陳紅艷

摘 要：伴隨我國檔案管理模式不斷創(chuàng)新突破，“檔案信息化建設”作為當下我國檔案管理重要的發(fā)展趨勢，其重要性不言而喻。通過近年來大多研究發(fā)現(xiàn)，“檔案信息化建設”的穩(wěn)定性與創(chuàng)新性對醫(yī)院檔案管理質(zhì)量、效率影響頗大。本次研究將對電子技術在檔案信息化建設中的作用及運用分析研究，為下一步工作開展提供依據(jù)參考。

關鍵詞：電子技術;檔案;信息化;管理質(zhì)量

“檔案信息化建設”是當下我國檔案管理模式創(chuàng)新重要核心之一，具有較大的意義影響。然而現(xiàn)階段有關我國電子技術在檔案信息化建設中的作用及運用研究相對較少，基于該問題現(xiàn)狀，要求行之有效的方法對其進行分析研究，如完善電子檔案管理機制、加強電子技術的研發(fā)及應用、推進醫(yī)院檔案管理信息化全面建設、實現(xiàn)檔案共享、提升工作人員綜合素質(zhì)等，本次研究對電子技術在檔案信息化建設中的作用及運用進行分析，有十分重要的理論意義。

一、“電子技術”概述

現(xiàn)階段，隨著我國科學技術水平不斷提升，“電子技術”作為一種應用型技術，其影響頗為重要。電子技術不是片面的簡單流程，而是更為科學、具體的系統(tǒng)布局。電子技術在我國發(fā)展相對較晚，20世紀80年代末90年代初在我國逐漸興起，主要以電子元器件為基礎核心，對相關設備、儀器等進行電路設計，早期對我國百姓影響較大。新時期下，電子技術發(fā)展已經(jīng)由單一化向多元化轉(zhuǎn)變，并向諸多行業(yè)、領域發(fā)展延伸，主要包括日常生活、工作生產(chǎn)、商貿(mào)經(jīng)濟、信息管理、企業(yè)辦公等。“電子技術”具有以下特點：第一，復雜性。電子技術從組成到構架都相對復雜，主要是因為電子技術工藝、設備、元件的高端科技性。第二，微型化。當下電子產(chǎn)品及技術指標逐漸向“微型化”轉(zhuǎn)變，精巧、高端、功能的電子產(chǎn)品日益出現(xiàn)。第三，綠色化?；趪揖G色發(fā)展的戰(zhàn)略布局提出，電子技術應用及產(chǎn)品研發(fā)多為環(huán)保型、綠色化。第四，集成性。電子技術可以滿足多種技術、功能、設備的集成需求，在實際應用過程中將更為安全保障、功能豐富。第五，功能化。功能豐富、功能應用是“電子技術”最大特點之一，也是其技術發(fā)展創(chuàng)新的實質(zhì)所在。

二、傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端

首先，傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端在于其管理效率低下、運行效率低下、管理水平低下。從其“三低”可以看出，傳統(tǒng)檔案管理模式無法滿足當下發(fā)展需求，例如，在醫(yī)院檔案調(diào)取中需要采用人工方式，在檔案室對每份檔案進行翻閱、校對，使調(diào)取時間持續(xù)增長，往往一份病理檔案調(diào)取需要很長時間，影響了患者治療，對病情控制造成影響。其次，造成檔案信息大量損壞及丟失，傳統(tǒng)檔案管理模式多為紙質(zhì)管理，在管理過程中往往會受到諸多因素影響，如外界因素、突發(fā)因素、人為因素造成紙質(zhì)檔案損壞、丟失。最后，傳統(tǒng)檔案模式整體組織機構較為臃腫，存在大量人力、物力投入，但其管理質(zhì)量、效率卻長期得不到提升，部分人員思想松懈，在實際工作中存在應付性、形式化觀念，嚴重影響了醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量提升。

三、電子技術在醫(yī)院檔案信息化建設中的具體作用

1.對工作效率提升起到促進作用。由于醫(yī)院工作的特殊性，往往需要對大量檔案進行管理、運用，檔案管理一直是醫(yī)院管理科較為棘手、重視的環(huán)節(jié)之一。通過對本院檔案管理工作調(diào)查分析研究發(fā)現(xiàn)，檔案工作管理效率對醫(yī)院整體工作運行及患者診治尤為重要。傳統(tǒng)檔案管理方式多為人工作業(yè)，通常工作效率偏低。隨著我院檔案信息化建設開展以來，檔案管理及工作效率明顯提升。其中，電子技術功不可沒，在檔案信息化建設中起到信息集成管理、方便調(diào)取、數(shù)據(jù)庫應用等諸多作用，極大提升了工作效率。

2.對信息管理質(zhì)量起到保障作用。檔案管理的重點在于對“檔案信息”的保護及調(diào)取，醫(yī)院檔案管理不同于企業(yè)檔案管理，在日常管理中需要對檔案信息進行頻繁調(diào)取及搜索，傳統(tǒng)人工紙質(zhì)管理方法極易造成檔案信息損壞、丟失。通過電子技術應用，實現(xiàn)了電子檔案管理，對檔案信息的安全性、完整性起到積極保障作用。

3.對檔案管理水平提升起到推動作用。檔案信息化建設提升了檔案管理水平，在醫(yī)院檔案管理中需要對諸多工作環(huán)節(jié)、流程進行掌握了解，相關工作甚至較為繁瑣、復雜，通過檔案信息化建設，推動了檔案的“數(shù)據(jù)化、集約式”管理，縮短了管理時間、提升了管理效率。工作人員在實際管理中不再局限于傳統(tǒng)模式，而是以新姿態(tài)、新理念應對管理工作，為管理水平提升起到重要推動作用。

