林榮

摘 要：高校人事檔案是院校相關(guān)部門進(jìn)行人事管理的載體，主要由人事、組織和勞資等部門所組成的管理人員，用于記錄和反映個(gè)人基本情況、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、社會(huì)關(guān)系、思想品德以及獎(jiǎng)勵(lì)處罰經(jīng)歷等原始憑證。對(duì)高校來(lái)說(shuō)，在國(guó)家對(duì)教育事業(yè)深化改革和信息技術(shù)高速發(fā)展的背景下，人事檔案管理信息化建設(shè)能夠提升高校的管理水平，更好地服務(wù)于學(xué)校師生。本文以高校人事檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題為主要探討內(nèi)容，分析信息化技術(shù)應(yīng)用于高校人事檔案管理的有效對(duì)策。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理;信息化建設(shè);困境與對(duì)策

人事檔案管理是高校人力資源管理的重要組成部分，為高校內(nèi)每個(gè)教職工的工作成長(zhǎng)歷程進(jìn)行了記錄。通過(guò)對(duì)該教職工的基本信息、工作表現(xiàn)、業(yè)務(wù)能力、獎(jiǎng)勵(lì)處分等關(guān)鍵數(shù)據(jù)信息的評(píng)判，從而決定教職工的薪酬分配、職稱評(píng)審、干部任免考察等內(nèi)容。據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)當(dāng)前我國(guó)很多高校對(duì)人事檔案管理工作并不夠重視，即便大部分高校都已經(jīng)建立有效的人事工作組織機(jī)構(gòu)，但“重人才引進(jìn)、輕事后管理”的問(wèn)題仍舊存在于高校的運(yùn)營(yíng)管理中。

一、高校人事檔案管理信息化建設(shè)的價(jià)值

在我國(guó)人事檔案建設(shè)是單位組織內(nèi)對(duì)人力資源管理的一項(xiàng)重要特色，與個(gè)人的工資薪酬、社會(huì)勞動(dòng)保障等內(nèi)容直接掛鉤，具有一定的法律效用。對(duì)高校來(lái)說(shuō)，高校人事檔案管理工作在實(shí)際操作中主要以教師團(tuán)隊(duì)為主體，是教師工資待遇、干部選拔以及工作評(píng)價(jià)的依據(jù)，也同樣影響著高校的教學(xué)工作和科研工作。人事檔案管理主要記載教職工的職業(yè)成長(zhǎng)軌跡，因此也關(guān)系到教職工的切身利益。高校開展人事檔案管理和審核工作，保證人事檔案數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性，既是落實(shí)中央政府的相關(guān)規(guī)定，也進(jìn)一步規(guī)范高校人事檔案管理工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并解決問(wèn)題，切實(shí)維護(hù)教職工的權(quán)益。

高校人事檔案信息化建設(shè)的意義主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：其一，人事檔案信息化建設(shè)滿足了人事工作發(fā)展的基礎(chǔ)需求。由于人事檔案管理是人力資源管理工作的重要組成部分，在人事檔案中對(duì)教職工的信息、能力和專長(zhǎng)等具有詳細(xì)且真實(shí)的記載，高校加強(qiáng)對(duì)人事檔案的管理也能更好地實(shí)現(xiàn)內(nèi)部崗位調(diào)配和資源優(yōu)化配置工作，提高教職工的工作效率;其二，人事檔案管理信息化建設(shè)能夠滿足人事檔案管理工作發(fā)展的需求。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理存在著易損壞丟失、人為涂改效率低的問(wèn)題。這種檔案歸納管理的方式也不再適應(yīng)于信息化時(shí)代的發(fā)展需求，推動(dòng)人事檔案信息化管理能夠提升高校的信息化建設(shè)程度，推進(jìn)高校盡快完成現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)型。

二、當(dāng)前我國(guó)高校人事檔案管理存在的問(wèn)題

1.人事檔案未實(shí)現(xiàn)專人專管

高校的本質(zhì)是由國(guó)家財(cái)政撥款建設(shè)的事業(yè)單位，其人事檔案應(yīng)包括教職工的工作履歷、考評(píng)結(jié)果、思想道德、入黨入團(tuán)、獎(jiǎng)勵(lì)處罰、職位任免以及工資現(xiàn)狀等內(nèi)容，且必須具備人事檔案管理的全面性、真實(shí)性和動(dòng)態(tài)性等基本特點(diǎn)。當(dāng)前很多高校的人事檔案管理都是由學(xué)校管理層組織、人事部門負(fù)責(zé)，高校內(nèi)的人事檔案管理工作也并不是人事部門的主要工作，一般情況下讓部門內(nèi)的某個(gè)職員兼任，即使達(dá)到了專職人員管理，也不能達(dá)到管理1000卷配備一名專職管理人員的標(biāo)準(zhǔn)。但人事檔案管理所涉及的信息資料十分繁雜，相關(guān)部門不配合、檔案管理不及時(shí)、重要材料遺失的問(wèn)題頻頻發(fā)生。再加上人事檔案管理本身存在保密要求，當(dāng)事人無(wú)權(quán)查閱，使重要資料遺失后，查找無(wú)果，無(wú)法補(bǔ)充的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，從而造成檔案管理混亂、教職工日常工作受阻。

