吳曉嵐

摘 要：隨著我國城市化進(jìn)程的發(fā)展，從根本上提高了我國整體城市發(fā)展水平和城建形象。所以城建檔案管理這種城市發(fā)展的記錄也越來越煩雜，相應(yīng)的檔案管理人員的任務(wù)也越來越重了，所以現(xiàn)代的信息化管理手段被引入到城建檔案管理當(dāng)中來。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì);城建檔案管理;意義

隨著城建事業(yè)的蓬勃發(fā)展，國家的城市化進(jìn)程在加快步伐。城建檔案事業(yè)也需要更新?lián)Q代，來適應(yīng)新時(shí)代的要求。目前在全國的很多大中城市，城建檔案管理都進(jìn)行了一系列的改革，有一些單位取得了很有建設(shè)性的成績(jī)。也有一些單位遇到了前所未有的困難，時(shí)代賦予了檔案管理新的屬性和功能。本人作為一名城建檔案單位的工作者，就如何做好城建檔案管理，談一點(diǎn)粗淺的看法。

一、城建檔案管理的意義

1.城建檔案是城市規(guī)劃、建設(shè)審批的主要依據(jù)

城建檔案是城市規(guī)劃、建設(shè)審批的重要依據(jù)，特別是在當(dāng)代地下空間高度開發(fā)利用的時(shí)代尤為重要。一個(gè)城市的地下布滿了各種煤氣、給排水、通信光纜、電力、熱力公司等等民用甚至軍用各種管線，工程在挖掘地下施工的時(shí)候，必須先到城建檔案館調(diào)取相關(guān)管網(wǎng)圖，以便做出不會(huì)破壞城市管網(wǎng)的施工設(shè)計(jì)。

2. 城建檔案管理是城市管理維修、改擴(kuò)建的技術(shù)依據(jù)

每個(gè)城市都有很多很有年代感的老房子，其電路、排水、自來水管等設(shè)施都年久老化，屋頂、墻面部分有漏水脫落現(xiàn)象，有的需要擴(kuò)容、需要更換維修。如果沒有完整的電路、排水、建筑竣工圖紙檔案，就很難對(duì)其進(jìn)行維護(hù)翻新和維修工作。還有這樣的現(xiàn)象，比如，辦公樓改住宅樓，住宅樓改成商業(yè)用門市房這樣的功能性改建，都要參照當(dāng)初的工程竣工圖紙來進(jìn)行改建、翻建，這時(shí)候就要到城建檔案管理部門去調(diào)取相應(yīng)的檔案了。

3.城建檔案是司法鑒定裁決的法律依據(jù)

在工程質(zhì)量出現(xiàn)責(zé)任事故的時(shí)候，首先，要在城建檔案館調(diào)取施工圖紙，以此作為依據(jù)然后按圖索驥進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)比對(duì)，以此作為依據(jù)來做出責(zé)任司法劃分。其次，看看有沒有設(shè)計(jì)變更，施工手續(xù)是否齊全，這些都保存在城建檔案館內(nèi)，留待以后出事了可以作為證據(jù)提交法庭使用。

4.城建檔案是抗震減災(zāi)、重建家園的重要保障

當(dāng)遭受到地震、海嘯這樣的滅頂之災(zāi)以后。城市基礎(chǔ)設(shè)施要進(jìn)行恢復(fù)，各種管網(wǎng)都要維修重建。如果沒有城建記錄則會(huì)雪上加霜，讓群眾的財(cái)產(chǎn)遭受更大的損失。這時(shí)城建檔案就是救命的稻草，城市要依靠它重建，百姓要靠它開始新的生活。

