李瑋 莫麗彬 陳玉峰 周揚(yáng)慧

摘 要：高校學(xué)生檔案不僅是記錄學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)過程、綜合表現(xiàn)的重要手段，更是用人單位選擇以及任用人才不可或缺的憑證和依據(jù)。但是，由于當(dāng)前我國的高校大學(xué)生檔案管理普遍存在著規(guī)范性較差的問題，學(xué)生的檔案并不能真實(shí)的反映出學(xué)生在校期間的實(shí)際情況，所以其對于用人單位起到的參考價(jià)值并不是很大。本文主要是就高校學(xué)生檔案管理工作中存在的問題與對策進(jìn)行了分析與探討。

關(guān)鍵詞：高校學(xué)生檔案;問題;對策

引言

高校學(xué)生檔案作為國家人事檔案的重要組成部分之一，切實(shí)做好高校學(xué)生檔案的建設(shè)與管理工作，對于我國人事檔案管理工作的開展有著極為重要的意義。就目前來說，很多高校的學(xué)生檔案管理工作都因?yàn)槭艿交鶎訔l件差、管理人員不足、檔案意識薄弱、學(xué)生檔案材料內(nèi)容簡單且質(zhì)量低等因素的影響，制約了我國高校學(xué)生檔案管理工作成效的有效提高。所以，加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理問題分析研究的力度，并以此為基礎(chǔ)制定切實(shí)可行的解決方案，是確保我國高校檔案管理工作有序開展的關(guān)鍵。

一、加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理的重要性

社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，素質(zhì)教育體制改革的深入實(shí)施，進(jìn)入高校就讀的學(xué)生數(shù)量也不斷的增加。作為高校來說，應(yīng)該根據(jù)時(shí)代發(fā)展的要求，切實(shí)做好高校學(xué)生規(guī)范管理的工作，將學(xué)生檔案管理工作至于高校管理工作的重要位置，只有真正的做好了學(xué)生檔案管理的工作，才能實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化、規(guī)范化管理學(xué)生的目標(biāo)。由于高校學(xué)生檔案是詳細(xì)記錄學(xué)生成長經(jīng)歷以及求學(xué)經(jīng)歷的重要材料，其對于學(xué)生職業(yè)生涯的規(guī)劃與發(fā)展有著極為重要的意義。假如高校充分發(fā)揮信息化技術(shù)的優(yōu)勢，建立了完整的學(xué)生電子檔案管理系統(tǒng)的話，不僅可以及時(shí)準(zhǔn)確的了解每一位學(xué)生的詳細(xì)信息，而且對于學(xué)生學(xué)習(xí)的調(diào)動(dòng)以及良好競爭習(xí)慣的養(yǎng)成，都有著積極的作用。

二、當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理存在的問題

1.學(xué)生檔案管理方面的法律法規(guī)不健全

改革開放政策實(shí)施的同時(shí)，國家也相繼頒布并實(shí)施了很多有關(guān)檔案管理的方法與措施。然而，由于國家并未制定專門的高校學(xué)生檔案管理法律法規(guī)，所以導(dǎo)致高校學(xué)生檔案管理工作開展的過程中出現(xiàn)了各種各樣的問題。這些問題不僅為學(xué)生后期的發(fā)展埋下了隱患，而且將高校置于非常被動(dòng)的地位，嚴(yán)重影響了高校教育事業(yè)的發(fā)展。

2.學(xué)校對學(xué)生檔案管理不重視

經(jīng)過深入的調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，很多高校都存在著只注重教學(xué)管理與教學(xué)質(zhì)量，而忽略學(xué)生檔案管理工作的現(xiàn)象。甚至有很多高校管理者與教師一直認(rèn)為，學(xué)生檔案管理工作是一項(xiàng)可有可無的工作。這種對檔案管理工作重要性理解不到位的現(xiàn)象，不僅導(dǎo)致高校學(xué)生檔案填寫出現(xiàn)了不細(xì)致、整理不規(guī)范的現(xiàn)象，而且嚴(yán)重影響了高校學(xué)生檔案信息材料的質(zhì)量，對學(xué)生后期走上工作崗位造成了很多不必要的麻煩。

3.管理人員專業(yè)素養(yǎng)不高，硬件設(shè)施不完善

由于受到法律法規(guī)不完善以及很多高校不重視學(xué)生檔案管理工作等因素的影響，致使高校學(xué)生檔案管理工作人員出現(xiàn)了專業(yè)知識素養(yǎng)較低的問題，嚴(yán)重制約了高校學(xué)生檔案管理工作的開展。再加上很多高校并沒有設(shè)置固定的學(xué)生檔案室，統(tǒng)一地進(jìn)行學(xué)生檔案管理的工作，而是由各個(gè)院系安排各自院系的分管就業(yè)輔導(dǎo)教師負(fù)責(zé)學(xué)生檔案的管理工作，畢竟就業(yè)輔導(dǎo)教師不是專業(yè)的檔案管理人員，所以導(dǎo)致高校學(xué)生檔案出現(xiàn)了不科學(xué)、不合理的現(xiàn)象。

