行的電子設(shè)備的管理等后續(xù)問(wèn)題.

（1）建立操作平臺(tái)的維護(hù)測(cè)試管理制度

操作平臺(tái)并不是一成不變的.現(xiàn)今的科學(xué)技術(shù)十分發(fā)達(dá)，可以用日新月異來(lái)形容，每天網(wǎng)絡(luò)上都會(huì)有不同形式種類的病毒出現(xiàn)，隨之而來(lái)的便是與之相對(duì)應(yīng)的殺毒軟件.電子檔案有著非常重要的影響，因此更應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)于電子檔案程序的維護(hù)與測(cè)試.在網(wǎng)絡(luò)上出現(xiàn)新的補(bǔ)丁或是安裝包的時(shí)候，程序員應(yīng)該及時(shí)地進(jìn)行程序的補(bǔ)充，安裝系統(tǒng)需要的補(bǔ)丁與安裝包，并對(duì)于新安裝的部分進(jìn)行測(cè)試，查看新的程序與原有程序的兼容性，以保證電子檔案系統(tǒng)的正常運(yùn)行.另一方面，在程序維修的過(guò)程中，有的在短時(shí)間內(nèi)便可以完成，有的可能需要一段時(shí)間之后才可以投入到使用當(dāng)中，因此在進(jìn)行長(zhǎng)時(shí)間的程序維修時(shí)，應(yīng)該提前準(zhǔn)備好備用的程序與軟件，保障檔案工作的正常運(yùn)行.

（2）日常管理制度（程序方向）

程序是由程序員進(jìn)行編寫測(cè)試之后投入使用的，而使用人員一般不是專業(yè)的計(jì)算機(jī)專業(yè)人員，在操作過(guò)程中難免會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，對(duì)于程序的正常運(yùn)行造成影響.因此在日常程序操作當(dāng)中應(yīng)該加強(qiáng)管理，規(guī)范操作人員的行為規(guī)范，提高使用人員的操作能力.同時(shí)在閑暇之余應(yīng)該對(duì)于操作人員進(jìn)行簡(jiǎn)單的程序知識(shí)教育，使操作人員能夠知曉部分程序問(wèn)題的癥結(jié)所在，并針對(duì)問(wèn)題教授解決辦法，幫助操作人員解決在操作當(dāng)中經(jīng)常遇到一些問(wèn)題，在減小技術(shù)人員的壓力的同時(shí)，提高操作人員的綜合素質(zhì).

（3）設(shè)備管理制度

程序運(yùn)行是建立在電子設(shè)備正常運(yùn)作的基礎(chǔ)之上的，因此在日常管理當(dāng)中，還應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)設(shè)備的管理，電子設(shè)備的運(yùn)行環(huán)境當(dāng)中應(yīng)該遠(yuǎn)離易燃易爆物品，機(jī)房?jī)?nèi)應(yīng)該保持干凈干燥，避免陽(yáng)光直射.同時(shí)應(yīng)該定期進(jìn)行電子設(shè)備的清灰除塵工作，保障設(shè)備內(nèi)容的干凈.其中的可替換零件應(yīng)該在一定年限之內(nèi)進(jìn)行更換，以保障設(shè)備的使用壽命.

4.1.3 建立電子檔案管理的建設(shè)與協(xié)作機(jī)制

信息資源共享和開(kāi)發(fā)利用的公眾化，是電子檔案管理的重要特征.因此，必須建立電子檔案管理的全方位協(xié)作.省級(jí)黨報(bào)集團(tuán)要根據(jù)自身的實(shí)際情況和業(yè)務(wù)需求，重點(diǎn)建立起檔案管理部門與三個(gè)方面的協(xié)作機(jī)制：即建立與集團(tuán)內(nèi)部各部門之間的協(xié)作機(jī)制，由檔案管理部門負(fù)責(zé)牽頭運(yùn)作，重點(diǎn)解決電子文檔的規(guī)范化、文檔信息資源的開(kāi)發(fā)利用等問(wèn)題;建立與省檔案局之間的協(xié)作機(jī)制;建立與其他單位之間的協(xié)作機(jī)制，重點(diǎn)解決信息資源共享和開(kāi)發(fā)利用的問(wèn)題.電子檔案管理的協(xié)作過(guò)程，也是電子檔案開(kāi)發(fā)利用和完善發(fā)展的過(guò)程，只有建立起更加科學(xué)完善的運(yùn)行與協(xié)調(diào)機(jī)制，才能更好地為內(nèi)部各個(gè)部門和社會(huì)提供更加便捷的服務(wù).