二、當(dāng)前城建檔案管理中存在的主要問題

1.城建檔案收集問題

城建檔案的收集有兩方面問題比較突出：首先，是資料不全的問題。城建檔案在真正使用的時(shí)候，經(jīng)常會(huì)遇到資料不全的現(xiàn)象，在當(dāng)初歸檔的時(shí)候大家都為了方便省事，只把一些主要的資料移交到城建檔案館，有些細(xì)節(jié)資料都沒有移交，由于資料的管理專業(yè)性比較強(qiáng)，檔案管理人員往往也不能分辨出還缺少什么比較關(guān)鍵的資料，所以在今后檔案利用工作中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)“書到用時(shí)方恨少”的事情發(fā)生。其次，是內(nèi)容出現(xiàn)差錯(cuò)，圖紙與工程實(shí)際不符。這種現(xiàn)象也屢見不鮮，現(xiàn)在的建筑工程，那些做施工資料的資料員，普遍的存在一種根本不去工地現(xiàn)場(chǎng)測(cè)量數(shù)據(jù)的做法，他們的工程資料全都是按照施工圖上面的數(shù)據(jù)，再結(jié)合質(zhì)檢部門規(guī)定允許的施工誤差范圍，在家里面閉門造車、脫離實(shí)際，自己制造的同步工程記錄資料，更有部分資料員嫌麻煩沒有把工程的設(shè)計(jì)變更標(biāo)注在竣工圖上，因此，這些疏忽很容易導(dǎo)致城建檔案館檔案和工程實(shí)際不符，出現(xiàn)無法利用檔案資料解決實(shí)際問題的現(xiàn)象。

2.城建檔案管理水平不高

部分建設(shè)單位、施工單位的檔案管理水平從技術(shù)層面分析有些差強(qiáng)人意，對(duì)于檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)和方式不科學(xué)，存放不合理，沒有相應(yīng)的檔案管理規(guī)范。缺乏原始性、規(guī)范性和完整性，加上檔案管理水平較為低下，沒有具備專業(yè)知識(shí)的檔案管理人員，他們往往重視工程質(zhì)量和進(jìn)度，認(rèn)為檔案管理不重要，忽略了檔案的管理工作，最后造成了大量的城建檔案的遺失。

3.城建檔案信息化水平低

在一些大中城市檔案管理已經(jīng)進(jìn)行了自動(dòng)化、信息化改革，但是城建檔案信息化的管理在技術(shù)上仍是相對(duì)滯后的，雖然運(yùn)用了計(jì)算機(jī)、光盤等現(xiàn)代化工具，但也只是實(shí)現(xiàn)了新技術(shù)的運(yùn)用。在管理模式上就是傳統(tǒng)檔案管理模式運(yùn)用新技術(shù)的改進(jìn)，并沒有從根本上改變管理方式。

4.城建檔案人才缺失

首先，城建檔案信息廣泛，涉及的專業(yè)較多，既要有城市建設(shè)方面的知識(shí)，又要有檔案管理方面的知識(shí)，相關(guān)人員十分匱乏。其次，施工單位的城建檔案人才流動(dòng)性相對(duì)較大，由于工作強(qiáng)度大，比較枯燥繁瑣，工資待遇不高，很難培養(yǎng)和留住人才。最后，檔案管理是一門比較科學(xué)的業(yè)務(wù)，過去人們對(duì)它的認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為摸個(gè)腦袋就能干檔案管理，造成現(xiàn)有城建檔案管理的人員組成可謂魚龍混雜，因此也影響了城建檔案管理的發(fā)展。

三、 新形勢(shì)下加強(qiáng)城建檔案管理的建議

1.加強(qiáng)城建檔案信息化建設(shè)

（1）現(xiàn)有館藏城建檔案數(shù)字化。城建檔案的信息化建設(shè)首要就是把現(xiàn)有館藏紙質(zhì)檔案全部數(shù)字化，但是城建檔案的數(shù)字化是一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨的工作，對(duì)于大部分的城建檔案館來說，要在短期內(nèi)大規(guī)模地進(jìn)行全部館藏?cái)?shù)字化是不可能的，難度極大，因此必須分階段逐年、逐步進(jìn)行。就嘉善城建檔案館來說，保存的大部分是工程檔案，少部分是拆遷檔案及規(guī)劃?rùn)n案。在日常的檔案利用中，拆遷檔案的利用率相對(duì)來說并不高，因此，我們首先選擇的是利用價(jià)值大、利用率相對(duì)較高的工程檔案進(jìn)行了檔案數(shù)字化，將有限的資金用在刀刃上。按照總體規(guī)劃，分步實(shí)施的原則，逐步、逐年實(shí)現(xiàn)館藏城建檔案全部數(shù)字化。

