溫明明

摘 要：高校檔案數(shù)字化建設(shè)是實現(xiàn)高校檔案事業(yè)有序發(fā)展的必然趨勢，文章指出高校檔案數(shù)值化管理有利于提升利用效率、保護檔案原件、配置管理資源，但該項工作仍存在整體水平低、規(guī)范標準欠缺、專業(yè)人才不足、設(shè)施設(shè)備缺乏等問題。針對上述問題，可以從四個方面改善：一是提升檔案數(shù)字化整體水平、二是開發(fā)檔案數(shù)字化高校標準、三是配置檔案數(shù)字化設(shè)施設(shè)備、四是注重檔案數(shù)字化隊伍建設(shè)。

關(guān)鍵詞：高校檔案;數(shù)字化;檔案數(shù)字化

一、高校檔案數(shù)字化管理的重要意義

1.有利于實現(xiàn)利用效率的有效提升。傳統(tǒng)的檔案管理從收集、整理、保管、檢索、編研及提供利用等各個階段主要依靠檔案工作者手工管理，而檔案用戶的利用方式主要為到館利用，受到時間和空間的限制，檔案利用的效率整體較低。檔案的數(shù)字化管理包括傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化和電子文件、電子檔案的管理，檔案管理的各個階段實現(xiàn)了信息化管理，效率得到極大的提升。譬如，檔案的收集階段，檔案系統(tǒng)與學校OA系統(tǒng)實現(xiàn)有效對接，系統(tǒng)形成的電子檔案可以直接完成歸檔，大大節(jié)省了人工成本。又如，檔案檢索階段，依靠計算機通過關(guān)鍵詞或主題詞在檔案管理系統(tǒng)中進行信息檢索，檢索時間短、范圍廣，極大地減少了檔案管理人員的工作量，提升了檔案管理效率。再如，檔案利用階段，檔案用戶通過檔案網(wǎng)站提出利用申請，檔案機構(gòu)在線審核、查找檔案并提供利用，突破時空限制，檔案用戶和工作者能夠?qū)崿F(xiàn)即時的溝通反饋，工作效率得以大大提升。

2.有利于實現(xiàn)檔案原件的有效保護。從整體上來看，當前高校檔案數(shù)字化管理的水平相對較低，特別是高職院校，檔案的數(shù)字化管理仍處于起步階段，起步慢、發(fā)展慢。檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善，“八防”措施不到位，檔案利用仍以到館利用為主，利用檔案主要以原件為主，但長時間的翻閱、高頻率的復印，對檔案原件產(chǎn)生損害，不利于檔案原件的長期安全保存。實現(xiàn)高校檔案的數(shù)字化管理，將傳統(tǒng)載體檔案進行掃描形成圖片文件或文本文件存入數(shù)據(jù)庫，檔案利用以數(shù)字文件為主，大大減少了檔案原件的利用頻率，減輕了長期翻閱對檔案形成的損害。此外，對數(shù)字檔案進行“備份”，避免因不可抗力因素造成檔案資料的毀滅。

3.有利于實現(xiàn)管理資源的有效配置。當前，傳統(tǒng)的檔案管理模式，紙質(zhì)材料占據(jù)大部分，而隨著高校各項工作的推進，紙質(zhì)材料呈現(xiàn)出逐年增加的趨勢，所需的空間大。同時，傳統(tǒng)的管理模式主要依靠人工，投入的人力資源大，此外，檔案的日常維護還需投入大量的資金，管理成本相對較高。檔案的數(shù)字化管理，主要依靠計算機技術(shù)，通過建立檔案數(shù)字資源數(shù)據(jù)庫儲存檔案，通過檔案管理系統(tǒng)管理檔案，通過檔案利用平臺實現(xiàn)檔案的在線利用，這對于有效配置資源十分有利：首先，減少了檔案管理的人工投入。傳統(tǒng)的檔案管理從收集到提供利用均需檔案工作者全程參與，以手工為主，而數(shù)字化管理模式可以利用計算機技術(shù)進行自動分類識別和儲存，實現(xiàn)在線檢索和利用，較大程度降低了檔案工作者的工作量，節(jié)省人力資源。此外，數(shù)字化管理模式信息儲存密度大，能極大地減少檔案存儲空間，數(shù)字檔案的利用能有效避免對檔案原件的損害。

二、高校檔案數(shù)字化管理的問題分析

高校檔案包括黨群、行政、教務(wù)、科研、財務(wù)及基建等類別，在推動高校長足發(fā)展方面發(fā)揮著重大作用，實行檔案數(shù)字化管理將提高工作效率，更好地服務(wù)教學、科研等。數(shù)字化管理是一項長足系統(tǒng)工程，需穩(wěn)步推進，在具體的建設(shè)過程中，需關(guān)注以下幾個問題：

