陶苑華

摘 要：工程零星物資用量小，又不可或缺，采購管理費時費心，但效果不好，成為困擾工程企業(yè)的難題，本文從重構零星物資采購管理體系、推廣運用及持續(xù)改進等方面，提出系統(tǒng)解決方案供參考。

關鍵詞：零星物資;集中采購;互聯網;智能倉儲

工程零星物資用量小，又不可或缺，具有“金額小，采購頻次高、配送成本高、供應商區(qū)域限制明顯、過程監(jiān)管不易”等特點，該類物資采購管理費時費心，但效果不好，成為困擾工程企業(yè)的難題。筆者從重構零星物資采購管理體系、推廣運用及持續(xù)改進等方面，提出系統(tǒng)解決方案，供參考。

一、工程零星物資管理難點

一是零星采購品類多、規(guī)模小、發(fā)生頻次高。以葛洲壩集團為例，該集團每年零星采購金額超過5000萬元，采購批次超過10000次，單批次最低金額僅幾元錢。二是集采平臺實施零星采購效率低。該類零星采購需建立上萬項詢價采購任務，完成單項采購最低需要3天，且需要配套資源支持，造成大多零星采購線下實施，長期游離監(jiān)管范圍外。三是配送成本高，單件零星配送，物流成本高;四是自建電商平臺難度大。研發(fā)電商平臺、零星供應商尋源、配套硬件及物流均需耗費大量的人力、物力、財力，自建電商平臺不經濟。

二、工程零星物資采購管理解決方案

運用互聯網技術，搭建專屬平臺完成零星物資集中采購，實現價格最優(yōu);搭建智能倉儲系統(tǒng)，完成集中配送、批量補貨，實現倉儲配送最優(yōu);重構管理流程，完成下單即領料，實現效率最優(yōu)，為系統(tǒng)解決該類難題創(chuàng)造條件。建立配套的組織體系，強力推廣運用;加強過程管控，持續(xù)改進，為體系有效運行提供支持。

（一）重構工程零星物資采購管理體系

1.重構采購體系

一是引入戰(zhàn)略合作伙伴。集采平臺實施零星采購好比“高射炮打蚊子”，有很多缺陷，自建電商平臺成本高，且受自身采購規(guī)模限制，無法實現價格最優(yōu)。電商公司社會資源豐富，如：京東、蘇寧易購、阿里巴巴等電商公司均可提供輻射全國的電商服務，無需額外費用，還可分享其規(guī)模采購優(yōu)勢，實現采購價格最優(yōu)，因此引入電商合作伙伴更合理。考慮到工程企業(yè)實際情況，合作伙伴必須具備較強的物流能力、倉儲能力、售后服務能力、產品質量有保障且產品范圍能覆蓋企業(yè)需求。

二是搭建零星物資采購平臺

借助電商平臺優(yōu)勢，可在其電商平臺的基礎上進行優(yōu)化，針對工程企業(yè)實際需求，快速搭建專屬的零星采購平臺，并與企業(yè)原集采平臺集成。專屬平臺必須具備以下功能：用戶身份識別系統(tǒng)、物料清單及查詢功能、具體規(guī)格物料圖片及價格展示、總需求訂單及配套審批流程、庫管系統(tǒng)、結算系統(tǒng)、統(tǒng)計功能。

三是先引進成熟品類再逐步擴展

首先引進電商公司最成熟的品類，如：電商公司辦公家電、辦公設備、辦公家具等品類，產品不僅規(guī)格齊全，而且質量及售后服務有保障。其次，根據用戶反饋意見及新需求，向其他品類擴展，如：勞保用品、小型機具、小型配件、化工材料等，逐步覆蓋企業(yè)所有零星物資需求。

2.重構配送及倉儲體系

一是建設智能倉庫。依托具體項目，電商公司實地建設智能倉庫。物料放置于標準托盤中，托盤經中間提升裝置被送至庫體特定位置，標準托盤內部可根據實際物料尺寸、性質不同定制成不同的形式，以滿足不同需求。托盤內可放置零星備品備件、機具、電子產品、藥品等，形成小型綜合倉庫;可控制庫內的溫度、濕度、光線等，形成不同用途的專用庫;亦可多個智能倉庫集中配置，組建大型智能倉庫。該倉庫單個占地6平米，價格4—5萬元，可配置到每個項目點。