2.管理模式不夠科學(xué)

高校人事檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)化程度高的工作，涉及到高等院校的人才隊(duì)伍建設(shè)、教學(xué)資源建設(shè)、信息化管理與制度建設(shè)等，與其他門類的檔案管理工作相比，高校人事檔案管理呈現(xiàn)出更復(fù)雜、更保密的特征。人才流動(dòng)問(wèn)題在當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中屬于職場(chǎng)新常態(tài)問(wèn)題，很多高校為了提高教學(xué)質(zhì)量大力引進(jìn)高素質(zhì)人才，但“人檔分離”的隱患依舊存在于高校內(nèi)部，檔案與人事關(guān)系調(diào)轉(zhuǎn)不及時(shí)，造成人員管理與人事檔案管理工作脫節(jié)，給高校的正常運(yùn)轉(zhuǎn)帶來(lái)了很多不必要的麻煩。

3.人事檔案管理人員素質(zhì)不高

人事檔案管理工作本身存在涉及部門多、管理內(nèi)容復(fù)雜、數(shù)據(jù)信息動(dòng)態(tài)化較強(qiáng)以及檔案內(nèi)容的保密性問(wèn)題，需要管理人員具備一定的專業(yè)知識(shí)，還要熟悉人事業(yè)務(wù)工作。同時(shí)，人事檔案管理人員也要滿足高校信息化建設(shè)的需求，具備基礎(chǔ)的互聯(lián)網(wǎng)思維，掌握一定的計(jì)算機(jī)操作方法。但當(dāng)前高校內(nèi)并未全部達(dá)到對(duì)人事檔案工作派遣有能力的人員進(jìn)行專職管理，也沒有對(duì)相關(guān)管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，檔案管理工作缺乏設(shè)計(jì)性和創(chuàng)新性，無(wú)法保證檔案數(shù)據(jù)材料的真實(shí)性。

4.人事檔案內(nèi)容建設(shè)沒有與時(shí)俱進(jìn)

隨著事業(yè)單位體制改革以及我國(guó)人事制度革新，對(duì)高校內(nèi)教職工的評(píng)價(jià)不再拘泥于個(gè)人績(jī)效評(píng)價(jià)。當(dāng)前高校對(duì)教師的評(píng)價(jià)一般都是依據(jù)人力資源管理、組織績(jī)效和團(tuán)隊(duì)績(jī)效建立考核評(píng)價(jià)，人事檔案的信息也更加全面。如果相關(guān)人員沒有對(duì)人事檔案管理材料信息及時(shí)更新，就會(huì)影響到后期業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)的客觀性。其次，高校人事檔案往往是對(duì)評(píng)價(jià)主體的歷史經(jīng)驗(yàn)記載，其內(nèi)容并沒有反映出教職工近期在教學(xué)科研工作方面的表現(xiàn)，特別是教職工自身的品德、能力等考核指標(biāo)無(wú)法通過(guò)材料語(yǔ)言證明。另外，由于人事檔案與教職工的切身利益緊密聯(lián)系，因此高校內(nèi)不乏存在著人事檔案造假等現(xiàn)象，從而影響人事檔案的有效性。

5.人事檔案信息化建設(shè)滯后

“大數(shù)據(jù)”時(shí)代的到來(lái)對(duì)各行各業(yè)工作都產(chǎn)生了一定的影響，尤其是對(duì)單位組織的管理方式更是意義深遠(yuǎn)。但很多高校本身對(duì)人事檔案管理工作不夠重視，且投入人力和財(cái)力較少，只提供了基本的掃描儀和計(jì)算機(jī)這樣的基礎(chǔ)性設(shè)備。因此，高校普遍存在人事檔案信息化建設(shè)滯后的問(wèn)題，使紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)還難以實(shí)現(xiàn)?，F(xiàn)有的人事檔案信息也只是滿足日常管理所需的信息統(tǒng)計(jì)和查詢服務(wù)，整體的運(yùn)行水平較低、信息集成度不足，嚴(yán)重影響高校人力資源管理、人才招聘以及績(jī)效考核等工作。