1.高校檔案數(shù)字化整體水平較低。高校檔案實行數(shù)字化管理，對于提升管理效率、提升服務(wù)水平十分有利，但從整體上來看，當前高校的檔案管理仍以傳統(tǒng)的管理模式為主，數(shù)字化管理水平整體處于較低的水平。部分高校已經(jīng)完成傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化，但較少有高校實現(xiàn)了全程的數(shù)字化管理，數(shù)字檔案利用僅停留在檔案目錄利用階段，尚未實檔案的全文檢索，特別是舊檔案的數(shù)字化管理。一些高校 雖然也在進行電子檔案搜集、整理工作，但是由于缺乏統(tǒng)一規(guī) 范的標準化流程，使得這一過程中存在搜集信息不全面、整理 檔案與目錄不對應等問題。造成這種局面主要是由于當前高校檔案的數(shù)字化管理缺乏統(tǒng)一的建設(shè)標準，缺乏引領(lǐng)全國高校檔案數(shù)字化建設(shè)的主導機構(gòu)，各大高校自主購買或開發(fā)管理軟件，自主搭建檔案數(shù)據(jù)庫，從而造成各高校間的檔案數(shù)字資源難以實現(xiàn)系統(tǒng)兼容、實現(xiàn)檔案資源的開放共享。

2.高校檔案數(shù)字化規(guī)范標準欠缺。建立統(tǒng)一規(guī)范的標準對于指導各高校開展檔案數(shù)字化建設(shè)具有重要的意義，當前，為推動檔案數(shù)字化建設(shè)，國家出臺了相關(guān)的標準規(guī)范，如《電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》、《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》等，但針對高校檔案數(shù)字化建設(shè)的文件相對缺乏，這也在很大程度上限制了高校檔案數(shù)字化建設(shè)進程。高校檔案管理涉及部門多，包括黨政辦公室、科研、教務(wù)、財務(wù)、后勤、人事等多個部門，主要服務(wù)高校師生的教學科研，檔案“高校特色”明顯。高校檔案數(shù)字化建設(shè)除遵循已出臺的相關(guān)標準規(guī)范外，還應根據(jù)高校檔案工作實際開發(fā)個性化標準，兼顧檔案工作的共性與個性。譬如，高校學籍檔案的數(shù)字化管理、高校畢業(yè)生就業(yè)檔案的數(shù)字化建設(shè)、高校財務(wù)類招投標檔案的數(shù)字化管理，等等。

3.高校檔案數(shù)字化專業(yè)人才不足。高校檔案數(shù)字化建設(shè)，資源是基礎(chǔ)，人才是關(guān)鍵，特別是兼具檔案專業(yè)知識和計算機技術(shù)的復合型、應用型人才。而從當前的高校人才隊伍建設(shè)現(xiàn)狀來看，高校檔案數(shù)字化專業(yè)缺乏，具體體現(xiàn)：一是業(yè)務(wù)人員專業(yè)不對口，知識不扎實。高校檔案隊伍專兼結(jié)合，隊伍龐大，二級機構(gòu)需對檔案進行初步整理，但兼職檔案員大多為非檔案專業(yè)人士，專業(yè)知識相對欠缺，這就給檔案館的數(shù)字化管理工作帶來了負擔，二是檔案業(yè)務(wù)人員年齡偏大，信息素養(yǎng)不高。檔案數(shù)字化管理需檔案業(yè)務(wù)工作者熟練掌握基本的計算機技能并能熟練操作檔案管理系統(tǒng)和軟件，但部分工作人員因年齡原因知識更新相對較慢，檔案管理仍處于手動階段，影響數(shù)字化進程。

4.高校檔案數(shù)字化設(shè)施設(shè)備缺乏。高校檔案數(shù)字化管理是一項系統(tǒng)工程，需配備完善的軟硬件設(shè)施，但因經(jīng)費投入不足，設(shè)施配備不到位成為影響高校檔案數(shù)字化建設(shè)的重要因素。高端打印機、高精度掃描儀、高性能的檔案管理軟件等數(shù)字化設(shè)備的缺乏，難以滿足檔案數(shù)字化的管理需求，影響檔案數(shù)字化進程，降低數(shù)字化管理效率。為確保檔案數(shù)字化的順利推進，一是應進一步重視，從高校領(lǐng)導層面到高校師生，特別是高校檔案工作者應意識到數(shù)字化的重要意義與作用;二是要進一步投入，將檔案數(shù)字化經(jīng)費列入專項經(jīng)費，購買先進的設(shè)備設(shè)施，為數(shù)字化建設(shè)提供物質(zhì)保障。