（2）城建檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。建立數(shù)據(jù)庫的主要目的就是要在大量的數(shù)據(jù)中查詢到用戶所需要的數(shù)據(jù)。城建檔案機(jī)構(gòu)在考慮新建或完善建設(shè)檔案信息管理系統(tǒng)時(shí)，除了設(shè)置工程檔案模塊和地下管線模塊外，還應(yīng)增加業(yè)務(wù)技術(shù)檔案通用模塊，并增添以下著錄事項(xiàng)：業(yè)務(wù)系列名稱、存放地址、案卷題名、編制單位、載體類型、數(shù)量/單位、規(guī)格、卷內(nèi)文件起止時(shí)間、保管期限、密級(jí)、主題詞、進(jìn)庫時(shí)間等，以確保該建設(shè)信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的完整。

（3）開發(fā)新軟件推行城建檔案在線接收。隨著城市的加速發(fā)展，城建檔案數(shù)量的增多，原有的城建檔案管理模式已不適應(yīng)當(dāng)前工作的需要，城建檔案管理機(jī)構(gòu)可以借助于政府云建設(shè)城建檔案網(wǎng)上接收系統(tǒng)，建設(shè)單位在建設(shè)工程前期辦證到最后竣工驗(yàn)收過程中，分階段、分批上傳城建資料，城建檔案管理機(jī)構(gòu)可以后臺(tái)接收，逐步驗(yàn)收，這樣既加快了城建檔案完整性和移交的速度，又合理的推動(dòng)了城建檔案數(shù)字化的建設(shè)。

2.加大城建檔案資金投入

財(cái)政要向城建檔案管理部門注入資金，加速建設(shè)和完善數(shù)字化城建管理系統(tǒng)。改善城建檔案管理的辦公條件，對(duì)城建檔案進(jìn)行數(shù)字化備案，配備可以滿足工作需要的一些先進(jìn)的工具和設(shè)施。還要配備防火防盜系統(tǒng)，避免人為和自然災(zāi)害的破壞。還要改革以前的調(diào)閱方式，增加網(wǎng)上調(diào)閱和異地查檔功能，方便老百姓調(diào)閱城市檔案，讓城建檔案走進(jìn)尋常百姓家，而不是使其束之高閣失去實(shí)際意義。

3.提高城建檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)

要培養(yǎng)聘用專業(yè)人才，要聘任檔案管理專業(yè)、計(jì)算機(jī)統(tǒng)籌專業(yè)的高材生充斥到檔案管理行業(yè)。以此來提升整個(gè)行業(yè)的整體人員素質(zhì)，打造一支專業(yè)化、高學(xué)歷的城建檔案管理隊(duì)伍。還要在檔案管理系統(tǒng)中取長(zhǎng)補(bǔ)短，互相觀摩、學(xué)習(xí)、推廣先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，樹立先進(jìn)集體和個(gè)人標(biāo)兵形象互相學(xué)習(xí)，發(fā)揮先進(jìn)的作用，提高從業(yè)人員的業(yè)務(wù)水平。城建檔案管理機(jī)構(gòu)要每年在本地區(qū)召集建筑工程資料員進(jìn)行培訓(xùn)，以便城建檔案知識(shí)的更新。

4.強(qiáng)化城建檔案管理的安全建設(shè)

責(zé)任巨大、頭緒眾多是城建檔案管理的特點(diǎn)，城建檔案管理的安全建設(shè)不容小覷。所謂安全問題無小事，城建檔案的安全管理關(guān)系到一個(gè)城市的安危和每個(gè)老百姓的利益相關(guān)，必須嚴(yán)肅認(rèn)真對(duì)待。要建立行之有效的防火防盜系統(tǒng)，還要建立城建檔案計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全防火墻，讓寶貴的資料不受病毒侵?jǐn)_，及時(shí)做好資料備份工作，避免誤刪資料的事故發(fā)生。同時(shí)做好資料的借閱管理工作，避免寶貴的資料在借閱的時(shí)候被損壞。

四、結(jié)語

城建檔案管理工作在全面加快小康建設(shè)的今天，必須放下包袱、與時(shí)俱進(jìn)、開拓進(jìn)取，大刀闊斧的改革才能保證城市建設(shè)的需要，以上對(duì)加強(qiáng)城建檔案的管理提出了一些對(duì)策和建議，希望可以對(duì)城建檔案管理工作起到幫助作用。

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