二是搭建配套軟件支持系統(tǒng)。支持系統(tǒng)具備以下功能：身份識別系統(tǒng)。通過密匙、身份識別卡或人臉識別系統(tǒng)，對領料人身份進行識別;自動發(fā)料系統(tǒng)，自動完成發(fā)料及賬務處理;庫存預警系統(tǒng)，對安全庫存以下物料自動預警，提醒電商及時補貨;核算系統(tǒng)。通過系統(tǒng)自動運算，完成各類報表;通過互聯網與專屬平臺進行數據交換，為結算、補貨、退貨及其他服務提供依據。

三是重構配送體系。依據總需求物流清單，電商公司完成配貨，整車配送到具體項目點智能倉庫，完成入庫工作。出現庫存預警后，電商公司批量補貨。此方式改變原來單件單批配貨方式，實現了配送成本最優(yōu)。

3.重構管理流程

一是梳理零星物料總需求。依據項目合同，對所需零星物料進行分析，編制零星物料需求品類及預計數量。二是通過專屬平臺虛擬“貨架物品”，明確具體物資及數量，下總訂單，作為電商公司備貨依據。三是電商公司建設智能倉儲系統(tǒng)，將備貨整車配送至項目點智能倉庫。四是完成身份識別后，通過智能倉庫下單領料，智能倉儲系統(tǒng)自動發(fā)料、記賬、核算及數據交換，出現庫存預警后，電商公司批量補貨。五是每月底，專屬平臺自動計算各類報表，對賬后辦理結算、支付。

（二）精心組織，全面推廣運用

一是完成專屬平臺初始化工作。專屬平臺搭建完成后，迅速組織各項目完成初始化應用工作。二是建立用戶體系。根據工程企業(yè)組織體系，迅速建立專屬平臺用戶體系，并完成賬戶及系統(tǒng)管理員配置工作。三是推廣運用。迅速完成專項操作培訓，明確平臺操作要點及零星采購要求。四是建立反饋機制。工程企業(yè)建立問題反饋機制，及時協調管理人員、操作人員、運維人員及電商公司專屬服務人員，協調解決各類反饋問題。

（三）加強過程管理，持續(xù)改進

工程企業(yè)在廣泛征求意見的基礎上，邀請各級采購人員對專屬平臺上架產品的質量及價格、供貨及時性、售后服務等進行嚴格評審，及時掌握專屬平臺運用過程中暴露的各類問題，建立不定期溝通機制，并及時與電商公司就各單位關注重點進行談判、改進，確保采購單位的利益。一是根據需要，不斷優(yōu)化管理程序，不斷豐富平臺產品品類;二是協調解決各類實際問題，如：發(fā)票、配送等問題;三是督促電商公司推出特定優(yōu)惠活動，如職工入職季辦公設備優(yōu)惠活動、空調產品優(yōu)惠活動等。

三、實施效果

1.降低采購違規(guī)、違紀風險。電商采購過程透明，采購過程記錄永久可追溯，加強了監(jiān)督管理力度，可實現小額、零星貨物采購全程監(jiān)督、查詢，一定程度解決了零星物資上線采購難題。

2.減少資源投入。與電商公司開展戰(zhàn)略合作，充分利用社會資源，將專屬平臺搭建、零星物資供應商庫建設、物流配送、智能倉儲及部分管理職責轉移至合作方，降低了工程企業(yè)資源投入。

3.確保采購質量，降低采購成本。電商公司通過集中招標，嚴格控制產品價格與質量，杜絕了偽劣產品及價格混亂問題。

4.操作便捷，提升采購效率。借助電商公司質量及價格管控機制，用戶通過智能倉庫直接下單即可領用，省略了尋源、招標、評標等過程，大幅度縮短了采購周期，提高了采購效率。

5.智能倉儲系統(tǒng)使電商公司實現了整車配送、批量補貨，達到了配送成本最優(yōu)，使項目點實現了零庫存，庫存最優(yōu)。