三、高校檔案數(shù)字化管理的途徑分析

1.提升檔案數(shù)字化整體水平。高校檔案數(shù)字管理是學校信息化建設(shè)的重要組成部分，是推動智慧校園建設(shè)的重要推力，針對當前數(shù)字化水平整體偏低的情況，應從以下幾個方面著手提升：一是完善制度。各高校立足學校檔案管理的實際情況，結(jié)合高校檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題，出臺相應的制度和措施，將檔案數(shù)字化納入學校的整體規(guī)劃，以制度的形式確定檔案數(shù)字化的地位。二是提升意識。檔案機構(gòu)提升服務(wù)意識，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，為全校師生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，讓用戶體會到數(shù)字化管理帶來的效率與便捷，進而提升檔案意識。三是增大投入。數(shù)字化建設(shè)是系統(tǒng)工程，購買設(shè)施、更新軟件、維護系統(tǒng)等均需資金投入，加大投入，為數(shù)字化建設(shè)提供充足的物質(zhì)保障。

2.開發(fā)檔案數(shù)字化高校標準。數(shù)字化建設(shè)需有相對完善的數(shù)字化建設(shè)標準來指導，但當前規(guī)范標準的缺乏也對該項工作的進程有一定的阻礙，有必要開發(fā)檔案數(shù)字化高校標準。但開發(fā)標準并非易事，需關(guān)注以下幾點：一是遵循已出臺的法律法規(guī)、標準規(guī)范。如《中華人民共和國檔案法》、《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》、《檔案信息系統(tǒng)運行維護規(guī)范》、《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》等。二是多方聯(lián)動。出臺標準涉及到檔案行政管理機構(gòu)、教育主管部門、本科院?；蚋呗氃盒！⒖蒲性核雀鲉挝?，形成各方的有效聯(lián)動機制，協(xié)調(diào)好各方關(guān)系是研究制定出臺相應標準的前提。三是兼顧共性與特性。各省份高校、本科院校與高職院校均存在不同程度的辦學差異，其檔案管理工作也具備其特點，在研究制定相關(guān)標準時，應相對統(tǒng)一，但也應允許個性的存在，正確處理好兩者關(guān)系。

3.配備檔案數(shù)字化設(shè)施設(shè)備。數(shù)字化設(shè)施設(shè)備是確保檔案數(shù)字化進程的必要保障，具體而言，一是辦公常用設(shè)備。如電腦、掃描儀、復印機、打印機等;二是庫房常用設(shè)備。如恒濕恒溫控制系統(tǒng)、智能檔案密集架、防磁柜、除塵機等;三是檔案管理軟件，應采購符合高校檔案數(shù)字化管理實際的軟件，或自主開發(fā)，確保檔案系統(tǒng)與OA系統(tǒng)和學校教務(wù)、科研、財務(wù)、學工等業(yè)務(wù)系統(tǒng)的有效對接，規(guī)范對電子文件和電子檔案的管理。對重要的電子文件和數(shù)據(jù)進行備份或異地保管以防范風險。四是做好信息服務(wù)。通過檔案利用平臺開展檔案的在線利用，通過“在線利用——在線審核——在線利用”的線上利用流程，為用戶提供便捷優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，打破時間空間的限制。此外，通過檔案網(wǎng)站對常用問題和信息進行公開，主動服務(wù)，提升檔案用戶的體驗感和獲得感。

4.注重檔案數(shù)字化隊伍建設(shè)。數(shù)字化隊伍建設(shè)：在人才引進階段，注重人才專業(yè)知識的考查，主要引進兩類人才：一是具備系統(tǒng)的檔案學專業(yè)知識體系的人才，一是具備計算機專業(yè)背景或具有良好的信息素養(yǎng)和信息技術(shù)的人才。在人才分工階段：注重資源的優(yōu)質(zhì)配置，根據(jù)檔案工作者的優(yōu)勢和特長，合理分工。譬如，年紀稍長的工作者，其工作更加細心耐心，適合從事檔案的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，而年紀稍輕的工作者，其更具熱情和創(chuàng)新，則更適合檔案信息開發(fā)和信息服務(wù)工作。在人才培養(yǎng)階段，鼓勵檔案工作者參與檔案業(yè)務(wù)培訓和繼續(xù)教育，積極參與同行間的業(yè)務(wù)交流，積極組織與兄弟院校之間的工作交流。此外，鼓勵工作者開展檔案數(shù)字化的研究，掌握行業(yè)系統(tǒng)內(nèi)最前沿的發(fā)展趨勢以更好地適用檔案數(shù)字化建設(shè)的需求。

參考文獻：

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