4.缺少相應(yīng)的監(jiān)察機(jī)制

學(xué)生檔案不管是對于學(xué)生本人還是學(xué)校來說都發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。所以，高校也必須加強(qiáng)學(xué)生檔案管理工作的監(jiān)督與管理工作力度。如果因?yàn)閷W(xué)校的疏忽導(dǎo)致學(xué)生檔案出現(xiàn)丟失問題的話，那么必然會(huì)對學(xué)生造成無法挽回的影響。這就要求，各個(gè)高校必須在日常學(xué)生檔案管理工作過程中，嚴(yán)格的按照公平公正的原則，對待所有學(xué)生的檔案，避免因?yàn)闄n案管理工作出現(xiàn)疏漏而給學(xué)生造成不必要的損失。所以，各個(gè)高校必須盡快的建立完整的高校學(xué)生檔案監(jiān)察制度，才能確保學(xué)生檔案管理工作的公平、公正以及合理。

三、高校學(xué)生檔案管理的改進(jìn)對策

1.完善高校學(xué)生檔案管理的法規(guī)與制度

各個(gè)高校應(yīng)該嚴(yán)格的按照國家建立的完整的高校學(xué)生檔案管理法律法規(guī)的要求，建立符合高校自身發(fā)展要求的學(xué)生檔案管理制度，確保學(xué)生檔案管理工作的有序開展。也就是說，只有在完善的法律法規(guī)制度的引導(dǎo)下，才能更好的解決高校學(xué)生檔案管理工作中出現(xiàn)的問題。另外，為了促進(jìn)高校學(xué)生檔案管理工作水平和質(zhì)量的穩(wěn)步提高。高校管理者不僅要做好學(xué)生檔案管理制度的落實(shí)工作，同時(shí)還應(yīng)為學(xué)生檔案管理提供充足的人員、財(cái)力以及場地支持，將學(xué)生檔案管理工作的細(xì)節(jié)落實(shí)到具體的責(zé)任人，才能發(fā)揮出高校學(xué)生檔案管理工作的重要作用。

2.加強(qiáng)教育力度，加強(qiáng)檔案管理意識

由于檔案管理人員自身檔案管理意識以及對檔案管理理解程度的高低，是影響高校學(xué)生檔案管理水平高低的關(guān)鍵因素。所以，各個(gè)高校應(yīng)該加強(qiáng)學(xué)生檔案管理宣傳的力度，要求廣大師生全面的了解和認(rèn)識檔案管理的知識，同時(shí)采取積極有效的措施，鼓勵(lì)其參與到學(xué)生檔案管理工作中。使其真正的認(rèn)識到學(xué)生檔案管理與學(xué)生的學(xué)業(yè)、未來就業(yè)以及發(fā)展前途之間存在的密切聯(lián)系。

3.提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，加強(qiáng)硬件設(shè)施的建設(shè)

高校必須加強(qiáng)檔案管理人員綜合素質(zhì)培養(yǎng)的力度，作為高校學(xué)生檔案管理工作人員來說，不僅要了解自己所從事工作的重要性和特點(diǎn)，而且還要掌握學(xué)生檔案管理的專業(yè)知識以及計(jì)算機(jī)操作的方法。隨著信息化時(shí)代的迅速來臨，高校學(xué)生檔案管理工作人員還應(yīng)掌握信息化檔案管理操作的技能，才能適應(yīng)信息化社會(huì)下高校學(xué)生檔案管理工作的要求。另外，為了提高高校學(xué)生檔案管理工作的水平和質(zhì)量，各個(gè)高校應(yīng)該加強(qiáng)學(xué)生檔案管理資金投入的力度，招聘專業(yè)的檔案管理人才與網(wǎng)絡(luò)信息維護(hù)人才，同時(shí)加強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)知識培訓(xùn)的力度，推動(dòng)高校檔案學(xué)生檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)的順利完成。