四、電子技術在檔案信息化建設中實際運用

1.完善電子檔案管理機制。電子技術在檔案信息化設計中應該以“制度”形式貫徹執(zhí)行，結合醫(yī)院檔案管理情況及信息化建設發(fā)展，對相關檔案管理制度進行建立與完善，具體如下：第一，明確責任制。電子技術在檔案信息化建設運用中應該對相關工作進行責任明確，即定崗定位，明確工作職責及義務，深化電子檔案管理流程，對工作進行細化、量化。并建立責任倒查機制，保證醫(yī)院檔案管理的各項工作落實。第二，建立監(jiān)督機制。醫(yī)院上級管理機構應該對檔案管理部門進行有效監(jiān)督、統(tǒng)籌，基于電子檔案管理的影響性，在其信息化建設中應該保證電子技術的應用合理、可行，為下一步工作開展奠定堅實基礎。建立風險應對機制，一旦電子檔案出現(xiàn)問題，應第一時間對其進行上報，并根據(jù)可能造成的影響程度，進行風險等級劃分。

2.加強電子技術的研發(fā)及應用。醫(yī)院檔案管理信息化建設主要基于“電子技術”，所以，本醫(yī)院從未來戰(zhàn)略發(fā)展角度出發(fā)，應加大電子技術研發(fā)及應用，只有技術的創(chuàng)新與突破才能保障其檔案管理工作的時效性、質(zhì)量性。具體如下：第一，加強對新技術、新設備的引用，保證相關設備及時更新。第二，結合本院檔案信息化需求及問題，研發(fā)針對性技術，主要以本院檔案管理實際情況為主。第三，加大相關資金投入，對檔案信息化建設中需要的資金進行扶持投入，保證電子技術研發(fā)及應用的順利進行。

3.推進醫(yī)院檔案管理信息化全面建設。隨著網(wǎng)絡技術逐漸普及應用，在“大網(wǎng)絡、大數(shù)據(jù)”的時代背景下，本院應該推進檔案管理信息化全面建設，而不是局限于醫(yī)院內(nèi)部。首先，應該對醫(yī)院檔案信息進行數(shù)據(jù)庫輸入及大數(shù)據(jù)分析，明確檔案的精準性及完整性。通過互聯(lián)網(wǎng)技術應用，構建遠程電子檔案庫、電子檔案管理控制中心、遠程監(jiān)管機構三位一體管控平臺。并依托政府、社會等相關公共服務資源優(yōu)勢，建立網(wǎng)上檔案室。但針對電子檔案異地備份問題，本院沒有對其工作進行完善，依然在研發(fā)與工作開展階段。加強信息化技術人才培養(yǎng)，從發(fā)展大局出發(fā)，結合問題現(xiàn)狀，提升技術人員實際管理能力，如數(shù)據(jù)庫管理應用、大數(shù)據(jù)分析應用等。將信息化管理模式的實質(zhì)作用充分發(fā)揮出來。

4.實現(xiàn)檔案共享。電子技術在醫(yī)院檔案信息化建設中的最大功效就是實現(xiàn)“檔案信息共享”。電子檔案管理區(qū)別于傳統(tǒng)封閉式管理模式，基于醫(yī)院檔案信息的重要性，醫(yī)院有義務及責任對相關檔案信息進行共享，通過檔案信息共享可以為患者治療、病情掌握、臨床治愈起到積極推動作用。具體如下：第一，本院將檔案進行數(shù)據(jù)庫存儲，并利用電子技術對檔案信息種類、屬性進行分類。第二，將相關檔案信息進行資源共享，主要以上傳檔案信息、完成共享連接為主。第三，通過檔案信息共享連接后，可以對相關問題進行反饋處理，起到共享互動、協(xié)同工作的實際目的。

5.提升工作人員綜合素質(zhì)。電子檔案管理中的“水平”提高尤為重要，對工作人員綜合素質(zhì)及專業(yè)技能進行提升至關重要。醫(yī)院應該從戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃角度，將工作人員專業(yè)性及綜合技能提升作為首要工作，具體方法如下：第一，建立科學、完善的人才培養(yǎng)體系，對現(xiàn)有管理人員、招聘工作人員、后備管理人員等進行統(tǒng)一培訓，并以“管理水平”為培訓考核標準。同時，將新型管理思維與技術掌握作為培訓主要內(nèi)容。通過淘汰制、競爭制對工作人員進行階段性考核。第二，樹立科學、嚴謹?shù)摹奥殬I(yè)作風”，電子檔案管理不是片面的簡單操作，是更為科學、合理、嚴謹?shù)南到y(tǒng)布局，本院側重于對工作人員的職業(yè)道德養(yǎng)成，并不斷持續(xù)增加職業(yè)素養(yǎng)教育。另外，也可以開展“校企合作”方式，通過與高校、職高進行合作辦學，為企業(yè)高端管理人才儲備奠定基礎。

五、結論

綜上所述，通過對電子技術在檔案信息化建設中的作用及運用進行分析研究，主要包括：“電子技術”概述、電子技術在醫(yī)院檔案信息化建設中的具體作用，包括對工作效率提升起到促進作用、對信息管理質(zhì)量起到保障作用、對檔案管理水平提升起到推動作用;電子技術在檔案信息化建設中實際運用，包括完善電子檔案管理機制、加強電子技術的研發(fā)及應用、推進醫(yī)院檔案管理信息化全面建設、實現(xiàn)檔案共享、提升工作人員綜合素質(zhì)、傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端性等，從多方面、多角度對電子技術在檔案信息化建設中的作用及運用進行闡明，為下一步工作開展奠定堅實基礎。

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