三、高校人事檔案信息化建設(shè)的具體對(duì)策

1.建設(shè)人事信息檔案管理的環(huán)境基礎(chǔ)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，信息化的管理手段是提高單位組織管理效率的必要手段。首先，高校要加大對(duì)人事檔案信息化建設(shè)的資金投入力度，配備基礎(chǔ)的設(shè)備硬件設(shè)施，按照相關(guān)規(guī)定將人事檔案管理所投入的資金費(fèi)用納入到高?？傮w建設(shè)與財(cái)務(wù)預(yù)算中，并加大人才投入，制定嚴(yán)格的管理規(guī)章制度;其次，針對(duì)高校人事檔案管理意識(shí)淡薄的問(wèn)題，要重視思想觀念的建設(shè)問(wèn)題，通過(guò)宣傳培訓(xùn)等方式轉(zhuǎn)變內(nèi)部職工的檔案管理意識(shí)，同時(shí)對(duì)人事檔案信息化建設(shè)工作給予一定的政策和經(jīng)費(fèi)上的支持，創(chuàng)造良好的基礎(chǔ)環(huán)境;最后，基于人事檔案管理工作專業(yè)性和機(jī)密性較強(qiáng)的特征，高校要針對(duì)這一崗位配備責(zé)任心強(qiáng)、作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾砣藛T，要求相關(guān)工作人員要熟悉人力資源管理和檔案管理的相關(guān)法規(guī)政策，并對(duì)信息化建設(shè)和計(jì)算機(jī)操作有一定的了解。通過(guò)高校的培訓(xùn)教育能夠最大限度減少人為失誤的發(fā)生，提高人事檔案管理的質(zhì)量。

2.完善人事檔案信息化建設(shè)的具體籌劃

（1）人事檔案材料科學(xué)分類

依據(jù)每個(gè)教職工的工作歷史階段、各地區(qū)的要求和規(guī)范，對(duì)每個(gè)人所對(duì)應(yīng)的檔案信息化進(jìn)行分類。其中包括履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料、學(xué)歷學(xué)位職稱學(xué)術(shù)培訓(xùn)材料、政審材料、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分材料、工資任免出國(guó)會(huì)議材料以及其他材料這幾類。

（2）人事檔案信息化管理系統(tǒng)建構(gòu)

高?？梢猿浞掷眯畔⒓夹g(shù)將數(shù)據(jù)采集、加工和利用融為一體，通過(guò)信息統(tǒng)一采集和計(jì)算機(jī)技術(shù)的加工處理，以提供數(shù)據(jù)接口的形式為不同的人群提供服務(wù)。尤其在數(shù)據(jù)管理和利用環(huán)節(jié)為了方便使用，管理系統(tǒng)主要的功能設(shè)計(jì)包括檔案自動(dòng)審核、檔案業(yè)務(wù)管理、零星材料審核、檔案在線查閱、紙質(zhì)檔案數(shù)字化、個(gè)人信息采集這六個(gè)部分。人事檔案系統(tǒng)的搭建也可以采用自建和購(gòu)買等方式，但購(gòu)買形式優(yōu)于自建形式，將硬件設(shè)備投入、系統(tǒng)開發(fā)以及后期對(duì)系統(tǒng)的維護(hù)工作全權(quán)交給第三方機(jī)構(gòu)完成，建立符合高校自身發(fā)展的管理系統(tǒng)，滿足不同的定制需求。

（3）人事檔案信息化管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)集成

高校人事檔案管理系統(tǒng)不應(yīng)是孤立存在的，高校應(yīng)遵循數(shù)據(jù)共享原則，將人事檔案管理系統(tǒng)集成在高校的信息化建設(shè)平臺(tái)中;同時(shí)，人事檔案信息化系統(tǒng)應(yīng)對(duì)與教學(xué)管理系統(tǒng)、科研成果系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、組織管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)和工會(huì)管理系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)各個(gè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享，提高高校的管理水平。

3.搭建安全高效的人事檔案信息管理服務(wù)平臺(tái)

在加大人事檔案信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)投入的基礎(chǔ)上，高校也要做好信息系統(tǒng)的安全維護(hù)工作。一方面，高校要保證新舊軟件系統(tǒng)相互兼容，降低人事檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)崩潰的風(fēng)險(xiǎn);另一方面，在管理系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置文件編號(hào)、模板應(yīng)用、分類、統(tǒng)計(jì)、檢索利用等功能模塊。同時(shí)，做好涉密與不涉密人事檔案信息的公開與保密工作，尤其要加強(qiáng)系統(tǒng)登錄權(quán)限管理問(wèn)題，防止因信息泄露或被非法篡改而引起的管理風(fēng)險(xiǎn)，保證人事檔案信息管理服務(wù)系統(tǒng)的安全性。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在當(dāng)前的大數(shù)據(jù)背景下，面對(duì)國(guó)家政策改革導(dǎo)向，我國(guó)高校要重視人事檔案管理中存在的問(wèn)題，加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)，提高數(shù)據(jù)信息資源的使用效率，創(chuàng)新自身管理模式。做好人事檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的具體籌劃工作，將該系統(tǒng)與其他管理系統(tǒng)銜接，并為高校人力資源管理干部管理提供有效的數(shù)據(jù)保障，從而促進(jìn)高校健康發(fā)展。

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