4.對高校學(xué)生檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理

網(wǎng)絡(luò)是信息化社會(huì)不可或缺的重要組成部分之一，完善的檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)，不僅是高校發(fā)展的內(nèi)在需求，同時(shí)也是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢。作為高校來說，應(yīng)該嚴(yán)格的按照現(xiàn)代化大學(xué)建設(shè)和發(fā)展理念的要求，摒棄傳統(tǒng)的思維方式與粗放型的管理模式，切實(shí)做好學(xué)生檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)工作。隨著越來越多的高校已經(jīng)逐步的完成了信息化學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，其自身的教育教學(xué)水平也得到了顯著的提高。所以，各個(gè)高校應(yīng)該充分發(fā)揮信息化學(xué)生管理系統(tǒng)的優(yōu)勢，為學(xué)生檔案管理工作以及高校的建設(shè)與發(fā)展提供助力，才能在徹底解決學(xué)生檔案管理問題的基礎(chǔ)上，為學(xué)生的就業(yè)與職業(yè)生涯提供強(qiáng)有力的支持。

5.拓寬歸檔范圍

大學(xué)生檔案作為記錄大學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)與成長經(jīng)歷的重要依據(jù)，不僅是最基礎(chǔ)的干部人事檔案，而且是用人單位選人、用人的參考。所以，各個(gè)高校應(yīng)該根據(jù)社會(huì)發(fā)展的需求，拓寬大學(xué)生檔案管理的范圍，將大學(xué)生在校期間參加的競賽、技能、等級資格考試以及社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)等統(tǒng)統(tǒng)納入到學(xué)生檔案管理的范圍中，才能在提高學(xué)生檔案材料準(zhǔn)確性的同時(shí)，反映出學(xué)生的個(gè)性化特點(diǎn)，為用人單位準(zhǔn)確選拔人才創(chuàng)造有利的條件。

6.增強(qiáng)師生的檔案意識

高校領(lǐng)導(dǎo)以及學(xué)生檔案管理部門必須進(jìn)一步增強(qiáng)自身的檔案管理意識。首先，思想上充分重視學(xué)生檔案管理工作。在日常工作的過程中，加強(qiáng)學(xué)生檔案管理工作監(jiān)督檢查的工作力度，一旦發(fā)現(xiàn)問題的話，必須立即予以處理和解決。其次，在高校新生入學(xué)教育階段，必須向?qū)W生普及檔案管理的基本常識，要求學(xué)生明確檔案管理的意義和目的。

四、結(jié)束語

總之，高校學(xué)生檔案管理工作，作為貫穿高校人才培養(yǎng)全過程，且作為詳細(xì)記錄每一位大學(xué)生學(xué)習(xí)、生活、就業(yè)、發(fā)展等的原始憑證。其不僅是高校人才培養(yǎng)能力與水平的真實(shí)表現(xiàn)，而且是用人單位選拔人才不可或缺的重要依據(jù)。所以，各個(gè)高校應(yīng)該緊跟社會(huì)發(fā)展的步伐，積極地更新自身的學(xué)生檔案管理理念，改革和創(chuàng)新傳統(tǒng)的學(xué)生檔案管理方法，加大高校學(xué)生信息化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)投入的力度，同時(shí)做好與招生部門、各地中學(xué)等相關(guān)部門之間相互協(xié)調(diào)與配合的工作，真正的做到高校學(xué)生檔案管理工作的科學(xué)化、制度化、規(guī)范化以及信息化，為學(xué)生后期走上社會(huì)，步入工作崗位做好充分的準(zhǔn)備。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉 芳.高校學(xué)生檔案管理存在的問題及優(yōu)化對策研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019，11：106.

[2]王居一.高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化過程中的問題與對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019，09：96-97.

[3]燕 君.高校學(xué)生檔案管理存在的問題及對策研究[J].內(nèi)江科技，2018，3904：13+34.

[4]胡建紅.高校檔案管理工作面臨的主要問題及對策[J].智庫時(shí)代，2018，13：232+235.

[5]趙舒怡，安麗明.新形勢下高校學(xué)生黨員檔案管理中的問題及對策[J].當(dāng)代教育實(shí)踐與教學(xué)研究，2019（14）：115-116.

[6]閆效鳳.高校學(xué)籍檔案管理的新思路[J].蘭臺內(nèi)外，2019（20）：32-33.

[7]汪海泳.構(gòu)建高校學(xué)生誠信檔案的內(nèi)涵與作用[J].教育現(xiàn)代化，2019，6（50）：163-164.

[8]姚瓚瓚.就業(yè)視角下高校學(xué)生檔案管理研究[J].檔案時(shí)空，2019（06）：40-41.

[9]張馨元.促進(jìn)民辦高職學(xué)生檔案意識提升的方法研究[J].教育現(xiàn)代化，2019，6（46）：103-104.

基金項(xiàng)目：智慧校園環(huán)境下高校檔案管理與高校教學(xué)改革的功能互動(dòng)研究

作者簡介：李瑋（1974-），女，漢族，湖南長沙人，館員，本科，湖南農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館，研究方向：學(xué)生檔案管理。