4.1.4 做好檔案?jìng)浞菖c預(yù)留保存

在現(xiàn)今的無(wú)紙化辦公環(huán)境下，電子檔案是檔案管理的主流，但是電子檔案還是存在著一定弊端，一旦受到外力的沖擊，設(shè)備容易出現(xiàn)問(wèn)題，而且網(wǎng)絡(luò)病毒猖獗，容易對(duì)于電子檔案進(jìn)行沖擊，從而導(dǎo)致檔案的損毀.因此在電子檔案管理的過(guò)程中需做到以下兩點(diǎn)：其一，隨時(shí)做好電子檔案的備份，以應(yīng)對(duì)突發(fā)事件造成檔案資料丟失，并且應(yīng)該培養(yǎng)檔案管理人員做好備份的意識(shí).其二，輔以“云”系統(tǒng)，在進(jìn)行檔案資料錄入的同時(shí)，將數(shù)據(jù)資料同步到相應(yīng)的“云”空間當(dāng)中進(jìn)行保存，保障信息儲(chǔ)存的同時(shí)，也加強(qiáng)了信息的安全.

4.2 建立嚴(yán)格的工作管理制度

創(chuàng)新管理制度，強(qiáng)化管理辦法是在新形勢(shì)下，優(yōu)化檔案管理的必要舉措.只有轉(zhuǎn)變舊的管理制度與方法，建立符合現(xiàn)今發(fā)展需求的新制度、新方法，才能夠與時(shí)俱進(jìn)，跟上時(shí)代的步伐.具體可以在以下方面進(jìn)行：

首先，他們應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理人力資源部門的管理.在招聘人才的過(guò)程中，部門應(yīng)提高招聘要求，選擇一些高素質(zhì)的專業(yè)人才，能夠?qū)τ谛率挛锟焖俚膶W(xué)習(xí)與掌握，加快培訓(xùn)部門的培訓(xùn)進(jìn)度.其次，在目前工作當(dāng)中一些檔案管理人員的日常工作效率較低，同時(shí)領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)電子檔案的軟件與設(shè)備的管理相對(duì)薄弱.因此，為了全面提高系統(tǒng)和員工日常工作的效率和質(zhì)量，檔案管理應(yīng)加強(qiáng)日常工作管理.建立嚴(yán)格的管理制度，規(guī)范工作人員的日常工作行為，實(shí)施人事審計(jì).人事審計(jì)系統(tǒng)可以利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)定期審查和評(píng)估員工的技術(shù)水平和專業(yè)素質(zhì)，對(duì)于工作人員的日常工作行為進(jìn)行記錄，并且整理在案，在進(jìn)行員工大會(huì)是進(jìn)行數(shù)據(jù)公布，以提升工作人員的工作緊迫性.

4.3 加強(qiáng)檔案信息資源管理人才隊(duì)伍建設(shè)

4.3.1 加強(qiáng)檔案工作人員的專業(yè)化素質(zhì)

首先應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)電子檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，只有正確的思想才能指導(dǎo)正確的行為，檔案管理人員具有足夠的認(rèn)知，便能在工作過(guò)程中盡心盡力，加強(qiáng)檔案管理的嚴(yán)謹(jǐn)性.除此之外還應(yīng)該加強(qiáng)自身對(duì)電子信息技術(shù)的學(xué)習(xí).

另一方面，由于現(xiàn)今高科技更新發(fā)展速度快，電子檔案管理系統(tǒng)發(fā)展也十分迅猛，技術(shù)人員如果不進(jìn)行及時(shí)的學(xué)習(xí)，便會(huì)出現(xiàn)技術(shù)遺漏的問(wèn)題，從而對(duì)于系統(tǒng)中出現(xiàn)的隱患無(wú)法進(jìn)行及時(shí)有效的處理.因此在工作期間，應(yīng)該積極地為技術(shù)人員提供便利的條件，進(jìn)行程序系統(tǒng)等方面的電子技術(shù)研究，從而保障電子檔案操作系統(tǒng)的先進(jìn)性.同時(shí)在出現(xiàn)新型技術(shù)的時(shí)候，應(yīng)該派遣相應(yīng)的技術(shù)人員前往學(xué)習(xí)，以補(bǔ)充技術(shù)人員的知識(shí)漏洞，提高技術(shù)人員的水平，從而增加自身的專業(yè)性，來(lái)應(yīng)對(duì)更多的設(shè)備系統(tǒng)問(wèn)題.

4.3.2 提高檔案管理人員的思想素質(zhì)

檔案管理工作涉及方面甚廣，且十分重要，因此在管理工作開(kāi)展之前，首要任務(wù)便是樹(shù)立起工作人員正確的檔案管理意識(shí).檔案人員作為檔案管理工作的主要負(fù)責(zé)人員，在工作當(dāng)中只有樹(shù)立起正確的檔案管理意識(shí)，重視起檔案管理工作，才能夠在工作當(dāng)中自律、敬業(yè)，并督促他人，共同致力于檔案管理，減少在檔案管理工作中的錯(cuò)誤，確保檔案管理工作正常進(jìn)行.

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